In der modernen Arbeitswelt ist die effiziente Verwaltung von Informationen von entscheidender Bedeutung. Microsoft Lists (oft auch als SharePoint-Listen bekannt) ist ein leistungsstarkes Tool, das unzähligen Unternehmen und Teams hilft, strukturierte Daten zu erfassen, zu organisieren und zu verfolgen. Eine der nützlichsten Funktionen in MS Lists sind Nachschlage-Spalten. Sie ermöglichen es, Informationen aus einer anderen Liste zu referenzieren, wodurch Duplikate vermieden und die Datenintegrität verbessert werden.
Doch jeder, der intensiv mit Listen arbeitet, stößt früher oder später auf eine Einschränkung: Standardmäßig zeigt eine Nachschlage-Spalte im Formular nur das primäre Feld (z.B. den Titel) des referenzierten Elements an. Was aber, wenn Du im Formular direkt weitere Details zum ausgewählten Element aus der Quellliste sehen möchtest? Wenn Du beispielsweise einen Kunden auswählst und sofort dessen Adresse, Kundennummer oder Status im gleichen Formular angezeigt bekommen möchtest? Genau hier setzen wir an. Dieser Artikel zeigt Dir detailliert, wie Du einen echten Daten-Drilldown in Deinen MS Lists Formularen realisierst, indem Du die Nachschlage-Spalten mit ihren Unterspalten anzeigst. Die Lösung liegt in der Nutzung von Power Apps.
Grundlagen: Nachschlage-Spalten in MS Lists verstehen
Bevor wir uns der Lösung widmen, lass uns kurz rekapitulieren, was Nachschlage-Spalten sind und wie sie funktionieren. Eine Nachschlage-Spalte ist eine Spaltenart in Microsoft Lists, die eine Verknüpfung zu einem Element in einer anderen Liste herstellt. Stell Dir vor, Du hast eine Liste mit „Kunden” und eine andere Liste mit „Bestellungen”. Anstatt in der „Bestellungen”-Liste jedes Mal den Kundennamen, die Adresse usw. neu einzugeben, erstellst Du eine Nachschlage-Spalte, die auf die „Kunden”-Liste verweist. Wenn Du nun eine neue Bestellung erfasst, wählst Du einfach einen Kunden aus einer Dropdown-Liste aus.
Der Hauptzweck dieser Spalten ist es, Beziehungen zwischen Listen herzustellen (ähnlich wie Fremdschlüssel in relationalen Datenbanken) und somit die Datenkonsistenz zu gewährleisten. Du kannst sogar auswählen, welche zusätzlichen Spalten aus der Quellliste in der Ziel-Liste *angezeigt* werden sollen – allerdings nur in den Listenansichten, nicht standardmäßig direkt im Formular zur Bearbeitung oder Neuerstellung eines Elements. Dies führt uns direkt zum Problem.
Das Problem im Detail: Warum die Standardansicht nicht ausreicht
Die Standardfunktionalität von Nachschlage-Spalten ist für einfache Anwendungsfälle völlig ausreichend. Doch in komplexeren Szenarien kann die Beschränkung, nur das primäre Feld im Formular anzuzeigen, zu erheblichen Nachteilen führen:
- Fehlender Kontext für den Benutzer: Wenn ein Benutzer einen Eintrag aus einer langen Liste von Nachschlage-Optionen auswählt, fehlt oft der direkte Kontext. Ist „Meier GmbH” der richtige Kunde für diese Bestellung, oder gibt es mehrere „Meier GmbHs” mit unterschiedlichen Standorten? Ohne die Möglichkeit, zusätzliche Details wie Kundennummer, Adresse oder Ansprechpartner sofort zu sehen, muss der Benutzer möglicherweise zwischen den Listen wechseln oder die Auswahl erraten.
- Erhöhtes Fehlerrisiko: Das Fehlen von Kontext erhöht die Wahrscheinlichkeit von Fehleingaben. Wenn wichtige Informationen erst nach dem Speichern des Formulars oder durch manuelles Nachschlagen in der Quellliste überprüft werden können, ist der Aufwand für Korrekturen höher.
