Schritt für Schritt: Alles, was Sie bei der Umstellung von Word 2013 auf Word 365 Family beachten müssen

Die digitale Welt entwickelt sich ständig weiter, und mit ihr auch die Software, die wir täglich nutzen. Wenn Sie noch mit Word 2013 arbeiten, haben Sie sich wahrscheinlich schon gefragt, ob es an der Zeit ist, auf eine modernere Version umzusteigen. Der Wechsel zu Microsoft 365 Family bietet eine Fülle von Vorteilen und neuen Möglichkeiten, die Ihre Produktivität und Ihr Arbeitserlebnis revolutionieren können. Dieser umfassende Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess, von der Vorbereitung bis zur Nutzung der neuesten Funktionen.

Word 2013 war zu seiner Zeit ein zuverlässiges Werkzeug, doch es ist eine statische Version, die keine neuen Funktionen oder fortlaufenden Sicherheitsupdates mehr erhält. Microsoft 365 Family hingegen ist ein Abonnementdienst, der sicherstellt, dass Sie immer die neuesten Versionen von Word, Excel, PowerPoint und anderen Office-Anwendungen auf all Ihren Geräten (für bis zu sechs Personen) zur Verfügung haben, inklusive Cloud-Speicher und erstklassigem Support. Die Umstellung mag auf den ersten Blick entmutigend wirken, doch mit der richtigen Anleitung ist sie einfacher, als Sie denken.

Warum der Wechsel von Word 2013 zu Word 365 Family lohnenswert ist

Bevor wir uns in die Details der Migration stürzen, lassen Sie uns kurz die wichtigsten Gründe beleuchten, warum ein Upgrade auf Word 365 Family eine kluge Entscheidung ist:

• Immer aktuell: Sie erhalten automatisch alle neuen Funktionen und Sicherheitsupdates, sobald sie verfügbar sind.
• Cloud-Integration: Mit 1 TB OneDrive-Cloud-Speicher pro Person können Sie Ihre Dokumente überall und jederzeit abrufen und teilen.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Mehrere Benutzer können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, was die Teamarbeit erheblich vereinfacht.
• KI-gestützte Funktionen: Intelligente Tools wie der Microsoft Editor verbessern Ihre Rechtschreibung, Grammatik und den Schreibstil.
• Flexibilität: Nutzen Sie Word auf PC, Mac, Tablet und Smartphone – für bis zu sechs Familienmitglieder.
• Erhöhte Sicherheit: Profitieren Sie von fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen und Datenschutz.
• Zugang zu weiteren Apps: Neben Word erhalten Sie auch Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher (nur PC) und Access (nur PC).

Schritt 1: Die perfekte Vorbereitung – Basis für eine reibungslose Umstellung

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Nehmen Sie sich Zeit für die folgenden Punkte, um potenzielle Stolpersteine zu vermeiden.

1.1 Überprüfung der Systemanforderungen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer die Mindestanforderungen für Microsoft 365 erfüllt. Während Word 2013 noch auf älteren Betriebssystemen lief, benötigt 365 in der Regel Windows 10 oder Windows 11 für PCs bzw. eine der letzten drei macOS-Versionen für Macs. Prüfen Sie auch den benötigten Arbeitsspeicher und Festplattenspeicher.

1.2 Ihre Dokumente sichern

Dies ist der wichtigste Schritt! Obwohl der Umstieg normalerweise problemlos abläuft, sollten Sie IMMER eine Sicherungskopie all Ihrer wichtigen Dokumente erstellen. Speichern Sie Ihre Word-Dateien lokal auf einer externen Festplatte, einem USB-Stick oder in einem Cloud-Speicherdienst (z.B. Google Drive, Dropbox), falls Sie noch kein OneDrive nutzen. Die Dateiformate von Word 2013 (.docx) sind vollständig kompatibel mit Word 365, sodass Sie sich keine Sorgen um Datenverluste machen müssen.

1.3 Ihr Microsoft-Konto

Für die Aktivierung und Verwaltung von Microsoft 365 Family benötigen Sie ein Microsoft-Konto. Falls Sie noch keines haben, erstellen Sie es kostenfrei auf account.microsoft.com. Dieses Konto ist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für Ihr Abonnement, Ihre Lizenzen und Ihren OneDrive-Speicher.

1.4 Deinstallation von Word 2013 (Optional, aber empfohlen)

Es ist nicht zwingend notwendig, Word 2013 vor der Installation von 365 zu deinstallieren, aber es ist oft ratsam, um Konflikte zu vermeiden und Festplattenspeicher freizugeben. So gehen Sie vor:

• Windows: Gehen Sie zu „Einstellungen” > „Apps” > „Apps & Features”. Suchen Sie nach „Microsoft Office 2013” oder „Word 2013”, klicken Sie darauf und wählen Sie „Deinstallieren”. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
• macOS: Verschieben Sie die Office 2013-Anwendungen aus dem Ordner „Programme” in den Papierkorb und leeren Sie diesen anschließend.

