Versand verweigert: Wenn die Funktion „Senden als” im M365 Exchange Outlook über ein freigegebenes Postfach nicht geht

Die digitale Kommunikation ist das Herzstück moderner Unternehmen. In Microsoft 365 (M365) Exchange Outlook spielen freigegebene Postfächer (Shared Mailboxes) eine zentrale Rolle, um Teams die gemeinsame Bearbeitung von E-Mails zu ermöglichen, beispielsweise für Support-Anfragen, allgemeine Unternehmenskommunikation oder spezifische Abteilungen. Eine der wichtigsten Funktionen in diesem Zusammenhang ist die Möglichkeit, E-Mails „als” dieses freigegebene Postfach zu senden. Doch was passiert, wenn genau diese Funktion – das „Senden als” – plötzlich verweigert wird und Benutzer Fehlermeldungen erhalten? Dieses Problem kann frustrierend sein und den Workflow erheblich stören. In diesem umfassenden Artikel beleuchten wir die Ursachen, Symptome und bieten detaillierte Lösungen, um Ihr Team wieder reibungslos kommunizieren zu lassen.

Die Bedeutung von „Senden als” in freigegebenen Postfächern

Bevor wir uns den Problemen widmen, ist es wichtig, die Funktion „Senden als” zu verstehen. Wenn ein Benutzer eine E-Mail „als” ein freigegebenes Postfach sendet, erscheint das freigegebene Postfach als Absender der E-Mail. Der Empfänger sieht also nicht den Namen des einzelnen Benutzers, sondern beispielsweise „Support-Team ” oder „Vertriebsabteilung „. Dies ist entscheidend für eine konsistente Markenkommunikation und um zu vermeiden, dass Kunden individuelle Mitarbeiter kontaktieren müssen. Diese Funktion unterscheidet sich von „Senden im Auftrag von”, bei der der Absender als „Benutzer im Auftrag von Freigegebenes Postfach” angezeigt wird. Das „Senden als” erfordert spezifische Berechtigungen, die sorgfältig konfiguriert werden müssen.

Die Symptome: Wenn das Senden verweigert wird

Die häufigste Fehlermeldung, die Benutzer erhalten, wenn das „Senden als” nicht funktioniert, ist in der Regel eine Nichtzustellbarkeitsmeldung (NDR) mit dem Text:

• „Sie sind nicht berechtigt, Nachrichten im Auftrag des angegebenen Benutzers zu senden.” (You don’t have permission to send messages from this mailbox.)
• Oder spezifischer: „Ihr Postfach ist nicht berechtigt, Nachrichten im Namen von ‘Freigegebenes Postfach’ zu senden.”

Manchmal kommt die Fehlermeldung direkt beim Versuch, die E-Mail zu senden, oder die E-Mail bleibt im Postausgang hängen, bevor der NDR zurückkommt. Dieses Verhalten deutet fast immer auf ein Berechtigungsproblem hin, kann aber auch andere Ursachen haben, die wir im Folgenden detailliert betrachten.

Häufige Ursachen für die Verweigerung des „Senden als”

