Das „New Outlook“ im Test: Lohnt sich der Umstieg oder bleiben Sie besser bei der alten Version?

Die digitale Kommunikation ist unser tägliches Brot, und für Millionen von Menschen weltweit ist Microsoft Outlook das zentrale Werkzeug dafür. Doch in den letzten Jahren hat sich eine spannende Entwicklung abgezeichnet: Das sogenannte „Neue Outlook“ – oft auch unter dem Codenamen Project Monarch bekannt – bahnt sich seinen Weg und soll in Zukunft das altgediente Classic Outlook für Windows ersetzen. Diese Transformation wirft unweigerlich Fragen auf: Was genau ist neu? Welche Vorteile bringt der Umstieg? Und vor allem: Bleiben dabei nicht auch lieb gewonnene Funktionen auf der Strecke? Wir nehmen das „Neue Outlook“ genau unter die Lupe und helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob es Zeit für einen Wechsel ist oder ob Sie der alten Version noch die Treue halten sollten.

Was ist das „Neue Outlook“ eigentlich? Eine grundlegende Neuausrichtung

Bevor wir uns in die Details stürzen, ist es wichtig zu verstehen, dass das „Neue Outlook“ nicht einfach nur eine kosmetische Überarbeitung ist. Es handelt sich um eine grundlegende Neuausrichtung. Im Kern basiert es auf der gleichen Codebasis wie Outlook im Web (Outlook.com) und die Outlook-Apps für Mac, iOS und Android. Microsofts Ziel ist es, eine einheitliche und moderne Erfahrung über alle Plattformen hinweg zu schaffen. Es ist quasi eine Progressive Web App (PWA), die wie eine Desktop-Anwendung aussieht und sich anfühlt, aber im Hintergrund auf Web-Technologien basiert.

Diese Strategie bringt mehrere Vorteile mit sich: Schnellere Entwicklung von Features, einfachere Wartung und eine konsistentere Benutzeroberfläche. Gleichzeitig bedeutet es aber auch eine Abkehr von der tiefen Integration ins Windows-System, die das Classic Outlook über Jahrzehnte ausgezeichnet hat. Es ist ein mutiger Schritt, der sowohl Begeisterung als auch Skepsis hervorruft.

Erster Eindruck: Design und Benutzerfreundlichkeit

Beim ersten Start des „Neuen Outlook“ fällt sofort das aufgeräumte und moderne Design ins Auge. Die Oberfläche ist deutlich schlanker, minimalistischer und orientiert sich stark an den Web-Versionen. Wer bereits Outlook.com oder Outlook für Mac nutzt, wird sich sofort heimisch fühlen. Das berühmt-berüchtigte „Ribbon“-Menü, das im Classic Outlook eine Fülle von Optionen bot, wurde stark vereinfacht und durch eine übersichtlichere Leiste am oberen Rand ersetzt. Dies trägt zur besseren Benutzerfreundlichkeit bei, kann aber Power-User zunächst überfordern, die gewohnt sind, spezifische Funktionen sofort zu finden.

Die Integration mit anderen Microsoft 365-Diensten wie To Do, Calendar, People und Files ist nahtlos und über eine praktische Seitenleiste oder integrierte Module direkt erreichbar. Das „Mein Tag“-Panel bietet eine schnelle Übersicht über Termine und Aufgaben, ohne die E-Mail-Ansicht verlassen zu müssen. Die Möglichkeit, das Design mit verschiedenen Themen und Dichteeinstellungen anzupassen, ist ebenfalls willkommen und ermöglicht eine gewisse Personalisierung. Insgesamt wirkt das „Neue Outlook“ frischer, intuitiver für Neulinge und weniger überladen.

Die Neuen Funktionen im Überblick: Was kann das „Neue Outlook“ besser?

Neben dem aufgefrischten Design bringt das „Neue Outlook“ auch einige interessante Neuerungen mit sich, die die Produktivität steigern sollen:

• Verbesserte Suche: Die Suchfunktion ist oft schneller und intelligenter, da sie die Cloud-basierten Indizes von Microsoft 365 nutzt.
• Nachrichtenerinnerungen: Sie können Nachrichten „pinnen“ oder sich später daran erinnern lassen, eine E-Mail zu beantworten – eine praktische Funktion, um den Überblick zu behalten.
• Vereinfachte Kalenderverwaltung: Das Anlegen von Terminen und das Teilen von Kalendern ist intuitiver gestaltet. KI-gestützte Vorschläge für Besprechungszeiten sind ebenfalls integriert.
• Loop-Komponenten: Ermöglicht die Echtzeit-Zusammenarbeit an Textblöcken, Tabellen oder Aufgabenlisten direkt in der E-Mail – ein mächtiges Werkzeug für Teamarbeit.
• „Mein Tag“-Panel: Eine praktische Leiste am rechten Bildschirmrand, die Ihren Kalender und Ihre Aufgaben anzeigt, ohne die E-Mail-Ansicht zu verlassen.
• Dichte Integration mit Microsoft 365: Der Zugriff auf OneDrive, SharePoint und Teams ist direkt im Client integriert, was den Workflow vereinfacht.
• Smarte Antworten: Vorschläge für schnelle Antworten auf E-Mails, die auf dem Kontext basieren.

