Kennen Sie das Gefühl der Verwirrung, wenn Sie in MS Project auf einen Blick Ihre Aufgabenliste betrachten und feststellen, dass die Reihennummerierung oder die Gliederungsnummerierung plötzlich nicht mehr dem chronologischen oder logischen Fluss Ihrer Arbeit entspricht? Eine Aufgabe, die Sie gerade verschoben haben, behält ihre alte Zeilennummer, oder die Gliederungsnummern springen wild umher, obwohl Sie doch alles sauber strukturiert haben? Diese Frustration ist weit verbreitet, aber sie ist kein Fehler im System, sondern eine Funktion, die man verstehen muss.
In diesem umfassenden Leitfaden tauchen wir tief in die Funktionsweise von MS Project ein, um zu erklären, warum diese scheinbare Unordnung entsteht. Noch wichtiger ist: Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Kontrolle zurückgewinnen und die Ordnung wiederherstellen können, damit Ihr Projektplan klar, verständlich und effizient bleibt.
Das Rätsel der Nummerierung: ID, Reihennummer und Gliederungsnummer erklärt
Bevor wir Lösungen besprechen, ist es entscheidend, die drei Hauptkonzepte der Nummerierung in MS Project zu verstehen:
- Die Eindeutige ID (Interne ID): Dies ist der heimliche Held (oder manchmal der Bösewicht) im Hintergrund von MS Project. Jede Aufgabe, jeder Vorgang, jede Ressource und jede Zuordnung erhält bei ihrer Erstellung eine eindeutige ID. Diese ID ist wie eine Geburtsurkunde – sie ist einmalig, wird fortlaufend vergeben und ändert sich niemals, egal was Sie mit der Aufgabe tun. Sie ist die wahre Identität der Aufgabe im Projekt und wird intern für Verknüpfungen, Beziehungen und die Datenbankintegrität verwendet.
- Die Reihennummer (Zeilennummer): Dies ist die Zahl, die Sie ganz links in der Tabelle sehen, direkt neben dem Aufgabenindikator. Die Reihennummer ist eine dynamische Nummerierung, die die aktuelle, *sichtbare* Position einer Aufgabe in Ihrer Ansicht angibt. Sie ist rein kosmetisch und ändert sich ständig, wenn Sie Aufgaben sortieren, filtern, gruppieren oder verschieben. Sie reflektiert nicht die interne ID der Aufgabe, sondern ihre aktuelle Position in der Anzeige.
- Die Gliederungsnummer: Diese Nummerierung spiegelt die hierarchische Struktur Ihres Projektplans wider (z.B. 1, 1.1, 1.1.1). Die Gliederungsnummer wird automatisch von MS Project zugewiesen, basierend auf der Einrückung (Gliederungsebene) Ihrer Aufgaben. Sie ist ebenfalls dynamisch und ändert sich, wenn Sie Aufgaben ein- oder ausrücken oder ihre Position innerhalb der Hierarchie verschieben.
Warum MS Project die Ordnung scheinbar ignoriert
Die scheinbare „Unordnung” bei der Reihennummerierung und Gliederungsnummerierung entsteht, weil MS Project strikt zwischen der unveränderlichen internen ID und den dynamischen, sichtbaren Nummern unterscheidet. Hier sind die häufigsten Gründe, warum die Zahlen nicht mehr chronologisch erscheinen:
- Sortieren: Wenn Sie Ihre Aufgaben nach einem beliebigen Kriterium sortieren (z.B. nach Startdatum, Enddatum, Ressource, Aufgabenname), ordnet MS Project die sichtbaren Reihen neu an. Die Reihennummern passen sich der neuen Anzeigereihenfolge an, aber die interne ID der Aufgaben bleibt unverändert. Eine Aufgabe, die ursprünglich die ID 5 hatte und nun an der 20. Stelle steht, wird immer noch intern als ID 5 identifiziert, auch wenn ihre sichtbare Reihennummer 20 ist.
- Filtern: Durch Anwenden eines Filters werden bestimmte Aufgaben ausgeblendet. Die verbleibenden sichtbaren Aufgaben erhalten neue, fortlaufende Reihennummern, um die Lücken der ausgeblendeten Aufgaben zu füllen. Auch hier ändert sich die interne ID nicht.
- Gruppieren: Wenn Sie Aufgaben gruppieren (z.B. nach Phase oder Ressource), werden sie hierarchisch unter Gruppierungsüberschriften angeordnet. Die Reihennummern werden innerhalb jeder Gruppe neu zugewiesen, was die ursprüngliche fortlaufende Reihenfolge unterbrechen kann.
- Verschieben von Aufgaben: Wenn Sie eine Aufgabe per Drag-and-Drop verschieben oder ein- und ausrücken, ändert sich ihre Gliederungsnummer und oft auch ihre Reihennummer, aber nicht ihre interne ID. Neue Aufgaben, die Sie dazwischen einfügen, erhalten immer die nächste freie interne ID am Ende der ID-Sequenz, selbst wenn sie optisch ganz oben in Ihrem Plan stehen.
