Kennen Sie das? Sie haben eine wichtige E-Mail erhalten, vielleicht eine Flugbestätigung, eine Rechnung oder ein Dokument, das Sie physisch ablegen möchten. Sie klicken auf „Drucken“, hören das vertraute Geräusch Ihres Druckers, der sich in Bewegung setzt – oder auch nicht. Stattdessen öffnet sich ein Fenster, das Sie auffordert, eine PDF-Datei zu speichern. Frustrierend, nicht wahr? Dieses Szenario, das wir als „Drucken fehlgeschlagen“ bezeichnen, wenn eigentlich ein physischer Ausdruck erwartet wird, ist leider keine Seltenheit und kann für ordentlich Kopfzerbrechen sorgen. Doch keine Sorge: In den meisten Fällen handelt es sich nicht um einen kaputten Drucker, sondern um eine Einstellung, die sich leicht korrigieren lässt.
In diesem umfassenden Artikel tauchen wir tief in die Ursachen dieses Problems ein und bieten Ihnen detaillierte, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Fehlerbehebung. Unser Ziel ist es, Ihnen zu helfen, den Weg zurück zum mühelosen Ausdruck Ihrer E-Mails zu finden – und das in einem Ton, der menschlich, verständlich und ohne unnötigen Fachjargon ist. Lehnen Sie sich zurück und entdecken Sie, wie Sie dieses lästige Problem ein für alle Mal in den Griff bekommen.
Das Mysterium lüften: Warum Ihre E-Mail zur PDF wird
Bevor wir uns der Lösung widmen, ist es hilfreich zu verstehen, warum Ihr System plötzlich meint, eine E-Mail sei besser als PDF aufgehoben denn auf Papier. Es gibt mehrere häufige Gründe für dieses Verhalten:
- Der Standarddrucker ist ein PDF-Drucker: Moderne Betriebssysteme wie Windows oder macOS installieren oft virtuelle Drucker. Beispiele sind „Microsoft Print to PDF“ unter Windows oder „Als PDF sichern“ unter macOS. Wenn einer dieser virtuellen Drucker versehentlich oder systembedingt als Ihr Standarddrucker festgelegt wird, leitet das System alle Druckaufträge automatisch dorthin um.
- Manuelle Auswahl im Druckdialog: Manchmal liegt der Fehler in der Eile. Beim Öffnen des Druckdialogs sehen viele Nutzer möglicherweise nicht genau hin und wählen unabsichtlich einen PDF-Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker.
- Veraltete oder fehlende Druckertreiber: Die Software, die Ihrem Computer mitteilt, wie er mit Ihrem physischen Drucker kommunizieren soll, nennt sich Druckertreiber. Wenn diese Treiber veraltet, beschädigt oder nicht korrekt installiert sind, kann Ihr Computer Ihren tatsächlichen Drucker möglicherweise nicht erkennen. Als Ausweichlösung schlägt das System dann oft einen virtuellen PDF-Drucker vor.
- Software-Konflikte oder Systemfehler: Seltenere Ursachen können Softwarekonflikte zwischen Ihrem E-Mail-Client, Browser oder dem Betriebssystem selbst sein. Auch kleinere Systemfehler können dazu führen, dass die Druckererkennung gestört ist.
- Browser- oder E-Mail-Client-spezifische Einstellungen: Einige Webbrowser oder E-Mail-Clients können eigene Druckeinstellungen haben, die Priorität vor den Systemeinstellungen haben könnten oder die Standardeinstellungen anders interpretieren.
Erste Hilfe bei „Drucken fehlgeschlagen”: Die Basics prüfen
Bevor wir uns in komplexe Systemeinstellungen stürzen, sollten wir die offensichtlichen Dinge ausschließen. Sie wären überrascht, wie oft eine einfache Überprüfung das Problem löst:
- Ist der Drucker angeschaltet und richtig verbunden? Überprüfen Sie, ob Ihr Drucker eingeschaltet und stabil mit Strom versorgt ist. Stellen Sie sicher, dass das USB-Kabel fest sitzt oder die WLAN-Verbindung aktiv ist (prüfen Sie das WLAN-Symbol am Drucker).