- Ineffizienz im Arbeitsablauf: Ständiges Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Listen oder Browser-Tabs unterbricht den Workflow und senkt die Produktivität. Ein Benutzer sollte alle relevanten Informationen auf einen Blick sehen können, während er das Formular ausfüllt.
- Schlechte Benutzererfahrung: Eine intuitive und informative Benutzeroberfläche ist entscheidend für die Akzeptanz von Anwendungen. Wenn grundlegende Informationen umständlich zu finden sind, leidet die Benutzererfahrung.
Es wird also deutlich: Für eine wirklich effektive Datenverwaltung und eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit benötigen wir eine Lösung, die diese „Unterspalten” direkt im Bearbeitungs- oder Erstellungsformular sichtbar macht.
Die Suche nach der Lösung: Traditionelle Ansätze und ihre Grenzen
Viele Anwender versuchen zunächst, das Problem mit den Bordmitteln von MS Lists zu lösen. Schauen wir uns an, warum diese Ansätze für unser spezifisches Ziel – die Anzeige von Unterspalten *im Formular* – nicht geeignet sind:
Berechnete Spalten
Berechnete Spalten sind nützlich, um Werte basierend auf anderen Spalten in derselben Liste zu generieren. Sie können jedoch keine Daten aus einer referenzierten (Nachschlage-)Liste ziehen. Selbst wenn sie es könnten, würden sie erst *nachdem* ein Element gespeichert wurde, aktualisiert. Unser Ziel ist es jedoch, die Informationen *während der Formulareingabe* dynamisch anzuzeigen.
Workflows und Power Automate
Power Automate (früher Microsoft Flow) ist ein mächtiges Werkzeug zur Automatisierung von Prozessen. Man könnte einen Flow erstellen, der bei Auswahl eines Elements in der Nachschlage-Spalte die zugehörigen Daten in andere Spalten der aktuellen Liste kopiert. Auch dieser Ansatz hat jedoch zwei Nachteile: Erstens agiert der Flow in der Regel *nachdem* das Element gespeichert wurde, und nicht interaktiv *während* der Formulareingabe. Zweitens müssten für jede „Unterspalte” separate Spalten in der Zielliste angelegt werden, was zu Datenredundanz und einem überladenen Listen-Schema führen kann.
JSON-Formatierung (Spalten- und Ansichtsformatierung)
Mit JSON-Formatierung lässt sich das Erscheinungsbild von Spalten und Ansichten in MS Lists anpassen. Du kannst damit beispielsweise Farbschemata ändern, Symbole hinzufügen oder sogar einfache Hyperlinks erstellen. Es ist auch möglich, in Listenansichten zusätzliche Felder einer Nachschlage-Spalte anzuzeigen. Allerdings beschränkt sich dies auf die Darstellung in der Listenansicht und bietet keine Möglichkeit, dynamische Daten aus referenzierten Elementen *direkt im Formular* anzuzeigen oder interaktiv mit der Formulareingabe zu verknüpfen.
JSON-Formatierung (Formular-Header/Footer/Body)
Neuere Funktionen in MS Lists erlauben auch die JSON-Formatierung des Formulars selbst (Header, Footer, Body). Dies ermöglicht eine stärkere visuelle Anpassung des Formulars. Auch hier gilt jedoch, dass diese Methode primär für die statische Layoutgestaltung oder die Anzeige von bereits vorhandenen Feldern gedacht ist. Die dynamische Abfrage und Anzeige von *zusätzlichen* Daten aus einer Nachschlage-Quelle, die nicht bereits in der Liste vorhanden sind, ist mit dieser Methode nicht realisierbar. Für unsere Anforderung – Daten-Drilldown im Formular – benötigen wir eine Lösung mit mehr Logik und Datenintegration.
Der Königsweg: Power Apps als Game-Changer für Listenformulare
Angesichts der Grenzen der Standardwerkzeuge wird klar, dass wir eine robustere Lösung benötigen. Hier kommt Microsoft Power Apps ins Spiel. Power Apps ist eine Low-Code-Plattform, die es Benutzern ermöglicht, benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen, die Geschäftsdaten verbinden und optimieren. Eine der mächtigsten Funktionen von Power Apps ist die Möglichkeit, die Standardformulare von Microsoft Lists vollständig zu ersetzen und anzupassen.
