Im dynamischen und schnelllebigen Arbeitsalltag ist die interne Kommunikation entscheidender denn je. Plattformen wie Viva Engage (ehemals Yammer) sind zu unverzichtbaren Werkzeugen geworden, um Teams zu verbinden, Wissen auszutauschen und die Unternehmenskultur zu stärken. Doch Hand aufs Herz: Wer kennt das nicht? In der Hektik des Moments, beim schnellen Teilen einer wichtigen Information oder einer zündenden Idee, landet ein Beitrag manchmal in der falschen Community. Eine frustrierende Erfahrung, die nicht nur dazu führt, dass Ihre Nachricht nicht die richtige Zielgruppe erreicht, sondern auch Unordnung in den digitalen Arbeitsbereich bringt.
Die gute Nachricht ist: Ein falsch platzierter Beitrag ist kein Grund zur Panik! Microsoft hat die Funktionalität von Viva Engage so gestaltet, dass solche Missgeschicke schnell und unkompliziert korrigiert werden können. Es ist weitaus einfacher, als Sie vielleicht denken, einen Beitrag in die korrekte Viva Engage Community zu verschieben. Dieser umfassende Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und gibt Ihnen wertvolle Tipps an die Hand, wie Sie solche Situationen zukünftig vermeiden können und Ihre interne Kommunikation auf das nächste Level heben.
Warum landen Beiträge überhaupt in der falschen Community?
Es gibt viele Gründe, warum ein Beitrag versehentlich in der falschen Community landet. Einige der häufigsten sind:
- Eile und Ablenkung: Im Multitasking-Modus wählt man schnell die erstbeste oder zuletzt genutzte Community aus, ohne genau hinzusehen.
- Ähnliche Community-Namen: Viele Organisationen haben Communities mit ähnlichen Namen, z.B. „Projekt X Team” und „Projekt X Besprechungen”. Eine kleine Unachtsamkeit reicht, um den falschen Ort zu erwischen.
- Neue Nutzer und mangelnde Vertrautheit: Neue Mitarbeiter, die sich noch nicht vollständig mit der Struktur der Viva Engage Communities vertraut gemacht haben, könnten Schwierigkeiten haben, die passende Gruppe auf Anhieb zu finden.
- Unklare Community-Richtlinien: Wenn die Zwecke der einzelnen Communities nicht klar definiert sind, kann es leicht zu Verwechslungen kommen.
- Mobile Nutzung: Auf kleineren Bildschirmen oder bei schlechter Netzverbindung können Fehler leichter passieren.
Unabhängig vom Grund ist das Ergebnis dasselbe: Die Informationen erreichen nicht die richtigen Personen, die Relevanz leidet, und die allgemeine Effizienz der Kommunikation wird beeinträchtigt. Doch genau hier kommt die einfache Lösung ins Spiel.
Die Auswirkungen eines falsch platzierten Beitrags
Man könnte meinen, ein kleiner Fehler sei nicht so schlimm. Aber ein falsch platzierter Viva Engage Beitrag kann mehrere negative Auswirkungen haben:
- Verpasste Reichweite: Die Zielgruppe, die die Information wirklich benötigt, sieht den Beitrag möglicherweise nicht. Das kann zu Verzögerungen, doppelter Arbeit oder Fehlentscheidungen führen.
- Informationsüberflutung und „Lärm”: Mitglieder der falschen Community erhalten eine Nachricht, die für sie irrelevant ist. Dies erhöht den „Lärm” in ihrem Feed und kann dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden.
- Geringere Engagement-Raten: Wenn Beiträge nicht relevant sind, sinkt die Wahrscheinlichkeit von Likes, Kommentaren und Interaktionen. Dies untergräbt den Sinn einer sozialen Plattform.
- Unprofessioneller Eindruck: Häufig falsch platzierte Beiträge können den Eindruck erwecken, dass die interne Kommunikation unorganisiert ist.
- Schlechtes Wissensmanagement: Wenn Informationen verstreut sind, ist es schwierig, sie später wiederzufinden. Das Wissen geht in der Fülle der Beiträge verloren und kann nicht effektiv für die gesamte Organisation genutzt werden.
Es ist also nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern auch der Effizienz und des Wertes Ihrer internen Kommunikation. Deshalb ist es so wichtig, zu wissen, wie man einen Viva Engage Beitrag verschiebt.
Voraussetzungen: Wer kann einen Beitrag verschieben?
Bevor wir uns den Schritten widmen, ist es wichtig zu verstehen, wer überhaupt die Berechtigung hat, einen Viva Engage Beitrag zu verschieben. Es gibt zwei Hauptrollen, die diese Aktion ausführen können:
- Der ursprüngliche Autor des Beitrags: Als Verfasser des Beitrags haben Sie die volle Kontrolle darüber und können ihn jederzeit in eine andere Community verschieben.
