Haben Sie es satt, dass Ihre mit der OneDrive App gescannten Dokumente immer wieder als JPG-Bilder gespeichert werden? Sie sind nicht allein! Viele Nutzer kämpfen mit dieser Standardeinstellung, die das Organisieren und Bearbeiten der Scans unnötig erschwert. JPGs sind zwar gut für Fotos, aber für Dokumente ist das PDF-Format einfach unschlagbar. Es bewahrt die Formatierung, ermöglicht die Textsuche und lässt sich problemlos auf verschiedenen Geräten öffnen. Keine Sorge, die Lösung ist einfacher als Sie denken. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die OneDrive Einstellungen anpassen und das Scan Speicherformat dauerhaft auf PDF umstellen – und das auf Android- und iOS-Geräten.
Warum PDF statt JPG? Die Vorteile im Überblick
Bevor wir ins Detail gehen, werfen wir einen kurzen Blick auf die Vorteile von PDF gegenüber JPG für gescannte Dokumente:
- Qualität: PDFs bewahren die Qualität Ihrer Scans besser als JPGs. JPGs verwenden eine verlustbehaftete Komprimierung, was bedeutet, dass jedes Mal, wenn Sie ein JPG speichern, Informationen verloren gehen. Bei Dokumenten kann dies zu unscharfen Texten und weniger klaren Bildern führen. PDFs hingegen können verlustfrei komprimiert werden, was bedeutet, dass die Qualität erhalten bleibt.
- Textsuche: PDFs können durchsuchbaren Text enthalten (insbesondere, wenn Sie die OCR-Funktion nutzen, auf die wir später noch eingehen). Das bedeutet, dass Sie in Ihren gescannten Dokumenten nach bestimmten Wörtern oder Phrasen suchen können. Das ist mit JPGs nicht möglich, da diese nur Bilder sind.
- Dateigröße: In vielen Fällen können PDFs kleiner sein als JPGs, insbesondere bei Dokumenten mit viel Text. Die intelligente Komprimierung von PDFs hilft, Speicherplatz zu sparen.
- Organisation: PDFs eignen sich hervorragend zur Organisation von Dokumenten. Sie können mehrere Seiten in einer einzigen PDF-Datei zusammenfassen, was die Verwaltung Ihrer Scans erheblich erleichtert.
- Kompatibilität: PDFs sind ein Standardformat, das auf fast allen Geräten und Betriebssystemen geöffnet und angezeigt werden kann.
- Bearbeitung: Es gibt zahlreiche Tools zum Bearbeiten von PDFs, mit denen Sie Anmerkungen hinzufügen, Text hervorheben, Formulare ausfüllen und vieles mehr können.
Anleitung für Android: So ändern Sie das Scan-Speicherformat auf PDF
Die Vorgehensweise zum Ändern des Standard-Speicherformats in der OneDrive App für Android ist relativ einfach. Beachten Sie, dass sich die genauen Menüpunkte je nach Version der App leicht unterscheiden können.
- Öffnen Sie die OneDrive App: Suchen Sie das OneDrive-Symbol auf Ihrem Android-Gerät und tippen Sie darauf, um die App zu starten. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Microsoft-Konto angemeldet sind.
- Starten Sie den Scan-Modus: Tippen Sie auf das Kamera-Symbol (oft mit einem kleinen „+”-Zeichen versehen) am unteren Rand des Bildschirms. Dadurch wird der Scan-Modus aktiviert.
- Zugriff auf die Einstellungen (während des Scans): Hier kommt der entscheidende Schritt. Während Sie sich im Scan-Modus befinden, suchen Sie nach einem Zahnrad-Symbol oder einem Menüsymbol (drei Punkte übereinander oder drei horizontale Linien). Dieses befindet sich in der Regel oben rechts oder unten rechts auf dem Bildschirm. Tippen Sie darauf, um die Einstellungen für den Scan-Modus zu öffnen.
- Speicherformat auswählen: In den Einstellungen sollten Sie eine Option finden, die sich auf das Dateiformat oder das Speicherformat bezieht. Diese Option kann beispielsweise „Datei speichern als”, „Speicherformat” oder ähnlich lauten. Tippen Sie darauf.
- PDF auswählen: Es sollte eine Liste mit verfügbaren Dateiformaten angezeigt werden, darunter JPG oder JPEG und PDF. Wählen Sie PDF aus. In manchen Fällen müssen Sie explizit „PDF (mehrseitig)” auswählen, wenn Sie mehrere Seiten in einer einzigen PDF-Datei speichern möchten.
- Einstellungen speichern: Nachdem Sie PDF ausgewählt haben, sollte die Einstellung automatisch gespeichert werden. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise auf eine Schaltfläche „Speichern” oder „Übernehmen” tippen, um die Änderung zu bestätigen.
- Testen Sie die neue Einstellung: Scannen Sie ein Testdokument, um sicherzustellen, dass es tatsächlich als PDF-Datei gespeichert wird. Überprüfen Sie den Speicherort in OneDrive, um die Datei zu finden und zu öffnen.
Wichtiger Hinweis für Android-Nutzer: Einige Android-Versionen oder angepasste Android-Oberflächen bestimmter Hersteller können das Erscheinungsbild und die Anordnung der Menüs in Apps leicht verändern. Wenn Sie die oben beschriebenen Schritte nicht genau finden, suchen Sie in den Einstellungen des Scan-Modus nach Optionen, die sich auf Dateiformate, Speicherformate oder Dateitypen beziehen.
