Sie nutzen freigegebene Postfächer in Ihrem Unternehmen, um die Teamkommunikation zu optimieren? Eine hervorragende Idee! Freigegebene Postfächer erleichtern die Zusammenarbeit und sorgen für einen zentralen Ort für wichtige E-Mails. Aber was, wenn Sie nicht die Standard-E-Mail-App Ihres Unternehmens nutzen möchten? Keine Sorge, in dieser umfassenden Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie freigegebene Postfächer auch in alternativen E-Mail-Anwendungen erfolgreich einrichten.
Was sind freigegebene Postfächer überhaupt?
Bevor wir uns in die Details stürzen, klären wir kurz, was ein freigegebenes Postfach ist. Im Wesentlichen handelt es sich um ein E-Mail-Konto, auf das mehrere Benutzer Zugriff haben. Im Gegensatz zu persönlichen Postfächern ist es nicht an ein einzelnes Benutzerkonto gebunden. Stattdessen erhält jeder Benutzer, dem Zugriff gewährt wurde, die Möglichkeit, E-Mails im Namen des freigegebenen Postfachs zu senden, zu empfangen und zu verwalten. Typische Anwendungsfälle sind Info-E-Mail-Adressen, Support-Postfächer oder Vertriebs-Kanäle.
Warum alternative E-Mail-Apps nutzen?
Die Standard-E-Mail-Anwendungen, die in Unternehmen verwendet werden, sind oft mächtig, aber nicht immer optimal. Vielleicht bevorzugen Sie eine bestimmte App wegen ihrer Benutzeroberfläche, ihrer zusätzlichen Funktionen oder einfach, weil sie besser zu Ihrem Workflow passt. Die gute Nachricht ist, dass viele alternative E-Mail-Clients das Hinzufügen von freigegebenen Postfächern unterstützen.
Vorbereitung ist alles: Die wichtigsten Voraussetzungen
Bevor Sie loslegen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
- Zugriffsberechtigung: Sie benötigen die Berechtigung, auf das freigegebene Postfach zuzugreifen. Dies wird in der Regel von Ihrem IT-Administrator festgelegt.
- Die richtigen Anmeldeinformationen: Sie benötigen die Anmeldeinformationen (Benutzername und Passwort) für Ihr persönliches Benutzerkonto im selben System, das das freigegebene Postfach hostet (z. B. Microsoft 365 oder Google Workspace). Sie verwenden *nicht* die Anmeldeinformationen des freigegebenen Postfachs selbst!
- Die Server-Einstellungen: Möglicherweise benötigen Sie die Server-Einstellungen (IMAP/SMTP-Server, Ports, Verschlüsselungsmethode) Ihres E-Mail-Anbieters. Diese Informationen finden Sie in der Dokumentation Ihres Anbieters oder erhalten sie von Ihrem IT-Administrator.
- Die gewählte E-Mail-App: Stellen Sie sicher, dass Ihre alternative E-Mail-App die Funktionen unterstützt, die für den Zugriff auf freigegebene Postfächer erforderlich sind (z. B. IMAP-Unterstützung und die Möglichkeit, zusätzliche Konten hinzuzufügen).
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Freigegebene Postfächer in verschiedenen E-Mail-Apps einrichten
Die genaue Vorgehensweise kann je nach E-Mail-Anwendung variieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen exemplarisch, wie Sie freigegebene Postfächer in einigen beliebten alternativen E-Mail-Clients einrichten:
1. Microsoft Outlook (Desktop & Web)
Obwohl Outlook oft als Standardlösung betrachtet wird, lässt es sich auch flexibel nutzen, um freigegebene Postfächer von anderen Benutzern anzuzeigen, auch wenn Sie primär ein anderes E-Mail-Programm verwenden.
Desktop-App:
- Öffnen Sie Outlook.
- Klicken Sie auf „Datei” -> „Informationen” -> „Konto hinzufügen”.
- Geben Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse ein.
- Folgen Sie den Anweisungen zur Authentifizierung.
- Nachdem Ihr Konto hinzugefügt wurde, klicken Sie erneut auf „Datei” -> „Kontoeinstellungen” -> „Kontoeinstellungen”.
- Wählen Sie Ihr persönliches Konto aus und klicken Sie auf „Ändern…”.
- Klicken Sie auf „Weitere Einstellungen…”.
- Wechseln Sie zum Tab „Erweitert”.
- Unter „Postfächer” klicken Sie auf „Hinzufügen…”.
- Geben Sie den Namen des freigegebenen Postfachs ein und klicken Sie auf „OK”.
