Es ist eine Situation, die viele von uns kennen und die gleichermaßen frustrierend wie verwirrend ist: Sie klicken auf einen Link zu einem Microsoft Forms Formular, erwarten eine Umfrage, eine Anmeldung oder ein Feedback-Formular und werden stattdessen mit einer kryptischen Meldung konfrontiert: „Dieses Formular ist nicht vorhanden“. Ärgerlich, nicht wahr? Man fragt sich sofort: Wurde das Formular gelöscht? Ist der Link falsch? Oder liegt das Problem bei mir?
Diese Meldung ist zwar klar in ihrer Aussage, aber undurchsichtig, was ihre Ursache angeht. Sie lässt Sie im Dunkeln tappen und das kann besonders problematisch sein, wenn es sich um ein wichtiges Formular handelt, dessen Frist abläuft oder das dringend benötigt wird. Aber keine Sorge, in den meisten Fällen gibt es eine logische Erklärung für dieses Phänomen, und oft auch eine Lösung. In diesem umfassenden Artikel tauchen wir tief in die Gründe ein, warum Ihr Microsoft Forms Formular scheinbar ins Nichts verschwindet, und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das Problem identifizieren und beheben können, egal ob Sie der Formularersteller oder der Empfänger sind.
1. Das Formular wurde gelöscht oder verschoben
Die naheliegendste, aber oft übersehene Ursache ist, dass das Formular schlichtweg nicht mehr existiert. Das kann auf verschiedene Weisen geschehen:
- Absichtliche Löschung: Der Ersteller hat das Formular nach Abschluss der Datenerfassung oder weil es nicht mehr benötigt wurde, manuell aus seinem Konto entfernt. Ein gelöschtes Formular kann in der Regel innerhalb von 30 Tagen aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden, danach ist es dauerhaft weg.
- Versehentliche Löschung: Manchmal passieren Fehler. Im Eifer des Gefechts kann ein Formular versehentlich gelöscht werden.
- Übertragung der Eigentümerschaft: Wenn ein Formular von einem Benutzer zu einer Gruppe (z.B. einer Microsoft 365-Gruppe oder einem Team) oder von einem Benutzer zu einem anderen übertragen wird, kann dies manchmal zu einer Änderung der internen URL oder der Berechtigungen führen, insbesondere wenn der ursprüngliche Link direkt auf das Benutzerkonto verwies. Auch wenn der ursprüngliche Ersteller das Unternehmen verlassen hat und sein Konto deaktiviert oder gelöscht wurde, können seine Formulare (sofern sie nicht zuvor in eine Gruppe verschoben wurden) ebenfalls unzugänglich werden.
Was tun?
Kontaktieren Sie den Absender oder Ersteller des Formulars. Fragen Sie direkt, ob das Formular noch existiert und ob es möglicherweise gelöscht oder verschoben wurde.
2. Probleme mit Freigabeeinstellungen und Berechtigungen
Dies ist eine der häufigsten Ursachen für die Fehlermeldung „Dieses Formular ist nicht vorhanden“. Microsoft Forms bietet granulare Kontrolle darüber, wer ein Formular ausfüllen darf. Wenn diese Einstellungen nicht korrekt konfiguriert sind, kann das Formular für bestimmte Personen unsichtbar sein, auch wenn der Link korrekt ist.
- Falsche Freigabeeinstellungen: Der Ersteller hat möglicherweise vergessen, die Option „Jeder mit dem Link kann antworten“ auszuwählen. Stattdessen ist möglicherweise eine der folgenden Optionen aktiviert:
- „Nur Personen in meiner Organisation können antworten“: Wenn Sie versuchen, das Formular als externer Benutzer oder Gastbenutzer aufzurufen, wird Ihnen der Zugriff verweigert.
- „Spezifische Personen in meiner Organisation können antworten“: Wenn Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Benutzerkonto nicht explizit in der Liste der zugelassenen Personen aufgeführt ist, können Sie nicht auf das Formular zugreifen.
- Änderung der Berechtigungen nach der Freigabe: Es ist möglich, dass der Ersteller die Freigabeeinstellungen geändert hat, nachdem der Link verteilt wurde. Wenn beispielsweise zuerst „Jeder mit dem Link“ aktiviert war und dann auf „Nur Personen in meiner Organisation“ umgestellt wurde, werden externe Benutzer plötzlich ausgeschlossen.
- Einschränkungen für Gastbenutzer/Externe Benutzer: In einigen Organisationen sind die Einstellungen für die externe Freigabe in Microsoft 365 (z.B. in Azure AD oder SharePoint) so restriktiv, dass selbst die Option „Jeder mit dem Link kann antworten“ nicht funktioniert oder bestimmte Gäste blockiert werden.
Was tun?
Wenn Sie der Ersteller sind: Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen Ihres Formulars. Stellen Sie sicher, dass die Option ausgewählt ist, die dem beabsichtigten Publikum entspricht. Wenn es sich um ein öffentliches Formular handelt, wählen Sie „Jeder mit dem Link kann antworten“.