Schritt 2: Kauf und Installation von Microsoft 365 Family

Sobald Sie Ihre Vorbereitungen abgeschlossen haben, ist es Zeit für den Erwerb und die Installation der neuen Software.

2.1 Microsoft 365 Family kaufen

Sie können Microsoft 365 Family direkt im Microsoft Store, bei Online-Händlern (Amazon, MediaMarkt, Saturn etc.) oder in Elektrofachmärkten erwerben. Sie erhalten entweder einen Produktschlüssel per E-Mail oder auf einer physischen Karte.

2.2 Abonnement aktivieren und installieren

1. Gehen Sie auf setup.office.com.
2. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an (dem, das Sie in Schritt 1.3 vorbereitet haben).
3. Geben Sie Ihren 25-stelligen Produktschlüssel ein (falls Sie einen haben) oder wählen Sie die Option, Ihr Abonnement zu aktivieren, wenn Sie es direkt über den Microsoft Store gekauft haben.
4. Sobald das Abonnement Ihrem Konto zugeordnet ist, werden Sie zu Ihrem Microsoft-Konto-Dashboard weitergeleitet.
5. Klicken Sie dort auf „Dienste & Abonnements” und suchen Sie Ihr Microsoft 365 Family-Abonnement.
6. Klicken Sie auf „Installieren” und dann erneut auf „Installieren”, um die Installationsdatei (oft eine kleine Setup-Datei) herunterzuladen.
7. Führen Sie die heruntergeladene Datei aus und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Der Installationsprozess kann je nach Internetgeschwindigkeit eine Weile dauern.

2.3 Erste Anmeldung und Aktivierung

Nachdem die Installation abgeschlossen ist, öffnen Sie Word 365. Sie werden aufgefordert, sich mit Ihrem Microsoft-Konto anzumelden. Tun Sie dies, um die Software zu aktivieren und auf alle Funktionen und Ihren OneDrive-Speicher zugreifen zu können. Die anderen Familienmitglieder, die Sie zu Ihrem Abonnement hinzufügen, müssen sich ebenfalls mit ihrem jeweiligen Microsoft-Konto auf ihren Geräten anmelden, um ihre Lizenzen zu aktivieren.

Schritt 3: Die neue Oberfläche und Ihre ersten Schritte in Word 365

Willkommen in der modernen Welt von Word! Die Benutzeroberfläche von Word 365 wird Ihnen vertraut vorkommen, da sie immer noch auf dem Ribbon-Menü basiert, das Sie von Word 2013 kennen. Es gibt jedoch einige feine Unterschiede und viele neue Features zu entdecken.

3.1 Vertraut machen mit der Oberfläche

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Registerkarten und Gruppen zu erkunden. Die Symbole sind oft moderner und einige Funktionen wurden neu angeordnet oder hinzugefügt. Die grundsätzliche Navigation bleibt jedoch dieselbe. Sie werden schnell feststellen, dass der Übergang intuitiver ist, als Sie vielleicht dachten.

3.2 Cloud-Integration und OneDrive

Ein zentraler Unterschied ist die tiefe Integration mit OneDrive. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, schlägt Word 365 standardmäßig vor, es in OneDrive zu speichern. Dies bietet enorme Vorteile:

• AutoSpeichern: Ihre Arbeit wird automatisch und kontinuierlich in der Cloud gespeichert, sodass Sie nie wieder Fortschritte verlieren.
• Zugriff von überall: Greifen Sie auf Ihre Dokumente von jedem Gerät mit Internetzugang zu.
• Teilen und Zusammenarbeiten: Teilen Sie Dokumente ganz einfach mit anderen und arbeiten Sie in Echtzeit daran.

Wenn Sie lieber lokal speichern möchten, können Sie dies natürlich weiterhin tun. Gehen Sie zu „Datei” > „Optionen” > „Speichern” und passen Sie die Standard-Speicherorte und -einstellungen an.

Schritt 4: Neue Funktionen, die Ihren Workflow revolutionieren

Jetzt kommt der spannende Teil: Die Erkundung der neuen Möglichkeiten, die Word 365 bietet und die in Word 2013 noch nicht verfügbar waren.

4.1 Der Microsoft Editor

Der Microsoft Editor ist weit mehr als eine einfache Rechtschreibprüfung. Er bietet erweiterte Grammatik-, Stil- und Klarheitsvorschläge, die Ihre Texte deutlich verbessern können. Er kann sogar alternative Formulierungen vorschlagen, um Ihre Sätze prägnanter zu gestalten.

4.2 Diktieren und Transkribieren

Müde vom Tippen? Nutzen Sie die Diktierfunktion, um Texte einfach per Spracheingabe zu erstellen. Noch beeindruckender ist die Transkriptionsfunktion, die Audioaufnahmen in Text umwandeln kann – ideal für Interviews oder Besprechungen.

