Kennen Sie das? Sie haben stundenlang an einer Excel-Datei gearbeitet, die Sie nun schnell an einen Kollegen oder Kunden schicken möchten. Sie klicken auf „Datei” -> „Teilen” -> „E-Mail” und wundern sich dann, dass die Mail aus einem völlig fremden E-Mail-Account versendet wird? Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch zu Datenschutzproblemen führen. Aber keine Panik, in den meisten Fällen lässt sich das Problem mit ein paar einfachen Schritten beheben. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, woran es liegen kann und wie Sie das falsche E-Mail-Konto loswerden.
Die häufigsten Ursachen für das Problem
Bevor wir uns den Lösungen widmen, ist es wichtig, die Ursachen für das Problem zu verstehen. Hier sind die häufigsten Gründe, warum Excel eine andere E-Mail-Adresse verwendet als erwartet:
- Standard-E-Mail-Programm: Das Betriebssystem (Windows oder macOS) hat möglicherweise ein anderes E-Mail-Programm als Standard definiert. Excel greift in der Regel auf das Standardprogramm zurück.
- Mehrere E-Mail-Konten in Outlook: Wenn Sie Outlook verwenden und mehrere Konten eingerichtet haben, kann es sein, dass ein anderes Konto als Standard festgelegt ist.
- Verknüpfungen und Kompatibilitätsprobleme: Manchmal können alte Verknüpfungen oder Inkompatibilitäten zwischen Excel und dem E-Mail-Programm zu Fehlfunktionen führen.
- Falsche Konfiguration in Excel: Es ist zwar selten, aber möglich, dass in den Excel-Einstellungen etwas falsch konfiguriert ist.
- Benutzerprofile: Bei gemeinsam genutzten Computern kann es vorkommen, dass das falsche Benutzerprofil aktiv ist und somit auch die falschen E-Mail-Einstellungen verwendet werden.
- Drittanbieter-Software: Bestimmte Add-Ins oder andere Programme können die E-Mail-Funktionalität von Excel beeinträchtigen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Fehlerbehebung
Nachdem wir die möglichen Ursachen kennen, können wir uns nun der Fehlerbehebung widmen. Gehen Sie die folgenden Schritte der Reihe nach durch, bis das Problem behoben ist:
1. Überprüfen Sie das Standard-E-Mail-Programm Ihres Betriebssystems
Der erste und wichtigste Schritt ist die Überprüfung des Standard-E-Mail-Programms. So geht’s:
Unter Windows:
- Klicken Sie auf das Windows-Symbol (Startmenü).
- Geben Sie „Standard-Apps” ein und wählen Sie „Standard-Apps” aus den Suchergebnissen.
- Scrollen Sie nach unten zu „E-Mail” und überprüfen Sie, welches Programm dort als Standard ausgewählt ist.
- Wenn das falsche Programm ausgewählt ist, klicken Sie darauf und wählen Sie das gewünschte E-Mail-Programm (z.B. Outlook, Thunderbird) aus.
Unter macOS:
- Klicken Sie auf das Apple-Symbol in der oberen linken Ecke.
- Wählen Sie „Systemeinstellungen”.
- Klicken Sie auf „Mail”.
- Überprüfen Sie unter „Standard-E-Mail-Programm”, welches Programm ausgewählt ist.
- Wenn das falsche Programm ausgewählt ist, klicken Sie darauf und wählen Sie das gewünschte E-Mail-Programm aus.
Nachdem Sie das Standard-E-Mail-Programm korrigiert haben, starten Sie Excel neu und versuchen Sie erneut, die Datei per E-Mail zu versenden.
2. Outlook: Standard-E-Mail-Konto überprüfen
Wenn Sie Outlook als E-Mail-Programm verwenden und mehrere Konten eingerichtet haben, müssen Sie sicherstellen, dass das richtige Konto als Standard festgelegt ist:
- Öffnen Sie Outlook.
- Klicken Sie auf „Datei” -> „Informationen”.
- Wählen Sie das Konto aus, das Sie als Standard festlegen möchten.
- Klicken Sie auf „Als Standard festlegen”.
Starten Sie Outlook neu, um die Änderungen zu übernehmen. Versuchen Sie anschließend erneut, die Excel-Datei zu versenden.
3. Excel-Optionen überprüfen (seltener Fall)
Obwohl es selten vorkommt, kann es nicht schaden, die Excel-Optionen zu überprüfen:
- Öffnen Sie Excel.
