**Einführung: Warum die Automatisierung von Terminerinnerungen unverzichtbar ist**
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die effiziente Verwaltung von Terminen, Fristen und wichtigen Ereignissen entscheidend für den Erfolg. Ob es sich um Projektmeilensteine, Vertragsverlängerungen, Geburtstage von Kunden oder einfach um interne Aufgaben handelt – das Verpassen eines wichtigen Datums kann kostspielige Folgen haben. Manuelle Überprüfungen von Listen sind zeitaufwendig, fehleranfällig und oft ineffizient. Hier kommt die **Automatisierung** ins Spiel! Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich darauf verlassen, dass Sie oder Ihr Team automatisch benachrichtigt werden, sobald ein in Ihrer SharePoint Liste hinterlegtes Datum den aktuellen Tag erreicht. Genau das ermöglichen wir Ihnen mit einem intelligenten **Power Automate-Workflow**.
**Power Automate** (früher Microsoft Flow) ist ein leistungsstarkes Tool von Microsoft, das es Ihnen erlaubt, sich wiederholende Aufgaben und Prozesse über verschiedene Dienste und Anwendungen hinweg zu automatisieren. In Kombination mit SharePoint, der beliebten Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement, können wir eine nahtlose Lösung schaffen, die Ihre Produktivität erheblich steigert. Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Workflows, der genau das tut: Er sendet eine **automatische E-Mail**, sobald ein spezifisches Datum in Ihrer SharePoint-Liste auf den heutigen Tag fällt. So verpassen Sie nie wieder eine wichtige Frist!
**Voraussetzungen für den Start**
Bevor wir in die technischen Details eintauchen, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
1. **Zugang zu Power Automate:** Sie benötigen ein Microsoft 365-Konto mit einer Lizenz, die die Nutzung von Power Automate einschließt (z.B. Microsoft 365 Business Standard, Enterprise oder eine Power Automate Standalone-Lizenz).
2. **Eine SharePoint-Liste:** Sie benötigen eine bestehende oder neu zu erstellende SharePoint-Liste. Diese Liste muss mindestens eine Spalte vom Typ „Datum und Uhrzeit” (oder nur „Datum”) enthalten, die die relevanten Daten speichert, die Sie überwachen möchten. Nennen wir diese Spalte für unser Beispiel „Fälligkeitsdatum”.
3. **Berechtigungen:** Stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Berechtigungen für Ihre SharePoint-Liste (Lesen) und zum Senden von E-Mails (z.B. über Outlook) verfügen.
**Schritt-für-Schritt-Anleitung: Der Power Automate-Workflow**
Lasst uns nun den Workflow erstellen, der Ihre SharePoint-Liste überwacht und automatische Erinnerungen versendet.
**Schritt 1: Einen neuen geplanten Cloud-Flow erstellen (Wiederholungstrigger)**
1. Melden Sie sich bei Power Automate an (flow.microsoft.com).
2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf „Erstellen”.
3. Wählen Sie „Geplanter Cloud-Flow”. Dies ist ideal für Workflows, die in regelmäßigen Intervallen ausgeführt werden sollen (z.B. täglich).
4. Geben Sie einen Namen für Ihren Flow ein, z.B. „SharePoint Datum Erinnerung”.
5. Konfigurieren Sie den Wiederholungsrhythmus:
* **Startdatum:** Wählen Sie das heutige Datum.
* **Startzeit:** Wählen Sie eine Uhrzeit, zu der der Flow täglich ausgeführt werden soll, z.B. 08:00 Uhr morgens, damit die Erinnerungen pünktlich zugestellt werden.
* **Wiederholungsintervall:** „1”
* **Häufigkeit:** „Tag”
* Klicken Sie auf „Erstellen”.
**Schritt 2: Das aktuelle Datum vorbereiten und in die lokale Zeitzone konvertieren**
Da SharePoint Datum- und Uhrzeitinformationen speichert und wir nur das Datum vergleichen möchten, müssen wir das heutige Datum so formatieren, dass es exakt mit dem Format in SharePoint übereinstimmt, idealerweise ohne die Zeitkomponente und in Ihrer lokalen Zeitzone.
1. Nachdem Sie den „Wiederholung”-Trigger konfiguriert haben, klicken Sie auf „+ Neuer Schritt”.
2. Suchen Sie nach „Datum und Uhrzeit” und wählen Sie die Aktion „Aktuelle Uhrzeit”. Dies gibt uns die aktuelle UTC-Zeit des Servers.
