SharePoint Suche optimieren: So nutzt du *Text Platzhalterzeichen für perfekte Ergebnisse

In der heutigen datengesteuerten Geschäftswelt ist SharePoint für viele Unternehmen das zentrale Nervensystem für die Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung und den Informationsaustausch. Doch mit der Menge an gespeicherten Daten wächst auch die Herausforderung, die benötigten Informationen schnell und effizient zu finden. Eine ineffiziente Suche kann zu Frustration, Zeitverlust und verminderter Produktivität führen. Hier kommen Platzhalterzeichen ins Spiel – mächtige Werkzeuge, die Ihre SharePoint-Suche optimieren und Ihnen helfen, genau das zu finden, wonach Sie suchen, selbst wenn Sie den genauen Begriff nicht kennen.

Dieser umfassende Leitfaden taucht tief in die Welt der Platzhalterzeichen in SharePoint ein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Suchfunktion in Ihrem Unternehmen revolutionieren und Ihre Mitarbeiter befähigen, Informationen schneller und genauer denn je zu lokalisieren. Machen Sie sich bereit, die Geheimnisse einer perfekten SharePoint-Suche zu lüften!

Warum ist eine optimierte SharePoint-Suche entscheidend?

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter verbringen täglich wertvolle Minuten oder gar Stunden damit, Dokumente, Berichte oder Präsentationen zu suchen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das summiert sich schnell zu erheblichen Kosten und bremst Innovationskraft. Eine effiziente SharePoint-Suche ist daher nicht nur eine Annehmlichkeit, sondern eine strategische Notwendigkeit:

• Steigerung der Produktivität: Schnellerer Zugriff auf Informationen bedeutet, dass Mitarbeiter ihre Aufgaben zügiger erledigen können.
• Bessere Entscheidungsfindung: Fundierte Entscheidungen basieren auf schnellem Zugriff auf relevante und aktuelle Daten.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Gemeinsame Informationen sind leicht auffindbar, was die teamübergreifende Zusammenarbeit fördert.
• Reduzierung von Doppelarbeit: Wenn Inhalte leicht zu finden sind, wird die unnötige Neuerstellung bereits vorhandener Dokumente vermieden.
• Erhöhte Benutzerakzeptanz: Ein frustrierendes Sucherlebnis führt dazu, dass Benutzer alternative, möglicherweise unsichere Wege zur Speicherung und Freigabe von Informationen suchen.

Die Herausforderung der Informationsflut in SharePoint

SharePoint kann eine wahre Schatzkammer an Informationen sein. Gleichzeitig kann es auch ein riesiges, unübersichtliches Archiv werden, wenn die Inhalte nicht korrekt verwaltet werden. Probleme wie inkonsequente Benennungskonventionen, unterschiedliche Dateiformate, das Fehlen von Metadaten und schlichtweg die schiere Masse an Dokumenten machen eine präzise Suche oft zur Mammutaufgabe. Hier kommen Platzhalterzeichen ins Spiel, die als mächtige Filter dienen, um diese Informationsflut zu zähmen.

Einführung in die Platzhalterzeichen: Asterisk (*) und Fragezeichen (?)

Im Kern der erweiterten SharePoint-Suche stehen zwei Schlüssel-Platzhalterzeichen:

1. Das Sternchen (*): Der Alleskönner für variable Zeichenfolgen.
2. Das Fragezeichen (?): Der Spezialist für einzelne, unbekannte Zeichen.

Diese Zeichen sind keine SharePoint-Exklusivität, sondern kommen in vielen Suchmaschinen und Betriebssystemen zum Einsatz. Ihre Anwendung in SharePoint ermöglicht es Ihnen jedoch, die Suchergebnisse auf eine Weise zu verfeinern, die mit einfachen Schlüsselwortsuchen nicht möglich ist.

Das Sternchen (*) – Der Platzhalter für beliebige Zeichenfolgen

Das Sternchen ist der flexibelste und am häufigsten verwendete Platzhalter. Es steht für null oder mehr Zeichen an der Position, an der es platziert wird. Dies macht es ideal, um nach Teilwörtern, Varianten oder ganzen Wortteilen zu suchen, deren genaue Schreibweise oder Endung Ihnen nicht bekannt ist.

