Ein Umzug steht an – und das nicht nur im physischen Sinne. Auch unsere digitale Welt zieht manchmal um, sei es auf einen neuen PC, in eine aktualisierte Outlook-Version oder zu einem anderen E-Mail-Anbieter. Das Outlook Konto übertragen kann auf den ersten Blick wie eine Mammutaufgabe wirken. Schließlich geht es um unsere gesamte digitale Kommunikation, Kalendertermine, Kontakte und oft auch wichtige Dokumente. Doch keine Sorge! Mit der richtigen Anleitung und ein wenig Geduld wird dieser „digitale Umzug“ zum Kinderspiel. In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihr Outlook Konto erfolgreich und sicher auf ein anderes System übertragen.
Egal, ob Sie von einem alten Laptop auf einen brandneuen Desktop-PC wechseln, Ihr bestehendes System neu aufsetzen oder einfach nur Ihre Daten in ein neues Outlook-Profil verschieben möchten – die Grundlagen bleiben dieselben. Wir beleuchten die verschiedenen Szenarien und geben Ihnen praxisnahe Tipps, damit keine einzige E-Mail verloren geht.
Grundlagen des Umzugs: Was genau ist Ihr „Outlook Konto”?
Bevor wir ins Detail gehen, ist es wichtig zu verstehen, was wir eigentlich unter einem „Outlook Konto” verstehen und welche Daten damit verbunden sind. Oft wird der Begriff etwas ungenau verwendet. Im Kontext des Umzugs sprechen wir hauptsächlich von zwei Dingen:
- Das E-Mail-Konto selbst: Dies ist die Konfiguration Ihrer E-Mail-Adresse (z.B. [email protected]) in Outlook, inklusive der Server-Einstellungen (POP3, IMAP, Exchange, Outlook.com/Microsoft 365) und Ihres Passworts.
- Die zugehörigen Daten: Dies sind Ihre E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte, Aufgaben und Notizen. Diese Daten werden lokal auf Ihrem Computer in speziellen Dateien gespeichert.
Die entscheidende Unterscheidung: PST- und OST-Dateien
Der Schlüssel zum erfolgreichen Outlook Umzug liegt im Verständnis der Dateitypen, die Outlook verwendet, um Ihre Daten zu speichern:
- PST-Dateien (Personal Storage Table): Dies sind die klassischen Outlook-Datendateien, die primär von POP3-Konten verwendet werden. Sie speichern alle Ihre E-Mails, Kalender, Kontakte und andere Elemente lokal auf Ihrem Computer. Das Besondere an PST-Dateien ist, dass Sie sie exportieren und auf einem anderen Computer importieren können. Archivdateien sind ebenfalls PST-Dateien.
- OST-Dateien (Offline Storage Table): Diese Dateien werden von IMAP-, Exchange- und Outlook.com/Microsoft 365-Konten verwendet. Eine OST-Datei ist lediglich eine Offline-Kopie der Daten, die sich auf dem E-Mail-Server befinden. Der große Vorteil: Wenn Sie ein solches Konto auf einem neuen Computer einrichten, synchronisiert Outlook die Daten einfach erneut vom Server. OST-Dateien können nicht direkt importiert oder exportiert werden; sie werden von Outlook neu erstellt.
Diese Unterscheidung ist elementar, denn sie bestimmt den Migrationspfad. Ein Umzug eines POP3-Kontos ist anders als der eines IMAP-Kontos.