- Ist genug Papier und Tinte/Toner vorhanden? Ein leerer Papierschacht oder fehlende Tinte/Toner kann Druckaufträge blockieren. Viele Drucker geben dann auch eine Fehlermeldung aus.
- Gibt es Fehlermeldungen am Druckerdisplay? Überprüfen Sie das Display Ihres Druckers auf Warnungen oder Fehlermeldungen, die auf ein spezifisches Problem hinweisen könnten.
- Drucken Sie eine Testseite vom Betriebssystem aus: Dies ist ein wichtiger Schritt. Wenn eine Testseite, die direkt vom Betriebssystem gesendet wird, problemlos gedruckt wird, wissen Sie, dass der Drucker selbst funktioniert und das Problem eher in der Kommunikation zwischen der E-Mail-Anwendung und dem Drucksystem liegt.
Schritt-für-Schritt-Fehlerbehebung: Den Weg zum Ausdruck finden
1. Der Standarddrucker: Ihr erster Ansatzpunkt
Der häufigste Grund für das ungewollte Speichern als PDF ist, dass Ihr System einen virtuellen PDF-Drucker als Standard eingestellt hat. So ändern Sie das:
- Unter Windows:
- Klicken Sie auf das Startmenü und wählen Sie „Einstellungen“ (Zahnrad-Symbol).
- Gehen Sie zu „Geräte“ und dann auf „Drucker & Scanner“.
- Scrollen Sie nach unten und suchen Sie nach der Option „Windows verwaltet den Standarddrucker“. Deaktivieren Sie diese Option, falls sie aktiviert ist. Dies verhindert, dass Windows automatisch einen Drucker auswählt, den es für den besten hält.
- Suchen Sie in der Liste der Drucker und Scanner nach Ihrem physischen Drucker. Klicken Sie ihn an und wählen Sie „Verwalten“.
- Auf der nächsten Seite sehen Sie die Option „Als Standard festlegen“. Klicken Sie darauf.
- Stellen Sie sicher, dass Drucker wie „Microsoft Print to PDF“ oder „Fax“ nicht als Standard definiert sind.
- Unter macOS:
- Klicken Sie auf das Apple-Menü in der oberen linken Ecke und wählen Sie „Systemeinstellungen“.
- Klicken Sie auf „Drucker & Scanner“.
- Im linken Bereich sehen Sie eine Liste Ihrer installierten Drucker. Wählen Sie Ihren physischen Drucker aus der Liste.
- Am unteren Rand des Fensters finden Sie das Dropdown-Menü „Standarddrucker“. Wählen Sie dort Ihren physischen Drucker aus.
- Stellen Sie sicher, dass nicht „Als PDF sichern“ oder ein ähnlicher virtueller Drucker eingestellt ist.
Überprüfen Sie diese Einstellung nach größeren System-Updates, da diese manchmal Standardeinstellungen zurücksetzen können.
2. Der Druckdialog: Achten Sie genau hin!
Auch wenn Ihr Standarddrucker korrekt eingestellt ist, sollten Sie bei jedem Druckvorgang einen genauen Blick auf das Druckfenster werfen. Egal ob Sie aus Ihrem Browser, Outlook, Thunderbird oder einer anderen Anwendung drucken – das Prinzip ist dasselbe:
- Drücken Sie
Strg + P(Windows) oderCmd + P(macOS), um den Druckdialog zu öffnen. - Suchen Sie in diesem Fenster nach einem Dropdown-Menü, das mit „Drucker“, „Ziel“, „Drucker auswählen“ oder ähnlich beschriftet ist.
- Öffnen Sie dieses Menü. Dort sehen Sie eine Liste aller verfügbaren Drucker.
- Wählen Sie Ihren physischen Drucker aus dieser Liste aus. Verwechseln Sie ihn nicht mit virtuellen Optionen wie „Print to PDF“, „Microsoft Print to PDF“, „Als PDF speichern“ oder „OneNote (Desktop)“. Der Name Ihres Druckers wird in der Regel den Hersteller (z.B. HP, Epson, Canon, Brother) und das Modell enthalten.
- Bestätigen Sie den Druckvorgang erst, wenn Sie sichergestellt haben, dass der korrekte physische Drucker ausgewählt ist.