- Kopieren und Einfügen: Beim Kopieren und Einfügen von Aufgaben erhalten die eingefügten Aufgaben neue, fortlaufende interne IDs, selbst wenn sie in der Mitte Ihres Plans eingefügt werden.
Das Kernproblem ist also nicht, dass MS Project die Reihenfolge vergisst, sondern dass es mehrere „Ordnungen” parallel verwaltet: eine feste interne (ID-basierte) und eine dynamische, visuelle (Reihen-/Gliederungsnummer-basierte).
Die Auswirkungen einer ungeordneten Nummerierung
Auch wenn es sich technisch nicht um einen „Fehler” handelt, kann die scheinbar willkürliche Nummerierung erhebliche praktische Probleme verursachen:
- Kommunikationsschwierigkeiten: Wenn Sie sich auf „Aufgabe 15” beziehen, der Teamkollege aber auf „Aufgabe mit der alten Reihennummer 15” schaut, die jetzt visuell die Nummer 7 hat, führt das zu Missverständnissen.
- Berichterstattung und Dokumentation: Berichte, die auf den sichtbaren Reihennummern basieren, können bei häufigem Sortieren oder Filtern inkonsistent werden.
- Visuelle Verwirrung: Ein unübersichtlicher Plan erschwert die schnelle Erfassung des Projektstatus und kann zu Fehlern bei der Planung führen.
- Navigation: Es wird schwieriger, Aufgaben schnell zu finden, wenn die Nummerierung nicht der erwarteten logischen Reihenfolge folgt.
Ordnung wiederherstellen: So bekommen Sie Ihre Nummerierung in den Griff
Die gute Nachricht ist, dass Sie die Kontrolle über die Anzeige Ihrer Nummerierungen in MS Project haben. Hier sind bewährte Methoden, um die Reihen- und Gliederungsnummern wieder in eine sinnvolle Ordnung zu bringen.
Methode 1: Die einfachste Lösung – Sortieren nach ID
Wenn Sie die sichtbaren Reihennummern wieder in die Reihenfolge bringen möchten, in der die Aufgaben ursprünglich erstellt wurden, ist das Sortieren nach der internen ID der schnellste Weg:
- Wechseln Sie zur Registerkarte „Ansicht” im Menüband.
- Klicken Sie in der Gruppe „Daten” auf „Sortieren”.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Nach ID sortieren”.
MS Project ordnet nun alle Aufgaben nach ihrer internen ID. Die Reihennummern werden daraufhin neu vergeben, beginnend bei 1, und folgen der ursprünglichen Erstellungsreihenfolge. Beachten Sie jedoch, dass diese Aktion jede andere Sortierung (z.B. nach Startdatum) aufhebt und Sie möglicherweise eine Ansicht ohne Filter oder Gruppierung benötigen, um die volle Wirkung zu sehen.
Methode 2: Gliederungsnummern korrigieren durch korrekte Hierarchie
Die Gliederungsnummern sind direkt an die Einrückung Ihrer Aufgaben gebunden. Wenn sie fehlerhaft erscheinen, liegt es in der Regel an einer inkonsistenten Hierarchie:
- Überprüfen Sie Ihre Aufgabenstruktur und stellen Sie sicher, dass alle Unteraufgaben korrekt unter ihren Sammelvorgängen eingerückt sind.
- Markieren Sie bei Bedarf die betreffenden Aufgaben und verwenden Sie die Schaltflächen „Aufgabe einrücken” und „Aufgabe ausrücken” in der Registerkarte „Aufgabe” in der Gruppe „Zeitplan”, um die Hierarchie anzupassen.
MS Project aktualisiert die Gliederungsnummern sofort, sobald Sie die Hierarchie ändern. Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe von Ebene 2 auf Ebene 1 verschieben, wird ihre Gliederungsnummer entsprechend angepasst (z.B. von 1.2 auf 2).
Methode 3: Eine stabile, sichtbare „Anzeigereihenfolge” mit benutzerdefinierten Feldern erstellen
Dies ist eine leistungsstarke Methode, wenn Sie häufig sortieren oder filtern, aber dennoch eine konsistente, fortlaufende Nummerierung wünschen, die die *aktuelle sichtbare Reihenfolge* widerspiegelt und nicht die interne ID. Sie erstellen ein benutzerdefiniertes Feld, das dynamisch die Reihennummer anzeigt.
- Ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift in Ihrer Aufgabenansicht und wählen Sie „Spalte einfügen”.
- Wählen Sie ein freies Feld aus, z.B. „Zahl1” oder „Text1” (Zahlfelder sind für Nummerierungen besser geeignet).
- Das Feld umbenennen (optional, aber empfohlen):
- Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf die neu eingefügte Spaltenüberschrift (z.B. „Zahl1”).
- Wählen Sie „Benutzerdefinierte Felder”.