3. Klicken Sie auf „+ Neuer Schritt”.
4. Suchen Sie erneut nach „Datum und Uhrzeit” und wählen Sie die Aktion „Uhrzeit konvertieren”. Dies ist entscheidend, um die Zeitzonen richtig zu handhaben.
* **Basisuhrzeit:** Wählen Sie den dynamischen Inhalt „Aktuelle Uhrzeit” aus dem vorherigen Schritt.
* **Quellzeitzone:** Wählen Sie „(UTC) Koordinierte Weltzeit”.
* **Zielzeitzone:** Wählen Sie Ihre lokale Zeitzone aus, z.B. „(UTC+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rom, Stockholm, Wien” für Mitteleuropa. Dies stellt sicher, dass das „heutige Datum” logisch zu Ihrer Arbeitszeit passt.
* **Formatzeichenfolge:** Wählen Sie „Benutzerdefinierter Wert” und geben Sie `yyyy-MM-dd` ein. Dies stellt sicher, dass wir nur das Datum im Format „Jahr-Monat-Tag” erhalten und keine Zeitkomponente, was den Vergleich erleichtert.
* Benennen Sie diese Aktion zur besseren Übersicht um in „Heutiges Datum (lokal formatiert)”.
**Schritt 3: SharePoint-Elemente abrufen und effizient filtern**
Dies ist der wichtigste Schritt, um nur die relevanten Elemente aus Ihrer SharePoint-Liste zu erhalten. Anstatt alle Elemente abzurufen und dann innerhalb des Flows zu filtern (was bei großen Listen ineffizient ist), nutzen wir die **OData-Filterabfrage** direkt in der „SharePoint – Elemente abrufen”-Aktion.
1. Klicken Sie auf „+ Neuer Schritt”.
2. Suchen Sie nach „SharePoint” und wählen Sie die Aktion „Elemente abrufen”.
3. Konfigurieren Sie die Aktion:
* **Websiteadresse:** Wählen Sie die URL Ihrer SharePoint-Website aus dem Dropdown-Menü oder geben Sie sie manuell ein.
* **Listenname:** Wählen Sie den Namen Ihrer SharePoint-Liste aus, in der sich das Datumsfeld befindet.
* Klicken Sie auf „Erweiterte Optionen anzeigen”.
* **Filterabfrage:** Hier kommt der Trick! Wir verwenden eine OData-Filterabfrage, um SharePoint anzuweisen, nur Elemente zurückzugeben, bei denen unser Datumsfeld dem heutigen Datum entspricht.
* Angenommen, der interne Name Ihrer Datumsspalte in SharePoint ist „Fälligkeitsdatum” (der Anzeigename kann abweichen).
* Die robusteste Filterabfrage lautet: `Fälligkeitsdatum ge ‘@{outputs(‘Heutiges_Datum_(lokal_formatiert)’)?[‘body’]}’ and Fälligkeitsdatum lt ‘@{addDays(outputs(‘Heutiges_Datum_(lokal_formatiert)’)?[‘body’], 1, ‘yyyy-MM-dd’)}’`
* **WICHTIG:** SharePoint speichert Datumsfelder oft mit einer Zeitkomponente (z.B. „2023-10-27T10:30:00Z”). Um sicherzustellen, dass alle Elemente des heutigen Tages berücksichtigt werden, filtern wir nach Elementen, deren Datum größer oder gleich dem Beginn des heutigen Tages ist *und* kleiner als der Beginn des morgigen Tages.
* Erklärung der Formelbestandteile:
* `outputs(‘Heutiges_Datum_(lokal_formatiert)’)?[‘body’]`: Dies ist unser heute formatiertes Datum (z.B. „2023-10-27”) aus dem vorherigen Schritt.
* `addDays(outputs(‘Heutiges_Datum_(lokal_formatiert)’)?[‘body’], 1, ‘yyyy-MM-dd’)`: Dies berechnet den morgigen Tag, indem es einen Tag zu unserem heutigen formatierten Datum hinzufügt und es ebenfalls als `yyyy-MM-dd` formatiert.
* `ge`: „greater than or equal to” (größer oder gleich)
* `lt`: „less than” (kleiner als)
* Diese Methode ist sehr robust, da sie Datumsfelder unabhängig von der gespeicherten Zeitkomponente (sofern die Zeitkomponente am jeweiligen Tag liegt) korrekt erfasst.
* **Obere Anzahl auswählen:** Dies ist optional, kann aber nützlich sein, um die Anzahl der zurückgegebenen Elemente zu begrenzen, falls Sie nur eine bestimmte Menge verarbeiten möchten. Für Erinnerungen lassen Sie dies am besten leer.
