Achtung, wichtige Information: Unsere Nonprofit E1 Lizenzen laufen aus – das müssen Sie jetzt wissen

Liebe Vertreterinnen und Vertreter gemeinnütziger Organisationen,

wir wissen, dass Ihre Zeit wertvoll ist und Ihre Ressourcen oft begrenzt sind. Gerade deshalb ist es uns ein besonderes Anliegen, Sie frühzeitig und umfassend über eine wichtige Änderung zu informieren, die Ihre tägliche Arbeit maßgeblich beeinflussen könnte: Die kostenlosen Microsoft 365 Nonprofit E1 Lizenzen, die viele von Ihnen nutzen, stehen vor einer Umstellung oder laufen aus. Dies ist keine triviale Änderung, sondern erfordert Ihre Aufmerksamkeit und, in den meisten Fällen, konkrete Maßnahmen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu verstehen, was genau passiert, welche Auswirkungen das für Ihre Organisation haben kann und, vor allem, welche Schritte Sie jetzt unternehmen können, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Unser Ziel ist es, Ihnen durch diesen Prozess zu helfen und sicherzustellen, dass Ihre wichtige Arbeit ohne Unterbrechungen fortgesetzt werden kann.

Was genau passiert mit Ihren Microsoft 365 Nonprofit E1 Lizenzen?

Was genau bedeutet „Laufen aus” oder „Umstellung” im Kontext Ihrer Microsoft 365 Nonprofit E1 Lizenzen? In den letzten Jahren hat Microsoft vielen gemeinnützigen Organisationen großzügigerweise den Zugang zu modernen Cloud-Technologien wie Microsoft 365 über sogenannte „gespendete” oder kostenlose E1 Lizenzen ermöglicht. Diese Lizenzen umfassen wesentliche Dienste wie E-Mail (Exchange Online), Cloud-Speicher (OneDrive), Online-Besprechungen (Teams) und grundlegende Office Online-Anwendungen. Diese großzügige Unterstützung hat vielen Nonprofits geholfen, ihre Effizienz zu steigern, besser zusammenzuarbeiten und ihre Mission effektiver zu verfolgen.

Nun erleben wir eine Neuausrichtung dieses Programms. Für viele Organisationen wird die bisherige Verfügbarkeit der vollständig kostenlosen E1 Lizenzen eingestellt. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise nicht mehr auf unbegrenzte kostenlose Lizenzen zugreifen können oder dass Ihre bestehenden Gratis-Lizenzen eine Gültigkeitsdauer haben, nach der sie in ein kostenpflichtiges (wenn auch stark vergünstigtes) Modell überführt werden. Es ist entscheidend zu verstehen, dass dies nicht das Ende der Microsoft-Unterstützung für Nonprofits bedeutet, sondern eine Anpassung des Angebots. Microsoft wird weiterhin stark vergünstigte Lizenzen für Nonprofits anbieten, jedoch erfordert die Umstellung auf diese neuen Modelle Ihre aktive Beteiligung und Planung. Die genauen Details können je nach Region und den spezifischen Bedingungen, unter denen Ihre Lizenzen ursprünglich gewährt wurden, variieren. Daher ist es unerlässlich, dass Sie die Kommunikation von Microsoft oder Ihrem Lizenzpartner genau prüfen.

Warum diese Änderung? Die Hintergründe verstehen

Warum nimmt Microsoft diese Änderungen vor? Die Gründe sind vielfältig und spiegeln oft eine Anpassung an die sich entwickelnde Produktlandschaft und die Bedürfnisse der Nutzer wider. Einerseits möchte Microsoft sicherstellen, dass die Angebote nachhaltig sind und gleichzeitig die breite Palette an Microsoft 365 Diensten optimal genutzt wird. Mit der ständigen Weiterentwicklung von Cloud-Diensten und der Integration neuer Funktionen werden auch die Lizenzmodelle regelmäßig überarbeitet. Die Umstellung zielt darauf ab, die verschiedenen Angebote zu optimieren und möglicherweise gemeinnützigen Organisationen den Zugang zu noch leistungsfähigeren und umfassenderen Paketen wie E3 oder E5 zu erleichtern, die verbesserte Sicherheitsfunktionen und erweiterte Tools für die Zusammenarbeit bieten. Es geht also nicht darum, Nonprofits die Unterstützung zu entziehen, sondern das Programm an aktuelle Anforderungen und zukünftige Entwicklungen anzupassen. Dennoch erfordert jede solche Änderung eine proaktive Reaktion von den betroffenen Organisationen, um negative Auswirkungen zu vermeiden und die Vorteile der neuen Modelle optimal zu nutzen.