1. Fehlende oder falsche „Senden als”-Berechtigungen: Dies ist mit Abstand die häufigste Ursache. Ohne die explizite Berechtigung zum „Senden als” kann kein Benutzer E-Mails im Namen des freigegebenen Postfachs versenden. Oft werden nur die „Vollzugriffs”-Berechtigungen (Full Access) vergeben, die zwar das Lesen und Verwalten des Postfachs erlauben, aber nicht das Senden als dieses Postfach.
2. Fehler im Autovervollständigungs-Cache von Outlook: Der Autovervollständigungs-Cache von Outlook speichert E-Mail-Adressen, die Sie zuvor verwendet haben. Wenn die Berechtigungen für das freigegebene Postfach geändert wurden, kann der lokale Cache des Benutzers veraltete oder falsche Informationen enthalten, was zu Problemen beim Senden führt.
3. Caching-Probleme im Outlook-Client: Manchmal kann der Outlook-Client selbst veraltete Informationen cachen. Dies kann Probleme verursachen, auch wenn die Berechtigungen auf Serverseite korrekt sind.
4. Fehlerhafte Konfiguration der Absenderadresse: Der Benutzer wählt möglicherweise nicht die korrekte Absenderadresse aus dem „Von”-Feld aus oder versucht, die Adresse manuell einzugeben, anstatt sie aus der globalen Adressliste (GAL) auszuwählen.
5. Berechtigungspropagationsverzögerungen: Nach der Zuweisung neuer Berechtigungen in Exchange Online kann es eine gewisse Zeit dauern, bis diese vollständig im gesamten System repliziert sind. Dies kann von wenigen Minuten bis zu mehreren Stunden dauern.
6. Autodiscover- oder DNS-Probleme: In seltenen Fällen können Probleme mit dem Autodiscover-Dienst von Exchange oder fehlerhafte DNS-Einträge dazu führen, dass Outlook die korrekten Postfachinformationen und Berechtigungen nicht abrufen kann.
7. Probleme mit der Postfachlizenz (bei Konvertierung): Obwohl freigegebene Postfächer in der Regel keine Lizenz benötigen, können Probleme auftreten, wenn ein freigegebenes Postfach in ein Benutzerpostfach umgewandelt wurde oder umgekehrt, und dabei Lizenzierungsinkonsistenzen entstanden sind.

Detaillierte Fehlerbehebung und Lösungen

Wir gehen nun die Schritte durch, um das Problem systematisch zu identifizieren und zu beheben.

Schritt 1: Überprüfung und Zuweisung der „Senden als”-Berechtigungen (Administrator)

Dies ist der kritischste Schritt. Stellen Sie sicher, dass die korrekten Berechtigungen zugewiesen sind.

Über das Exchange Admin Center (EAC):

1. Melden Sie sich als Administrator beim Microsoft 365 Admin Center an.
2. Navigieren Sie zu „Alle Admin Center anzeigen” und wählen Sie „Exchange” (Exchange Admin Center).
3. Im EAC, gehen Sie zu „Empfänger” > „Postfächer”.
4. Wählen Sie das betroffene freigegebene Postfach aus und klicken Sie auf „Bearbeiten” (Stiftsymbol) oder doppelklicken Sie darauf.
5. Im Eigenschaftsfenster des Postfachs, navigieren Sie zu „Postfachdelegierung”.
6. Unter dem Abschnitt „Senden als” (Send as), klicken Sie auf das „+” Symbol, um Benutzer hinzuzufügen.
7. Suchen Sie den Benutzer oder die Sicherheitsgruppe, der/die die Berechtigung zum „Senden als” erhalten soll, und fügen Sie ihn/sie hinzu.
8. Klicken Sie auf „Speichern”.

Wichtiger Hinweis: Es ist entscheidend, dass der Benutzer, der die E-Mail senden soll, *explizit* in der Liste der „Senden als”-Berechtigungen aufgeführt ist. Die „Vollzugriffs”-Berechtigung allein reicht nicht aus!

Über PowerShell (Exchange Online PowerShell):

Für Administratoren, die die Kommandozeile bevorzugen oder Massenänderungen vornehmen möchten, ist PowerShell die effizientere Methode.

1. Stellen Sie eine Verbindung zu Exchange Online PowerShell her. (Dies erfordert die Installation des Exchange Online Management Moduls).
2. Überprüfen Sie die aktuellen „Senden als”-Berechtigungen für das freigegebene Postfach mit dem Befehl:

   Get-RecipientPermission -Identity "Name des freigegebenen Postfachs" | Format-Table User, AccessRights

   Ersetzen Sie "Name des freigegebenen Postfachs" durch den tatsächlichen Namen oder die E-Mail-Adresse des Postfachs.

3. Um einem Benutzer die „Senden als”-Berechtigung zu erteilen:

   Add-RecipientPermission -Identity "Name des freigegebenen Postfachs" -Trustee "Benutzername oder E-Mail-Adresse des Benutzers" -AccessRights SendAs

   Ersetzen Sie "Name des freigegebenen Postfachs" und "Benutzername oder E-Mail-Adresse des Benutzers" durch die entsprechenden Werte.

