Falscher Autor nach Namensänderung? So passen Sie den Account-Namen in alten Dokumenten an

Ein neuer Lebensabschnitt beginnt oft mit einem neuen Namen: Ob durch Heirat, Scheidung, Geschlechtsangleichung oder aus persönlichen Gründen – eine Namensänderung ist ein tiefgreifender Schritt, der unsere Identität neu formt. Doch was passiert mit all den wissenschaftlichen Arbeiten, Artikeln, Büchern, Online-Profilen und digitalen Dokumenten, die unter dem alten Namen veröffentlicht wurden? Plötzlich steht da ein Name, der nicht mehr zu Ihnen passt, der Verwirrung stiftet oder gar schmerzhafte Erinnerungen weckt. Das kann zu einer echten Identitätskrise führen, insbesondere im professionellen Kontext.

Die Herausforderung ist real: Ein „falscher“ Autorenname kann Ihre professionelle Sichtbarkeit beeinträchtigen, die korrekte Zitierung Ihrer Werke erschweren und sogar Ihre persönliche Integrität infrage stellen. Doch keine Sorge: Sie sind dieser Situation nicht hilflos ausgeliefert. Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie systematisch vorgehen können, um Ihre digitale Identität und Ihren Autorennamen in alten Dokumenten und Publikationen anzupassen. Wir beleuchten die wichtigsten Plattformen, geben praktische Tipps und erklären, worauf Sie achten müssen.

Warum ist die Anpassung des Autorennamens so entscheidend?

Die Bedeutung einer konsistenten und korrekten Autorenidentität geht weit über rein ästhetische Gründe hinaus. Sie ist fundamental für Ihre Karriere und Ihr Wohlbefinden:

• Professionelle Glaubwürdigkeit und Auffindbarkeit: Ihre Publikationen sind der Eckpfeiler Ihrer akademischen oder beruflichen Laufbahn. Ein inkonsistenter Name erschwert es Kollegen, potenziellen Arbeitgebern und Suchmaschinen, Ihre gesamte Arbeit einem Profil zuzuordnen. Dies kann die Auffindbarkeit Ihrer Forschungsergebnisse und damit Ihre Sichtbarkeit stark reduzieren.
• Korrekte Zitation und Attribution: Wenn Ihr Name nicht übereinstimmt, kann es zu Fehlzitierungen oder gar dazu kommen, dass Ihre Arbeit nicht korrekt Ihnen zugeordnet wird. Dies wirkt sich direkt auf Ihre Zitationsmetriken und damit auf Ihre Reputation aus.
• Schutz der persönlichen Identität und Vermeidung von Diskriminierung: Für viele Menschen, insbesondere Transgender-Personen, ist die Anpassung des Namens in alten Dokumenten essenziell, um sogenanntes „Deadnaming” (die Verwendung des alten, nicht mehr gültigen Namens) zu vermeiden. Deadnaming kann extrem schmerzhaft und diskriminierend sein. Ein korrekter Name ist ein Ausdruck von Respekt und Anerkennung der Identität einer Person.
• Rechtliche und administrative Klarheit: In einigen Fällen, besonders wenn es um Patentanmeldungen, Förderanträge oder Arbeitszeugnisse geht, kann eine Diskrepanz zwischen Ihrem aktuellen Rechtsnamen und dem in Publikationen verwendeten Namen zu administrativen Hürden führen.
• Vermeidung von Verwirrung: Für Leser, Herausgeber und Gutachter ist es wichtig, eine klare Linie in Ihrer Publikationshistorie zu erkennen. Ein widersprüchlicher Name kann schlichtweg verwirrend sein.

Die Herausforderung: Ein digitales Labyrinth von Veröffentlichungen

Die Anpassung Ihres Autorennamens ist leider kein einfacher Mausklick. Moderne Karrieren hinterlassen eine Spur von Veröffentlichungen auf den unterschiedlichsten Plattformen: von hochrangigen akademischen Journalen über Konferenzbände, Buchkapitel und Dissertationen bis hin zu Online-Portfolios, Blogs, Social-Media-Profilen und institutionellen Repositorien. Jede dieser Plattformen hat ihre eigenen Richtlinien, Prozesse und technischen Möglichkeiten für Namensänderungen. Manchmal ist der Prozess einfach, manchmal erfordert er Beharrlichkeit und eine Portion Detektivarbeit.