- Klicken Sie auf „Übernehmen” und dann auf „OK”.
- Starten Sie Outlook neu. Das freigegebene Postfach sollte nun in der Ordnerliste angezeigt werden.
Web-App (Outlook Web App):
- Melden Sie sich bei Outlook Web App an.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie „Ein anderes Postfach öffnen”.
- Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein.
- Klicken Sie auf „Öffnen”.
2. Thunderbird
Thunderbird ist ein beliebter Open-Source-E-Mail-Client, der eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten bietet.
- Öffnen Sie Thunderbird.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Kontenliste (normalerweise auf der linken Seite) und wählen Sie „Konto hinzufügen…”.
- Wählen Sie „E-Mail” aus.
- Geben Sie Ihren Namen, Ihre persönliche E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
- Thunderbird versucht, die Server-Einstellungen automatisch zu konfigurieren. Überprüfen Sie diese jedoch und passen Sie sie gegebenenfalls an (IMAP-Server, Ports, SSL/TLS).
- Klicken Sie auf „Fertig”.
- Nachdem Ihr Konto hinzugefügt wurde, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Konto in der Kontenliste und wählen Sie „Einstellungen”.
- Wählen Sie im linken Menü „Server-Einstellungen” aus.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Erweitert” und klicken Sie auf „Erweitert…”.
- Geben Sie unter „IMAP-Serververzeichnis” den Namen des freigegebenen Postfachs ein. Dies ist der Name, unter dem das Postfach in Thunderbird angezeigt werden soll.
- Klicken Sie auf „OK” und dann auf „OK”.
- Starten Sie Thunderbird neu. Das freigegebene Postfach sollte nun unter Ihrem Konto in der Ordnerliste angezeigt werden.
3. Mailspring
Mailspring ist ein moderner E-Mail-Client mit einer übersichtlichen Benutzeroberfläche.
- Öffnen Sie Mailspring.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) in der unteren linken Ecke.
- Klicken Sie auf „Konto hinzufügen”.
- Geben Sie Ihre persönlichen E-Mail-Anmeldeinformationen ein.
- Mailspring verbindet sich mit Ihrem Konto.
- Nachdem Ihr Konto verbunden ist, suchen Sie in Ihren Kontoeinstellungen nach der Option „Add shared mailbox” oder „Delegate access”. Die genaue Bezeichnung kann variieren.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein.
- Folgen Sie den Anweisungen zur Authentifizierung (möglicherweise müssen Sie sich erneut mit Ihrem persönlichen Konto anmelden).
- Mailspring lädt nun das freigegebene Postfach.
Wichtige Hinweise und Fehlerbehebung
- Berechtigungen überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Sie über die korrekten Berechtigungen verfügen, um auf das freigegebene Postfach zuzugreifen. Kontaktieren Sie Ihren IT-Administrator, wenn Sie unsicher sind.
- Server-Einstellungen prüfen: Überprüfen Sie die Server-Einstellungen (IMAP/SMTP-Server, Ports, Verschlüsselungsmethode) und stellen Sie sicher, dass sie korrekt sind.
- Authentifizierungsprobleme: Bei Authentifizierungsproblemen stellen Sie sicher, dass Ihr Passwort korrekt ist und dass Ihr Konto nicht gesperrt ist.
- Cache leeren: Manchmal kann das Leeren des Cache der E-Mail-App helfen, Verbindungsprobleme zu beheben.
- Firewall-Einstellungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Firewall die Kommunikation Ihrer E-Mail-App mit den Servern des E-Mail-Anbieters nicht blockiert.
- Proxy-Einstellungen: Überprüfen Sie Ihre Proxy-Einstellungen, falls Sie einen Proxy-Server verwenden.
- Aktualisieren Sie Ihre App: Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version Ihrer E-Mail-App verwenden.
- Kontaktieren Sie den Support: Wenn Sie weiterhin Probleme haben, kontaktieren Sie den Support Ihrer E-Mail-App oder Ihren IT-Administrator.
Fazit
Das Einrichten von freigegebenen Postfächern in alternativen E-Mail-Apps kann etwas knifflig sein, ist aber durchaus machbar. Mit dieser Anleitung und etwas Geduld sollten Sie in der Lage sein, Ihre freigegebenen Postfächer auch in Ihrer bevorzugten E-Mail-Anwendung zu nutzen und von den Vorteilen der Teamkommunikation zu profitieren. Denken Sie daran, die richtigen Berechtigungen zu haben, die Server-Einstellungen zu überprüfen und bei Problemen den Support zu kontaktieren. Viel Erfolg!