4. Um eine vorhandene „Senden als”-Berechtigung zu entfernen:

   Remove-RecipientPermission -Identity "Name des freigegebenen Postfachs" -Trustee "Benutzername oder E-Mail-Adresse des Benutzers" -AccessRights SendAs

5. Bestätigen Sie nach dem Hinzufügen der Berechtigung, dass sie korrekt angewendet wurde, indem Sie den Get-RecipientPermission-Befehl erneut ausführen.

Warten Sie auf die Propagationsverzögerung: Geben Sie dem System nach der Zuweisung der Berechtigungen mindestens 30 Minuten bis zu einer Stunde Zeit, manchmal länger, bis die Änderungen vollständig repliziert sind.

Schritt 2: Client-seitige Lösungen (Benutzer und Administrator)

Nachdem die Serverseite überprüft und korrigiert wurde, konzentrieren wir uns auf den Outlook-Client des Benutzers.

1. Outlook-Autovervollständigungs-Cache löschen:

Der Autovervollständigungs-Cache kann veraltete Informationen enthalten.

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Erstellen Sie eine neue E-Mail.
3. Im „Von”-Feld, wenn die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs erscheint, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und drücken Sie „Entf”, um sie zu entfernen.
4. Schließen Sie Outlook und starten Sie es neu.

Eine drastischere Methode ist das Löschen des gesamten Auto-Complete Caches, was jedoch alle gespeicherten Adressen entfernt. Dies kann durch die Option „Liste zum automatischen Ausfüllen leeren” in den Outlook-Optionen (Datei > Optionen > E-Mail > Nachrichten senden) erfolgen.

2. Sicherstellen der korrekten Verwendung des „Von”-Feldes:

Der Benutzer muss die korrekte Methode anwenden, um die Absenderadresse auszuwählen.

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook.
2. Klicken Sie auf das „Von”-Feld. Wenn es nicht sichtbar ist, gehen Sie zu „Optionen” > „Von” in der Menübandleiste.
3. Klicken Sie auf „Andere E-Mail-Adresse…” und suchen Sie nach dem freigegebenen Postfach in der globalen Adressliste (GAL). Wählen Sie es aus.
4. Alternativ kann der Benutzer beginnen, den Namen des freigegebenen Postfachs in das „Von”-Feld einzugeben und es aus den Vorschlägen auszuwählen, nachdem der Cache geleert wurde und die Berechtigungen korrekt sind. Vermeiden Sie das manuelle vollständige Eintippen.

3. Outlook-Cache und Profil reparieren/neu erstellen:

Ein beschädigtes Outlook-Profil oder ein problematischer Cache kann zu Kommunikationsfehlern führen.

1. Outlook im Safe Mode starten: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie Outlook starten, und wählen Sie „Ja”, um es im abgesicherten Modus zu öffnen. Versuchen Sie, eine E-Mail zu senden. Funktioniert es hier, liegt das Problem wahrscheinlich an einem Add-In.
2. Outlook-Cache löschen: Schließen Sie Outlook und navigieren Sie zu %LOCALAPPDATA%MicrosoftOutlook. Benennen Sie den Ordner RoamCache um (z.B. in RoamCache_old).
3. Outlook-Profil reparieren: Gehen Sie in der Systemsteuerung zu „Mail (Microsoft Outlook 2016)” oder „Mail (Microsoft Outlook 365)” > „Profile anzeigen…” > „Eigenschaften” > „E-Mail-Konten…” > „Reparieren”.
4. Neues Outlook-Profil erstellen: Wenn die Reparatur nicht hilft, erstellen Sie ein völlig neues Outlook-Profil und konfigurieren Sie das Benutzerkonto neu. Dies ist oft die effektivste Methode, um client-seitige Probleme zu beheben.