Der systematische Ansatz: Eine Checkliste für Ihre Namensanpassung

Um dieser komplexen Aufgabe Herr zu werden, ist ein systematischer Plan unerlässlich. Gehen Sie Schritt für Schritt vor:

Schritt 1: Bestandsaufnahme – Wo sind Ihre Werke zu finden?

Beginnen Sie mit einer umfassenden Inventur all Ihrer veröffentlichten Werke und Online-Profile. Dies ist der Grundstein für alle weiteren Maßnahmen. Erstellen Sie eine Tabelle oder Liste, die folgende Informationen enthält:

• Titel des Werkes/Namens des Profils
• Plattform/Verlag/Website
• Link zur Publikation/zum Profil
• Veröffentlichungsdatum
• Aktueller Status (Alter Name / Neuer Name)
• Kontaktinformationen des Verlags/Administrators
• Priorität (Hoch/Mittel/Niedrig – Was ist Ihnen am wichtigsten zu ändern?)

Denken Sie an:

• Akademische Artikel in Journalen (Web of Science, Scopus, Google Scholar)
• Konferenzbeiträge und -proceedings
• Bücher und Buchkapitel
• Dissertationen und Abschlussarbeiten
• Preprint-Server (z.B. arXiv, Research Square)
• Online-Profile (LinkedIn, ResearchGate, Academia.edu, ORCID, Xing, Loop)
• Persönliche Websites und Blogs
• Profile in sozialen Medien (Twitter, Facebook, Instagram)
• Institutionelle Repositorien (Ihrer Universität, Forschungseinrichtung)
• Referenz-Management-Software (Zotero, Mendeley – diese müssen Sie selbst aktualisieren!)

Schritt 2: Dokumentation – Der Nachweis Ihrer Namensänderung

Bevor Sie Verlage oder Administratoren kontaktieren, stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Dokumente griffbereit haben, die Ihre Namensänderung belegen. Dies ist der wichtigste Schritt, um den Prozess zu beschleunigen. Dazu gehören in der Regel:

• Offizielle Namensänderungsurkunde
• Heiratsurkunde
• Scheidungsurteil
• Gegebenenfalls eine rechtliche Bestätigung der Geschlechtsangleichung

Manche Verlage akzeptieren auch eine eidesstattliche Erklärung oder eine Bestätigung Ihrer aktuellen Institution. Achten Sie darauf, diese Dokumente bei Bedarf vorlegen zu können, am besten in einer Form, die vertraulich behandelt werden kann.

Anpassung auf spezifischen Plattformen und in verschiedenen Kontexten

1. Akademische Publikationen (Zeitschriften, Bücher, Konferenzbände)

Dies ist oft der komplexeste, aber auch wichtigste Bereich. Viele große Verlage wie Elsevier, Springer Nature, Wiley, Taylor & Francis haben inzwischen detaillierte Richtlinien für Namensänderungen, insbesondere im Kontext von Gender-Transition. Sie erkennen die Notwendigkeit an, Deadnaming zu verhindern und bieten oft diskrete Wege an, um dies zu tun.

• Direkte Kontaktaufnahme mit Verlagen: Schreiben Sie eine E-Mail an den zuständigen Verlag (oft die Redaktion der Zeitschrift oder der Buchverlag). Erklären Sie Ihre Situation, legen Sie (falls gefordert) die entsprechenden Dokumente vor und bitten Sie um eine Aktualisierung der Metadaten Ihrer Publikationen. Viele Verlage ermöglichen dies nun ohne eine offizielle Korrektur oder Anmerkung in der Publikation selbst, um die Privatsphäre zu wahren.
• Die Rolle von Persistent Identifiers (ORCID): Der ORCID (Open Researcher and Contributor ID) ist Ihr bester Freund in diesem Prozess. Es ist eine persistente digitale Kennung, die Sie mit all Ihren Forschungsergebnissen verknüpft – unabhängig von Namensänderungen oder Institutionswechseln.
  • Aktualisieren Sie Ihren ORCID-Datensatz mit Ihrem neuen Namen und fügen Sie Ihren alten Namen als „früheren Namen” hinzu.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Publikationen in Ihrem ORCID-Profil verknüpft sind. Verlage nutzen ORCID oft zur Synchronisierung von Namensdaten.
  • Durch die konsequente Nutzung von ORCID in neuen Publikationen stellen Sie sicher, dass diese von Anfang an Ihrem korrekten Profil zugeordnet werden und auch alte Werke leichter nachverfolgt werden können.
• Wissenschaftliche Datenbanken (Web of Science, Scopus, Google Scholar): Diese Datenbanken aggregieren Informationen von Verlagen. Wenn der Verlag die Metadaten ändert, dauert es oft eine Weile, bis sich diese Änderungen in den Datenbanken widerspiegeln.
  • Bei Web of Science und Scopus können Sie oft direkt über deren Support Namenszusammenführungen oder -korrekturen beantragen, insbesondere wenn Sie Ihre Autoren-ID (z.B. ResearcherID, Scopus Author ID) kennen.
  • Google Scholar aktualisiert sich in der Regel automatisch, sobald die zugrunde liegenden Quellen (Verlage, Repositorien) angepasst wurden. Sie können Ihr Google Scholar-Profil auch manuell bearbeiten und alte Publikationen hinzufügen oder Namensvarianten angeben.
• COPE-Richtlinien: Viele Verlage orientieren sich an den Richtlinien des Committee on Publication Ethics (COPE). COPE hat Richtlinien für Namensänderungen, die darauf abzielen, Diskretion und Unterstützung zu gewährleisten. Erwähnen Sie diese Richtlinien gegebenenfalls in Ihrer Korrespondenz mit Verlagen.