Was passiert, wenn Sie nicht handeln? Die Risiken im Überblick

Was passiert, wenn Sie nicht handeln? Die potenziellen Auswirkungen einer Nicht-Reaktion auf diese Lizenzänderungen können gravierend sein und Ihre Fähigkeit, effektiv zu arbeiten, erheblich beeinträchtigen. Hier sind die wichtigsten Risiken, die Sie kennen sollten:

1. Verlust des Zugangs zu wichtigen Diensten: Nach Ablauf der kostenlosen Lizenzen könnten Ihre Mitarbeiter den Zugriff auf essentielle Dienste wie E-Mail (Exchange Online), Cloud-Speicher (OneDrive) und Online-Besprechungen (Microsoft Teams) verlieren. Stellen Sie sich vor, Ihre Kommunikation bricht plötzlich zusammen oder Sie können nicht mehr auf wichtige Dokumente zugreifen – das könnte Ihre Mission ernsthaft gefährden.
2. Datenverlust oder eingeschränkter Zugriff: Obwohl Microsoft eine gewisse Karenzzeit für den Zugriff auf Daten nach Lizenzablauf bietet, ist dies keine Garantie für uneingeschränkten oder dauerhaften Zugriff. Im schlimmsten Fall könnten wichtige Daten unzugänglich werden, wenn keine rechtzeitige Migration oder Neulizenzierung erfolgt.
3. Unterbrechung der operativen Abläufe: Die plötzliche Nichtverfügbarkeit von Produktivitätswerkzeugen kann zu erheblichen Störungen in den täglichen Arbeitsabläufen führen. Projekte könnten ins Stocken geraten, Spenderkommunikation verzögert sich und interne Prozesse leiden massiv.
4. Sicherheitsrisiken: Veraltete oder nicht mehr unterstützte Lizenzen können auch Sicherheitslücken verursachen. Ohne aktuelle Lizenzen entfallen möglicherweise wichtige Sicherheitsupdates und -funktionen, die Ihre Organisation vor Cyberbedrohungen schützen.
5. Rechtliche und Compliance-Probleme: Je nach Art Ihrer Arbeit könnten der Verlust von Daten oder der eingeschränkte Zugriff auf Kommunikationshistorien auch Compliance-Vorgaben oder rechtliche Anforderungen berühren, insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz (z.B. DSGVO).
6. Erhöhter Verwaltungsaufwand und Stress: Wenn Sie erst unter Druck reagieren müssen, ist der Aufwand in der Regel deutlich höher und stressiger, als wenn Sie proaktiv planen.

Diese Szenarien verdeutlichen die Dringlichkeit, sich jetzt mit dem Thema auseinanderzusetzen und einen klaren Plan zu entwickeln.

Ihre Optionen: So bleiben Sie handlungsfähig

Glücklicherweise gibt es mehrere Wege, wie Ihre gemeinnützige Organisation weiterhin von den Vorteilen der Microsoft Cloud profitieren kann. Es ist wichtig, die verschiedenen Optionen zu prüfen und diejenige zu wählen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget passt.

1. Umstellung auf die vergünstigte Microsoft 365 E1 Nonprofit Lizenz: Dies ist oft die direkteste Fortsetzung. Während die unbegrenzten kostenlosen E1 Lizenzen auslaufen, bietet Microsoft weiterhin stark vergünstigte E1 Lizenzen für Nonprofits an. Diese enthalten die gleichen Kernfunktionen wie die bisherigen kostenlosen Lizenzen, sind jedoch mit einem geringen monatlichen Betrag pro Benutzer verbunden. Dies ist eine kostengünstige Möglichkeit, die Kontinuität Ihrer Dienste zu gewährleisten, ohne auf eine andere Lizenzstufe wechseln zu müssen. Prüfen Sie die aktuellen Preise über Ihren Microsoft-Partner oder direkt im Microsoft Nonprofit Portal.
2. Upgrade auf Microsoft 365 E3 Nonprofit Lizenzen: Für viele Organisationen könnte dies der ideale Zeitpunkt sein, um ihre IT-Infrastruktur zu modernisieren und von erweiterten Funktionen zu profitieren. Die Microsoft 365 E3 Nonprofit Lizenzen bieten zusätzlich zu den E1-Funktionen die vollständigen, installierbaren Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook usw.) auf dem Desktop sowie verbesserte Sicherheits- und Compliance-Funktionen. Für viele gemeinnützige Organisationen ist ein Upgrade auf E3 sinnvoll, da sie damit nicht nur die vertrauten Desktop-Anwendungen erhalten, sondern auch von einer robusteren Sicherheitsarchitektur profitieren, was angesichts der steigenden Cyberbedrohungen immer wichtiger wird. Auch hierfür gibt es stark vergünstigte Konditionen für Nonprofits. Beachten Sie, dass Microsoft oft eine bestimmte Anzahl an kostenlosen E3 Lizenzen als Spende anbietet (z.B. 10 Lizenzen), was eine attraktive Option für kleinere Teams sein kann.
3. Upgrade auf Microsoft 365 E5 Nonprofit Lizenzen: Wenn Ihre Organisation höchste Anforderungen an Sicherheit, Compliance und fortschrittliche Analyse-Tools hat, sind die Microsoft 365 E5 Nonprofit Lizenzen die Premium-Option. Diese beinhalten alle Funktionen von E3 plus zusätzliche, hochentwickelte Sicherheitslösungen (z.B. Advanced Threat Protection, Insider Risk Management), erweiterte Compliance-Tools und Sprach-, Analyse- sowie Meeting-Funktionen. E5 ist die umfassendste Suite und bietet den bestmöglichen Schutz und die tiefste Integration für anspruchsvolle Szenarien. Auch diese Lizenzen sind für Nonprofits stark vergünstigt erhältlich.
4. Microsoft 365 Business Basic / Standard Nonprofit Lizenzen: Für kleinere gemeinnützige Organisationen oder solche, die keine Enterprise-Funktionen benötigen, könnten die Business-Lizenzen eine Alternative sein.
   • Microsoft 365 Business Basic for Nonprofits: Bietet E-Mail (Exchange Online), Teams, OneDrive, SharePoint und Office Online-Anwendungen. Dies ist eine gute Option, wenn Sie keine installierbaren Desktop-Office-Anwendungen benötigen.
   • Microsoft 365 Business Standard for Nonprofits: Enthält alles aus Business Basic plus die installierbaren Desktop-Office-Anwendungen.

