Microsoft Forms ist ein fantastisches Tool für die schnelle Erstellung von Umfragen, Quiz und Umfragen. Es ist benutzerfreundlich, vielseitig und nahtlos in das Microsoft 365-Ökosystem integriert. Aber was tun, wenn Sie ein Formular erstellen und feststellen, dass die Option „Jeder kann antworten” ausgegraut ist und sich nicht auswählen lässt? Keine Panik! Dieses Problem ist überraschend häufig und in den meisten Fällen leicht zu beheben.
Was bedeutet „Jeder kann antworten”?
Bevor wir uns der Fehlerbehebung widmen, ist es wichtig zu verstehen, was die Option „Jeder kann antworten” eigentlich bewirkt. Wenn diese Option aktiviert ist, kann jeder mit dem Link zu Ihrem Formular dieses ausfüllen, ohne sich mit einem Microsoft-Konto anmelden zu müssen. Dies ist ideal für Umfragen, bei denen Sie das Feedback einer breiten Öffentlichkeit oder von Personen außerhalb Ihrer Organisation einholen möchten.
Die Alternative dazu ist die Option, das Formular auf Personen innerhalb Ihrer Organisation zu beschränken. In diesem Fall müssen die Befragten sich mit ihrem Microsoft-Konto anmelden, das mit Ihrer Organisation verknüpft ist. Dies ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise Mitarbeiterbefragungen durchführen oder interne Daten sammeln möchten.
Warum ist die Option „Jeder kann antworten” ausgegraut? Die häufigsten Ursachen.
Wenn die Option „Jeder kann antworten” in Microsoft Forms ausgegraut ist, deutet das in der Regel auf eine oder mehrere der folgenden Ursachen hin:
- Organisationseinstellungen: Dies ist die häufigste Ursache. Ihr IT-Administrator hat möglicherweise die Möglichkeit, anonyme Antworten (also Antworten von Personen außerhalb der Organisation) auf Organisationsebene deaktiviert. Dies geschieht oft aus Gründen der Datensicherheit oder Compliance.
- Formular-Einstellungen: Einige Formular-Einstellungen können die Verfügbarkeit der Option „Jeder kann antworten” beeinflussen. Beispielsweise kann die Aktivierung bestimmter Authentifizierungsfunktionen diese Option deaktivieren.
- Lizenzbeschränkungen: In seltenen Fällen können Einschränkungen in Ihrer Microsoft 365-Lizenz dazu führen, dass bestimmte Funktionen, einschließlich der anonymen Antwortoption, nicht verfügbar sind.
- Fehler in der Microsoft Forms App: Wie jede Software kann auch Microsoft Forms gelegentlich Fehler aufweisen.
- Browser-Probleme: Veraltete Browserversionen oder Browser-Erweiterungen können ebenfalls zu Problemen mit der Darstellung und Funktionalität von Microsoft Forms führen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Fehlerbehebung
Nachdem wir die möglichen Ursachen identifiziert haben, können wir uns nun der Fehlerbehebung widmen. Gehen Sie die folgenden Schritte durch, um das Problem zu lösen:
- Überprüfen Sie die Formular-Einstellungen:
- Öffnen Sie das betroffene Formular in Microsoft Forms.
- Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte (…) und wählen Sie „Einstellungen”.
- Überprüfen Sie unter „Wer kann dieses Formular ausfüllen” die ausgewählte Option. Wenn „Nur Personen in meiner Organisation können antworten” ausgewählt ist, können Sie versuchen, diese Option zu ändern. Wenn dies nicht möglich ist (weil ausgegraut), springen Sie zu Schritt 2.
- Achten Sie auch auf andere Einstellungen wie „Eine Antwort pro Person” und „Namen aufzeichnen”. Deaktivieren Sie testweise alle diese Optionen, um zu sehen, ob dies die „Jeder kann antworten”-Option freischaltet.
- Kontaktieren Sie Ihren IT-Administrator:
- Dies ist der wichtigste Schritt, wenn die Formular-Einstellungen keine Lösung bieten. Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass die Einschränkung auf Organisationsebene liegt.
- Erklären Sie Ihrem IT-Administrator das Problem und bitten Sie ihn, die Einstellungen in der Microsoft 365-Admin-Konsole zu überprüfen.
- Der IT-Administrator kann die Einstellungen für die anonyme Antwortoption in den SharePoint-Einstellungen (da Forms auf SharePoint basiert) oder in den Office 365-Gruppeneinstellungen ändern.
- Überprüfen Sie Ihre Microsoft 365-Lizenz:
- Obwohl dies unwahrscheinlich ist, kann es nicht schaden, Ihre Microsoft 365-Lizenz auf mögliche Einschränkungen zu überprüfen.
- Dies kann in der Regel über das Microsoft 365 Admin Center oder durch Kontaktaufnahme mit Ihrem Microsoft-Vertriebspartner erfolgen.
- Testen Sie mit einem anderen Browser:
- Manchmal können Browser-Probleme die Ursache sein. Versuchen Sie, das Formular in einem anderen Browser (z. B. Chrome, Firefox, Edge) zu öffnen und zu bearbeiten.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Browser auf dem neuesten Stand ist.
- Deaktivieren Sie testweise alle Browser-Erweiterungen, um zu sehen, ob eine davon das Problem verursacht.
- Leeren Sie den Browser-Cache und die Cookies:
- Veraltete oder beschädigte Cache-Dateien und Cookies können ebenfalls Probleme verursachen. Leeren Sie den Cache und die Cookies Ihres Browsers und versuchen Sie es erneut.
- Versuchen Sie es mit einem anderen Gerät:
- Wenn möglich, versuchen Sie, das Formular auf einem anderen Computer oder Mobilgerät zu öffnen und zu bearbeiten. Dies kann helfen, das Problem auf ein bestimmtes Gerät einzugrenzen.
- Überprüfen Sie den Microsoft 365-Dienststatus:
- Es ist selten, aber Microsoft 365 kann gelegentlich Ausfälle oder Wartungsarbeiten haben, die sich auf Microsoft Forms auswirken. Überprüfen Sie den Microsoft 365-Dienststatus, um sicherzustellen, dass keine bekannten Probleme vorliegen.
- Erstellen Sie ein neues Formular:
- Als letzten Ausweg können Sie versuchen, ein neues Formular zu erstellen und zu prüfen, ob das Problem weiterhin besteht. Manchmal kann es einfach an einem beschädigten Formular liegen.
Was tun, wenn nichts hilft?
Wenn Sie alle oben genannten Schritte ausprobiert haben und die Option „Jeder kann antworten” immer noch ausgegraut ist, liegt das Problem höchstwahrscheinlich an den Organisationseinstellungen. In diesem Fall müssen Sie sich an Ihren IT-Administrator wenden und ihm die Situation schildern. Er kann Ihnen möglicherweise helfen, das Problem zu beheben oder Ihnen erklären, warum die Option deaktiviert ist.
Vorbeugende Maßnahmen
Um zu vermeiden, dass dieses Problem in Zukunft auftritt, sollten Sie sich mit den Richtlinien Ihrer Organisation bezüglich der Verwendung von Microsoft Forms und der Datensicherheit vertraut machen. Fragen Sie Ihren IT-Administrator, ob es Einschränkungen bei der Verwendung der Option „Jeder kann antworten” gibt.
Zusammenfassung
Die ausgegraute Option „Jeder kann antworten” in Microsoft Forms ist ein frustrierendes Problem, das aber in den meisten Fällen gelöst werden kann. Beginnen Sie mit der Überprüfung der Formular-Einstellungen und kontaktieren Sie dann Ihren IT-Administrator, um die Organisationseinstellungen zu überprüfen. Mit den oben genannten Schritten sollten Sie in der Lage sein, das Problem zu beheben und die Umfragen und Umfragen zu erstellen, die Sie benötigen!