Anwendungsfälle für das Sternchen (*):

• Suche nach Wortanfängen: Wenn Sie sich an den Anfang eines Wortes erinnern, aber nicht an das genaue Ende.
  • Beispiel: Sie suchen nach einem Dokument über „Projekte”. Geben Sie Projekt* ein, um Ergebnisse wie „Projektplan”, „Projektbericht”, „Projektmanagement” oder „Projektübersicht” zu finden.
  • Ein weiteres Beispiel: Finanz* könnte „Finanzen”, „Finanzbericht”, „Finanzierung” liefern.
• Suche nach Wortenden: Wenn Sie das Ende eines Wortes kennen, aber der Anfang variabel ist. (Beachten Sie, dass führende Wildcards in älteren SharePoint-Versionen performancekritisch sein konnten, moderne SharePoint Online-Instanzen sind hier jedoch sehr leistungsfähig.)
  • Beispiel: Sie suchen nach Protokollen. Geben Sie *protokoll ein, um „Meetingprotokoll”, „Besprechungsprotokoll”, „Projektprotokoll” zu finden.
  • Beispiel: *analyse findet „Datenanalyse”, „Marktanalyse”, „Fehleranalyse”.
• Suche nach Wortteilen/mitten im Wort: Wenn Sie nur einen Teil eines Wortes kennen, der irgendwo innerhalb des Wortes vorkommt.
  • Beispiel: Sie erinnern sich an „verwal” in „Verwaltung” oder „Verwalter”. Geben Sie *verwal* ein. Dies würde „Dokumentenverwaltung”, „Projektverwalter”, „Systemverwaltung” und ähnliche Begriffe finden.
  • Beispiel: *bericht* findet „Jahresbericht”, „Quartalsbericht”, „Abschlussbericht”, aber auch „Berichtswesen”.
• Suche nach Dateitypen: Besonders nützlich, wenn Sie nach allen Dateien eines bestimmten Formats suchen.
  • Beispiel: Um alle Word-Dokumente zu finden, geben Sie *.docx ein.
  • Beispiel: Für alle Präsentationen: *.pptx.
  • Beispiel: Für alle PDFs: *.pdf.
• Kombination mit anderen Suchbegriffen: Das Sternchen kann auch innerhalb längerer Suchphrasen oder in Kombination mit anderen Operatoren verwendet werden.
  • Beispiel: "Marketingstrategie Q*" findet „Marketingstrategie Q1”, „Marketingstrategie Q2”, „Marketingstrategie Q3”, etc.
  • Beispiel: Kundendaten* Excel findet Excel-Dateien, die mit „Kundendaten” beginnen.

Best Practices für das Sternchen (*):

• Nicht übertreiben: Zu viele Sternchen oder zu allgemeine Suchanfragen (z.B. nur `*`) können zu sehr vielen irrelevanten Ergebnissen führen und die Suche verlangsamen.
• Spezifisch bleiben: Versuchen Sie, so viele bekannte Zeichen wie möglich einzugeben, um die Ergebnisse einzugrenzen.
• Kombination: Nutzen Sie das Sternchen in Verbindung mit genauen Wörtern oder Phrasen für die besten Ergebnisse.

Das Fragezeichen (?) – Der Platzhalter für ein einzelnes Zeichen

Das Fragezeichen ist präziser als das Sternchen und steht für genau ein beliebiges Zeichen an der Position, an der es platziert wird. Es ist ideal, wenn Sie kleine Variationen in der Schreibweise erwarten oder wenn Ihnen ein einzelner Buchstabe oder eine Ziffer fehlt.

Anwendungsfälle für das Fragezeichen (?):

• Variationen in der Schreibweise: Besonders nützlich bei Namen oder Begriffen mit unterschiedlichen Schreibweisen (z.B. Deutsch/Englisch oder Dialekte).
  • Beispiel: Sie suchen nach dem Namen „Müller”, sind sich aber nicht sicher, ob er mit „ü” oder „ue” geschrieben wird. Geben Sie M?ller ein. Dies findet sowohl „Müller” als auch „Mueller”.
  • Ein weiteres Beispiel: organi?ation findet „Organisation” (DE) und „Organization” (US).
• Unbekannte Ziffern oder Buchstaben an spezifischer Stelle: Wenn ein Teil einer alphanumerischen Kennung unbekannt ist.
  • Beispiel: Sie suchen nach einem Dokument mit der Kennung „Bericht_Q?_2023”, wobei das „Q” für ein Quartal steht. Geben Sie Bericht_Q?_2023 ein, um „Bericht_Q1_2023”, „Bericht_Q2_2023” usw. zu finden.
  • Beispiel: Projektplan_V?.0 könnte „Projektplan_V1.0”, „Projektplan_V2.0” finden.
• Typografische Fehler: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Buchstabe korrekt ist.
  • Beispiel: do?ument findet „dokument” und „document”.