**Schritt 4: E-Mails für die gefundenen Elemente versenden**
Jetzt, wo wir nur die relevanten Elemente haben, müssen wir für jedes davon eine E-Mail senden.
1. Klicken Sie auf „+ Neuer Schritt”.
2. Suchen Sie nach „Steuerung” und wählen Sie die Aktion „**Auf jedes Element anwenden**”.
3. Wählen Sie im Feld „Wählen Sie eine Ausgabe aus den vorherigen Schritten aus” den dynamischen Inhalt „**Wert**” aus der Aktion „Elemente abrufen”. Dies stellt sicher, dass der Flow durch jedes gefilterte SharePoint-Element iteriert.
4. Innerhalb der Schleife „Auf jedes Element anwenden” klicken Sie auf „+ Aktion hinzufügen”.
5. Suchen Sie nach „Outlook” und wählen Sie die Aktion „**E-Mail senden (V2)**” (oder eine andere E-Mail-Sendemethode, z.B. über Gmail, Teams, etc., je nach Ihrer Umgebung).
6. Konfigurieren Sie die E-Mail:
* **An:** Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Dies kann eine feste Adresse sein (z.B. `[email protected]`) oder ein dynamischer Wert aus Ihrer SharePoint-Liste, z.B. die E-Mail-Adresse des Erstellers des Elements (`Erstellt von E-Mail`) oder eine spezielle Spalte `Verantwortlicher E-Mail`, die Sie in Ihrer Liste angelegt haben.
* **Betreff:** Verfassen Sie einen aussagekräftigen Betreff. Nutzen Sie dynamischen Inhalt, um Details aus dem SharePoint-Element einzubinden, z.B. `Erinnerung: Fälligkeit für @{items(‘Auf_jedes_Element_anwenden’)?[‘Titel’]} heute!`
* **Text (HTML):** Gestalten Sie den E-Mail-Text professionell und informativ. Auch hier können Sie dynamischen Inhalt nutzen, um alle relevanten Informationen aus der SharePoint-Liste bereitzustellen.
„`html
Hallo Team,
dies ist eine automatische Erinnerung bezüglich eines Eintrags in Ihrer SharePoint-Liste, der heute fällig ist.
Fälligkeitsdatum: @{formatDateTime(items(‘Auf_jedes_Element_anwenden’)?[‘Fälligkeitsdatum’], ‘dd.MM.yyyy’)}
Titel des Eintrags: @{items(‘Auf_jedes_Element_anwenden’)?[‘Titel’]}
Beschreibung: @{items(‘Auf_jedes_Element_anwenden’)?[‘Beschreibung’]}
Bitte stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden.
Hier geht’s direkt zum Eintrag: Link zum SharePoint-Element
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr automatisiertes Erinnerungssystem
„`
* **Link zu Element:** Dies ist eine integrierte dynamische Inhaltsoption, die einen direkten Link zum SharePoint-Element bereitstellt.
* Ersetzen Sie `Titel`, `Beschreibung` und `Fälligkeitsdatum` durch die tatsächlichen internen Namen Ihrer SharePoint-Spalten. (Achtung: `Fälligkeitsdatum` im HTML-Text sollte im `formatDateTime` Ausdruck verwendet werden, um es benutzerfreundlich zu formatieren.)
**Schritt 5: Flow speichern und testen**
1. Klicken Sie oben rechts auf „Speichern”.
2. Um den Flow zu testen, klicken Sie auf „Testen” (ebenfalls oben rechts) und wählen Sie „Manuell”. Bestätigen Sie mit „Testen” und „Flow ausführen”.
3. Überprüfen Sie Ihr E-Mail-Postfach und die Flow-Historie (im Power Automate Portal), um sicherzustellen, dass die E-Mails korrekt versendet wurden und keine Fehler aufgetreten sind.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens ein Element in Ihrer SharePoint-Liste haben, dessen „Fälligkeitsdatum” heute ist, um den Test erfolgreich durchzuführen. Achten Sie auf die richtige Zeitzone.
**Erweiterungen und Best Practices**
Dieser Grundworkflow ist ein hervorragender Startpunkt, kann aber noch verfeinert werden:
* **Zeitzonen-Management:** Die korrekte Handhabung von Zeitzonen ist absolut entscheidend, um falsche Erinnerungen zu vermeiden. Achten Sie darauf, dass Sie alle Datumswerte, die Sie vergleichen, auf dieselbe Zeitzone normalisieren. Die „Uhrzeit konvertieren”-Aktion ist hier Ihr bester Freund.