Einige Browser oder E-Mail-Clients bieten auch eine „Schnelldruck“-Option an, die den Dialog überspringt und direkt an den Standarddrucker sendet. Wenn Sie diese Option verwenden und Probleme haben, wechseln Sie zur vollen Druckvorschau, um den Drucker manuell auszuwählen.
3. Druckertreiber: Die Brücke zwischen PC und Drucker
Veraltete oder beschädigte Druckertreiber sind eine häufige Ursache für diverse Druckerprobleme, einschließlich der hier diskutierten PDF-Umlenkung. Gehen Sie wie folgt vor:
- Aktualisieren der Treiber:
- Besuchen Sie die offizielle Website des Herstellers Ihres Druckers (z.B. HP, Canon, Epson, Brother, Lexmark).
- Suchen Sie nach dem Support-Bereich oder dem Download-Bereich für Treiber und Software.
- Geben Sie das genaue Modell Ihres Druckers ein.
- Laden Sie den neuesten Treiber herunter, der für Ihr Betriebssystem (Windows 10, macOS Ventura etc.) und Ihre Systemarchitektur (32-Bit oder 64-Bit) vorgesehen ist.
- Führen Sie die heruntergeladene Datei aus und folgen Sie den Installationsanweisungen.
- Neuinstallation der Treiber: Wenn ein Update nicht hilft, kann eine vollständige Neuinstallation notwendig sein.
- Deinstallieren Sie zunächst den vorhandenen Druckertreiber über die Systemeinstellungen (Windows: „Apps & Features“; macOS: „Drucker & Scanner“, Drucker auswählen und „-“ klicken).
- Starten Sie Ihren Computer neu.
- Installieren Sie den neu heruntergeladenen Treiber gemäß den Anweisungen des Herstellers.
Ein funktionierender Treiber stellt sicher, dass Ihr Betriebssystem Ihren physischen Drucker korrekt erkennt und ansprechen kann.
4. Der Druckerwarteschlangen-Dienst (Spooler): Ein Reset kann Wunder wirken
Der Druckerwarteschlangen-Dienst (Print Spooler) unter Windows ist dafür verantwortlich, Druckaufträge zu verwalten und an den Drucker zu senden. Manchmal kann dieser Dienst hängen bleiben:
- Unter Windows:
- Drücken Sie
Windows-Taste + R, geben Sieservices.mscein und drücken Sie Enter. - Suchen Sie in der Liste der Dienste nach „Druckerwarteschlange“.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Neu starten“.
- Versuchen Sie danach erneut, die E-Mail zu drucken.
- Drücken Sie
Ein Neustart des Spoolers kann feststeckende Druckaufträge löschen und die Kommunikation mit dem Drucker wiederherstellen.
5. Netzwerkkonnektivität prüfen (bei Netzwerkdruckern)
Wenn Sie einen Netzwerkdrucker verwenden, stellen Sie sicher, dass sowohl Ihr Computer als auch der Drucker eine aktive Verbindung zum Netzwerk haben. Überprüfen Sie:
- Ob Ihr WLAN-Router funktioniert.
- Ob der Drucker eine IP-Adresse erhalten hat (oft im Druckermenü unter Netzwerkeinstellungen einsehbar).
- Ob eventuelle Firewalls oder Antivirenprogramme die Netzwerkkommunikation zum Drucker blockieren. (Dies ist seltener der Fall, wenn das System auf PDF ausweicht, aber bei generellen Druckerproblemen relevant).
6. E-Mail-Client oder Browser-Einstellungen
Der Kontext, in dem Sie die E-Mail drucken möchten, kann ebenfalls eine Rolle spielen:
- Web-Mail (Gmail, Outlook.com, GMX, Web.de): Wenn Sie E-Mails direkt aus Ihrem Webbrowser drucken, nutzt die Druckfunktion des Browsers. Überprüfen Sie daher die Druckeinstellungen des Browsers. Manchmal bieten Browser eine eigene PDF-Speicheroption an, die als Standard eingestellt sein könnte.
- Desktop-Clients (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird): Diese Programme haben ihre eigenen internen Druckeinstellungen. Es ist ratsam, auch dort nachzusehen, ob eine Option für den Standarddrucker oder eine „Schnelldruck“-Funktion auf einen PDF-Drucker eingestellt ist.