   Diese Lizenzen sind in der Regel für Organisationen mit bis zu 300 Benutzern gedacht und bieten eine kostengünstige und leistungsfähige Lösung, die für viele Nonprofits vollkommen ausreichend ist.

Die Wahl der richtigen Option hängt von verschiedenen Faktoren ab: der Größe Ihrer Organisation, Ihren spezifischen technischen Anforderungen, dem Budget und den benötigten Sicherheitsstandards. Eine sorgfältige Analyse ist hier unerlässlich.

Ihr Fahrplan: Schritt für Schritt zum reibungslosen Übergang

Um diesen Übergang reibungslos zu gestalten und sicherzustellen, dass Ihre Organisation weiterhin produktiv arbeiten kann, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Schritte zu unternehmen:

1. Bestandsaufnahme und Analyse Ihrer aktuellen Lizenzen:
   • Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an und überprüfen Sie genau, welche Lizenzen Sie derzeit nutzen und wie viele davon der Kategorie „gespendet” oder „kostenlos” zuzuordnen sind.
   • Identifizieren Sie das Ablaufdatum oder die Gültigkeitsdauer dieser Lizenzen.
   • Dokumentieren Sie, welche Benutzer welche Lizenztypen haben und welche Dienste sie aktuell nutzen.
2. Bewertung Ihrer organisatorischen Bedürfnisse:
   • Welche Dienste sind für Ihre tägliche Arbeit absolut unerlässlich? E-Mail, Teams, Cloud-Speicher, Desktop-Anwendungen?
   • Gibt es ungenutzte Funktionen in Ihren aktuellen Lizenzen, oder fehlen Ihnen Funktionen, die Sie benötigen würden (z.B. erweiterte Sicherheitsfunktionen, bestimmte Compliance-Tools)?
   • Berücksichtigen Sie zukünftige Pläne Ihrer Organisation: Wachsen Sie? Planen Sie neue Projekte, die spezifische IT-Anforderungen mit sich bringen könnten?
   • Beziehen Sie verschiedene Abteilungen und Schlüsselpersonen (IT, Management, Projektleiter) in diese Diskussion ein.
3. Budgetprüfung und Kostenschätzung:
   • Informieren Sie sich über die aktuellen vergünstigten Preise für Nonprofit Lizenzen bei Microsoft oder Ihrem IT-Dienstleister.
   • Erstellen Sie eine realistische Kalkulation der monatlichen oder jährlichen Kosten für die verschiedenen Lizenzoptionen (E1 vergünstigt, E3, E5, Business Basic/Standard).
   • Prüfen Sie, ob und wie diese neuen Kosten in Ihr bestehendes Organisationsbudget integriert werden können. Gibt es Fördermöglichkeiten oder Budgets, die für IT-Modernisierung vorgesehen sind?
4. Konsultation und Expertenrat einholen:
   • Zögern Sie nicht, einen erfahrenen Microsoft-Partner oder IT-Dienstleister zu kontaktieren, der auf Nonprofits spezialisiert ist. Diese Experten können Ihnen helfen, Ihre Bedürfnisse zu analysieren, die besten Lizenzoptionen zu identifizieren und den Migrationsprozess zu planen und durchzuführen.
   • Sie können auch das Microsoft Nonprofit Portal besuchen, um weitere Informationen und Ressourcen zu erhalten.
5. Planung der Lizenzumstellung oder Migration:
   • Sobald Sie sich für eine Option entschieden haben, erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für die Umstellung. Berücksichtigen Sie dabei mögliche Schulungen für Ihre Mitarbeiter, Datenmigrationen und Testphasen.
   • Vergessen Sie nicht, wichtige Termine und Fristen im Auge zu behalten.
   • Planen Sie die Kommunikation an Ihre Mitarbeiter über die bevorstehenden Änderungen.
6. Interne Kommunikation und Schulung:
   • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter transparent und frühzeitig über die bevorstehenden Änderungen. Erklären Sie, warum diese Änderungen notwendig sind und welche Vorteile sich daraus ergeben könnten.
   • Stellen Sie sicher, dass bei einem Wechsel zu neuen Lizenzmodellen (z.B. E3 mit Desktop-Anwendungen) entsprechende Schulungen oder Anleitungen zur Verfügung stehen, um die Akzeptanz zu fördern und die Produktivität zu erhalten.