Durch die Verwendung von Power Apps erhältst Du:
- Volle Kontrolle über die Benutzeroberfläche: Gestalte das Formular genau so, wie Du es benötigst, mit eigenen Layouts, Steuerelementen und Branding.
- Erweiterte Logik und Funktionalität: Implementiere komplexe Geschäftslogik, Validierungen, bedingte Sichtbarkeit und natürlich die dynamische Anzeige von Daten.
- Integration mehrerer Datenquellen: Greife nahtlos auf Daten aus verschiedenen Listen, SharePoint-Websites oder sogar anderen Datenquellen (SQL, Excel, Dataverse etc.) zu.
- Verbesserte Benutzererfahrung: Schaffe intuitive und effiziente Formulare, die den Benutzern alle benötigten Informationen auf einen Blick liefern.
Die Integration von Power Apps in MS Lists ist nahtlos. Du kannst Dein Listenformular direkt aus der Liste heraus in Power Apps öffnen und anpassen. Das ist der Weg, wie wir die Nachschlage-Spalten mit ihren Unterspalten im Formular anzeigen werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Nachschlage-Spalten mit Unterspalten in Power Apps anzeigen
Lass uns nun die Ärmel hochkrempeln und das Problem praktisch lösen. Wir gehen davon aus, dass Du eine Zielliste hast, die eine Nachschlage-Spalte auf eine Quellliste verweist.
Vorbereitung: Deine Listenstruktur
Beispiel:
- Quellliste: „Kunden” (Spalten: ID, Titel (Kundenname), Kundennummer, Ort, Ansprechpartner)
- Zielliste: „Bestellungen” (Spalten: ID, Titel (Bestellnummer), Kunde (Nachschlage-Spalte auf „Kunden”.Titel), Bestelldatum, Gesamtbetrag)
Wir möchten, dass beim Auswählen eines Kunden in der „Bestellungen”-Liste automatisch die „Kundennummer” und der „Ort” des Kunden im Formular angezeigt werden.
Schritt 1: Formular in Power Apps anpassen
Gehe in Deine „Bestellungen”-Liste in Microsoft Lists.
Klicke oben in der Befehlsleiste auf „Integrieren” > „Power Apps” > „Formulare anpassen”.
Dies öffnet den Power Apps Studio mit einer vorgefertigten Power Apps-Anwendung, die bereits an Deine Liste gebunden ist.
Schritt 2: Datenquellen hinzufügen
Standardmäßig ist nur Deine Zielliste („Bestellungen”) als Datenquelle hinzugefügt. Um auf die Daten der Nachschlage-Spalte zugreifen zu können, musst Du auch die Quellliste („Kunden”) als Datenquelle hinzufügen:
- Klicke im linken Navigationsbereich auf „Daten”.
- Wähle „Daten hinzufügen”.
- Suche nach „SharePoint” und wähle Deine SharePoint-Site aus.
- Wähle die „Kunden”-Liste aus und klicke auf „Verbinden”.
Nun hast Du Zugriff auf beide Listen in Deiner Power App.
Schritt 3: Das Nachschlagefeld identifizieren und anpassen
Im Power Apps Studio siehst Du das Standardformular. Jede Spalte Deiner Liste wird als „Datenkarte” (Data Card) dargestellt. Finde die Datenkarte für Deine Nachschlage-Spalte („Kunde”).
Innerhalb dieser Datenkarte befindet sich ein Steuerelement, das die Auswahl des Kunden ermöglicht (meist ein Dropdown-Feld). Dieses Dropdown-Feld ist entscheidend, da es uns den ausgewählten Kunden liefert.
Wichtig: Um Änderungen vorzunehmen, musst Du möglicherweise die Datenkarte entsperren. Wähle die Datenkarte aus, gehe in den erweiterten Eigenschaften (rechts im Eigenschaftenbereich) und klicke auf „Eigenschaften entsperren”.