- Klicken Sie auf „Datei” -> „Optionen”.
- Wählen Sie „Allgemein”.
- Überprüfen Sie im Abschnitt „Benutzerinformationen”, ob die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen ist.
Beachten Sie, dass diese Einstellung in der Regel nicht die E-Mail-Adresse beeinflusst, die zum Versenden von Dateien verwendet wird, sondern eher für Kommentare und andere Informationen in der Datei. Trotzdem kann es nicht schaden, sie zu überprüfen.
4. Excel neu starten und Computer neu starten
Ein einfacher Neustart kann oft Wunder wirken. Schließen Sie Excel komplett (nicht nur das Fenster, sondern auch alle im Hintergrund laufenden Prozesse) und starten Sie es neu. Wenn das nicht hilft, starten Sie Ihren Computer neu.
5. Office-Reparatur durchführen
Wenn die oben genannten Schritte nicht helfen, könnte es ein Problem mit der Office-Installation geben. Führen Sie eine Office-Reparatur durch:
Unter Windows:
- Klicken Sie auf das Windows-Symbol (Startmenü).
- Geben Sie „Apps & Features” ein und wählen Sie „Apps & Features” aus den Suchergebnissen.
- Suchen Sie nach „Microsoft Office” oder „Microsoft 365”.
- Klicken Sie darauf und wählen Sie „Ändern”.
- Wählen Sie „Reparieren” und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Unter macOS:
Die Reparatur von Office unter macOS ist etwas komplizierter und erfordert in der Regel die Neuinstallation der gesamten Office-Suite. Befolgen Sie die Anweisungen von Microsoft zur Deinstallation und Neuinstallation von Office auf Ihrem Mac.
6. Benutzerprofil überprüfen (bei gemeinsam genutzten Computern)
Wenn Sie einen Computer mit mehreren Benutzern teilen, stellen Sie sicher, dass Sie mit dem richtigen Benutzerprofil angemeldet sind. Falsche E-Mail-Einstellungen können an ein bestimmtes Benutzerprofil gebunden sein.
7. Add-Ins deaktivieren
Manchmal können Add-Ins in Excel Probleme verursachen. Deaktivieren Sie alle Add-Ins, um zu sehen, ob das Problem dadurch behoben wird:
- Öffnen Sie Excel.
- Klicken Sie auf „Datei” -> „Optionen”.
- Wählen Sie „Add-Ins”.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Verwalten” die Option „COM-Add-Ins” und klicken Sie auf „Los…”.
- Deaktivieren Sie alle Add-Ins und klicken Sie auf „OK”.
- Starten Sie Excel neu und versuchen Sie erneut, die Datei zu versenden.
Wenn das Problem behoben ist, können Sie die Add-Ins einzeln wieder aktivieren, um den Übeltäter zu identifizieren.
8. Windows-Konto überprüfen
In einigen Fällen kann die Verknüpfung zwischen dem Windows-Konto und Ihrem Microsoft-Konto Probleme verursachen. Gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie zu Windows Einstellungen -> Konten -> Ihre Info
- Überprüfen Sie, ob das korrekte Microsoft-Konto verknüpft ist. Wenn nicht, ändern Sie es entsprechend.
Zusammenfassung und wichtige Tipps
Das Problem, dass Excel-Dokumente per E-Mail aus dem falschen Account versendet werden, ist zwar ärgerlich, aber in den meisten Fällen leicht zu beheben. Die häufigste Ursache ist ein falsch konfiguriertes Standard-E-Mail-Programm. Gehen Sie die oben genannten Schritte der Reihe nach durch, um das Problem zu lösen. Hier noch einige wichtige Tipps:
- Regelmäßige Updates: Stellen Sie sicher, dass Ihr Betriebssystem, Office und alle E-Mail-Programme auf dem neuesten Stand sind.
- Sicherheitssoftware: Überprüfen Sie, ob Ihre Sicherheitssoftware die E-Mail-Funktionalität von Excel beeinträchtigt.
- Vorsicht bei Add-Ins: Installieren Sie nur Add-Ins aus vertrauenswürdigen Quellen.
- Datenschutz: Achten Sie immer darauf, aus welchem E-Mail-Konto Sie sensible Informationen versenden.
Mit diesen Tipps und Tricks sollten Sie in der Lage sein, das Problem zu beheben und Ihre Excel-Dokumente wieder problemlos aus dem richtigen E-Mail-Account zu versenden.