Ihre Forms Umfragen sind verschwunden? Eine Anleitung, wie Sie diese wiederherstellen können

Kennen Sie dieses beklemmende Gefühl? Sie wollen eine wichtige Umfrage oder ein Quiz in Microsoft Forms öffnen, an dem Sie lange gearbeitet haben, nur um festzustellen: Es ist weg. Einfach verschwunden! Ein kalter Schauer läuft Ihnen über den Rücken. Panik macht sich breit. Wurden Stunden Ihrer Arbeit einfach ausgelöscht? Ist all die gesammelte Expertise futsch?

Bevor Sie in pure Verzweiflung verfallen: Atmen Sie tief durch. In den allermeisten Fällen ist Ihre Forms Umfrage nicht wirklich unwiederbringlich verloren. Sie ist lediglich gut versteckt, versehentlich gelöscht oder befindet sich in einem Bereich, den Sie im ersten Moment nicht auf dem Schirm hatten. Microsoft Forms bietet eine Reihe von Mechanismen, um Ihre wertvollen Daten zu schützen und Ihnen bei der Wiederherstellung zu helfen.

Dieser umfassende Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die gängigsten Szenarien, in denen Formulare „verschwinden”, und zeigt Ihnen detailliert, wie Sie diese wiederfinden und wiederherstellen können. Egal, ob Sie ein einzelner Nutzer sind oder die IT-Abteilung eines Unternehmens, hier finden Sie die Antworten, die Sie suchen.

Warum Formulare in Forms „verschwinden” können: Die häufigsten Ursachen

Bevor wir uns den Lösungen widmen, ist es hilfreich zu verstehen, warum ein Formular überhaupt als „verschwunden” wahrgenommen wird. Die Gründe sind vielfältig:

1. Versehentliche Löschung: Der häufigste Grund. Ein Klick zu viel, und schon landet das Formular im Papierkorb.
2. Falsches Benutzerkonto: Viele Nutzer haben mehrere Microsoft-Konten (privat, geschäftlich). Manchmal ist man einfach mit dem falschen Konto angemeldet.
3. Formulare in Gruppen (Teams, SharePoint): Formulare, die in einer Microsoft 365-Gruppe erstellt wurden, gehören nicht Ihnen persönlich, sondern der Gruppe. Wenn Sie versuchen, sie unter „Meine Formulare” zu finden, sind sie dort nicht.
4. Gelöschte Gruppen: Wenn eine Microsoft 365-Gruppe (z.B. ein Team in Microsoft Teams oder eine SharePoint-Website) gelöscht wird, werden auch alle Formulare gelöscht, die dieser Gruppe gehören.
5. Der Ersteller hat das Unternehmen verlassen: Wenn ein Mitarbeiter, der ein Formular erstellt hat, aus dem Unternehmen ausscheidet und sein Konto gelöscht wird, können auch seine persönlichen Formulare verloren gehen.
6. Technische Probleme: Selten, aber nicht ausgeschlossen, können kurzfristige technische Störungen die Anzeige von Formularen beeinträchtigen.
7. Aufbewahrungsrichtlinien: In Unternehmen können Aufbewahrungsrichtlinien dazu führen, dass Formulare nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden.

Keine Sorge, für die meisten dieser Szenarien gibt es eine Lösung. Gehen wir sie gemeinsam durch.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Wiederherstellung Ihrer Forms Umfragen

A. Erste Prüfungen: Der schnelle Überblick

Beginnen Sie immer mit diesen grundlegenden Schritten, da sie oft die schnellste Lösung bieten.

1. Den richtigen Microsoft-Account überprüfen

Dies mag banal klingen, ist aber tatsächlich die Ursache für einen überraschend großen Anteil der „verlorenen” Formulare. Wenn Sie beispielsweise ein privates Microsoft-Konto und ein geschäftliches Konto besitzen, kann es leicht passieren, dass Sie im falschen Konto angemeldet sind. Melden Sie sich von Ihrem aktuellen Konto ab und versuchen Sie, sich mit allen potenziellen Konten anzumelden, die Sie verwendet haben könnten, um das Formular zu erstellen.