- Markieren Sie das Feld (z.B. „Zahl1”) und klicken Sie auf „Feld umbenennen”. Nennen Sie es z.B. „Anzeigereihenfolge” oder „Akt. Reihenfolge”. Bestätigen Sie mit „OK”.
- Eine Formel für das Feld definieren:
- Im Fenster „Benutzerdefinierte Felder” (wo Sie das Feld umbenannt haben) stellen Sie sicher, dass Ihr umbenanntes Feld ausgewählt ist.
- Wählen Sie unter „Benutzerdefinierte Attribute” die Option „Formel”.
- Geben Sie in das Formelfeld die Funktion
Row()ein. Diese Funktion gibt die aktuelle Zeilennummer der Aufgabe in der *momentanen Ansicht* zurück. - Klicken Sie auf „OK”.
- MS Project fragt, ob es die Formel auf alle Aufgaben anwenden soll. Bestätigen Sie mit „Ja”.
Nun haben Sie eine neue Spalte namens „Anzeigereihenfolge” (oder wie Sie sie genannt haben), die immer die aktuelle sichtbare Reihennummer anzeigt, unabhängig davon, wie Sie sortieren, filtern oder gruppieren. Diese Nummerierung ist dynamisch und aktualisiert sich automatisch. Sie können diese Spalte verwenden, um schnell die aktuelle visuelle Reihenfolge zu kommunizieren oder zu referenzieren, während die interne ID ihre ursprüngliche Funktion beibehält.
Methode 4: Das „Zurücksetzen der IDs” (Eine wichtige Klarstellung)
Es gibt eine Funktion in MS Project unter „Datei” > „Optionen” > „Erweitert”, die „Neue IDs vor dem Speichern neu nummerieren” heißt oder die Option „IDs zurücksetzen”. Es ist wichtig zu verstehen, dass diese Funktion *nicht* die IDs bestehender Aufgaben neu nummeriert, um sie chronologisch zu machen. Stattdessen setzt sie lediglich den Zähler für die *nächste zu vergebende ID* auf einen niedrigeren Wert zurück, was hauptsächlich bei der Arbeit mit temporären Projekten oder Vorlagen nützlich sein kann, aber nicht dazu dient, bestehende, bereits vergebene IDs neu anzuordnen.
Das direkte Ändern der internen IDs von Aufgaben in einem bereits laufenden Projekt ist in MS Project nicht vorgesehen und sollte auch nicht versucht werden, da dies die Integrität der Projektbeziehungen und Daten beschädigen könnte. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Verwaltung der *Anzeige* der Nummerierung.
Best Practices zur Vermeidung von Unordnung
Um die Verwirrung von vornherein zu minimieren, können Sie einige bewährte Verfahren anwenden:
- Verstehen Sie die Konzepte: Das Wissen über ID, Reihennummer und Gliederungsnummer ist die halbe Miete. Erklären Sie diese Unterschiede auch Ihrem Team.
- Sortieren bewusst einsetzen: Denken Sie vor dem Sortieren darüber nach, welche Auswirkungen es auf die Reihennummern hat. Wenn Sie oft nach verschiedenen Kriterien sortieren müssen, verwenden Sie die benutzerdefinierte „Anzeigereihenfolge”-Spalte (Methode 3).
- Ansichten speichern: Wenn Sie eine bestimmte Sortierung, Filterung oder Gruppierung häufig verwenden, speichern Sie diese als benutzerdefinierte Ansicht. So können Sie schnell zu Ihrer bevorzugten Anordnung zurückkehren.
- ID-Spalte anzeigen: Fügen Sie die Spalte „ID” in Ihre Tabelle ein. So haben Sie immer einen direkten Blick auf die interne, unveränderliche Nummerierung und können besser zwischen der wahren Identität einer Aufgabe und ihrer aktuellen visuellen Position unterscheiden.
- Regelmäßige Überprüfung: Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, Ihre Projektstruktur zu überprüfen und gegebenenfalls die Gliederung anzupassen.
Fazit
Die scheinbar chaotische Reihen- und Gliederungsnummerierung in MS Project ist kein Fehler, sondern ein Ergebnis der internen Arbeitsweise der Software. Durch das Verständnis der Konzepte von ID, Reihennummer und Gliederungsnummer und die Anwendung der hier beschriebenen Methoden können Sie die Kontrolle zurückgewinnen und sicherstellen, dass Ihr Projektplan jederzeit klar und verständlich bleibt.
Ob Sie einfach nach ID sortieren, Ihre Gliederung korrigieren oder eine dynamische „Anzeigereihenfolge” über ein benutzerdefiniertes Feld implementieren – Sie haben die Werkzeuge, um Ihren MS Project-Plan optimal zu strukturieren. Mit diesen Kenntnissen wird Ihre Projektdokumentation präziser und die Kommunikation im Team effizienter, was letztendlich zum Erfolg Ihres Projekts beiträgt. Verabschieden Sie sich von der Verwirrung und begrüßen Sie die Ordnung in Ihrem Projektmanagement!