Best Practices für das Fragezeichen (?):

• Zielgerichteter Einsatz: Nutzen Sie das Fragezeichen, wenn Sie eine hohe Sicherheit über die Länge des unbekannten Teils haben.
• Präzision über Breite: Es ist weniger flexibel als das Sternchen, aber dafür ungemein präzise.

Kombination von Platzhaltern mit anderen Suchoperatoren und Metadaten

Die wahre Stärke der SharePoint-Suche entfaltet sich, wenn Sie Platzhalterzeichen mit weiteren Suchoperatoren und der Nutzung von Metadaten kombinieren. Dies ermöglicht extrem präzise und komplexe Suchanfragen.

Wichtige Suchoperatoren:

• AND: Beide Begriffe müssen in den Ergebnissen vorkommen. Beispiel: Projekt* AND Status:Abgeschlossen
• OR: Einer der Begriffe muss vorkommen. Beispiel: (Rechnung* OR Lieferschein*)
• NOT: Schließt bestimmte Begriffe aus. Beispiel: "Jahresbericht 2023" NOT Entwurf
• Anführungszeichen (” „): Suchen nach exakten Phrasen. Beispiel: "Quartalsbericht Q*"
• Property-Restriktionen: Suchen in spezifischen Feldern (Metadaten). Dies ist extrem mächtig!
  • Beispiel: Autor:"Max Mustermann"
  • Beispiel: Dateityp:pptx
  • Beispiel: FileType:docx AND Projekt*
  • Beispiel: IsDocument:True AND Finanz* (um nur Dokumente, nicht Ordner, zu finden)

Beispiele für kombinierte Suchanfragen:

• Projekt* AND (Status:Offen OR Status:InBearbeitung) AND "Budgetplan Q?": Findet Projekte, die mit „Projekt” beginnen, entweder offen oder in Bearbeitung sind, und einen Budgetplan für ein bestimmtes Quartal enthalten.
• Marketing* AND Dateityp:pdf NOT Jahr:2022: Findet alle PDF-Dokumente, die mit „Marketing” beginnen, aber nicht aus dem Jahr 2022 stammen.
• Kunde:Meyer-GmbH AND (Vertrag* OR Angebot?): Findet alle Verträge oder Angebote für die „Meyer-GmbH”, auch wenn „Angebot” eine kleine Abweichung hat.

Advanced Tips für die Optimierung Ihrer SharePoint-Suche

Über die reinen Platzhalterzeichen hinaus gibt es weitere Strategien und Best Practices, um Ihre SharePoint-Suchergebnisse auf das nächste Level zu heben.

1. Die Macht der Metadaten nutzen

Metadaten sind Daten über Daten. Sie sind der unbesungene Held der SharePoint-Suche. Anstatt sich ausschließlich auf Volltext-Suchen zu verlassen, können gut definierte Metadaten (z.B. Abteilung, Projektname, Status, Dokumenttyp) die Suchgenauigkeit drastisch verbessern. Sie ermöglichen das Filtern und Sortieren von Ergebnissen auf eine Weise, die mit Schlüsselwörtern allein nicht möglich ist.

• Gleichbleibende Taxonomie: Implementieren Sie eine klare und konsistente Taxonomie für Ihre Metadaten.
• Pflichtfelder: Machen Sie wichtige Metadatenfelder zu Pflichtfeldern beim Hochladen von Dokumenten.
• Verwalten von Begriffssätzen: Nutzen Sie den Term Store Service von SharePoint, um eine zentrale Verwaltung für Metadaten zu gewährleisten.

2. Suchschema und verwaltete Eigenschaften verstehen

SharePoint verwendet ein Suchschema, um zu bestimmen, wie Inhalte gecrawlt, indiziert und in Suchergebnissen angezeigt werden. Dieses Schema umfasst verwaltete Eigenschaften (Managed Properties). Standardmäßig sind nicht alle Metadaten als durchsuchbare oder verfeinerbare verwaltete Eigenschaften konfiguriert. Ein Verständnis und die gezielte Konfiguration dieser Eigenschaften können die Suchergebnisse erheblich verbessern:

• Crawl-Eigenschaften zu Managed Properties mappen: Stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigen Metadatenfelder (Crawl-Eigenschaften) auf entsprechende verwaltete Eigenschaften gemappt sind, damit sie für die Suche verfügbar sind.
• Verfeinerungen aktivieren: Konfigurieren Sie verwaltete Eigenschaften als verfeinerbar, damit Benutzer die Suchergebnisse nach diesen Kriterien filtern können.