Schritt 4: Zusätzliche Felder aus der Quellliste anzeigen
Jetzt kommt der Kern der Lösung. Wir werden neue Steuerelemente hinzufügen, um die zusätzlichen Informationen anzuzeigen:
- Füge eine neue Datenkarte hinzu: Um die neuen Felder übersichtlich anzuordnen, füge eine leere Datenkarte zum Formular hinzu. Klicke im linken Bereich auf das Formular (`SharePointForm1`), dann im Eigenschaftenbereich auf „Felder bearbeiten” und „Feld hinzufügen”. Wähle „Benutzerdefiniert” und füge es hinzu.
- Füge Textbeschriftungen oder Textfelder hinzu:
- Wähle die neu hinzugefügte leere Datenkarte aus.
- Füge über das „+”-Symbol (Einfügen-Tab) > „Textbezeichnung” oder „Textanzeige” (Display form) Steuerelemente hinzu, je nachdem, ob Du nur Text anzeigen oder ggf. formatieren möchtest.
- Benenne die hinzugefügten Steuerelemente sprechend, z.B. `lblKundennummerAnzeige`, `lblOrtAnzeige`.
- Die entscheidende Formel: Jetzt verknüpfen wir diese neuen Textfelder mit den Daten des ausgewählten Kunden. Angenommen, das Dropdown-Feld in Deiner Nachschlage-Datenkarte heißt `DataCardValue[DeineNachschlageSpalte]`, dann hat es die Eigenschaft `Selected`, die das gesamte ausgewählte Element enthält.
- Setze die `Text`-Eigenschaft der neu hinzugefügten Textbezeichnung (`lblKundennummerAnzeige`) auf folgende Formel:
LookUp( Kunden, // Deine Quellliste ID = DataCardValue[DeineNachschlageSpalte].Selected.ID, // Vergleiche die ID der Quellliste mit der ID des ausgewählten Nachschlage-Elements Kundennummer // Die Spalte aus der Quellliste, die Du anzeigen möchtest )Wenn der Name der Dropdown-Auswahl in der Nachschlage-Datenkarte z.B. `DataCardValue3` ist, wäre die Formel:
LookUp(Kunden, ID = DataCardValue3.Selected.ID, Kundennummer) - Wiederhole diesen Schritt für alle weiteren Unterspalten, die Du anzeigen möchtest (z.B. für den Ort):
LookUp(Kunden, ID = DataCardValue3.Selected.ID, Ort)
Diese Formel sucht in der „Kunden”-Liste nach dem Element, dessen ID mit der ID des im Nachschlagefeld ausgewählten Kunden übereinstimmt, und gibt dann den Wert der Spalte „Kundennummer” (oder „Ort”) zurück.
Schritt 5: Bedingte Sichtbarkeit und Logik (Optional)
Du möchtest wahrscheinlich, dass die Felder für „Kundennummer” und „Ort” nur sichtbar sind, wenn auch tatsächlich ein Kunde ausgewählt wurde. Du kannst dies über die `Visible`-Eigenschaft der Textbezeichnungen steuern:
Setze die `Visible`-Eigenschaft von `lblKundennummerAnzeige` und `lblOrtAnzeige` auf:
!IsBlank(DataCardValue3.Selected.ID)Diese Formel bedeutet: „Ist nicht leer (!IsBlank) die ID des ausgewählten Elements im Dropdown-Feld DataCardValue3?” Wenn eine ID vorhanden ist (d.h., ein Kunde ausgewählt wurde), ist die Bedingung `true`, und die Steuerelemente werden sichtbar.
Schritt 6: Speichern und Veröffentlichen
Wenn Du mit Deinen Änderungen zufrieden bist:
- Klicke oben rechts auf „Speichern”.
- Klicke anschließend auf „Im SharePoint veröffentlichen”.
