Kennen Sie das? Sie sind mitten in der Arbeit, wollen in OneNote eine wichtige Notiz festhalten, ein Dokument einfügen oder einfach nur ein Bild ablegen, und plötzlich erscheint die frustrierende Meldung: „Ihr OneNote Speicher ist voll„. Keine Panik! Das ist ein häufiges Problem, aber es gibt viele Wege, um das Problem zu beheben und wieder Platz für Ihre Ideen und Informationen zu schaffen.
Warum ist mein OneNote Speicher voll?
Bevor wir uns der Lösung zuwenden, ist es wichtig zu verstehen, warum der OneNote Speicher voll werden kann. Hier sind die häufigsten Gründe:
- Große Dateianhänge: Bilder, PDFs, Videos und Audiodateien nehmen viel Platz ein, besonders wenn sie hochauflösend sind.
- Viele Notizbücher und Abschnitte: Je mehr Notizbücher und Abschnitte Sie haben, desto mehr Daten werden gespeichert.
- Versionsverlauf: OneNote speichert automatisch ältere Versionen Ihrer Seiten, was im Laufe der Zeit viel Speicherplatz verbrauchen kann.
- Lange Audio- und Videoaufnahmen: Diese Dateien sind oft sehr groß und füllen den Speicher schnell.
- Synchronisationsprobleme: Manchmal können fehlerhafte Synchronisierungen zu unnötigen Datenduplikaten führen.
Speicherplatz in OneNote prüfen: So geht’s
Bevor Sie mit dem Aufräumen beginnen, sollten Sie überprüfen, wie viel Speicherplatz Sie tatsächlich verwenden. Die Vorgehensweise hängt davon ab, welche Version von OneNote Sie nutzen:
OneNote (Desktop-Version, Teil von Office 365)
- Öffnen Sie OneNote.
- Klicken Sie auf „Datei” in der Menüleiste.
- Wählen Sie „Info”.
- Klicken Sie auf „Konten”.
- Unter „Verbundene Dienste” sehen Sie Ihr Microsoft-Konto und den dazugehörigen Speicherplatz. Hier wird angezeigt, wie viel Speicherplatz Sie insgesamt haben und wie viel davon belegt ist.
OneNote für Windows 10 (App)
Die OneNote App für Windows 10 zeigt den Speicherverbrauch nicht direkt an. Sie müssen den Speicherplatz Ihres Microsoft-Kontos über die Microsoft-Website überprüfen:
- Öffnen Sie einen Webbrowser und gehen Sie zu OneDrive.com.
- Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) oben rechts.
- Wählen Sie „Optionen” und dann „Speicher verwalten”. Hier sehen Sie eine detaillierte Aufschlüsselung Ihres Speicherplatzes, inklusive OneNote.
Gezielt Dateien in OneNote löschen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Nachdem Sie wissen, wo der Speicherplatz verbraucht wird, können Sie mit dem Aufräumen beginnen. Hier sind die effektivsten Methoden, um gezielt Dateien in OneNote zu löschen und wieder Platz zu schaffen:
1. Große Dateianhänge finden und entfernen
Dies ist oft der effektivste Weg, um schnell viel Speicherplatz freizugeben. Gehen Sie Ihre Notizbücher Abschnitt für Abschnitt durch und suchen Sie nach großen Dateien:
- Öffnen Sie Ihr OneNote Notizbuch.
- Gehen Sie jeden Abschnitt durch.
- Achten Sie auf große Bilddateien, PDFs, Videos und Audiodateien.
- Rechtsklicken Sie auf die Datei (nicht auf das Symbol!) und wählen Sie „Entfernen” oder „Löschen”.
- WICHTIG: Leeren Sie anschließend den Papierkorb in OneNote (Datei -> Info -> Notizbücher -> Papierkorb leeren).
Tipp: Anstatt Dateien direkt in OneNote einzufügen, können Sie sie auch in OneDrive oder einem anderen Cloud-Speicherdienst speichern und in OneNote verlinken. Das spart Speicherplatz und ermöglicht es Ihnen, von überall auf die Dateien zuzugreifen.
2. Audio- und Videoaufnahmen optimieren
Lange Audio- und Videoaufnahmen sind wahre Speicherfresser. Überlegen Sie, ob Sie diese wirklich in voller Länge benötigen. Wenn nicht, können Sie sie kürzen oder in kleinere Teile aufteilen. Alternativ können Sie sie exportieren, in der Cloud speichern und in OneNote verlinken.