Vorbereitung ist alles: Der Check vor dem Umzug
Ein gut vorbereiteter Umzug minimiert Risiken und spart Ihnen Zeit und Nerven. Nehmen Sie sich diese Punkte zu Herzen, bevor Sie mit dem eigentlichen Übertragen beginnen:
- Vollständige Sicherung erstellen: Das ist der wichtigste Schritt! Bevor Sie irgendwelche Änderungen vornehmen, erstellen Sie eine vollständige Sicherungskopie aller Ihrer Outlook-Daten. Selbst wenn Sie ein IMAP-Konto haben, schadet es nicht, eine PST-Exportdatei zu erstellen, um wirklich sicherzugehen, dass alle lokalen Daten (z.B. spezielle nur-lokale Kontakte oder Kalender) gesichert sind. Kopieren Sie auch die relevanten Outlook-Datendateien (PST und OST) an einen sicheren Ort. Die Standardpfade sind oft unter
C:Users[Ihr Benutzername]DocumentsOutlook-DateienoderC:Users[Ihr Benutzername]AppDataLocalMicrosoftOutlookzu finden. - Zugangsdaten bereithalten: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Passwörter und Server-Einstellungen für Ihre E-Mail-Konten parat haben. Notieren Sie sich diese am besten. Für POP3/IMAP benötigen Sie oft Posteingangs- und Postausgangsserver (SMTP/POP3 oder IMAP), Portnummern und Verschlüsselungsmethoden.
- Outlook-Versionen prüfen: Wenn Sie zu einer neueren Outlook-Version wechseln (z.B. von Outlook 2013 zu Outlook 365), ist das in der Regel kein Problem. Ältere Versionen können jedoch manchmal Probleme mit neueren PST-Formaten haben, was aber selten der Fall ist. Meistens ist die Abwärtskompatibilität gegeben.
- Datengröße prüfen: Große PST-Dateien (mehrere GB) können den Export- und Importvorgang in die Länge ziehen. Planen Sie entsprechend Zeit ein.
- Zusätzliche Konfigurationen notieren: Denken Sie an Signaturen, Regeln, Schnellbausteine, benutzerdefinierte Formulare und Adressbücher. Diese werden nicht automatisch mit den E-Mails übertragen und müssen separat gesichert und wiederhergestellt werden (dazu später mehr).
Szenario 1: Umzug eines POP3-Kontos (mit PST-Dateien)
Das Übertragen eines POP3-Kontos ist das klassische Szenario und erfordert den Export und Import von PST-Dateien. Dies ist der detaillierteste Prozess, aber auch der sicherste Weg, um Ihre lokalen Daten zu verschieben.
Schritt 1: Exportieren der Daten aus dem alten Outlook
Beginnen Sie auf Ihrem alten Computer mit der installierten Outlook-Version:
- Öffnen Sie Outlook.
- Gehen Sie im Menü auf „Datei“.
- Wählen Sie „Öffnen und Exportieren“ und klicken Sie dann auf „Importieren/Exportieren“.
- Im Assistenten wählen Sie „In Datei exportieren“ und klicken auf „Weiter“.
- Wählen Sie als Dateityp „Outlook-Datendatei (.pst)“ und klicken Sie auf „Weiter“.
- Nun müssen Sie auswählen, welche Ordner Sie exportieren möchten. Für eine vollständige Sicherung wählen Sie den obersten Eintrag (oft Ihre E-Mail-Adresse oder „Persönliche Ordner“) und aktivieren Sie die Option „Unterordner einbeziehen“. Dies stellt sicher, dass alle E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben exportiert werden. Klicken Sie auf „Weiter“.
- Wählen Sie einen Speicherort für Ihre PST-Datei. Ein leicht zugänglicher Ort wie der Desktop oder der Dokumente-Ordner ist gut. Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen (z.B. „Outlook_Backup_Datum.pst“).
- Bei den Optionen für doppelte Elemente wählen Sie idealerweise „Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen“, um sicherzustellen, dass Sie die aktuellsten Daten haben. Alternativ können Sie auch „Duplikate nicht exportieren“ wählen, wenn Sie bereits wissen, dass Sie eine alte Sicherung haben.
- Optional können Sie ein Kennwort für die PST-Datei festlegen. Dies ist empfehlenswert, wenn die Datei sensible Informationen enthält und auf einem unsicheren Medium übertragen wird. Merken Sie sich das Kennwort gut!
- Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um den Export zu starten. Je nach Größe der Daten kann dies eine Weile dauern.
Schritt 2: Übertragen der PST-Datei auf den neuen Computer
Sobald die PST-Datei exportiert wurde, müssen Sie sie auf den Zielcomputer verschieben:
- Verwenden Sie einen USB-Stick oder eine externe Festplatte für kleinere Dateien.
- Für größere Dateien oder bei vorhandenem Netzwerk können Sie die Datei über eine Netzwerkfreigabe kopieren.