Diese Vorteile sind besonders für Benutzer spürbar, die intensiv mit Microsoft 365 arbeiten und eine moderne, cloud-zentrierte Erfahrung suchen. Das „Neue Outlook“ ist in vielerlei Hinsicht eine zukunftsweisende Plattform.

Was fehlt im „Neuen Outlook“? Die Schattenseiten des Umstiegs

Wo Licht ist, da ist auch Schatten. Die Abkehr von der klassischen Desktop-Anwendung bedeutet auch, dass einige liebgewonnene oder geschäftskritische Funktionen (noch) nicht oder nur eingeschränkt verfügbar sind. Dies sind die Punkte, die für viele Benutzer die größte Hürde für einen Umstieg darstellen:

• PST/OST-Dateien und lokale Daten: Das „Neue Outlook“ unterstützt keine lokalen PST-Dateien mehr zur Archivierung oder für den Import. Auch die volle Kontrolle über OST-Dateien für den Offline-Cache entfällt. Alle Daten werden primär in der Cloud verwaltet, was für einige Datenschutzbedenken aufwerfen kann.
• POP3-Konten: Während das „Neue Outlook“ IMAP-Konten unterstützt, ist die Unterstützung für POP3-Konten (die E-Mails vom Server löschen und lokal speichern) oft eingeschränkt oder nicht vorhanden. Dies ist ein großes Problem für Benutzer, die traditionell ihre E-Mails lokal speichern.
• Add-Ins und Erweiterungen: Ein Kernproblem für viele Power-User ist die Kompatibilität mit Add-Ins. Das „Neue Outlook“ unterstützt nur Web-Add-Ins, die über den Microsoft Store bezogen werden. Klassische COM-Add-Ins, die tief in Windows integriert sind und oft branchenspezifische Funktionen bieten (z.B. CRM-Integrationen, spezielle Verschlüsselungslösungen), funktionieren nicht. Dies kann ein Showstopper für Unternehmen sein.
• VBA-Makros: Die Möglichkeit, komplexe Aufgaben mit VBA-Makros zu automatisieren, entfällt im „Neuen Outlook“. Wer auf individuelle Skripte angewiesen ist, kann nicht wechseln.
• Offline-Modus: Obwohl ein Offline-Modus existiert, ist er oft weniger robust und konfigurierbar als im Classic Outlook, insbesondere bei der Synchronisation großer Datenmengen.
• Öffentliche Ordner: Die Unterstützung für Öffentliche Ordner, die in vielen Unternehmen noch verwendet werden, ist im „Neuen Outlook“ teilweise eingeschränkt.
• Journal und Aufgabenverwaltung: Funktionen wie das Journal sind nicht mehr integriert. Die Aufgabenverwaltung erfolgt primär über die separate To Do-App, was einen Workflow-Wechsel erfordert.
• Drag-and-Drop von Anhängen auf den Desktop: Eine kleine, aber oft genutzte Funktion, die im „Neuen Outlook“ nicht immer so reibungslos funktioniert.
• Leistung bei sehr großen Postfächern: Da es sich um eine Web-Anwendung handelt, kann es bei sehr großen Postfächern oder langsamer Internetverbindung zu Performance-Einbußen kommen.
• Datenschutz bei Drittanbieter-Konten: Wenn Sie E-Mail-Konten von Drittanbietern (z.B. Gmail, Web.de) im Neuen Outlook verwenden, werden Ihre E-Mails über Microsoft-Server geleitet, um die Funktionen bereitzustellen. Dies kann für manche Nutzer ein Datenschutzbedenken sein.

Diese Nachteile zeigen deutlich, dass das „Neue Outlook“ noch nicht für jeden Anwendungsfall eine vollwertige Alternative ist.

Für wen lohnt sich der Umstieg?

Trotz der genannten Einschränkungen gibt es eine klare Zielgruppe, für die der Umstieg auf das „Neue Outlook“ bereits jetzt sinnvoll oder sogar vorteilhaft ist:

• Neukunden und Einsteiger: Wer neu in der Microsoft 365-Welt ist oder bisher keinen Outlook-Client genutzt hat, wird das moderne Interface und die einfache Bedienung schätzen.
• Cloud-Enthusiasten: Benutzer, die bereits stark auf Outlook.com, OneDrive, Teams und andere Microsoft 365-Dienste setzen, profitieren von der nahtlosen Integration.
• Benutzer von Outlook im Web/Mac/Mobile: Wer bereits diese Versionen nutzt, wird die konsistente Erfahrung über alle Geräte hinweg lieben.
• Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ohne komplexe Add-Ins: Für Unternehmen, die keine spezialisierten Add-Ins oder VBA-Makros benötigen und eine einfache, cloud-basierte Lösung suchen.
• Benutzer mit primär Exchange Online oder IMAP-Konten: Diese Kontotypen werden optimal unterstützt.
• Benutzer, die Wert auf moderne Optik und Vereinfachung legen: Wenn Sie sich vom überladenen Classic Outlook gestört fühlen, ist das neue Design eine Wohltat.

