Sie möchten den OneNote Copilot deaktivieren? Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie es geht

Künstliche Intelligenz (KI) hat in den letzten Jahren rasant an Bedeutung gewonnen und ist mittlerweile ein fester Bestandteil vieler Softwarelösungen, auch bei Microsoft. Mit dem Einzug von Microsoft Copilot in die Office-Anwendungen, darunter auch OneNote, stehen den Nutzern leistungsstarke neue Funktionen zur Verfügung. Copilot kann Notizen zusammenfassen, Ideen generieren, To-Do-Listen erstellen und vieles mehr, um die Produktivität zu steigern. Doch nicht jeder ist begeistert von der Vorstellung, dass eine KI permanent im Hintergrund mitarbeitet oder auf seine Daten zugreift.

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie den OneNote Copilot deaktivieren möchten. Vielleicht Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes, der Kosten, der Performance oder einfach der Wunsch nach mehr Kontrolle über Ihre Arbeitsweise. Unabhängig von Ihren Motiven ist es wichtig zu wissen, wie Sie diese Funktionen steuern können. Dieser umfassende Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und erklärt, was Sie dabei beachten sollten.

Was ist OneNote Copilot eigentlich? Ein kurzer Überblick

Bevor wir uns der Deaktivierung widmen, ist es hilfreich zu verstehen, was genau der „OneNote Copilot” ist. Im Grunde handelt es sich dabei um eine Integration von Microsoft Copilot für Microsoft 365, der Large Language Models (LLMs) mit Ihren Microsoft 365-Daten (E-Mails, Chats, Dokumente, Notizen, etc.) kombiniert. In OneNote bedeutet das, dass Copilot Ihnen helfen kann, Ihre unstrukturierten Notizen zu organisieren, Informationen schnell zu finden, Zusammenfassungen zu erstellen oder sogar ganze Abschnitte auf Basis Ihrer vorhandenen Inhalte zu entwerfen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich bei „OneNote Copilot” nicht um eine separate, eigenständige Funktion handelt, die Sie nur in OneNote ein- oder ausschalten können. Stattdessen ist es ein Bestandteil des umfassenderen „Copilot für Microsoft 365”-Angebots, das in alle Kernanwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und eben OneNote integriert ist. Die Verfügbarkeit und Aktivierung des Copilots wird daher in der Regel auf einer höheren Ebene gesteuert, meist über die Lizenzierung und administrative Einstellungen im Microsoft 365 Admin Center.

Warum möchten Sie den OneNote Copilot deaktivieren? Häufige Gründe

Die Gründe, warum Benutzer oder Unternehmen den Microsoft Copilot ausschalten möchten, sind vielfältig und reichen von persönlichen Präferenzen bis hin zu unternehmensweiten Richtlinien:

1. Datenschutzbedenken: Dies ist oft der Hauptgrund. Obwohl Microsoft betont, dass Copilot Ihre Unternehmensdaten nicht zum Trainieren seiner Basismodelle verwendet und Daten innerhalb Ihrer Microsoft 365-Umgebung bleiben, gibt es bei vielen Nutzern Skepsis. Die Vorstellung, dass eine KI Ihre Notizen liest und verarbeitet, kann beunruhigend sein. Unternehmen, die strengen Datenschutzrichtlinien unterliegen (z.B. DSGVO), möchten möglicherweise sicherstellen, dass keine potenziellen Risiken entstehen.
2. Kosten: Copilot für Microsoft 365 ist ein Premium-Add-on und erfordert eine zusätzliche Lizenz pro Benutzer. Für Organisationen mit vielen Mitarbeitern können diese Kosten erheblich sein. Wenn die Vorteile des Copilots nicht die zusätzlichen Ausgaben rechtfertigen, ist die Deaktivierung eine logische Konsequenz.
3. Performance und Systemressourcen: Obwohl Copilot größtenteils cloudbasiert ist, kann die Integration und Verarbeitung von Daten auf dem Client-Gerät dennoch Ressourcen beanspruchen. In Umgebungen mit älterer Hardware oder langsameren Netzwerkverbindungen könnte die Deaktivierung des Copilots dazu beitragen, die allgemeine Leistung zu verbessern.
4. Kontrolle und Arbeitsweise: Manche Benutzer bevorzugen es, ihre Arbeit ohne die Unterstützung einer KI zu erledigen. Sie möchten selbst die Kontrolle über ihre Inhalte behalten und empfinden die Vorschläge oder automatischen Funktionen des Copilots als störend oder überflüssig. Für kreative Prozesse oder sehr spezifische Aufgaben kann KI-Intervention manchmal hinderlich sein.
5. Compliance und Governance: Unternehmen in regulierten Branchen müssen strenge Anforderungen an die Datenhaltung und -verarbeitung erfüllen. Die Einführung von KI-Tools erfordert eine sorgfältige Prüfung der Compliance-Auswirkungen. Bis alle Fragen geklärt sind, kann eine vorübergehende Deaktivierung sinnvoll sein.
6. Fehlende Notwendigkeit: Nicht jeder Anwendungsfall profitiert gleichermaßen von Copilot. Wenn die Funktionen des Copilots in der täglichen Arbeit nur selten oder gar nicht genutzt werden, gibt es keinen Grund, sie aktiv zu halten und möglicherweise unnötige Komplexität oder Kosten zu verursachen.