Wenn Sie der Empfänger sind: Klären Sie mit dem Absender, welche Zielgruppe für das Formular vorgesehen ist und ob Ihre Zugriffsrechte ausreichen. Eventuell muss der Ersteller die Einstellungen anpassen oder Sie in die Liste der zulässigen Personen aufnehmen.
3. Das Formular hat ein Ablaufdatum erreicht
Microsoft Forms ermöglicht es dem Ersteller, ein Start- und Enddatum für die Annahme von Antworten festzulegen. Dies ist nützlich für zeitlich begrenzte Umfragen oder Anmeldefristen.
- Ablaufdatum überschritten: Wenn das Enddatum erreicht oder überschritten wurde, ist das Formular nicht mehr für die Annahme von Antworten verfügbar. Anstatt jedoch nur zu melden, dass das Formular geschlossen ist, kann in manchen Konstellationen die Meldung „Dieses Formular ist nicht vorhanden“ erscheinen.
- Noch nicht gültiges Formular: Es ist auch möglich, dass Sie versuchen, auf das Formular zuzugreifen, bevor das Startdatum erreicht ist.
Was tun?
Kontaktieren Sie den Ersteller, um zu erfahren, ob das Formular ein Start- oder Enddatum hat und ob dieses Datum bereits überschritten wurde. Der Ersteller kann die Datumsangaben anpassen, um das Formular wieder zu öffnen.
4. Kontoprobleme des Formularerstellers
Die Existenz eines Forms-Formulars ist direkt an das Microsoft 365-Konto des Erstellers geknüpft (es sei denn, es wurde in eine Gruppe verschoben).
- Konto gelöscht oder deaktiviert: Wenn das Microsoft 365-Konto des ursprünglichen Erstellers gelöscht, deaktiviert oder gesperrt wurde (z.B. weil die Person das Unternehmen verlassen hat), können alle von diesem Konto erstellten Formulare unzugänglich werden.
- Lizenz abgelaufen oder geändert: Die Lizenz des Erstellers für Microsoft 365 könnte abgelaufen sein oder wurde auf eine Version herabgestuft, die Microsoft Forms nicht mehr unterstützt.
- Aufbewahrungsrichtlinien der Organisation: Einige Organisationen haben Datenaufbewahrungsrichtlinien, die Inhalte wie Forms-Formulare nach einer bestimmten Zeit oder nach der Deaktivierung eines Kontos automatisch löschen.
Was tun?
In diesem Fall müssen Sie sich an den Formularersteller (oder dessen Vorgesetzten/die IT-Abteilung, wenn der Ersteller nicht mehr erreichbar ist) wenden. Es ist möglich, dass das Formular neu erstellt oder in eine Gruppenformular umgewandelt werden muss, um es wieder zugänglich zu machen und die Eigentümerschaft zu sichern.
5. Falscher oder beschädigter Link (URL)
Manchmal sind die einfachsten Erklärungen die richtigen. Ein Fehler in der URL kann dazu führen, dass Microsoft Forms das Formular nicht findet.
- Tippfehler in der URL: Wenn der Link manuell kopiert oder abgetippt wurde, kann sich leicht ein Fehler einschleichen. Schon ein falsch gesetztes Zeichen kann den Link ungültig machen.
- Abgeschnittener oder unvollständiger Link: In E-Mails, Chat-Nachrichten oder auf Social Media kann es vorkommen, dass Links beim Kopieren oder Einfügen abgeschnitten werden oder nicht vollständig übernommen werden.
- Veralteter Link: Möglicherweise gibt es eine neuere Version des Formulars oder der Link wurde aktualisiert, ohne dass Sie die aktuelle Version erhalten haben.
Was tun?
Überprüfen Sie den Link genau. Vergleichen Sie ihn gegebenenfalls mit dem Original oder bitten Sie den Absender, den Link erneut zu senden. Idealerweise sollte der Link direkt aus der Quelle kopiert und eingefügt werden, um Fehler zu vermeiden.
6. Technische Störungen oder Wartungsarbeiten bei Microsoft
Obwohl selten, ist es möglich, dass die Dienste von Microsoft Forms selbst eine Störung haben oder Wartungsarbeiten durchgeführt werden. In solchen Fällen kann es sein, dass alle Forms-Formulare oder nur bestimmte Regionen betroffen sind.
Was tun?
Überprüfen Sie den Microsoft 365 Service Health Dashboard (servicehealth.microsoft.com), um den aktuellen Status der Dienste zu sehen. Bei einer größeren Störung müssen Sie abwarten, bis Microsoft das Problem behoben hat.
7. Browser-Cache und Cookies
Manchmal können lokale Probleme mit Ihrem Webbrowser den Zugriff auf Online-Ressourcen behindern, auch auf Forms-Formulare.
- Veralteter Cache: Ihr Browser-Cache speichert temporäre Daten von Websites, um sie schneller laden zu können. Ein veralteter oder beschädigter Cache kann jedoch zu Fehlern führen.
- Problem mit Cookies: Bestimmte Cookies, die mit Microsoft 365 oder Forms in Konflikt stehen, können ebenfalls Probleme verursachen.