Für diese Gruppen kann das „Neue Outlook“ bereits heute eine Steigerung der Produktivität und eine angenehmere Benutzererfahrung bedeuten.

Wer sollte (noch) bei der alten Version bleiben?

Auf der anderen Seite gibt es nach wie vor triftige Gründe, (noch) am Classic Outlook festzuhalten:

• Power-User und Unternehmen mit spezialisierten Add-Ins: Wenn Ihre tägliche Arbeit von bestimmten COM-Add-Ins, CRM-Integrationen oder branchenspezifischen Tools abhängt, die nur im Classic Outlook laufen, ist ein Wechsel derzeit unmöglich.
• Benutzer mit lokalen PST-Archiven oder POP3-Konten: Wer große Mengen an lokalen Daten verwaltet oder auf POP3 angewiesen ist, wird mit dem „Neuen Outlook“ nicht glücklich.
• Unternehmen mit komplexen Group Policy-Einstellungen: Classic Outlook bietet oft feinere Steuerungsmöglichkeiten über Gruppenrichtlinien, was für große IT-Abteilungen wichtig sein kann.
• Anwender, die VBA-Makros nutzen: Wenn Automatisierung über Skripte ein zentraler Bestandteil Ihres Workflows ist, bleiben Sie beim Klassiker.
• Benutzer mit hohen Datenschutzanforderungen für Drittanbieter-Konten: Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Nicht-Microsoft-E-Mails über Microsoft-Server laufen, sollten Sie Classic Outlook bevorzugen oder die Nutzung des Neuen Outlook auf Microsoft-Konten beschränken.
• Traditionsbewusste Nutzer: Viele Anwender sind seit Jahrzehnten an das Classic Outlook gewöhnt und bevorzugen dessen Funktionsumfang und die etablierte Benutzeroberfläche.
• Nutzer, die auf höchste Performance bei riesigen Postfächern angewiesen sind: Die lokale Verarbeitungsstärke des Classic Outlook kann hier immer noch Vorteile bieten.

Für diese Anwender ist das Classic Outlook nach wie vor das zuverlässigere und funktionsreichere Werkzeug, das ihre spezifischen Anforderungen besser erfüllt.

Die Zukunft von Outlook: Ein Blick voraus

Microsoft hat klargestellt, dass das „Neue Outlook“ die Zukunft ist. Das Classic Outlook für Windows wird nicht ewig existieren und irgendwann durch die neue Version ersetzt werden. Aktuell befinden wir uns in einer Übergangsphase, in der beide Versionen koexistieren können. Microsoft fügt kontinuierlich neue Features hinzu und schließt Lücken zum Classic Outlook. Es ist zu erwarten, dass viele der fehlenden Funktionen im Laufe der Zeit implementiert werden – aber möglicherweise nicht alle, insbesondere solche, die tief in Windows verwurzelt sind (wie COM-Add-Ins).

Unternehmen und Anwender sollten sich dieser Entwicklung bewusst sein und beginnen, ihre Workflows und Abhängigkeiten zu überprüfen. Das „Neue Outlook“ ist mehr als nur ein Update; es ist eine strategische Neuausrichtung hin zu einer cloud-first, web-zentrierten Arbeitsweise.

Fazit: Eine Frage der Prioritäten

Lohnt sich der Umstieg auf das „Neue Outlook“? Die Antwort ist, wie so oft: Es kommt darauf an. Es gibt keine pauschale Empfehlung. Wenn Sie ein Benutzer sind, der eine moderne, schlanke Oberfläche schätzt, eng mit Microsoft 365 arbeitet und keine speziellen Legacy-Funktionen benötigt, dann ist der Wechsel nicht nur empfehlenswert, sondern auch zukunftsweisend. Sie werden von einer verbesserten Benutzerfreundlichkeit und neuen, kollaborativen Funktionen profitieren.

Wenn Sie jedoch ein Power-User sind, dessen Arbeit von speziellen Add-Ins, VBA-Makros, lokalen Datenarchiven oder bestimmten Einstellungen abhängt, dann sollten Sie vorerst beim Classic Outlook bleiben. Die Einschränkungen sind hier noch zu groß. Beobachten Sie die Entwicklung des „Neuen Outlook“ genau und prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre benötigten Features hinzugefügt wurden.

Unser Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit, zwischen beiden Versionen zu wechseln (in Classic Outlook gibt es oft einen Schalter „Das neue Outlook ausprobieren“) und testen Sie selbst, welche Version Ihren Anforderungen am besten gerecht wird. Geben Sie Microsoft Feedback zu fehlenden Funktionen – so tragen Sie dazu bei, das „Neue Outlook“ aktiv mitzugestalten. Letztendlich ist die Entscheidung eine Frage Ihrer persönlichen Produktivität, Ihres Workflows und Ihrer Präferenzen.