* **Fehlerbehandlung:** Was passiert, wenn ein SharePoint-Element kein Fälligkeitsdatum hat? Oder wenn der E-Mail-Versand fehlschlägt? Sie können „Bedingungen” hinzufügen, um zu prüfen, ob Felder leer sind, oder „Bereiche” mit „Nach Ausführung konfigurieren” verwenden, um bei Fehlern benachrichtigt zu werden (z.B. indem eine Administratoren-E-Mail gesendet wird).
* **Zusätzliche Filter:** Möchten Sie nicht nur nach dem Datum filtern, sondern auch nach einem Statusfeld, z.B. nur wenn der Status „Offen” ist? Erweitern Sie dazu Ihre OData-Filterabfrage in der „Elemente abrufen”-Aktion: `Fälligkeitsdatum ge ‘…’ and Fälligkeitsdatum lt ‘…’ and Status eq ‘Offen’`. Beachten Sie die korrekte Syntax für den Spaltennamen und den Wert (Textwerte in einfachen Anführungszeichen).
* **Anpassung der E-Mail-Inhalte:** Nutzen Sie die volle Bandbreite des HTML-Editors, um professionelle und informative E-Mails zu erstellen. Fügen Sie Logos, formatierte Tabellen oder sogar bedingte Inhalte hinzu, die sich je nach Wert des SharePoint-Elements ändern.
* **Benachrichtigung an verschiedene Empfänger:** Anstatt eine feste E-Mail-Adresse zu verwenden, können Sie eine Spalte in Ihrer SharePoint-Liste erstellen, die die E-Mail-Adresse des jeweiligen Verantwortlichen enthält. So wird die Erinnerung direkt an die zuständige Person gesendet, was die Effizienz und Verantwortlichkeit erhöht.
* **Weitere Aktionen:** Statt nur E-Mails zu senden, könnten Sie auch:
* Eine Nachricht in **Microsoft Teams** posten, um das ganze Team zu informieren.
* Einen Eintrag in einem **Planner**-Board erstellen, um eine Aufgabe zuzuweisen.
* Den Status des SharePoint-Elements aktualisieren (z.B. auf „Erinnert” oder „Bearbeitung läuft”), um den Workflow-Status zu visualisieren.
* Ein Element in einer anderen Liste erstellen oder aktualisieren.
* **Leistung bei großen Listen:** Die Verwendung der OData-Filterabfrage in der „Elemente abrufen”-Aktion ist die mit Abstand effizienteste Methode, da der Filter direkt auf SharePoint-Serverebene angewendet wird. Vermeiden Sie es, alle Elemente abzurufen und dann mit einer „Filtern Array”-Aktion zu filtern, wenn Ihre Liste Tausende von Einträgen hat, da dies zu Leistungsproblemen und Timeouts führen kann.
* **Interne Spaltennamen:** Beachten Sie, dass Power Automate für Filterabfragen und dynamische Inhalte die *internen Namen* der SharePoint-Spalten benötigt, nicht unbedingt die Anzeigenamen. Sie finden die internen Namen, indem Sie in den Spalteneinstellungen Ihrer SharePoint-Liste unter „Weitere Spalteneinstellungen” nachsehen oder die URL der Spalteneinstellungsseite prüfen (dort steht `Field=InternalName`).
**Fazit: Steigern Sie Ihre Effizienz mit automatisierten Erinnerungen**
Sie haben nun einen robusten **Power Automate-Workflow** erstellt, der Sie und Ihr Team automatisch benachrichtigt, sobald ein in Ihrer SharePoint Liste hinterlegtes Datum den aktuellen Tag erreicht. Diese Form der **Automatisierung** eliminiert die Notwendigkeit manueller Überprüfungen, reduziert das Risiko, wichtige Termine zu verpassen, und schafft wertvolle Zeit, die Sie für produktivere Aufgaben nutzen können.
Dieser Workflow ist nur ein Beispiel dafür, welche Möglichkeiten **Power Automate** in Kombination mit **SharePoint** bietet. Experimentieren Sie, passen Sie den Flow an Ihre spezifischen Bedürfnisse an und entdecken Sie, wie Sie noch weitere Geschäftsprozesse optimieren können. Die Welt der **digitalen Automatisierung** wartet darauf, von Ihnen erkundet zu werden – und mit diesem Leitfaden haben Sie einen wichtigen Schritt in Richtung einer effizienteren und fehlerfreieren Arbeitsweise gemacht. Starten Sie noch heute und erleben Sie den Unterschied!