Versuchen Sie, aus einer anderen Anwendung (z.B. einem Texteditor wie Wordpad oder Notepad) zu drucken, um festzustellen, ob das Problem spezifisch für Ihren E-Mail-Client/Browser ist oder ein allgemeines Druckerproblem vorliegt.
7. Systemdiagnose und Event Viewer (für Fortgeschrittene)
Für Nutzer, die tiefer graben möchten, kann der Windows-Ereignisanzeige (Event Viewer) nützlich sein. Hier werden Systemereignisse, einschließlich Druckfehler, protokolliert:
- Drücken Sie
Windows-Taste + R, geben Sieeventvwr.mscein und drücken Sie Enter. - Navigieren Sie zu „Anwendungs- und Dienstprotokolle“ > „Microsoft“ > „Windows“ > „PrintService“.
- Hier finden Sie detaillierte Protokolleinträge zu Druckvorgängen und möglichen Fehlern, die bei der Fehlerbehebung hilfreich sein können.
8. Alternative Wege: Wenn nichts mehr geht
Wenn alle Stricke reißen und Sie die E-Mail dringend physisch benötigen, gibt es Notlösungen:
- E-Mail als PDF speichern und dann drucken: Da Ihr System hartnäckig eine PDF-Datei erzeugt, nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil. Speichern Sie die E-Mail als PDF auf Ihrem Desktop oder in einem Ordner. Öffnen Sie die gespeicherte PDF-Datei anschließend mit einem dedizierten PDF-Viewer (z.B. Adobe Reader, Foxit Reader oder dem bordeigenen PDF-Viewer Ihres Betriebssystems). Von dort aus können Sie in der Regel problemlos drucken, da diese Anwendungen oft eine direktere und robustere Kommunikation mit dem Drucker haben.
- In ein Textdokument kopieren: Markieren Sie den Inhalt der E-Mail, kopieren Sie ihn (
Strg + CoderCmd + C) und fügen Sie ihn in ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word, LibreOffice Writer oder sogar Wordpad ein. Von dort aus können Sie den Text dann drucken. Beachten Sie, dass dabei Formatierungen verloren gehen können.
Prävention: Damit es gar nicht erst zum „Drucken fehlgeschlagen” kommt
Einige einfache Gewohnheiten können Ihnen helfen, dieses Problem in Zukunft zu vermeiden:
- Regelmäßige Updates: Halten Sie Ihr Betriebssystem und Ihre Druckertreiber stets auf dem neuesten Stand. Hersteller beheben in Updates oft Kompatibilitätsprobleme und Fehler.
- Bewusstes Drucken: Nehmen Sie sich immer einen Moment Zeit, um den Druckdialog zu überprüfen, bevor Sie auf „Drucken“ klicken. Stellen Sie sicher, dass der richtige physische Drucker ausgewählt ist.
- Einstellungen prüfen nach Installationen: Nach der Installation neuer Software oder System-Updates kann es vorkommen, dass Standardeinstellungen geändert werden. Überprüfen Sie dann kurz Ihre Druckereinstellungen.
- Standarddrucker festlegen und belassen: Sobald Sie Ihren physischen Drucker als Standarddrucker festgelegt haben, versuchen Sie, diese Einstellung beizubehalten und nicht unnötig zu ändern.
Fazit
Das Problem, dass eine E-Mail drucken fehlschlägt und stattdessen eine PDF-Datei gespeichert wird, ist ärgerlich, aber in den allermeisten Fällen leicht zu beheben. Es ist selten ein Zeichen für einen defekten Drucker, sondern meist eine Frage der richtigen Konfiguration oder einer bewussten Auswahl im Druckdialog. Indem Sie die Schritte zur Fehlerbehebung in diesem Artikel befolgen, vom Überprüfen des Standarddruckers über das Aktualisieren der Treiber bis hin zur genauen Betrachtung des Druckdialogs, können Sie die Kontrolle über Ihre Druckaufträge zurückgewinnen.
Seien Sie geduldig und systematisch bei der Fehlersuche. Schon bald werden Ihre wichtigen E-Mails wieder so aus dem Drucker kommen, wie es sein soll: physisch, greifbar und genau dort, wo Sie sie brauchen.