Den OneNote Copilot deaktivieren: Wo fängt man an?

Wie bereits erwähnt, gibt es in der Regel keinen direkten „Ausschalter” für Copilot *innerhalb* der OneNote-Anwendung für Endbenutzer. Die Steuerung erfolgt auf einer höheren Ebene. Die folgenden Abschnitte zeigen Ihnen die gängigsten Wege, Copilot in OneNote und den anderen Microsoft 365-Anwendungen zu deaktivieren.

Methode 1: Deaktivierung durch Lizenzentzug (Primäre Methode für Administratoren)

Dies ist der effektivste und häufigste Weg, um Copilot für Microsoft 365 für einzelne Benutzer oder Gruppen zu deaktivieren. Da Copilot eine kostenpflichtige Zusatzlizenz erfordert, ist seine Verfügbarkeit direkt an diese Lizenz gebunden. Wenn ein Benutzer keine Copilot-Lizenz zugewiesen hat, wird Copilot in seinen Anwendungen – einschließlich OneNote – nicht angezeigt oder ist nicht funktionsfähig.

Diese Methode ist für IT-Administratoren oder Benutzer gedacht, die die Administratorrechte für ihren Microsoft 365-Tenant besitzen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an: Öffnen Sie Ihren Webbrowser und gehen Sie zu admin.microsoft.com. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto an.
2. Navigieren Sie zu den Benutzereinstellungen: Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf „Benutzer” und dann auf „Aktive Benutzer”.
3. Wählen Sie den oder die Benutzer aus: Suchen Sie den Benutzer, für den Sie Copilot deaktivieren möchten. Sie können auch mehrere Benutzer gleichzeitig auswählen, um die Änderungen in einem Batch-Prozess vorzunehmen.
4. Bearbeiten Sie die Lizenzen und Apps:
   • Wenn Sie einen einzelnen Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf seinen Namen. Im Detailfenster auf der rechten Seite klicken Sie auf „Lizenzen und Apps”.
   • Wenn Sie mehrere Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie im oberen Bereich des Fensters auf „Lizenzen verwalten”.
5. Entfernen Sie die Copilot-Lizenz:
   • Scrollen Sie im Abschnitt „Lizenzen” nach unten und suchen Sie die Lizenz „Copilot für Microsoft 365” (oder eine ähnlich benannte Lizenz, die Copilot enthält).
   • Entfernen Sie das Häkchen neben dieser Lizenz.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungen speichern, indem Sie auf „Änderungen speichern” oder „Speichern” klicken.
6. Überprüfen und Warten: Nach dem Speichern kann es eine Weile dauern, bis die Änderungen wirksam werden (oft wenige Minuten bis zu einigen Stunden). Der Benutzer sollte dann OneNote neu starten. Copilot-Funktionen sollten nicht mehr verfügbar sein.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie eine globale Deaktivierung für den gesamten Tenant wünschen, stellen Sie sicher, dass keine „Copilot für Microsoft 365”-Lizenzen mehr erworben oder zugewiesen sind. Wenn Sie Lizenzen haben, aber diese nicht zuweisen, ist Copilot ebenfalls nicht aktiv.