Schließe Power Apps Studio und gehe zurück zu Deiner „Bestellungen”-Liste in Microsoft Lists. Wenn Du nun ein neues Element erstellst oder ein bestehendes bearbeitest, öffnet sich Dein angepasstes Power Apps Formular. Wähle einen Kunden in der Nachschlage-Spalte aus, und Du solltest sehen, wie die „Kundennummer” und der „Ort” dynamisch im Formular angezeigt werden – Dein Daten-Drilldown ist erfolgreich!
Best Practices und fortgeschrittene Tipps
- Performance-Optimierung: Bei sehr großen Quelllisten (mehrere Zehntausend Einträge) kann die `LookUp`-Funktion die Leistung beeinträchtigen. Stelle sicher, dass Deine Quellliste ordnungsgemäß indiziert ist und nutze wenn möglich delegierbare Funktionen. Für extrem große Listen kann es besser sein, die Daten einmalig zu laden und dann über die `Filter`-Funktion auf die Collection zuzugreifen.
- Benutzerfreundlichkeit und Design: Achte auf ein klares Layout und intuitive Beschriftungen. Gruppiere die Unterspalten logisch unter der Nachschlage-Spalte.
- Fehlerbehandlung: Was passiert, wenn ein Nachschlage-Element gelöscht wird, nachdem es in Deiner Zielliste ausgewählt wurde? Die Formel würde einen Fehler liefern. Überlege, ob Du dies abfangen möchtest, z.B. mit `IfError()`.
- Power Apps Governance: Verwende sprechende Namen für Deine Steuerelemente und Variablen. Dies erleichtert die Wartung und Zusammenarbeit.
- Kaskadierende Nachschlage-Spalten: Für komplexere Szenarien, in denen die Auswahl einer Nachschlage-Spalte die Optionen einer *anderen* Nachschlage-Spalte filtern soll (z.B. Auswahl eines Landes filtert die Städte), ist Power Apps ebenfalls die ideale Lösung. Dies erfordert jedoch etwas komplexere Filter- und Abhängigkeitslogik, die über diesen Artikel hinausgeht.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Ist Power Apps immer notwendig, um Unterspalten anzuzeigen?
Ja, für die dynamische Anzeige von Unterspalten einer Nachschlage-Spalte *direkt im Formular*, während der Benutzer das Formular ausfüllt, ist Power Apps die Standard- und praktisch einzige effektive Lösung. Für reine Anzeige in Listenansichten sind SharePoint-eigene Funktionen oder JSON-Formatierung ausreichend.
Brauche ich eine spezielle Lizenz für Power Apps?
Die Verwendung von Power Apps zur Anpassung von SharePoint-Listenformularen ist in den meisten Microsoft 365 Business- und Enterprise-Lizenzen enthalten, solange Du nur Standard-Konnektoren (wie SharePoint) verwendest. Für Premium-Konnektoren oder eigenständige Apps außerhalb von SharePoint-Formularanpassungen können zusätzliche Lizenzen erforderlich sein.
Ist Power Apps schwer zu lernen?
Power Apps ist eine Low-Code-Plattform, was bedeutet, dass Du keine tiefgehenden Programmierkenntnisse benötigst. Grundkenntnisse in Excel-ähnlichen Formeln sind jedoch sehr hilfreich. Es gibt eine große Community und viele Ressourcen, die den Einstieg erleichtern.
Fazit
Die Fähigkeit, Nachschlage-Spalten mit ihren Unterspalten direkt im Formular anzuzeigen, ist ein enormer Gewinn für die Benutzerfreundlichkeit und die Datenintegrität in Microsoft Lists. Während die Standardfunktionen hier an ihre Grenzen stoßen, bietet Power Apps die notwendige Flexibilität und Leistungsfähigkeit, um diese Art von Daten-Drilldown nahtlos zu implementieren.
Indem Du ein wenig Zeit in die Anpassung Deiner Listenformulare mit Power Apps investierst, kannst Du Deinen Benutzern eine viel intuitivere und effizientere Arbeitsumgebung bieten. Weniger Fehler, schnelleres Arbeiten und ein besserer Überblick über die Daten sind die direkten Vorteile. Wage den Schritt und beginne noch heute damit, Deine MS Lists Formulare mit Power Apps zu optimieren!