- Community-Administratoren: Moderatoren oder Administratoren einer Community (sowohl der Quell- als auch der Ziel-Community) haben ebenfalls die Berechtigung, Beiträge zu verschieben. Dies ist besonders nützlich, wenn der Autor nicht erreichbar ist oder die Administratoren proaktiv die Ordnung in ihren Communities aufrechterhalten möchten.
Wenn Sie weder der Autor noch ein Administrator sind, können Sie den Autor oder einen Community-Administrator bitten, den Beitrag für Sie zu verschieben.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So verschieben Sie Ihren Viva Engage Beitrag
Der Prozess ist erstaunlich einfach und in wenigen Klicks erledigt. Folgen Sie dieser detaillierten Anleitung:
Schritt 1: Den falsch platzierten Beitrag finden
Navigieren Sie zunächst zu dem Viva Engage Beitrag, den Sie verschieben möchten. Diesen finden Sie entweder in Ihrem „Entdeckungs”-Feed, in der Community, in der er ursprünglich gepostet wurde, oder über die Suchfunktion, wenn Sie sich an den Inhalt erinnern.
Schritt 2: Das „Weitere Optionen”-Menü öffnen
Sobald Sie den Beitrag gefunden haben, sehen Sie unterhalb des Beitrags (oft auch oben rechts im Beitrag selbst) eine Reihe von Optionen wie „Gefällt mir”, „Kommentieren” oder „Teilen”. Halten Sie Ausschau nach einem Symbol mit drei horizontalen oder vertikalen Punkten (…). Dieses Symbol steht für „Weitere Optionen” oder „Mehr”. Klicken Sie darauf.
Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit verschiedenen Aktionen, die Sie mit dem Beitrag ausführen können. Dazu gehören oft „Bearbeiten”, „Löschen”, „Als neu starten”, und eben auch „Unterhaltung verschieben”.
Schritt 3: „Unterhaltung verschieben” auswählen
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option „Unterhaltung verschieben” (engl. „Move conversation”).
Schritt 4: Die Ziel-Community auswählen
Nachdem Sie „Unterhaltung verschieben” ausgewählt haben, öffnet sich ein kleines Fenster oder eine Seitenleiste. Hier werden Sie aufgefordert, die Ziel-Community auszuwählen, in die der Beitrag verschoben werden soll. Sie können:
- Suchen: Geben Sie den Namen der gewünschten Community in das Suchfeld ein. Viva Engage schlägt Ihnen während der Eingabe passende Communities vor.
- Aus einer Liste wählen: Wenn Sie die Community regelmäßig nutzen, könnte sie bereits in einer Liste der „kürzlich genutzten” oder „empfohlenen” Communities erscheinen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte Ziel-Community auswählen. Achten Sie auf den vollständigen Namen und das Symbol, um Verwechslungen zu vermeiden.
Schritt 5: Bestätigen und den Beitrag verschieben
Sobald Sie die richtige Ziel-Community ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Verschieben” (oder „Move”). Viva Engage wird den Beitrag mitsamt allen Antworten, Anhängen und Reaktionen in die neue Community verschieben.
Wichtiger Hinweis: Nach dem Verschieben des Beitrags werden die ursprünglichen Empfänger (in der alten Community) eine Benachrichtigung erhalten, dass der Beitrag verschoben wurde, und einen Link zur neuen Position. Mitglieder der neuen Community, die den Beitrag nun sehen können, erhalten eine reguläre Benachrichtigung über den neuen Beitrag, als ob er dort ursprünglich erstellt worden wäre.
Was passiert, wenn ein Beitrag verschoben wird?
Es ist wichtig zu verstehen, was genau beim Verschieben einer Viva Engage Unterhaltung passiert:
- Alle Antworten bleiben erhalten: Die gesamte Unterhaltung, inklusive aller Kommentare, Antworten und Emojis, wird als zusammenhängender Thread in die neue Community verschoben. Die Chronologie bleibt dabei unberührt.
- Alle Anhänge werden mitverschoben: Falls der ursprüngliche Beitrag Dateien, Bilder, Links, Umfragen oder andere Anhänge enthielt, werden diese ebenfalls in die neue Community übertragen und bleiben mit dem Beitrag verknüpft.
- Benachrichtigungen: Die ursprüngliche Community erhält eine Systemmeldung, dass der Beitrag verschoben wurde und einen Link zum neuen Ort. Mitglieder der neuen Community erhalten eine reguläre Benachrichtigung über einen neuen Beitrag.
- Keine Kopie: Es wird keine Kopie des Beitrags erstellt. Der Beitrag existiert nur noch an dem neuen Ort. Der alte Eintrag wird entfernt und durch einen Hinweis ersetzt, dass die Unterhaltung verschoben wurde.
Wichtige Überlegungen und Einschränkungen
Obwohl das Verschieben von Beiträgen sehr flexibel ist, gibt es einige Punkte zu beachten:
- Zugriffsberechtigungen: Sie können einen Beitrag nur in Communities verschieben, für die Sie selbst eine Mitgliedschaft haben oder die öffentlich sind. Wenn die Ziel-Community privat ist und Sie kein Mitglied sind, können Sie den Beitrag nicht dorthin verschieben.