So geht’s:

1. Gehen Sie zu forms.office.com.
2. Überprüfen Sie oben rechts, mit welchem Konto Sie angemeldet sind.
3. Melden Sie sich ab und melden Sie sich erneut mit einem anderen Konto an, falls Sie mehrere besitzen.

2. Der Papierkorb ist Ihr Freund: Wiederherstellung gelöschter Formulare

Wenn Sie oder jemand anderes das Formular versehentlich gelöscht haben, landet es zuerst im Papierkorb von Microsoft Forms. Glücklicherweise bleibt es dort für eine bestimmte Zeit erhalten und kann problemlos wiederhergestellt werden.

So finden und wiederherstellen Sie gelöschte Formulare:

1. Navigieren Sie zu forms.office.com.
2. Scrollen Sie auf der Startseite ganz nach unten zu „Alle meine Formulare”.
3. Dort sehen Sie normalerweise die Abschnitte „Meine Formulare”, „Mit mir geteilt” und „Gruppenformulare”. Achten Sie auf den Abschnitt „Gelöschte Formulare” oder den „Papierkorb”. Oft ist es ein kleiner Link oder Tab.
4. Klicken Sie darauf. Hier sollten Sie alle kürzlich gelöschten Formulare sehen.
5. Suchen Sie das gewünschte Formular. Fahren Sie mit der Maus über das Formular und klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiederherstellen” (oft ein Papierkorb-Symbol mit einem Pfeil nach oben).
6. Das Formular sollte nun wieder unter „Meine Formulare” oder „Gruppenformulare” erscheinen.

Wichtiger Hinweis zur Aufbewahrungsdauer: Gelöschte Formulare verbleiben standardmäßig 30 Tage im Papierkorb. Nach dieser Frist werden sie endgültig gelöscht und sind ohne administrative Eingriffe nicht mehr wiederherstellbar. Handeln Sie also schnell!

3. Freigegebene Formulare überprüfen: Sind sie wirklich weg?

Manchmal sind Formulare nicht wirklich gelöscht, sondern wurden von jemand anderem erstellt und mit Ihnen geteilt. In diesem Fall erscheinen sie nicht unter „Meine Formulare”, sondern unter „Mit mir geteilt”.

So finden Sie freigegebene Formulare:

1. Gehen Sie zu forms.office.com.
2. Scrollen Sie auf der Startseite zu den Abschnitten.
3. Suchen Sie den Abschnitt „Mit mir geteilt”. Alle Formulare, die andere Personen mit Ihnen geteilt haben (egal ob zur Bearbeitung oder zur Ansicht der Ergebnisse), sollten hier aufgeführt sein.

B. Formulare in Gruppen, Teams und SharePoint finden und wiederherstellen

Formulare, die innerhalb einer Microsoft 365-Gruppe (wie z.B. in Microsoft Teams, SharePoint oder einer Outlook-Gruppe) erstellt werden, gehören nicht dem individuellen Ersteller, sondern der Gruppe. Dies ist ein häufiger Grund, warum Nutzer ihre Formulare nicht finden können.

1. Forms, die einer Microsoft 365-Gruppe gehören

Diese Formulare werden oft als „Gruppenformulare” bezeichnet. Sie sind ideal für Teamprojekte, da alle Teammitglieder auf sie zugreifen und sie verwalten können.

So finden Sie Gruppenformulare:

1. Navigieren Sie zu forms.office.com.
2. Scrollen Sie auf der Startseite ganz nach unten zum Abschnitt „Gruppenformulare”.
3. Hier sehen Sie eine Liste aller Microsoft 365-Gruppen, denen Sie angehören. Klicken Sie auf die entsprechende Gruppe, um die dazugehörigen Formulare anzuzeigen.
4. Alternativ können Sie die Formulare auch direkt über die Teamseite in Microsoft Teams oder über die SharePoint-Website der Gruppe aufrufen. Oft sind sie in einem „Formulare”-Ordner oder über eine Registerkarte integriert.

2. Wiederherstellung gelöschter Microsoft 365-Gruppen

Wenn eine gesamte Microsoft 365-Gruppe (und damit auch ein Team in Microsoft Teams oder eine SharePoint-Website) gelöscht wurde, sind alle Formulare dieser Gruppe ebenfalls gelöscht. Die gute Nachricht ist, dass gelöschte Gruppen für eine bestimmte Zeit wiederhergestellt werden können, und damit auch die zugehörigen Formulare.