- Cloud-Speicherdienste wie OneDrive, Dropbox oder Google Drive sind ebenfalls eine gute Option, solange Ihre Internetverbindung schnell genug ist und Sie die nötige Sicherheit beachten (z.B. verschlüsselte PST-Datei).
Speichern Sie die PST-Datei auf dem neuen Computer an einem leicht auffindbaren Ort, idealerweise im selben Ordner, wo Outlook standardmäßig seine Datendateien speichert (C:Users[Ihr Benutzername]DocumentsOutlook-Dateien).
Schritt 3: Einrichten des neuen Outlook-Kontos auf dem Zielsystem
Auf dem neuen Computer oder im neuen Outlook-Profil richten Sie nun Ihr E-Mail-Konto ein:
- Öffnen Sie Outlook. Wenn es das erste Mal ist, dass Sie Outlook starten, werden Sie möglicherweise direkt aufgefordert, ein Konto einzurichten.
- Andernfalls gehen Sie zu „Datei“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“.
- Klicken Sie auf „Neu…“ unter der Registerkarte „E-Mail“.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und wählen Sie „Erweiterte Optionen“ > „Ich möchte mein Konto manuell einrichten“ und klicken Sie auf „Verbinden“.
- Wählen Sie „POP“ (für POP3-Konto).
- Geben Sie die Serverinformationen für eingehende und ausgehende E-Mails, die Portnummern und die Verschlüsselungsmethoden ein, die Sie sich zuvor notiert haben. Klicken Sie auf „Weiter“.
- Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Verbinden“. Wenn alles richtig ist, wird das Konto erfolgreich eingerichtet.
An diesem Punkt haben Sie zwar das Konto eingerichtet, aber die alten E-Mails, Kalender und Kontakte sind noch nicht da. Outlook hat eine neue, leere PST-Datei für dieses neue Konto erstellt.
Schritt 4: Importieren der Daten in das neue Outlook
Jetzt bringen wir Ihre gesicherten Daten zurück ins Spiel:
- Gehen Sie wieder zu „Datei“.
- Wählen Sie „Öffnen und Exportieren“ und klicken Sie auf „Importieren/Exportieren“.
- Im Assistenten wählen Sie „Aus anderem Programm oder Datei importieren“ und klicken auf „Weiter“.
- Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“ und klicken Sie auf „Weiter“.
- Klicken Sie auf „Durchsuchen…“ und navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie Ihre zuvor exportierte PST-Datei abgelegt haben. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
- Bei den Optionen für doppelte Elemente wählen Sie idealerweise „Duplikate durch importierte Elemente ersetzen“, um sicherzustellen, dass Sie alle aktuellen Daten haben. Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie auch „Duplikate nicht importieren“ wählen.
- Klicken Sie auf „Weiter“.
- Wählen Sie den obersten Ordner aus der PST-Datei aus (oft „Persönliche Ordner“ oder der Name Ihres alten E-Mail-Kontos) und stellen Sie sicher, dass „Unterordner einbeziehen“ aktiviert ist.
- Ganz wichtig: Wählen Sie unter „Elemente importieren in denselben Ordner in:“ Ihr neu eingerichtetes E-Mail-Konto aus oder die PST-Datei, die Outlook für Ihr neues Konto erstellt hat. Klicken Sie auf „Fertig stellen“.
Outlook beginnt nun mit dem Import der Daten. Dies kann je nach Größe der PST-Datei eine Weile dauern. Nach Abschluss sollten alle Ihre alten E-Mails, Kalendereinträge und Kontakte in Ihrem neuen Outlook sichtbar sein.
Optional: Standard-Datendatei festlegen
Nach dem Import haben Sie möglicherweise zwei PST-Dateien in Outlook: die neu erstellte für Ihr POP3-Konto und die importierte. Um Verwirrung zu vermeiden, können Sie eine der Dateien als Standard festlegen:
- Gehen Sie zu „Datei“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“.
- Wechseln Sie zur Registerkarte „Datendateien“.
- Wählen Sie die PST-Datei aus, die Ihre importierten Daten enthält und die Sie als Standard verwenden möchten, und klicken Sie auf „Als Standard festlegen“.
Szenario 2: Umzug eines IMAP-, Exchange- oder Microsoft 365-Kontos
Das ist die deutlich einfachere Variante des Outlook Umzugs! Da die Daten bei diesen Kontotypen auf dem Server gespeichert sind, müssen Sie sie nicht manuell exportieren und importieren. Outlook synchronisiert sie einfach neu.
Schritt 1: Sicherung der lokalen Daten (optional, aber empfohlen)
Obwohl Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte auf dem Server liegen, gibt es Ausnahmen:
- IMAP-Konten: Manchmal werden lokale Kontakte oder Kalender verwendet, die nicht mit dem Server synchronisiert werden. Wenn Sie solche Elemente haben, erstellen Sie eine PST-Exportdatei nur für diese spezifischen Ordner (wie in Szenario 1, Schritt 1 beschrieben).
- Exchange/Microsoft 365: Hier ist eine separate Sicherung meist nicht nötig, da alle relevanten Daten zentral verwaltet und synchronisiert werden. OST-Dateien können ohnehin nicht importiert werden.
Schritt 2: Einrichten des neuen Outlook-Profils/Kontos auf dem Zielsystem
Dies ist der Hauptschritt für IMAP-, Exchange- und Microsoft 365-Konten:
- Öffnen Sie Outlook auf dem neuen Computer.
- Gehen Sie zu „Datei“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“ und klicken Sie auf „Neu…“.
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Outlook versucht in der Regel, die Einstellungen automatisch zu erkennen.
- Wenn es sich um ein Microsoft 365- oder Outlook.com-Konto handelt, werden Sie möglicherweise zu einer Anmeldeseite weitergeleitet, um Ihre Zugangsdaten einzugeben.
- Für IMAP-Konten müssen Sie möglicherweise „Erweiterte Optionen“ > „Ich möchte mein Konto manuell einrichten“ auswählen und dann „IMAP“ wählen. Geben Sie die Serverinformationen, Ports und Verschlüsselungsmethoden an.
- Nach der erfolgreichen Einrichtung beginnt Outlook automatisch mit der Synchronisierung Ihrer Daten vom Server. Dies kann je nach Datenmenge und Internetgeschwindigkeit einige Zeit in Anspruch nehmen.
Und das war’s! Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte sollten nach der Synchronisation vollständig vorhanden sein.
Szenario 3: Zusätzliche Daten und Konfigurationen übertragen
Neben den Kerndaten gibt es oft Einstellungen und personalisierte Elemente, die Sie nicht verlieren möchten. Diese müssen Sie meist manuell übertragen:
- Outlook-Signaturen:
- Auf dem alten PC: Navigieren Sie zu
%appdata%MicrosoftSignaturesim Windows-Explorer. - Kopieren Sie den gesamten Inhalt dieses Ordners (bestehend aus HTML-, RTF- und Textdateien sowie Ordnern mit Bildern) auf einen USB-Stick oder in einen Cloud-Speicher.
- Auf dem neuen PC: Fügen Sie die kopierten Dateien in denselben Ordner
%appdata%MicrosoftSignaturesein. Nach einem Neustart von Outlook sollten Ihre Signaturen verfügbar sein.
- Auf dem alten PC: Navigieren Sie zu
- Outlook-Regeln:
- Auf dem alten PC: Gehen Sie in Outlook zu „Datei“ > „Informationen“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
- Klicken Sie auf „Optionen“ und dann auf „Regeln exportieren“. Speichern Sie die Regeln als .rwz-Datei.
- Auf dem neuen PC: Gehen Sie zu demselben Menüpunkt, klicken Sie auf „Optionen“ und dann auf „Regeln importieren“. Wählen Sie Ihre .rwz-Datei aus.
- Schnellbausteine (Quick Parts):
- Diese werden in der Datei
Normal.dotmgespeichert, die sich im Vorlagenordner befindet. - Navigieren Sie zu
%appdata%MicrosoftTemplates. - Kopieren Sie die Datei
Normal.dotmauf den neuen PC in denselben Ordner.