Die Vorteile proaktiven Handelns

Proaktives Handeln ist in diesem Fall nicht nur eine Notwendigkeit, sondern bietet Ihrer Organisation auch eine Reihe von Vorteilen:

• Vermeidung von Unterbrechungen: Ein frühzeitiger Plan stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter ohne Unterbrechung auf alle wichtigen Dienste zugreifen können.
• Optimierung der IT-Ressourcen: Die Überprüfung Ihrer Bedürfnisse kann dazu führen, dass Sie eine Lizenzlösung finden, die besser zu Ihren Anforderungen passt und möglicherweise sogar mehr Wert für Ihr Geld bietet (z.B. durch den Wechsel zu E3 mit voller Desktop-Integration).
• Verbesserung der Sicherheit: Viele der neueren Lizenzpakete enthalten erweiterte Sicherheitsfunktionen, die Ihre Organisation besser vor den ständig wachsenden Cyberbedrohungen schützen können.
• Langfristige Planungssicherheit: Durch eine bewusste Entscheidung für ein Lizenzmodell können Sie Ihre IT-Strategie langfristig ausrichten und zukünftige Kosten besser kalkulieren.
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Wenn Ihre Mitarbeiter weiterhin reibungslos mit modernen Tools arbeiten können, trägt dies zur Zufriedenheit und Effizienz bei.

Wo Sie Hilfe und Ressourcen finden

Sie müssen diesen Prozess nicht alleine bewältigen. Es gibt zahlreiche Ressourcen und Ansprechpartner, die Ihnen zur Seite stehen:

• Microsoft Nonprofit Portal: Dies ist Ihre erste Anlaufstelle für offizielle Informationen, Preisdetails und zur Überprüfung Ihrer Berechtigung. Besuchen Sie microsoft.com/de-de/nonprofits (oder die entsprechende länderspezifische Seite).
• Microsoft 365 Admin Center: Hier können Sie Ihre aktuellen Lizenzen einsehen und verwalten.
• Vertrauenswürdige Microsoft-Partner: Viele IT-Dienstleister sind auf Microsoft 365 für Nonprofits spezialisiert und können Sie umfassend beraten, bei der Lizenzumstellung helfen und den Migrationsprozess für Sie übernehmen. Eine Liste von Partnern finden Sie oft über das Microsoft Partner Center oder die lokale Microsoft-Niederlassung.
• TechSoup: Eine Organisation, die sich darauf spezialisiert hat, Nonprofits Zugang zu vergünstigten Technologielösungen zu verschaffen, bietet oft auch Beratungsdienste und Informationen zu Microsoft-Lizenzen an.

Fazit: Handeln Sie jetzt für Ihre Mission!

Die bevorstehende Umstellung der Microsoft 365 Nonprofit E1 Lizenzen ist ein wichtiges Ereignis, das Ihre volle Aufmerksamkeit erfordert. Nehmen Sie die Warnung ernst und nutzen Sie die verbleibende Zeit, um sich gründlich zu informieren und proaktiv zu handeln. Es ist Ihre Chance, Ihre IT-Infrastruktur zu überprüfen, an die aktuellen Bedürfnisse anzupassen und sicherzustellen, dass Ihre gemeinnützige Organisation auch weiterhin effizient und sicher ihre wertvolle Arbeit leisten kann. Wir sind zuversichtlich, dass Sie mit der richtigen Planung und Unterstützung diesen Übergang erfolgreich meistern werden. Handeln Sie jetzt – Ihre Mission und Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken!