Microsoft To Do: Wie Sie die „Mir zugewiesen”-Ansicht endlich nach Ihren Wünschen sortieren können

**Einleitung: Die Herausforderung der zugewiesenen Aufgaben**

In unserer zunehmend vernetzten Arbeitswelt ist es unerlässlich, den Überblick über die uns zugewiesenen Aufgaben zu behalten. Tools wie Microsoft To Do haben sich als unverzichtbare Helfer etabliert, um persönliche und teaminterne Aufgaben zu managen. Eine der praktischsten Funktionen ist zweifellos die „Mir zugewiesen”-Ansicht, die alle Aufgaben aus verschiedenen Quellen wie Microsoft Planner oder Outlook Tasks an einem zentralen Ort zusammenführt. Doch wer diese Funktion regelmäßig nutzt, stößt schnell an eine Frustgrenze: Die scheinbar willkürliche Anordnung der Aufgaben. Während andere Listen in To Do flexible Sortieroptionen bieten, bleibt die „Mir zugewiesen”-Ansicht oft ein unsortiertes Sammelsurium, das mehr Verwirrung als Klarheit stiftet.

Diese mangelnde Sortierbarkeit kann die Produktivität erheblich beeinträchtigen. Wie sollen Sie Prioritäten setzen, wenn wichtige Aufgaben zwischen längst überfälligen oder weniger dringenden Elementen begraben sind? Viele Nutzer wünschen sich schlichtweg die Möglichkeit, diese Liste nach Fälligkeitsdatum, Priorität oder sogar alphabetisch zu ordnen. Aber keine Sorge: Auch wenn Microsoft To Do diese Funktion nicht nativ in der „Mir zugewiesen”-Ansicht anbietet, gibt es clevere Strategien und **Workarounds**, die Ihnen helfen, die Kontrolle über Ihre **zugewiesenen Aufgaben** zurückzugewinnen. Dieser Artikel taucht tief in das Problem ein und liefert Ihnen praktische, detaillierte Anleitungen, wie Sie Ihre Aufgaben in To Do effektiv **sortieren** und Ihre **Produktivität steigern** können.

**Die „Mir zugewiesen”-Ansicht verstehen: Eine Brücke, aber kein Organizer**

Bevor wir uns den Lösungen widmen, ist es wichtig, die Natur der „Mir zugewiesen”-Ansicht zu verstehen. Sie fungiert als ein Hub, der Aufgaben aus verschiedenen Microsoft 365-Diensten (wie Planner, Outlook Tasks, Teams-Aufgaben) aggregiert, die Ihnen zugewiesen wurden. Dies ist an sich eine fantastische Funktion, da sie die Notwendigkeit eliminiert, mehrere Apps zu öffnen, um zu sehen, was als Nächstes ansteht.

Die Kernfunktionalität dieser Ansicht ist das *Sammeln*. Sie ist dafür konzipiert, Ihnen einen schnellen Überblick zu geben, *was* Ihnen zugewiesen wurde, nicht unbedingt *wann* oder *wie wichtig* es ist. Die Aufgaben erscheinen in der Regel in der Reihenfolge, in der sie Ihnen zugewiesen oder zuletzt aktualisiert wurden, was selten einer logischen Priorität entspricht. Hier liegt der Knackpunkt: Während Sie in Ihren *eigenen* Listen in To Do nach Herzenslust sortieren und filtern können, fehlen diese Optionen für die „Mir zugewiesen”-Liste. Sie können Aufgaben zwar abhaken, markieren oder Fälligkeitsdaten hinzufügen, aber eine direkte, persistente **Sortierung der Liste selbst** ist nicht möglich.

**Warum die Sortierung so entscheidend für Ihre Produktivität ist**

Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Stapel von hundert E-Mails, und Sie wissen, dass einige davon dringend sind, andere informativ und wieder andere bereits erledigt. Würden Sie diesen Stapel ungelesen lassen, oder würden Sie versuchen, ihn zu sortieren, um die wichtigsten Nachrichten zuerst zu bearbeiten? Genauso verhält es sich mit Aufgaben.

Eine unsortierte Aufgabenliste führt zu:
* **Prioritäten-Chaos:** Es ist schwierig, zu erkennen, welche Aufgabe als Nächstes angegangen werden muss, was zu Fehlentscheidungen führen kann.
* **Verpasste Fristen:** Wichtige Aufgaben mit nahen Fälligkeitsdaten gehen in der Masse unter.
* **Erhöhter Stress:** Das Gefühl, die Kontrolle zu verlieren und ständig nach den richtigen Aufgaben suchen zu müssen, ist psychisch belastend.
* **Inkonsistente Arbeitsweise:** Ohne klare Struktur neigt man dazu, sich den einfachsten oder zuletzt hinzugefügten Aufgaben zuzuwenden, anstatt den wirklich wichtigen.
* **Zeitverschwendung:** Jede Minute, die Sie damit verbringen, Ihre Liste zu durchforsten, anstatt eine Aufgabe zu erledigen, ist verlorene Zeit.

Eine effektive Sortierung ermöglicht es Ihnen hingegen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, den Arbeitsfluss zu optimieren und ein Gefühl der Kontrolle zu bewahren. Es ist der Schlüssel zu einer stressfreien und **produktiven Aufgabenverwaltung**.

**Die Grenzen der „Mir zugewiesen”-Ansicht: Was nativ nicht geht**

Es ist wichtig, diese Realität zu akzeptieren, um sich auf die Lösungsansätze konzentrieren zu können:
Die „Mir zugewiesen”-Ansicht in **Microsoft To Do** bietet keine integrierten Sortieroptionen wie „Sortieren nach Fälligkeitsdatum”, „Sortieren nach Priorität” oder „Alphabetisch sortieren”. Sie können zwar innerhalb der einzelnen Aufgaben Attribute wie Fälligkeitsdaten oder Wichtigkeitsmarker setzen, diese wirken sich jedoch nicht auf die Anzeigereihenfolge in der Hauptansicht aus.

Dies bedeutet, dass Sie einen **proaktiven Ansatz** wählen müssen. Sie können sich nicht darauf verlassen, dass To Do diese Liste für Sie organisiert. Stattdessen müssen Sie die Aufgaben manuell in Bereiche verschieben, in denen Sie die volle Kontrolle über die Sortierung haben. Genau hier setzen unsere Strategien an.

**Strategie 1: Der tägliche Einsatz von „Mein Tag” – Ihre persönliche Prioritätenliste**

Dies ist die wohl einfachste und effektivste Methode, um die „Mir zugewiesen”-Ansicht täglich zu bändigen. Die „Mein Tag”-Funktion in To Do ist Ihr persönliches, leeres Blatt für jeden Arbeitstag.
**So funktioniert’s:**
1. Öffnen Sie die „Mir zugewiesen”-Ansicht.
2. Gehen Sie die Liste durch und identifizieren Sie die Aufgaben, die Sie heute oder in Kürze erledigen möchten.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jede dieser Aufgaben und wählen Sie „Zu Mein Tag hinzufügen” oder ziehen Sie die Aufgabe einfach per Drag & Drop in die „Mein Tag”-Liste auf der linken Seite.
4. Wechseln Sie zur „Mein Tag”-Ansicht.
5. **Hier kommt der Clou:** In der „Mein Tag”-Liste haben Sie die volle Kontrolle! Sie können die Aufgaben manuell per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen. Sie können sie auch nach „Wichtigkeit”, „Fälligkeitsdatum”, „Alphabetisch” oder „Erstellungsdatum” sortieren.
6. Wenn Sie eine Aufgabe in „Mein Tag” erledigt haben, wird sie aus dieser Liste entfernt, bleibt aber in „Mir zugewiesen” (als erledigt markiert) und ihrer ursprünglichen Quelle bestehen.

**Vorteile:**
* Sehr schnell und intuitiv.
* Bietet tägliche Klarheit und Fokus.
* Volle Sortierkontrolle in „Mein Tag”.
* Die „Mir zugewiesen”-Liste bleibt übersichtlich, da nur die „nicht heute fälligen” oder „nicht heute zu erledigenden” Aufgaben dort verbleiben.

**Nachteile:**
* Muss täglich manuell durchgeführt werden.
* Nicht ideal für langfristige Planung direkt in To Do, da „Mein Tag” jeden Morgen leer ist.

**Strategie 2: Aufgaben in benutzerdefinierte Listen verschieben – Langfristige Struktur schaffen**

Für eine nachhaltigere Organisation, insbesondere bei Projekt- oder Themen-bezogenen Aufgaben, empfiehlt es sich, **benutzerdefinierte Listen** zu verwenden.
**So funktioniert’s:**
1. Erstellen Sie in To Do neue Listen, die Ihre Arbeitsbereiche, Projekte oder Prioritätsstufen widerspiegeln (z.B. „Projekt X – Dringend”, „Wichtige Aufgaben”, „Nächste Woche”).
2. Öffnen Sie die „Mir zugewiesen”-Ansicht.
3. Gehen Sie die Aufgaben durch. Für jede Aufgabe, die Sie strukturieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Verschieben nach” (oder ziehen Sie sie per Drag & Drop) in die entsprechende benutzerdefinierte Liste.
4. **Der Vorteil:** In diesen benutzerdefinierten Listen können Sie die Aufgaben nach Belieben **sortieren** (Wichtigkeit, Fälligkeitsdatum, Alphabetisch etc.) und manuell per Drag & Drop neu anordnen.

**Wichtiger Hinweis:** Wenn Sie eine Aufgabe aus „Mir zugewiesen” in eine andere Liste verschieben, wird sie *nicht* aus „Mir zugewiesen” entfernt. Sie erscheint dann in *beiden* Listen. Dies ist eine Besonderheit von To Do: Eine Aufgabe existiert technisch gesehen nur einmal, kann aber in mehreren Listen angezeigt werden. Durch das Verschieben erstellen Sie im Grunde eine „Verknüpfung” in Ihrer Zielliste. Wenn Sie die Aufgabe in Ihrer benutzerdefinierten Liste abhaken, wird sie auch in „Mir zugewiesen” als erledigt markiert.

**Vorteile:**
* Schafft langfristige, thematische oder projektbasierte Organisation.
* Volle Sortier- und Filteroptionen in den benutzerdefinierten Listen.
* Reduziert die „Mir zugewiesen”-Ansicht auf wirklich noch zu bearbeitende oder noch nicht kategorisierte Elemente.

**Nachteile:**
* Aufgaben müssen weiterhin manuell verschoben werden.
* Die „Mir zugewiesen”-Ansicht zeigt die Aufgaben weiterhin an (obwohl sie jetzt auch in einer sortierten Liste sind), was anfänglich verwirrend sein kann.

**Strategie 3: Priorisierung durch Fälligkeitsdaten und Wichtigkeit – Indirekte Kontrolle**

Obwohl diese Attribute die „Mir zugewiesen”-Liste nicht direkt sortieren, sind sie für die Organisation in anderen Listen absolut entscheidend und beeinflussen Ihre Planung.
**So funktioniert’s:**
1. Gehen Sie Ihre „Mir zugewiesen”-Liste durch.
2. Für jede Aufgabe, die ein **Fälligkeitsdatum** hat, stellen Sie sicher, dass dieses korrekt eingetragen ist. Wenn nicht, fügen Sie es hinzu.
3. Markieren Sie besonders wichtige Aufgaben mit dem Sternchen (**Wichtigkeit**).
4. Sobald Sie diese Aufgaben in „Mein Tag” oder eine Ihrer benutzerdefinierten Listen verschoben haben (wie in Strategie 1 und 2 beschrieben), können Sie diese Listen *genau nach diesen Kriterien sortieren*.

**Beispiel:** Sie verschieben alle relevanten Aufgaben für die Woche in eine Liste namens „Woche X”. Dort können Sie dann diese Liste nach „Fälligkeitsdatum” sortieren lassen, um eine klare Zeitleiste zu erhalten, oder nach „Wichtigkeit”, um die kritischsten Aufgaben zuerst zu sehen.

**Vorteile:**
* Grundlage für sinnvolle Sortierungen in anderen Listen.
* Schärft Ihr Bewusstsein für Fristen und Prioritäten.
* Ermöglicht flexible Sortierungen je nach Bedarf in den sortierbaren Listen.

**Nachteile:**
* Keine direkte Sortierung in der „Mir zugewiesen”-Ansicht.

**Strategie 4: Die Suchfunktion als Filter nutzen – Gezielte Suche statt Sortierung**

Manchmal suchen Sie nicht nach einer allgemeinen Sortierung, sondern nach spezifischen Aufgaben. Hier kann die leistungsstarke Suchfunktion von To Do helfen.
**So funktioniert’s:**
1. Verwenden Sie spezifische **Keywords** oder **Hashtags** in den Titeln oder Notizen Ihrer Aufgaben (z.B. `#Dringend`, `#Marketing`, `#ProjektAlpha`).
2. Geben Sie diese Keywords in die Suchleiste von To Do ein. Die Suchergebnisse werden Ihnen alle Aufgaben anzeigen, die das Keyword enthalten, unabhängig davon, in welcher Liste sie sich befinden.

**Vorteile:**
* Finden Sie schnell relevante Aufgaben.
* Kann als eine Art „Ad-hoc-Filter” dienen, wenn Sie nur bestimmte Aufgabentypen sehen möchten.

**Nachteile:**
* Ersetzt keine echte Sortierfunktion.
* Erfordert Disziplin bei der Benennung von Aufgaben.

**Strategie 5: Aufgaben als „wichtig” markieren – Der schnelle Fokus**

Obwohl es keine Sortierung ist, ermöglicht die Markierung einer Aufgabe als „wichtig” (mit dem Sternchen) eine schnelle Filterung.
**So funktioniert’s:**
1. Markieren Sie die dringendsten oder wichtigsten Aufgaben in Ihrer „Mir zugewiesen”-Liste mit dem Stern.
2. Wechseln Sie zu der „Wichtig”-Ansicht (die automatische Liste in To Do).
3. Hier sehen Sie alle wichtigen Aufgaben aus allen Ihren Listen, einschließlich derer aus „Mir zugewiesen”. Auch in dieser Liste können Sie dann eine Sortierung vornehmen.

**Vorteile:**
* Schnelle Identifikation der Top-Prioritäten.
* Sammelt wichtige Aufgaben aus allen Quellen.

**Nachteile:**
* Nicht alle wichtigen Aufgaben sind unbedingt „sternenwürdig”, was die Liste unübersichtlich machen kann, wenn zu viele Aufgaben markiert werden.
* Immer noch ein Umweg über eine andere Liste.

**Strategie 6: Integration mit den Ursprungsquellen – Die Macht des Verursachers**

Viele Aufgaben in „Mir zugewiesen” stammen aus anderen Microsoft 365-Diensten wie Planner oder Outlook Tasks. Ein gewisses Maß an Organisation kann bereits an der Quelle beginnen.
**Outlook Tasks:**
Wenn Ihnen Aufgaben direkt über Outlook zugewiesen werden, haben Sie in Outlook selbst sehr detaillierte Sortier- und Filteroptionen für Ihre Aufgabenliste. Die Sortierung dort spiegelt sich zwar nicht direkt in To Do’s „Mir zugewiesen” wider, aber die Priorisierung und Organisation in Outlook kann Ihnen helfen, in To Do gezielter zu handeln.

**Microsoft Planner:**
In Planner können Aufgaben nach Fälligkeitsdatum, zugewiesener Person oder Fortschritt gruppiert und gefiltert werden. Wenn Sie und Ihr Team Planner konsequent nutzen, können Sie Aufgaben dort bereits so strukturieren, dass sie in To Do mit den richtigen Fälligkeitsdaten und Prioritäten ankommen. Dies erfordert jedoch Teamdisziplin und ist keine direkte Sortierlösung für To Do.

**Vorteile:**
* Nutzung der nativen Sortierfunktionen der Quellsysteme.
* Kann die Qualität der in To Do ankommenden Aufgaben verbessern.

**Nachteile:**
* Keine direkte Kontrolle über die „Mir zugewiesen”-Liste in To Do.
* Erfordert Zusammenarbeit und Konsistenz im Team.

**Best Practices für die effektive Verwaltung zugewiesener Aufgaben**

Unabhängig von der gewählten Strategie gibt es einige allgemeine Praktiken, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten:

1. **Täglicher Review der „Mir zugewiesen”-Ansicht:** Nehmen Sie sich jeden Morgen 5-10 Minuten Zeit, um diese Liste zu sichten. Verschieben Sie die relevantesten Aufgaben in „Mein Tag” oder eine Ihrer sortierbaren Listen.
2. **Seien Sie proaktiv beim Verschieben:** Warten Sie nicht darauf, dass To Do die Aufgaben für Sie sortiert. Übernehmen Sie die Kontrolle und verschieben Sie Aufgaben aktiv in Ihre sortierbaren Listen.
3. **Nutzen Sie Fälligkeitsdaten konsequent:** Ein Fälligkeitsdatum ist der wichtigste Marker für die Dringlichkeit einer Aufgabe. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Aufgaben eines haben.
4. **Klare Kommunikation mit Zuweisenden:** Wenn Aufgaben unklar sind oder Prioritäten fehlen, scheuen Sie sich nicht, nachzufragen. Eine gut formulierte Aufgabe ist die halbe Miete.
5. **Verwenden Sie Kommentare und Notizen:** Fügen Sie Kontext, Links oder weitere Anweisungen direkt zu den Aufgaben hinzu. Dies hilft, die Aufgaben schnell wieder aufzunehmen.
6. **Erledigen Sie kleinere Aufgaben sofort:** Die 2-Minuten-Regel kann hier Wunder wirken. Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort, anstatt sie zu verschieben.
7. **Archivieren oder löschen Sie erledigte Aufgaben regelmäßig:** Halten Sie Ihre „Mir zugewiesen”-Liste (und alle anderen) sauber, indem Sie erledigte Aufgaben abhaken. To Do kann erledigte Aufgaben ausblenden, was die Übersichtlichkeit erheblich verbessert.

**Ein Blick in die Zukunft: Hoffnung auf native Sortierfunktionen?**

Viele Nutzer haben sich bereits an Microsoft gewandt und eine native Sortierfunktion für die „Mir zugewiesen”-Ansicht angefragt. Ob und wann Microsoft diese Funktion implementieren wird, bleibt abzuwarten. Es ist jedoch ein klares Bedürfnis der Community. Bis dahin müssen wir mit den vorhandenen Tools und cleveren Workarounds arbeiten, um unsere **Aufgaben effizient zu verwalten**.

**Fazit: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Aufgaben in Microsoft To Do**

Die „Mir zugewiesen”-Ansicht in Microsoft To Do ist ein mächtiges Aggregations-Tool, das jedoch hinsichtlich der Sortierfunktionen seine Grenzen hat. Anstatt sich von der Unübersichtlichkeit frustrieren zu lassen, ermutigt dieser Artikel Sie, die Kontrolle zu übernehmen. Durch den strategischen Einsatz von „Mein Tag”, benutzerdefinierten Listen, Fälligkeitsdaten, Wichtigkeit und proaktivem Aufgabenmanagement können Sie Ihre **zugewiesenen Aufgaben** effektiv **sortieren** und organisieren.

Erinnern Sie sich: **Microsoft To Do** ist ein Werkzeug, das Ihnen dienen soll. Mit den hier vorgestellten Strategien verwandeln Sie die „Mir zugewiesen”-Liste von einer potenziellen Quelle des Chaos in einen strukturierten Startpunkt für Ihre tägliche Arbeit. Beginnen Sie noch heute damit, diese Tipps umzusetzen, und erleben Sie, wie Ihre **Produktivität** steigt und Ihr Stresslevel sinkt. Ihre organisierte To-Do-Liste ist nur ein paar Klicks entfernt!