Anleitung für iOS (iPhone/iPad): Scan-Speicherformat dauerhaft auf PDF umstellen
Auch auf iOS-Geräten ist es möglich, das Standard-Scan-Format in der OneDrive App auf PDF umzustellen. Die Schritte ähneln denen unter Android, können aber leicht abweichen.
- Öffnen Sie die OneDrive App: Suchen Sie das OneDrive-Symbol auf Ihrem iPhone oder iPad und tippen Sie darauf, um die App zu starten. Vergewissern Sie sich, dass Sie mit Ihrem Microsoft-Konto angemeldet sind.
- Starten Sie den Scan-Modus: Tippen Sie auf das „+”-Symbol (neu) am unteren Rand des Bildschirms und wählen Sie dann „Scannen” aus. Dadurch wird der Scan-Modus aktiviert.
- Zugriff auf die Einstellungen (während des Scans): Ähnlich wie bei Android, suchen Sie während Sie sich im Scan-Modus befinden nach einem Zahnrad-Symbol oder einem Menüsymbol (drei Punkte übereinander). Dieses befindet sich in der Regel oben rechts auf dem Bildschirm. Tippen Sie darauf, um die Einstellungen für den Scan-Modus zu öffnen.
- Erweiterte Optionen (falls erforderlich): In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise in den Einstellungen nach einem Punkt wie „Erweiterte Optionen” oder „Weitere Einstellungen” suchen, um die Option zum Ändern des Dateiformats zu finden.
- Speicherformat auswählen: Suchen Sie nach einer Option, die sich auf das Dateiformat oder das Speicherformat bezieht. Diese Option kann beispielsweise „Datei speichern als”, „Speicherformat” oder ähnlich lauten. Tippen Sie darauf.
- PDF auswählen: Es sollte eine Liste mit verfügbaren Dateiformaten angezeigt werden, darunter JPG oder JPEG und PDF. Wählen Sie PDF aus.
- Einstellungen speichern: Die Einstellung sollte automatisch gespeichert werden. Überprüfen Sie, ob es eine Schaltfläche „Fertig” oder „Speichern” gibt, um die Änderung zu bestätigen.
- Testen Sie die neue Einstellung: Scannen Sie ein Testdokument, um sicherzustellen, dass es als PDF-Datei gespeichert wird. Überprüfen Sie den Speicherort in OneDrive, um die Datei zu finden und zu öffnen.
Wichtiger Hinweis für iOS-Nutzer: Stellen Sie sicher, dass Ihre OneDrive App auf dem neuesten Stand ist. Ältere Versionen der App haben möglicherweise unterschiedliche Menüstrukturen und Optionen.
Zusätzliche Tipps und Tricks für das Scannen mit OneDrive
Hier sind einige zusätzliche Tipps und Tricks, die Ihnen beim Scannen von Dokumenten mit der OneDrive App helfen können:
- Nutzen Sie die OCR-Funktion (Optical Character Recognition): Die OneDrive App verfügt über eine OCR-Funktion, die Text in Ihren gescannten Dokumenten erkennt und durchsuchbar macht. Aktivieren Sie diese Funktion in den Einstellungen des Scan-Modus. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie viele Dokumente mit Text scannen.
- Automatische Kantenerkennung: Die App verfügt in der Regel über eine automatische Kantenerkennung, die die Ränder des Dokuments erkennt und das Bild zuschneidet. Stellen Sie sicher, dass diese Funktion aktiviert ist, um saubere und professionell aussehende Scans zu erhalten.
- Helligkeit und Kontrast anpassen: Passen Sie die Helligkeit und den Kontrast vor dem Scannen an, um die bestmögliche Qualität zu erzielen.
- Batch-Scanning: Scannen Sie mehrere Seiten gleichzeitig, um Zeit zu sparen. Die App sollte in der Lage sein, die einzelnen Seiten automatisch zu erkennen und zu trennen.
- Benennen Sie Ihre Dateien sinnvoll: Geben Sie Ihren gescannten Dateien aussagekräftige Namen, damit Sie sie später leicht finden können. Verwenden Sie beispielsweise das Datum und eine kurze Beschreibung des Dokuments.
- Sichern Sie Ihre Scans regelmäßig: Obwohl OneDrive eine Cloud-Speicherlösung ist, ist es immer ratsam, eine zusätzliche Sicherungskopie Ihrer wichtigen Scans zu erstellen.
Fazit: Nie wieder JPGs – die Umstellung lohnt sich!
Die Umstellung des Standard-Scan-Speicherformats von JPG auf PDF in der OneDrive App ist ein kleiner, aber feiner Trick, der Ihre Arbeit mit gescannten Dokumenten erheblich erleichtern kann. Die Vorteile von PDF, wie die bessere Qualität, die Textsuchfunktion und die einfache Organisation, sprechen für sich. Mit den oben beschriebenen Anleitungen für Android und iOS sollte die Umstellung im Handumdrehen erledigt sein. Also, worauf warten Sie noch? Verabschieden Sie sich von JPGs und begrüßen Sie die Welt der organisierten und durchsuchbaren PDF-Dokumente!