Wenn Sie Aufnahmen löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
- Suchen Sie die Seite mit der Audio- oder Videoaufnahme.
- Klicken Sie auf das Aufnahmeobjekt.
- Drücken Sie die „Entf”-Taste oder rechtsklicken Sie und wählen Sie „Löschen”.
- Leeren Sie den Papierkorb.
3. Den Versionsverlauf bereinigen
OneNote speichert automatisch ältere Versionen Ihrer Seiten. Diese Funktion ist nützlich, um versehentlich gelöschte Inhalte wiederherzustellen, kann aber auch viel Speicherplatz verbrauchen. So bereinigen Sie den Versionsverlauf:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt, dessen Versionsverlauf Sie bereinigen möchten.
- Wählen Sie „Abschnitts-Papierkorb anzeigen”.
- Im Abschnitts-Papierkorb können Sie einzelne Seitenversionen löschen oder den gesamten Abschnitts-Papierkorb leeren.
- Klicken Sie auf „Alle löschen”, um alle gelöschten Seiten und Versionen endgültig zu entfernen.
- Wiederholen Sie den Vorgang für alle Notizbücher und Abschnitte.
4. Unnötige Notizbücher und Abschnitte löschen
Haben Sie Notizbücher oder Abschnitte, die Sie nicht mehr benötigen? Löschen Sie diese! Stellen Sie sicher, dass Sie wichtige Inhalte vorher sichern oder exportieren.
- Notizbuch löschen: Rechtsklicken Sie auf das Notizbuch in der Notizbuchliste und wählen Sie „Notizbuch schließen”. Das Notizbuch wird aus Ihrer Liste entfernt. Um es endgültig zu löschen, müssen Sie es aus OneDrive löschen. Gehen Sie zu OneDrive.com, suchen Sie das Notizbuch und löschen Sie es.
- Abschnitt löschen: Rechtsklicken Sie auf den Abschnitt in der Abschnittsleiste und wählen Sie „Löschen”.
- Seite löschen: Rechtsklicken Sie auf die Seite in der Seitenleiste und wählen Sie „Löschen”.
- Leeren Sie den Papierkorb.
5. Lokale Kopien bereinigen (für fortgeschrittene Benutzer)
OneNote speichert eine lokale Kopie Ihrer Notizbücher auf Ihrem Computer. In seltenen Fällen kann es hilfreich sein, diese lokalen Kopien zu bereinigen. Beachten Sie jedoch, dass dies zu Datenverlust führen kann, wenn Sie keine Sicherungskopie haben. Gehen Sie daher vorsichtig vor!
Wichtiger Hinweis: Diese Methode ist nur für erfahrene Benutzer empfohlen und sollte nur als letzter Ausweg in Betracht gezogen werden. Sichern Sie Ihre OneNote Daten, bevor Sie fortfahren!
- Schließen Sie OneNote.
- Öffnen Sie den Datei-Explorer.
- Geben Sie in die Adressleiste „%localappdata%MicrosoftOneNote” ein und drücken Sie die Eingabetaste.
- Löschen Sie den Inhalt des Ordners „16.0” oder der entsprechenden Versionsnummer Ihres OneNote.
- Starten Sie OneNote neu. Es wird die Notizbücher von OneDrive neu synchronisieren.
Zusätzliche Tipps zur Speicherplatzoptimierung
- Bilder komprimieren: Bevor Sie Bilder in OneNote einfügen, können Sie sie mit einem Bildbearbeitungsprogramm komprimieren, um die Dateigröße zu reduzieren.
- Dateien verlinken statt einbetten: Verlinken Sie Dateien in OneDrive oder einem anderen Cloud-Speicher anstatt sie direkt in OneNote einzubetten.
- Regelmäßige Reinigung: Führen Sie regelmäßig eine Speicherplatzbereinigung durch, um zu verhindern, dass der Speicher voll wird.
- Office 365 Speicherplan upgraden: Wenn Sie alle oben genannten Schritte ausgeführt haben und immer noch Speicherplatzprobleme haben, erwägen Sie ein Upgrade Ihres Office 365 Speicherplans.
Fazit
Ein voller OneNote Speicher kann frustrierend sein, aber mit den oben genannten Tipps und Tricks können Sie gezielt Dateien löschen, Speicherplatz freigeben und Ihre Notizen wieder unbeschwert verwalten. Denken Sie daran, regelmäßig Ihren Speicherplatz zu überprüfen und unnötige Daten zu entfernen, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Viel Erfolg!