Dieser Schritt erfordert Administratorrechte in Microsoft 365!

1. Melden Sie sich als Administrator beim Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com) an.
2. Navigieren Sie im linken Menü zu „Teams & Gruppen” > „Aktive Gruppen”.
3. Klicken Sie oben auf den Reiter „Gelöschte Gruppen”.
4. Suchen Sie die Gruppe, die das gesuchte Formular enthielt.
5. Wählen Sie die Gruppe aus und klicken Sie auf „Gruppe wiederherstellen”.
6. Nach der Wiederherstellung der Gruppe sollten die zugehörigen Formulare wieder unter „Gruppenformulare” auf forms.office.com sichtbar sein.

Wichtiger Hinweis: Auch gelöschte Microsoft 365-Gruppen bleiben standardmäßig 30 Tage im Papierkorb des Admin Centers. Danach werden sie endgültig gelöscht und können nicht mehr wiederhergestellt werden.

C. Fortgeschrittene Szenarien & Administrator-Intervention

Manchmal sind die Probleme komplexer und erfordern die Unterstützung eines Administrators.

1. Wenn der Ersteller das Unternehmen verlassen hat (persönliche Formulare)

Wenn ein Mitarbeiter, der ein persönliches Formular erstellt hat, aus dem Unternehmen ausscheidet und sein Benutzerkonto gelöscht wird, sind die persönlichen Formulare standardmäßig ebenfalls nicht mehr zugänglich. Ein Administrator kann jedoch unter bestimmten Umständen die Eigentümerschaft der Formulare übertragen.

Dieser Schritt erfordert Administratorrechte in Microsoft 365 und das Benutzerkonto muss noch existieren oder kürzlich gelöscht (soft-deleted) sein!

Der Administrator kann eine spezielle URL verwenden, um auf die persönlichen Formulare eines anderen Benutzers zuzugreifen und sie in sein eigenes Konto zu kopieren oder zu übertragen:

1. Der Administrator muss sich bei Microsoft Forms anmelden.
2. Der Administrator muss die folgende URL in den Browser eingeben und dabei [Benutzer-E-Mail-Adresse] durch die E-Mail-Adresse des ehemaligen Mitarbeiters ersetzen:
   https://forms.office.com/Pages/delegatepage.aspx?originalowner=[Benutzer-E-Mail-Adresse]
   Beispiel: https://forms.office.com/Pages/[email protected]
3. Auf dieser Seite kann der Administrator die Formulare des ehemaligen Mitarbeiters sehen und hat die Möglichkeit, diese zu „Duplizieren” oder die „Eigentümerschaft zu übertragen”. Das Duplizieren erstellt eine Kopie im Konto des Administrators. Die Übertragung verschiebt das Original in ein anderes Konto.
4. Wählen Sie die Option „Eigentümerschaft übertragen” und geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Eigentümers ein (z.B. ein aktives Teammitglied oder ein generisches Dienstkonto).

Wichtiger Hinweis: Wenn das Benutzerkonto des ehemaligen Mitarbeiters bereits endgültig (hard-deleted) aus Azure AD entfernt wurde, ist diese Methode nicht mehr anwendbar, und die persönlichen Formulare sind in der Regel unwiederbringlich verloren.

2. Compliance & Aufbewahrungsrichtlinien

In größeren Organisationen können Microsoft 365 Compliance Center-Richtlinien für die Datenaufbewahrung angewendet werden. Diese Richtlinien können dazu führen, dass Formulare und die zugehörigen Antworten nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch gelöscht werden, um gesetzliche oder unternehmensinterne Vorgaben einzuhalten. Wenn ein Formular aufgrund einer solchen Richtlinie verschwunden ist, ist eine Wiederherstellung in der Regel nicht möglich, da die Löschung beabsichtigt war und den Richtlinien entsprach. Ein Administrator des Compliance Centers kann überprüfen, ob solche Richtlinien aktiv sind und auf Forms angewendet werden.