3. Suchvertikale und Ergebnisquellen (Result Sources) einrichten

Suchvertikale (früher Suchbereiche genannt) ermöglichen es Ihnen, die Suche auf spezifische Inhaltstypen oder Speicherorte zu beschränken (z.B. „Personen”, „Videos”, „Kundenprojekte”). Durch das Erstellen von Ergebnisquellen können Sie die Herkunft der Suchergebnisse genau definieren und so die Relevanz für bestimmte Benutzergruppen oder Szenarien erhöhen.

4. Refiners (Suchverfeinerungen) und Filter nutzen

Moderne SharePoint-Suchseiten bieten Refiners – dynamische Filter, die es Benutzern ermöglichen, die angezeigten Ergebnisse anhand von Metadaten wie Dateityp, Autor, Änderungsdatum oder benutzerdefinierten Feldern schnell einzugrenzen. Die Konfiguration relevanter Refiners ist ein Muss für eine optimale Benutzererfahrung.

5. Schulung und Kommunikation mit den Endnutzern

Die beste Suchfunktion nützt nichts, wenn die Benutzer nicht wissen, wie sie sie effektiv einsetzen können. Bieten Sie Schulungen an, erstellen Sie kurze Anleitungen oder FAQs, die die Verwendung von Platzhaltern, Operatoren und Metadaten erklären. Ermutigen Sie Ihre Nutzer, Feedback zu geben, um die Suche kontinuierlich zu verbessern.

6. Überwachung und Analyse der Suchnutzung

SharePoint bietet Analyseberichte zur Suchnutzung. Überprüfen Sie regelmäßig, wonach Benutzer suchen, welche Suchanfragen zu Null-Ergebnissen führen oder welche Dokumente am häufigsten gefunden werden. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, das Suchschema, die Metadaten und die Inhalte selbst zu optimieren.

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

• Zu allgemeine Platzhaltersuchen: Eine Suche wie *bericht* ohne weitere Einschränkungen liefert oft zu viele Ergebnisse. Kombinieren Sie sie immer mit präziseren Begriffen oder Metadaten.
• Fehlende Metadaten: Ohne konsistente und relevante Metadaten ist selbst die beste Suchmaschine begrenzt. Priorisieren Sie die Metadatenstrategie.
• Unzureichende Schulung: Wenn Nutzer die leistungsstarken Funktionen der Suche nicht kennen, werden sie diese auch nicht nutzen.
• Ignorieren des Suchschemas: Die Standardkonfiguration ist selten optimal. Passen Sie die verwalteten Eigenschaften an Ihre spezifischen Bedürfnisse an.
• Performance-Auswirkungen (historisch): Während moderne SharePoint Online-Suchen sehr robust sind, sollten extrem weit gefasste Wildcard-Suchen in sehr großen Umgebungen oder älteren On-Premise-Installationen immer noch mit Bedacht eingesetzt werden, um die Performance nicht unnötig zu belasten.

Fazit: SharePoint-Suche als strategischer Erfolgsfaktor

Die Optimierung der SharePoint-Suche ist ein fortlaufender Prozess, der technisches Verständnis, eine durchdachte Informationsarchitektur und aktive Benutzerbeteiligung erfordert. Das Beherrschen von Platzhalterzeichen wie dem Sternchen (*) und dem Fragezeichen (?) ist ein mächtiger erster Schritt, um die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Suchanfragen drastisch zu verbessern. Doch die wahre Magie entsteht in der Kombination mit gut gepflegten Metadaten, einem optimierten Suchschema und einer kontinuierlichen Analyse der Suchnutzung.

Investieren Sie Zeit und Ressourcen in die Verbesserung Ihrer SharePoint-Suche. Es ist eine Investition, die sich in Form von erhöhter Produktivität, besserer Zusammenarbeit und einem insgesamt reibungsloseren Informationsfluss in Ihrem Unternehmen vielfach auszahlen wird. Beginnen Sie noch heute damit, die Macht der Platzhalter zu nutzen und verwandeln Sie Ihre SharePoint-Instanz von einer Datensammlung in eine präzise Wissensbasis.