- Private Nachrichten: Diese Funktion gilt nur für Beiträge in öffentlichen oder privaten Communities. Private Nachrichten (Direktnachrichten) können nicht auf diese Weise verschoben werden, da sie keine Community-Beiträge sind.
- Organisationsweite Beiträge: Beiträge, die an die gesamte Organisation gesendet wurden, können in der Regel nicht verschoben werden, da sie bereits die größte mögliche Reichweite haben.
- „Als neu starten”: Wenn Sie den Beitrag nicht verschieben, sondern den Inhalt in einer neuen Community „Als neu starten” möchten, können Sie diese Option wählen. Hierbei wird der Inhalt kopiert und als neuer Beitrag eingefügt, aber die ursprüngliche Unterhaltung und ihre Antworten bleiben in der alten Community. Das ist nützlich, wenn Sie separate Diskussionen führen möchten.
Best Practices, um zukünftige Fehler zu vermeiden
Das Verschieben ist eine großartige Funktion, aber noch besser ist es, Fehler von vornherein zu vermeiden. Hier sind einige Tipps:
- Doppelte Kontrolle vor dem Posten: Nehmen Sie sich eine Sekunde Zeit, um zu überprüfen, ob Sie die richtige Viva Engage Community ausgewählt haben, bevor Sie auf „Posten” klicken.
- Sinnvolle Community-Namen: Administratoren sollten klare und prägnante Namen für Communities wählen, die ihren Zweck widerspiegeln. Ergänzen Sie ggf. Beschreibungen, die den Fokus der Community erklären.
- Community-Richtlinien festlegen: Kommunizieren Sie klar die Zwecke und Erwartungen für jede Community. Wo sollen welche Themen diskutiert werden?
- Funktion „Entwürfe” nutzen: Wenn Sie einen längeren Beitrag verfassen, können Sie ihn als Entwurf speichern und später überprüfen, bevor Sie ihn veröffentlichen.
- Gezielte @Erwähnungen: Wenn Sie spezifische Personen ansprechen möchten, verwenden Sie die @-Erwähnungsfunktion. Dies stellt sicher, dass sie benachrichtigt werden, auch wenn der Beitrag in einer Community ist, die sie weniger aktiv verfolgen.
- Regelmäßige Schulungen: Bieten Sie neuen und bestehenden Mitarbeitern regelmäßige Schulungen zur effektiven Nutzung von Viva Engage an, einschließlich der Struktur und den Best Practices für das Posten.
Die Vorteile von korrekt platzierten Inhalten in Viva Engage
Ein gut organisiertes Viva Engage ist ein mächtiges Werkzeug. Wenn Beiträge in den richtigen Communities landen, ergeben sich zahlreiche Vorteile für die gesamte Organisation:
- Verbesserte Auffindbarkeit von Informationen: Wissen ist dort, wo es hingehört, und kann von den Suchenden leicht gefunden werden. Das spart Zeit und reduziert Reibungsverluste.
- Gezielte Kommunikation: Informationen erreichen präzise die Menschen, die sie benötigen. Dies reduziert Ablenkungen und erhöht die Relevanz der Inhalte im Feed jedes Einzelnen.
- Erhöhtes Engagement: Relevante Beiträge führen zu mehr Interaktion, Diskussionen und Wissensaustausch, was die Kollaboration fördert.
- Stärkung der Community-Identität: Jede Viva Engage Community entwickelt eine klarere Identität und einen spezifischen Zweck, wenn die Inhalte konsistent zu ihren Themen passen.
- Effizienteres Wissensmanagement: Viva Engage wird zu einer wertvollen Wissensdatenbank, in der spezifische Informationen zu Projekten, Abteilungen oder Themen leicht abgerufen werden können.
- Professioneller Auftritt: Eine ordentliche und gut organisierte Kommunikationsplattform spiegelt Professionalität wider und trägt zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei.
Fazit: Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kommunikation
Die interne Kommunikation ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Organisation. Mit Viva Engage haben Sie ein leistungsstarkes Werkzeug zur Hand, das diese Kommunikation transformieren kann. Kleine Fehler, wie das Posten in der falschen Community, sind menschlich und gehören zum Alltag dazu. Doch die Möglichkeit, einen Viva Engage Beitrag einfach zu verschieben, ist eine essentielle Funktion, die Ihnen die Kontrolle über Ihre Inhalte zurückgibt und die Ordnung in Ihrem digitalen Arbeitsbereich gewährleistet.
Nutzen Sie diese Funktion, um Ihre Kommunikation klar, zielgerichtet und effizient zu halten. Ermutigen Sie auch Ihre Kollegen, diese Möglichkeit zu nutzen. Ein gepflegtes Viva Engage ist nicht nur eine Frage der Ästhetik, sondern ein aktiver Beitrag zu einem produktiveren und informierteren Arbeitsumfeld. So stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaften immer dort ankommen, wo sie hingehören, und ihren vollen Wert entfalten können.