Methode 2: Deaktivierung über Organisationseinstellungen (Globale Kontrolle für Administratoren)

Microsoft bietet im Admin Center auch Einstellungen auf Organisationsebene an, die die Verfügbarkeit von Diensten steuern können. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die primäre Steuerung für Copilot weiterhin über Lizenzen erfolgt. Bestimmte Aspekte der Copilot-Verwaltung können jedoch hier konfiguriert werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an: Gehen Sie zu admin.microsoft.com.
2. Navigieren Sie zu den Organisationseinstellungen: Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf „Einstellungen” und dann auf „Organisationseinstellungen”.
3. Suchen Sie die Copilot-Einstellungen: Suchen Sie in der Liste der Dienste nach „Microsoft Copilot” oder „KI-gestützte Funktionen”. Microsoft aktualisiert diese Einstellungen regelmäßig, daher kann der genaue Wortlaut variieren.
4. Konfigurieren Sie die Einstellungen: Hier finden Sie möglicherweise Optionen zur Verwaltung von Datenflüssen, zur Aktivierung/Deaktivierung bestimmter Funktionen oder zur Festlegung von Richtlinien für die Nutzung von Copilot. Beachten Sie, dass diese Einstellungen oft nur die *Art und Weise* beeinflussen, wie Copilot funktioniert, und nicht unbedingt die grundlegende Verfügbarkeit, die durch Lizenzen gesteuert wird. Möglicherweise können Sie hier aber die Interaktion mit bestimmten Datenquellen einschränken oder die Nutzung für bestimmte Anwendungen (falls granulare Einstellungen verfügbar sind) einschränken.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Beachten Sie: Diese Methode ist eher für feinere Anpassungen der Copilot-Nutzung gedacht, nachdem die Lizenzen bereits zugewiesen wurden, oder für die Einrichtung von Data Governance-Regeln. Die Lizenzentfernung bleibt der direkteste Weg zur Deaktivierung.

Methode 3: Globale Steuerung durch Richtlinien (Erweitert für IT-Profis)

Für größere Unternehmen kann die Verwaltung über Gruppenrichtlinien (Group Policy) oder Microsoft Intune (Endpoint Manager) eine Option sein, um die Bereitstellung und Nutzung von Microsoft 365-Anwendungen und deren Funktionen zu steuern. Im Kontext von Copilot bezieht sich dies jedoch meist auf die Steuerung der *Client-Anwendungseinstellungen*, nicht direkt auf die Deaktivierung des Copilot-Cloud-Dienstes selbst.

Da Copilot primär ein Cloud-Dienst ist, der durch Lizenzen aktiviert wird, gibt es keine „Copilot-Ausschalten”-GPO oder Intune-Richtlinie im herkömmlichen Sinne. Was Sie jedoch tun *könnten* (je nach zukünftigen Entwicklungen von Microsoft), ist die Deaktivierung von KI-gestützten Cloud-Diensten für Microsoft 365-Apps im Allgemeinen. Diese Einstellungen beeinflussen dann alle Online-Funktionen, die auf KI basieren, und nicht nur Copilot.

Für Microsoft Intune (Endpoint Manager):

1. Melden Sie sich im Microsoft Endpoint Manager Admin Center an: endpoint.microsoft.com.
2. Navigieren Sie zu „Geräte” > „Konfigurationsprofile”.
3. Erstellen Sie ein neues Profil oder bearbeiten Sie ein bestehendes.
4. Wählen Sie „Windows 10 und höher” als Plattform und „Einstellungen Katalog” als Profilart.
5. Suchen Sie nach Einstellungen, die sich auf „KI-gestützte Funktionen”, „Connected Experiences” oder „Online-Inhaltsdienste” in Microsoft Office-Anwendungen beziehen. Zum Beispiel:
   • „Allow the use of connected experiences that download online content”
   • „Allow the use of connected experiences that analyze content”
   • „Allow the use of connected experiences that download online content with an optional cloud service”
6. Konfigurieren Sie diese Einstellungen je nach Bedarf. Das Deaktivieren von „Connected Experiences” kann die Funktionalität von Copilot und anderen Cloud-basierten Diensten einschränken, kann aber auch andere nützliche Funktionen betreffen.
7. Weisen Sie das Profil den entsprechenden Benutzer- oder Gerätegruppen zu.