- Add-ons oder Erweiterungen: Browser-Add-ons oder -Erweiterungen können manchmal Skripte blockieren, die für das Laden des Formulars erforderlich sind.
Was tun?
Versuchen Sie Folgendes:
- Öffnen Sie den Link in einem Inkognito- oder privaten Browsermodus.
- Versuchen Sie einen anderen Webbrowser (z.B. Chrome, Edge, Firefox).
- Leeren Sie den Cache und die Cookies Ihres Browsers.
- Deaktivieren Sie vorübergehend Browser-Erweiterungen.
8. Netzwerk- oder Firewall-Einschränkungen
In seltenen Fällen könnten Unternehmensnetzwerke oder persönliche Firewalls den Zugriff auf bestimmte Microsoft-Dienste blockieren. Dies ist jedoch meist umfassender und betrifft nicht nur ein einzelnes Formular.
Was tun?
Wenn Sie in einem Unternehmensnetzwerk sind, sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung. Versuchen Sie, auf das Formular über ein anderes Netzwerk (z.B. Ihr Mobilfunknetz) zuzugreifen, um Netzwerkprobleme auszuschließen.
Fehlerbehebung für Formularersteller: Eine Checkliste
Als Ersteller eines Formulars liegt es in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Ihr Formular zugänglich ist. Hier ist eine schnelle Checkliste:
- Existenz des Formulars prüfen: Gehen Sie zu Microsoft Forms (forms.microsoft.com) und stellen Sie sicher, dass das Formular unter „Meine Formulare“ oder „Gruppenformulare“ vorhanden ist.
- Freigabeeinstellungen überprüfen:
- Klicken Sie auf das Formular, dann auf „Senden“ (oder „Teilen“).
- Überprüfen Sie die Option „Wer kann dieses Formular ausfüllen?“. Stellen Sie sicher, dass sie Ihrer Zielgruppe entspricht (z.B. „Jeder mit dem Link kann antworten“ für öffentliche Formulare).
- Speichern Sie die Änderungen, falls Sie welche vornehmen.
- Ablaufdaten prüfen:
- Klicken Sie auf das Formular, dann auf die drei Punkte (…) und wählen Sie „Einstellungen“.
- Überprüfen Sie die Optionen „Startdatum“ und „Enddatum“. Stellen Sie sicher, dass das Formular innerhalb des gültigen Zeitraums liegt.
- Link neu generieren und testen: Generieren Sie einen neuen Freigabelink und testen Sie ihn selbst, idealerweise im Inkognito-Modus oder mit einem anderen Konto, um die Benutzerperspektive zu simulieren.
- Eigentümerschaft klären: Wenn das Formular von einem anderen Benutzer erstellt wurde oder Sie die Eigentümerschaft von einer Person übernehmen mussten, überprüfen Sie, ob das Formular korrekt übertragen wurde und sich jetzt in Ihrem Besitz oder in einer entsprechenden Gruppe befindet.
- Kommunikation: Wenn Sie Änderungen vornehmen, informieren Sie die Empfänger über den neuen Link oder die geänderte Verfügbarkeit.
Fehlerbehebung für Formularnutzer: Eine Checkliste
Wenn Sie versuchen, auf ein Formular zuzugreifen und die Fehlermeldung erhalten:
- Link überprüfen: Stellen Sie sicher, dass der Link, den Sie erhalten haben, vollständig und korrekt ist. Versuchen Sie, ihn erneut aus der ursprünglichen Quelle zu kopieren.
- Kontaktieren Sie den Absender/Ersteller: Dies ist oft der schnellste Weg zur Lösung. Fragen Sie, ob das Formular noch aktiv ist, ob die Freigabeeinstellungen korrekt sind und ob es ein Ablaufdatum gibt.
- Browser-Experiment:
- Versuchen Sie es in einem Inkognito-Fenster.
- Versuchen Sie es mit einem anderen Browser.
- Leeren Sie den Cache und die Cookies Ihres aktuellen Browsers.
- Anmeldung prüfen: Wenn das Formular nur für Personen in Ihrer Organisation zugänglich ist, stellen Sie sicher, dass Sie mit dem richtigen Microsoft 365-Konto angemeldet sind.
Fazit
Die Meldung „Dieses Formular ist nicht vorhanden“ ist ärgerlich, aber selten ein hoffnungsloser Fall. Wie wir gesehen haben, gibt es eine Vielzahl von Gründen, die von einfachen Tippfehlern über komplexe Freigabeeinstellungen bis hin zu Kontoproblemen reichen können. Der Schlüssel zur Lösung liegt in einer systematischen Fehlerbehebung und einer klaren Kommunikation zwischen dem Ersteller und den Nutzern des Formulars.
Indem Sie die hier dargelegten Ursachen verstehen und die empfohlenen Schritte zur Fehlerbehebung befolgen, können Sie die meisten Probleme schnell identifizieren und beheben. Denken Sie daran: Die beste Prävention ist eine sorgfältige Konfiguration der Berechtigungen und eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Formulare, besonders bevor Sie Links zu einer größeren Zielgruppe verteilen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Microsoft Forms Formulare immer dort ankommen, wo sie sollen.