2. Online-Profile und soziale Medien

Diese Plattformen sind oft einfacher zu handhaben, aber nicht weniger wichtig für Ihre professionelle Präsenz.

• LinkedIn, ResearchGate, Academia.edu, Xing: Gehen Sie in Ihre Profileinstellungen und ändern Sie Ihren Namen. Aktualisieren Sie auch die URLs Ihres Profils, falls diese den alten Namen enthalten (oft ist ein Redirect vom alten zum neuen Link möglich). Überprüfen Sie alle „Über mich”-Sektionen, Biografien und Zusammenfassungen, um sicherzustellen, dass dort ebenfalls der neue Name verwendet wird.
• Twitter, Facebook, Instagram und andere soziale Medien: Ändern Sie Ihren Anzeigenamen und, falls möglich und gewünscht, Ihren Benutzernamen. Auch hier sollten Sie Ihre Bio und alle relevanten Informationsfelder anpassen.

3. Persönliche Websites und Blogs

Wenn Sie eine eigene Website oder einen Blog betreiben, haben Sie die volle Kontrolle über die Inhalte.

• Manuelle Aktualisierung: Gehen Sie alle Ihre Seiten durch und aktualisieren Sie Ihren Namen in Überschriften, im Footer, in der „Über mich”-Sektion und in allen Autorenboxen.
• URL-Anpassungen: Wenn Ihre URL Ihren alten Namen enthielt, erwägen Sie eine Umstellung und richten Sie 301-Weiterleitungen ein, damit alte Links weiterhin funktionieren.
• Disclaimer oder Transparenz-Seite: Sie könnten einen kleinen Hinweis auf Ihrer „Über mich”-Seite oder in einem Blogpost veröffentlichen, der die Namensänderung transparent macht (z.B. „Früher veröffentlicht unter [Alter Name]”). Dies ist optional und sollte nur erfolgen, wenn Sie sich damit wohlfühlen und keine Vertraulichkeit geboten ist (wie z.B. bei Transgender-Personen).

4. Institutionelle Repositorien und Hochschulbibliotheken

Ihre Dissertation, Habilitation oder andere Publikationen, die von Ihrer ehemaligen oder aktuellen Universität archiviert wurden, müssen ebenfalls angepasst werden.

• Kontaktaufnahme mit Administratoren: Wenden Sie sich an die Universitätsbibliothek, das Graduiertenbüro oder die IT-Abteilung, die für das institutionelle Repositorium zuständig ist. Diese Stellen haben in der Regel Prozesse für die Aktualisierung von Metadaten und können Ihren Namen in den archivierten Dokumenten anpassen.