3. Technische Probleme oder Bugs

Obwohl selten, können vorübergehende technische Störungen oder Bugs in Microsoft Forms dazu führen, dass Formulare nicht korrekt angezeigt werden. In solchen Fällen können Sie folgende Schritte unternehmen:

1. Überprüfen Sie das Microsoft 365 Service Health Dashboard (admin.microsoft.com/Adminportal/Home#/servicehealth). Hier werden aktuelle Störungen und Ausfälle von Microsoft-Diensten gemeldet.
2. Löschen Sie den Cache und die Cookies Ihres Browsers oder versuchen Sie es mit einem anderen Browser.
3. Wenn keine Störung gemeldet wird und die oben genannten Schritte nicht helfen, kontaktieren Sie den Microsoft-Support. Halten Sie alle relevanten Informationen (Name des Formulars, Erstellungsdatum, E-Mail-Adresse des Erstellers) bereit.

D. Prävention ist die beste Medizin: Wie Sie den Verlust von Forms Umfragen vermeiden

Um zukünftigen Ärger zu vermeiden, können Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, die das Risiko des Verlusts Ihrer Forms Umfragen minimieren:

1. Regelmäßige Überprüfung und Organisation

Schaffen Sie sich eine Routine, Ihre Formulare regelmäßig zu überprüfen und zu organisieren. Löschen Sie nicht benötigte Formulare sofort und bewusst, damit sie nicht versehentlich später gelöscht werden. Benennen Sie Formulare eindeutig.

2. Nutzung von Gruppenformularen für Teamprojekte

Wenn Sie an einem Formular mit mehreren Personen arbeiten oder es für ein Team relevant ist, erstellen Sie es immer als Gruppenformular in der entsprechenden Microsoft 365-Gruppe (z.B. in Ihrem Team in Microsoft Teams oder Ihrer SharePoint-Website). So gehört das Formular der Gruppe und ist nicht an eine einzelne Person gebunden. Scheidet ein Teammitglied aus, bleiben die Formulare erhalten und sind für die anderen Teammitglieder weiterhin zugänglich.

3. Exportieren der Antworten als Backup

Die Formularantworten sind oft das Wichtigste. Microsoft Forms bietet die Möglichkeit, die Antworten als Excel-Datei herunterzuladen. Tun Sie dies regelmäßig, insbesondere nach dem Abschluss einer Umfrage. Auch wenn das Formular selbst verloren geht, haben Sie so zumindest die wertvollen Daten gesichert.

So exportieren Sie Antworten:

1. Öffnen Sie Ihr Formular in Forms.
2. Klicken Sie oben auf den Reiter „Antworten”.
3. Klicken Sie auf „In Excel öffnen”, um eine CSV-Datei der Antworten herunterzuladen.

4. Schulung der Benutzer

Gerade in Unternehmen ist es wichtig, die Mitarbeiter im Umgang mit Microsoft Forms zu schulen. Erklären Sie den Unterschied zwischen persönlichen Formularen und Gruppenformularen, wie der Papierkorb funktioniert und welche Best Practices es gibt.

5. Überprüfung von Aufbewahrungsrichtlinien

Für Administratoren: Stellen Sie sicher, dass die in Ihrem Unternehmen implementierten Aufbewahrungsrichtlinien bekannt sind und verstanden werden, insbesondere in Bezug auf Microsoft Forms. Passen Sie diese bei Bedarf an, um wichtige Daten nicht unbeabsichtigt zu löschen.

Fazit

Der Schreck, eine Microsoft Forms Umfrage verloren zu haben, ist groß, aber wie Sie gesehen haben, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie sie wiederfinden können. Die meisten Fälle lassen sich durch einfache Überprüfungen des richtigen Kontos oder des Papierkorbs lösen. Für komplexere Szenarien bieten Gruppenformulare und administrative Wiederherstellungsoptionen ebenfalls eine Rettung.

Wichtig ist, ruhig zu bleiben und systematisch vorzugehen. Nutzen Sie diesen Leitfaden als Checkliste. Und denken Sie daran: Prävention durch die richtige Nutzung von Gruppenformularen und das regelmäßige Exportieren von Antworten ist der beste Schutz vor dem „Verschwinden” Ihrer wertvollen Daten.

Wir hoffen, diese Anleitung hilft Ihnen dabei, Ihre Forms Umfragen erfolgreich wiederherzustellen und zukünftigen Ärger zu vermeiden!