Diese Methode ist umfassender und erfordert ein tiefes Verständnis der Auswirkungen auf andere Microsoft 365-Funktionen. Für die spezifische Deaktivierung von Copilot ist der Lizenzentzug der direkteste Weg.

Überprüfung der Deaktivierung

Nachdem Sie die entsprechenden Schritte zur Deaktivierung unternommen haben, ist es wichtig zu überprüfen, ob die Änderungen erfolgreich waren:

1. OneNote neu starten: Bitten Sie den betroffenen Benutzer, OneNote (und alle anderen Office-Apps) vollständig zu schließen und neu zu starten.
2. Copilot-Symbol prüfen: In OneNote sollte das Copilot-Symbol (falls vorhanden) nicht mehr sichtbar oder klickbar sein. Wenn Sie auf frühere Copilot-Prompts zugreifen, sollten diese nicht mehr aktiv sein.
3. Funktionalität testen: Versuchen Sie, eine Funktion zu nutzen, die Copilot erfordert (z.B. eine Zusammenfassung erstellen lassen). Diese sollte entweder nicht verfügbar sein oder eine Meldung anzeigen, dass die Funktion nicht lizenziert ist.

Was passiert, wenn OneNote Copilot deaktiviert ist?

Wenn Sie Copilot deaktivieren, werden die spezifischen KI-gestützten Funktionen, die nur über die Copilot-Lizenz bereitgestellt werden, in OneNote (und den anderen Office-Anwendungen) nicht mehr verfügbar sein. Dazu gehören:

• Automatische Zusammenfassungen von Notizbüchern oder Abschnitten.
• Generierung von Text, Ideen oder Aktionspunkten auf Basis Ihrer Notizen.
• Konversationsbasierte Interaktionen mit Copilot, um Informationen aus Ihren OneNote-Inhalten abzurufen.

Andere grundlegende OneNote-Funktionen, die nicht direkt von Copilot abhängen (wie die Suche, Tagging, Zeichnen, etc.), bleiben natürlich vollständig erhalten und funktionsfähig.

Reaktivierung des OneNote Copilots

Sollten Sie Ihre Meinung ändern und Copilot später wieder aktivieren wollen, ist der Prozess einfach das Umgekehrte der Deaktivierung:

1. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an.
2. Navigieren Sie zu „Benutzer” > „Aktive Benutzer”.
3. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.
4. Gehen Sie zu „Lizenzen und Apps”.
5. Setzen Sie das Häkchen neben „Copilot für Microsoft 365” (oder der entsprechenden Copilot-Lizenz).
6. Speichern Sie die Änderungen.
7. Bitten Sie den Benutzer, OneNote neu zu starten, um die Änderungen zu übernehmen.

Abschließende Überlegungen und Fazit

Die Entscheidung, den OneNote Copilot zu deaktivieren, ist eine Abwägung zwischen den Vorteilen der KI-gestützten Produktivitätssteigerung und Ihren individuellen Präferenzen oder den Anforderungen Ihres Unternehmens bezüglich Datenschutz, Kosten und Kontrolle. Microsoft hat mit Copilot ein mächtiges Werkzeug geschaffen, das das Potenzial hat, die Arbeitsweise zu revolutionieren, doch nicht jeder Anwendungsfall oder jedes Unternehmen ist dafür bereit oder hat Bedarf.

Es ist beruhigend zu wissen, dass Sie als Administrator die volle Kontrolle über die Bereitstellung und Nutzung von Copilot in Ihrer Microsoft 365-Umgebung haben. Durch die Verwaltung von Lizenzen und, falls erforderlich, über globale Organisationseinstellungen oder Richtlinien, können Sie sicherstellen, dass Copilot genau so eingesetzt wird, wie es Ihren Anforderungen am besten entspricht – oder eben gar nicht.

Wir hoffen, diese detaillierte Anleitung hat Ihnen geholfen, den Prozess der Deaktivierung des OneNote Copilot (und damit des umfassenderen Microsoft 365 Copilot) klar zu verstehen und erfolgreich umzusetzen. Nehmen Sie die Kontrolle über Ihre digitalen Werkzeuge in die Hand und gestalten Sie Ihre Arbeitsumgebung so, wie es für Sie am besten passt.