4. Outlook und Windows aktualisieren:

Veraltete Software kann Bugs enthalten, die bereits in neueren Versionen behoben wurden. Stellen Sie sicher, dass der Outlook-Client und das Windows-Betriebssystem auf dem neuesten Stand sind.

Schritt 3: Erweiterte Fehlerbehebung (Administrator)

Wenn die obigen Schritte nicht geholfen haben, könnten komplexere Probleme vorliegen.

1. Überprüfung der Autodiscover-Einstellungen:

Autodiscover ist entscheidend dafür, dass Outlook die richtigen Exchange-Einstellungen findet.

1. Verwenden Sie den Microsoft Remote Connectivity Analyzer (RCA) unter testconnectivity.microsoft.com.
2. Führen Sie den Test „Outlook Connectivity” durch und geben Sie die Anmeldedaten des betroffenen Benutzers ein. Überprüfen Sie die Ergebnisse auf Fehler, die auf Autodiscover-Probleme hinweisen könnten.
3. Stellen Sie sicher, dass Ihre DNS-Einträge (insbesondere der CNAME-Eintrag für Autodiscover) korrekt auf Microsoft 365 zeigen.

2. Überprüfung des Microsoft 365 Service Health Dashboards:

Manchmal sind die Probleme serverseitig und betreffen eine größere Gruppe von Benutzern oder Regionen. Überprüfen Sie das Microsoft 365 Service Health Dashboard im Admin Center auf bekannte Vorfälle, die Exchange Online betreffen.

3. Temporäres Deaktivieren von Security Defaults / Conditional Access Policies:

In seltenen Fällen könnten strenge Sicherheitsrichtlinien den Zugriff oder das Senden einschränken. Dies ist unwahrscheinlich für das „Senden als”, aber es ist eine Überlegung wert, wenn alle anderen Lösungen fehlschlagen. Dies sollte jedoch nur als letzter Schritt und mit Vorsicht erfolgen.

Best Practices zur Vermeidung zukünftiger Probleme

Um solche Probleme in Zukunft zu minimieren, beachten Sie folgende Empfehlungen:

• Standardisierte Berechtigungsverwaltung: Legen Sie klare Richtlinien fest, wer Berechtigungen für freigegebene Postfächer vergeben darf und dokumentieren Sie diese.
• Regelmäßige Audits: Überprüfen Sie regelmäßig die zugewiesenen „Senden als”-Berechtigungen, um sicherzustellen, dass sie aktuell und korrekt sind.
• Benutzerschulung: Schulen Sie Ihre Benutzer darin, wie sie E-Mails über freigegebene Postfächer korrekt versenden (insbesondere die Auswahl aus dem „Von”-Feld).
• Aktuelle Software: Halten Sie alle Outlook-Clients und das Betriebssystem auf dem neuesten Stand, um von Fehlerkorrekturen und Leistungsverbesserungen zu profitieren.
• Vermeidung von unnötigen Änderungen: Vermeiden Sie häufiges Hinzufügen oder Entfernen von Berechtigungen, da dies zu Propagationsproblemen führen kann. Planen Sie Änderungen sorgfältig.

Fazit

Das Problem, dass die „Senden als”-Funktion für ein freigegebenes Postfach in M365 Exchange Outlook nicht funktioniert, ist zwar frustrierend, aber in den meisten Fällen auf falsch konfigurierte Berechtigungen oder client-seitige Caching-Probleme zurückzuführen. Durch eine systematische Fehlerbehebung, beginnend mit der sorgfältigen Überprüfung und Korrektur der Servereinstellungen und gefolgt von client-seitigen Lösungen, können Sie dieses Problem effektiv lösen. Mit den richtigen Berechtigungen und einer sauberen Outlook-Konfiguration kann Ihr Team die Vorteile freigegebener Postfächer voll ausschöpfen und reibungslos kommunizieren. Sollten alle Stricke reißen, zögern Sie nicht, den Microsoft 365 Support zu kontaktieren, insbesondere wenn es sich um ein komplexes oder weit verbreitetes Problem handelt.