Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie in Ihrem Microsoft 365 Admin Center herumstöbern und feststellen, dass da Lizenzen herumliegen, die niemand nutzt? Mitarbeiter haben das Unternehmen verlassen, Projekte wurden abgeschlossen, und die Lizenzen bleiben einfach im System hängen. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern kostet Sie auch bares Geld! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr M365-Konto richtig aufräumen und überflüssige Lizenzen entfernen, um Ihre Kosten zu senken und die Übersicht zu behalten.
Warum Sie sich um ungenutzte Lizenzen kümmern sollten
Es gibt mehrere gute Gründe, warum Sie regelmäßig Ihre Microsoft 365 Lizenzverwaltung überprüfen und ungenutzte Lizenzen entfernen sollten:
- Kosteneinsparungen: Dies ist der offensichtlichste Vorteil. Jede ungenutzte Lizenz ist Geld, das Sie unnötig ausgeben.
- Bessere Übersicht: Ein aufgeräumtes Konto ist einfacher zu verwalten. Sie sehen auf einen Blick, welche Lizenzen tatsächlich im Einsatz sind und welche nicht.
- Risikominimierung: Lizenzen, die an ehemalige Mitarbeiter vergeben sind, können ein Sicherheitsrisiko darstellen, wenn die Konten nicht ordnungsgemäß deaktiviert werden.
- Compliance: Eine korrekte Lizenzverwaltung hilft Ihnen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Audits zu bestehen.
- Ressourcenschonung: Weniger aktive Lizenzen bedeuten weniger Ressourcenverbrauch im System.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Überflüssige M365 Lizenzen entfernen
Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Microsoft 365 Lizenzen effektiv zu verwalten:
1. Bestandsaufnahme: Die Analyse Ihrer aktuellen Lizenzsituation
Bevor Sie Änderungen vornehmen, müssen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Lizenzsituation verschaffen. Gehen Sie dazu ins Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com) und navigieren Sie zu „Abrechnung” -> „Ihre Produkte”. Hier sehen Sie eine Liste aller Ihrer M365-Abonnements und die Anzahl der zugewiesenen und verfügbaren Lizenzen.
Analysieren Sie die Daten sorgfältig. Achten Sie besonders auf:
- Benutzer mit Lizenzen, die das Unternehmen verlassen haben: Diese Konten sollten deaktiviert und die Lizenzen freigegeben werden.
- Benutzer mit überflüssigen Lizenzen: Haben einige Benutzer Lizenzen, die sie nicht benötigen? Vielleicht wurde ihnen versehentlich eine zu umfangreiche Lizenz zugewiesen.
- Testlizenzen, die vergessen wurden: Oft werden Testlizenzen eingerichtet und dann vergessen. Überprüfen Sie, ob diese noch aktiv sind und entfernt werden können.
- Inaktive Benutzerkonten: Microsoft 365 bietet Tools, um inaktive Benutzerkonten zu identifizieren. Diese Konten und die zugehörigen Lizenzen sollten überprüft und gegebenenfalls entfernt werden.
Tipp: Exportieren Sie die Lizenzdaten in eine Excel-Tabelle, um sie leichter zu analysieren und zu filtern. Dies erleichtert die Identifizierung von ungenutzten Lizenzen erheblich.
2. Identifizierung inaktiver Benutzerkonten
Das Microsoft 365 Admin Center bietet verschiedene Möglichkeiten, inaktive Benutzerkonten zu identifizieren. Eine Möglichkeit ist die Verwendung der „Inaktivitätsberichte”. Sie finden diese unter „Berichte” -> „Nutzungsberichte”. Hier können Sie Berichte generieren, die Ihnen zeigen, welche Benutzerkonten in den letzten 30, 90 oder 180 Tagen nicht aktiv waren.
Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung von PowerShell. Mit PowerShell-Skripten können Sie detailliertere Analysen durchführen und beispielsweise Benutzerkonten identifizieren, die seit einem bestimmten Datum nicht mehr angemeldet waren. Dies erfordert jedoch fortgeschrittene Kenntnisse.
Wichtig: Bevor Sie ein Konto deaktivieren oder die Lizenz entfernen, sollten Sie sicherstellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen. Informieren Sie sich, ob der Benutzer wichtige E-Mails, Dateien oder andere Daten gespeichert hat, die gesichert werden müssen.
3. Deaktivieren und Löschen von Benutzerkonten
Nachdem Sie inaktive Benutzerkonten identifiziert haben, können Sie diese deaktivieren oder löschen. Das Deaktivieren eines Kontos verhindert, dass sich der Benutzer anmelden kann. Die Daten des Benutzers bleiben jedoch erhalten. Das Löschen eines Kontos entfernt das Konto vollständig aus dem System. Die Daten des Benutzers werden in der Regel nach einer bestimmten Zeitdauer ebenfalls gelöscht.
Um ein Benutzerkonto zu deaktivieren oder zu löschen, gehen Sie im Microsoft 365 Admin Center zu „Benutzer” -> „Aktive Benutzer”. Wählen Sie das gewünschte Benutzerkonto aus und klicken Sie auf „Benutzer löschen” oder „Benutzer sperren”.
Achtung: Das Löschen eines Benutzerkontos ist ein irreversibler Vorgang. Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Daten gesichert haben, bevor Sie ein Konto löschen.
4. Entfernen von Lizenzen
Nachdem Sie ein Benutzerkonto deaktiviert oder gelöscht haben, können Sie die zugehörige Lizenz entfernen. Gehen Sie dazu im Microsoft 365 Admin Center zu „Benutzer” -> „Aktive Benutzer”. Wählen Sie das gewünschte Benutzerkonto aus und klicken Sie auf „Lizenzen und Apps verwalten”. Entfernen Sie die Häkchen bei den Lizenzen, die Sie entfernen möchten, und speichern Sie die Änderungen.
Die entfernten Lizenzen werden nun wieder Ihrem Pool verfügbarer Lizenzen hinzugefügt und können anderen Benutzern zugewiesen werden.
5. Automatisierung der Lizenzverwaltung
Die manuelle Überprüfung und Entfernung von ungenutzten Lizenzen kann zeitaufwendig sein. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, diesen Prozess zu automatisieren. Sie können beispielsweise PowerShell-Skripte verwenden, um regelmäßig nach inaktiven Benutzerkonten zu suchen und diese automatisch zu deaktivieren oder die Lizenzen zu entfernen.
Es gibt auch Drittanbieter-Tools, die speziell für die Microsoft 365 Lizenzverwaltung entwickelt wurden. Diese Tools bieten oft zusätzliche Funktionen wie automatisierte Berichterstellung, Warnmeldungen bei Inaktivität und die Möglichkeit, Lizenzzuweisungen basierend auf bestimmten Regeln zu automatisieren.
6. Regelmäßige Überprüfung und Optimierung
Die Lizenzverwaltung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Es ist wichtig, dass Sie regelmäßig Ihre Microsoft 365 Lizenzen überprüfen und optimieren. Planen Sie beispielsweise monatliche oder quartalsweise Überprüfungen ein, um sicherzustellen, dass Sie keine ungenutzten Lizenzen bezahlen und Ihre Kosten im Griff haben.
Zusätzliche Tipps und Tricks
- Nutzen Sie die Testphasen von Microsoft 365: Bevor Sie eine neue Lizenz für alle Benutzer kaufen, testen Sie sie mit einer kleinen Gruppe von Benutzern, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen erfüllt.
- Implementieren Sie ein Onboarding- und Offboarding-Verfahren: Stellen Sie sicher, dass Sie klare Prozesse für das Hinzufügen und Entfernen von Benutzern und deren Lizenzen haben.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Bedeutung der Lizenzverwaltung und wie sie dazu beitragen können, Kosten zu sparen.
- Überprüfen Sie Ihre Abonnementbedingungen: Stellen Sie sicher, dass Sie die Bedingungen Ihres Microsoft 365-Abonnements verstehen und dass Sie die richtige Lizenzierungsoption für Ihre Bedürfnisse gewählt haben.
Fazit
Die Entfernung überflüssiger M365 Lizenzen ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Kosten zu senken, die Übersicht zu behalten und die Sicherheit zu erhöhen. Mit den in diesem Artikel beschriebenen Schritten und Tipps können Sie Ihre Microsoft 365 Lizenzverwaltung optimieren und das Beste aus Ihrem Abonnement herausholen. Beginnen Sie noch heute mit der Aufräumaktion und sparen Sie bares Geld!