- Diese werden in der Datei
- AutoVervollständigen-Liste: Bis Outlook 2010 wurde diese Liste in einer NK2-Datei gespeichert. Seit Outlook 2013 ist sie direkt in der OST- oder PST-Datei integriert und wird mit diesen Daten übertragen. Wenn Sie von einer sehr alten Version umziehen, müssen Sie eventuell die NK2-Datei manuell übertragen und umbenennen. Dies ist jedoch ein komplexeres Thema, das nur in seltenen Fällen relevant ist.
- Benutzerdefinierte Wörterbücher für die Rechtschreibprüfung: Diese finden Sie oft unter
%appdata%MicrosoftUProof. Kopieren Sie die gewünschten .dic-Dateien. - Add-Ins: Diese müssen Sie auf dem neuen System in der Regel neu installieren.
Problemlösung und Tipps für einen reibungslosen Umzug
Auch beim sorgfältigsten Umzug können unerwartete Schwierigkeiten auftreten. Hier sind einige häufige Probleme und deren Lösungen:
- PST-Datei ist zu groß oder beschädigt: Sehr große PST-Dateien können zu Problemen führen. Outlook hat ein eingebautes Reparaturtool namens ScanPST.exe (Microsoft Outlook-Posteingangsreparaturtool). Sie finden es im Outlook-Installationsverzeichnis (oft unter
C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeXX, wobei XX Ihre Outlook-Version ist). Führen Sie es aus, um potenzielle Fehler in der PST-Datei zu beheben, bevor Sie sie importieren. - Fehlende Elemente nach dem Import: Überprüfen Sie sorgfältig, ob Sie im Import-Assistenten den richtigen Zielordner ausgewählt und die Option „Unterordner einbeziehen“ aktiviert haben. Manchmal landen importierte Elemente in einem separaten Ordner anstatt direkt im Posteingang.
- Leistungsprobleme mit großen PST-Dateien: Wenn Ihre importierte PST-Datei sehr groß ist (mehrere GB), kann dies Outlook verlangsamen. Erwägen Sie die Archivierungsfunktion von Outlook, um alte E-Mails in eine separate Archiv-PST-Datei zu verschieben.
- Outlook-Profilverwaltung: Für eine saubere Trennung Ihrer Konten oder zum Experimentieren ist es oft sinnvoll, ein neues Outlook-Profil zu erstellen. Dies können Sie über die Systemsteuerung tun: Systemsteuerung > Mail (Microsoft Outlook) > Profile anzeigen….
- Cloud-Lösungen für den Transfer: Die Verwendung von Cloud-Speicher für Ihre PST-Datei ist praktisch, aber stellen Sie sicher, dass die Datei während des Uploads/Downloads nicht versehentlich synchronisiert oder beschädigt wird. Eine lokale Kopie auf einem USB-Stick ist oft die robustere Wahl.
- Gründliches Testen: Nehmen Sie sich nach dem Umzug die Zeit, alle Funktionen zu testen. Senden Sie eine Test-E-Mail, prüfen Sie Kalendereinträge und Kontakte, und vergewissern Sie sich, dass alle Regeln und Signaturen korrekt funktionieren.
Fazit: Ihr Outlook ist erfolgreich umgezogen!
Der Outlook Umzug mag anfangs entmutigend wirken, doch wie Sie gesehen haben, ist er mit der richtigen Vorbereitung und einem klaren Plan gut zu bewältigen. Der wichtigste Schritt ist immer die Sicherung Ihrer Daten. Ob Sie ein POP3-Konto mit PST-Dateien verschieben oder ein IMAP/Exchange-Konto, das sich vom Server synchronisiert – das Verständnis der zugrundeliegenden Mechanismen ist entscheidend.
Nehmen Sie sich die Zeit für jeden einzelnen Schritt, überprüfen Sie Ihre Zugangsdaten und haben Sie keine Angst vor dem Prozess. Mit dieser detaillierten Anleitung sind Sie bestens gerüstet, um Ihr Outlook Konto erfolgreich zu übertragen und nahtlos auf Ihrem neuen System weiterzuarbeiten. Ihr digitaler Arbeitsplatz wartet schon auf Sie!