Spezielle Aspekte und Best Practices

• Datenschutz und Sensibilität: Besonders bei geschlechtsbezogenen Namensänderungen ist Diskretion von größter Bedeutung. Viele Verlage und Plattformen sind sich dessen bewusst und bieten vertrauliche Prozesse an. Seien Sie klar in Ihrer Kommunikation, wenn Sie um Vertraulichkeit bitten.
• Die Bedeutung von Geduld und Beharrlichkeit: Der Prozess kann langwierig sein. Nicht jeder Verlag oder jede Plattform reagiert sofort. Manchmal sind mehrere Anfragen notwendig. Lassen Sie sich nicht entmutigen.
• Dokumentation des Prozesses: Führen Sie eine detaillierte Liste aller Anfragen, des Datums, der Kontaktperson und des Status der Bearbeitung. Dies ist Gold wert, falls Sie nachhaken oder auf Widerstände stoßen.
• Proaktive Maßnahmen für die Zukunft:
  • Konsequente Nutzung von ORCID: Nutzen Sie Ihre ORCID-ID bei jeder neuen Einreichung oder Registrierung. So stellen Sie sicher, dass Ihre Werke von Anfang an korrekt zugeordnet werden.
  • Regelmäßige Überprüfung: Nehmen Sie sich ein- bis zweimal im Jahr Zeit, Ihre Online-Präsenz zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind.
• Ethik und Inklusion: Es ist wichtig zu wissen, dass viele Verlage und wissenschaftliche Einrichtungen ihre Richtlinien aktiv überarbeiten, um inklusive Namensänderungen zu ermöglichen. Sie haben ein ethisches Interesse daran, Forschende zu unterstützen und Diskriminierung zu vermeiden. Zögern Sie nicht, auf diese ethische Dimension hinzuweisen, falls Sie auf Widerstand stoßen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

F: Kann ich meinen Namen rückwirkend ändern lassen, ohne dass ein Hinweis auf die Änderung in der Publikation erscheint?
A: Ja, bei vielen Verlagen ist dies inzwischen möglich, insbesondere bei geschlechtsbezogenen Namensänderungen. Sie passen die Metadaten in ihren Datenbanken an, ohne eine offizielle Korrektur oder Erratum in der Originalpublikation zu vermerken, um Ihre Privatsphäre zu schützen.

F: Was, wenn ein Verlag sich weigert, meinen Namen zu ändern?
A: Falls Sie auf Ablehnung stoßen, erkundigen Sie sich nach den spezifischen Richtlinien des Verlags für Namensänderungen. Verweisen Sie auf die Empfehlungen von Organisationen wie COPE oder bitten Sie um die Unterstützung Ihrer Institution. In seltenen Fällen, besonders bei sehr alten Publikationen, ist eine Änderung der Originaldaten technisch möglicherweise nicht mehr umsetzbar. In solchen Fällen kann eine Ergänzung im ORCID-Profil und die Kommunikation Ihrer Namensänderung auf Ihrer Website eine Teillösung sein.

F: Muss ich wirklich alle meine alten Arbeiten ändern lassen?
A: Nicht unbedingt. Priorisieren Sie die wichtigsten Publikationen (die meistzitierten, die für Ihre Karriere relevantesten) und die Plattformen, die am wichtigsten für Ihre Sichtbarkeit sind (z.B. ORCID, Hauptverlage, wichtige Online-Profile). Es ist ein Prozess, den Sie in Ihrem eigenen Tempo angehen können.

F: Wie lange dauert der Prozess im Durchschnitt?
A: Das variiert stark. Eine Änderung in Ihrem LinkedIn-Profil ist sofort. Bei Verlagen kann es Wochen oder sogar Monate dauern, bis die Änderungen in den Metadaten verarbeitet und in großen Datenbanken wie Scopus oder Web of Science sichtbar werden.

Fazit: Ihre Identität, Ihre Kontrolle

Eine Namensänderung sollte kein Hindernis für Ihre professionelle Entwicklung sein. Es ist Ihr gutes Recht, dass Ihre wissenschaftlichen und beruflichen Leistungen unter Ihrem aktuellen, korrekten Namen geführt werden. Der Prozess der Anpassung ist zwar arbeitsintensiv und erfordert Beharrlichkeit, aber er ist ein wichtiger Schritt zur Wahrung Ihrer professionellen Identität und Ihres persönlichen Wohlbefindens.

Nutzen Sie die Werkzeuge, die Ihnen zur Verfügung stehen – allen voran ORCID – und scheuen Sie sich nicht, Verlage und Administratoren direkt zu kontaktieren. Mit einem systematischen Vorgehen und etwas Geduld können Sie sicherstellen, dass Ihre Publikationshistorie Ihre aktuelle Identität widerspiegelt und Sie für Ihre gesamte Arbeit korrekt gewürdigt werden. Es ist Ihre Geschichte, und Sie haben die Kontrolle darüber, wie sie erzählt wird.