4.3 Verbesserte Zusammenarbeit und Versionsverlauf

Das Teilen von Dokumenten ist jetzt einfacher denn je. Sie können Links mit Bearbeitungs- oder Lesezugriff versenden und gleichzeitig mit anderen an Dokumenten arbeiten. Der Versionsverlauf in OneDrive speichert automatisch frühere Versionen Ihrer Dokumente, sodass Sie jederzeit zu einer früheren Fassung zurückkehren können – ein Lebensretter bei unabsichtlichen Änderungen.

4.4 Neue visuelle Elemente

Frischen Sie Ihre Dokumente mit Tausenden von lizenzfreien Symbolen, 3D-Modellen und neuen Stockfotos auf, die direkt in Word verfügbar sind. Auch neue Diagrammtypen sind hinzugekommen, um Daten noch anschaulicher darzustellen.

4.5 Barrierefreiheitsprüfung

Word 365 verfügt über einen integrierten Barrierefreiheitsprüfer, der Ihnen hilft, Dokumente für Menschen mit Behinderungen zugänglich zu machen, indem er auf potenzielle Probleme hinweist und Lösungen vorschlägt.

Schritt 5: Umgang mit alten Dokumenten und Kompatibilität

Ihre alten Word 2013-Dokumente werden in Word 365 problemlos funktionieren. Da beide Versionen das .docx-Format verwenden, gibt es keine Konvertierungsprobleme. Gelegentlich kann es vorkommen, dass sehr alte Dokumente (z.B. aus Word 2003 oder früher) im „Kompatibilitätsmodus” geöffnet werden. In diesem Fall sehen Sie „(Kompatibilitätsmodus)” in der Titelleiste des Dokuments. Um alle neuen Funktionen von Word 365 nutzen zu können, können Sie das Dokument einfach in das aktuelle Format konvertieren: Gehen Sie zu „Datei” > „Informationen” > „Kompatibilitätsmodus” > „Konvertieren”.

Schritt 6: Sicherheit und Datenschutz in Word 365

Mit Microsoft 365 Family profitieren Sie von den neuesten Sicherheitsstandards. Ihre Daten in OneDrive sind verschlüsselt, und Microsoft investiert massiv in den Schutz seiner Cloud-Infrastruktur. Darüber hinaus erhalten Sie regelmäßige Sicherheitsupdates, die Word 2013 nicht mehr bekommt, was Ihre Systeme vor neuen Bedrohungen schützt. Der integrierte Ransomware-Schutz für OneDrive-Dateien ist ein weiteres Plus an Sicherheit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Umstellung

Hier sind einige schnelle Antworten auf häufig gestellte Fragen, die bei der Umstellung aufkommen könnten:

• Brauche ich immer eine Internetverbindung, um Word 365 zu nutzen?
  Nein. Für die Installation, Aktivierung und gelegentliche Updates ist eine Internetverbindung erforderlich. Sobald Word 365 installiert und aktiviert ist, können Sie die Anwendungen auch offline nutzen. Cloud-Funktionen wie OneDrive und die Zusammenarbeit in Echtzeit erfordern jedoch eine Internetverbindung.
• Was passiert mit meinen individuellen Einstellungen, Makros und Add-Ins?
  Einige Einstellungen werden übernommen, andere müssen neu konfiguriert werden. Makros, die in Word 2013 erstellt wurden, sind in den meisten Fällen mit Word 365 kompatibel, da sich die zugrunde liegende VBA-Engine nicht grundlegend geändert hat. Add-Ins müssen möglicherweise neu installiert oder aktualisiert werden, da die Entwickler Versionen für Microsoft 365 anbieten.
• Kann ich Word 365 auf mehreren Geräten installieren?
  Ja! Das ist einer der größten Vorteile von Microsoft 365 Family. Sie können es auf mehreren PCs, Macs, Tablets und Smartphones installieren. Jedes der sechs Familienmitglieder kann die Software auf bis zu fünf Geräten gleichzeitig nutzen.
• Was, wenn ich nach der Umstellung Probleme habe?
  Microsoft bietet umfassenden Support für Microsoft 365-Abonnenten. Sie können den Online-Support, die Community-Foren oder den telefonischen Support nutzen, um Hilfe bei Installationsproblemen oder Fragen zur Nutzung zu erhalten.

Fazit: Ein Upgrade, das sich lohnt

Die Umstellung von Word 2013 auf Word 365 Family ist ein Schritt in die Zukunft der Produktivität. Sie erhalten nicht nur eine kontinuierlich verbesserte Textverarbeitung, sondern auch ein ganzes Ökosystem an Anwendungen und Diensten, die Ihre Arbeit und Ihr Familienleben bereichern. Nehmen Sie sich die Zeit für die Vorbereitung, folgen Sie den Installationsschritten und tauchen Sie ein in die Welt der modernen Cloud-basierten Zusammenarbeit und intelligenten Tools. Ihre Dokumente und Ihr Workflow werden es Ihnen danken!