Herzlich willkommen zum ultimativen Lizenz-Check für Microsoft 365 Business Standard! Sie stehen vor der wichtigen Aufgabe, die richtige Anzahl an Lizenzen für Ihr Unternehmen zu ermitteln? Keine Sorge, das ist oft komplexer als es scheint, aber mit unserer detaillierten Anleitung navigieren Sie sicher durch den Lizenzdschungel. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie den Bedarf Ihres Unternehmens realistisch einschätzen und unnötige Kosten vermeiden.
Warum ist die richtige Anzahl an Lizenzen so wichtig?
Die Antwort ist einfach: Kostenkontrolle und Effizienz. Zu wenige Lizenzen führen zu Einschränkungen in der täglichen Arbeit, zu viele bedeuten unnötige Ausgaben. Die optimale Anzahl an Microsoft 365 Business Standard Lizenzen ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, produktiv und reibungslos zusammenzuarbeiten, ohne dass Ihr Budget überstrapaziert wird.
Microsoft 365 Business Standard: Was ist drin?
Bevor wir ins Detail gehen, werfen wir einen kurzen Blick auf das, was Microsoft 365 Business Standard eigentlich bietet. Dieses Paket ist ideal für kleine und mittlere Unternehmen und umfasst:
- Desktop-Versionen von Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher und Access (Publisher und Access sind nur für PC verfügbar)
- Web- und mobile Versionen der Office-Apps
- Exchange Online (E-Mail-Hosting mit 50 GB Postfachspeicher)
- SharePoint Online (Teamwebsites für Zusammenarbeit)
- Microsoft Teams (Zusammenarbeit, Chat, Besprechungen)
- OneDrive for Business (1 TB Cloud-Speicher pro Benutzer)
Diese Funktionen decken die meisten Bedürfnisse von Unternehmen ab, die Wert auf effiziente Kommunikation, Zusammenarbeit und Datenverwaltung legen.
Schritt 1: Die Mitarbeiteranalyse – Wer braucht eine Lizenz?
Der erste Schritt zur Ermittlung der benötigten Lizenzen ist eine gründliche Analyse Ihrer Mitarbeiter. Werfen Sie einen Blick auf die verschiedenen Rollen und Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wie viele Mitarbeiter benötigen regelmäßigen Zugriff auf Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint?
- Wie viele Mitarbeiter nutzen E-Mail intensiv für die Kommunikation mit Kunden und Kollegen?
- Wie viele Mitarbeiter sind in Teams aktiv und nutzen die Plattform für Zusammenarbeit, Chat und Besprechungen?
- Wie viele Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Dateien und Dokumente in der Cloud über OneDrive und SharePoint?
Es ist wichtig, zwischen Mitarbeitern zu unterscheiden, die unbedingt eine Lizenz benötigen und solchen, für die eine Lizenz optional wäre. Beispielsweise benötigen Mitarbeiter im Vertrieb, Marketing, Kundenservice und in der Buchhaltung in der Regel eine Lizenz, während Mitarbeiter im Lager oder in der Produktion möglicherweise weniger häufig auf die genannten Anwendungen angewiesen sind. Berücksichtigen Sie auch Teilzeitkräfte und Freelancer, die möglicherweise ebenfalls eine Lizenz benötigen.
Schritt 2: Die Geräteanalyse – Auf welchen Geräten wird gearbeitet?
Microsoft 365 Business Standard erlaubt die Nutzung der Software auf bis zu 5 PCs oder Macs, 5 Tablets und 5 Smartphones pro Benutzer. Trotzdem ist es wichtig zu prüfen, welche Geräte Ihre Mitarbeiter tatsächlich nutzen. Arbeitet ein Mitarbeiter hauptsächlich an einem Desktop-PC, ist die Lizenz optimal ausgenutzt. Nutzt ein Mitarbeiter hingegen mehrere Geräte gleichzeitig (z.B. Desktop, Laptop, Tablet und Smartphone), ist die Lizenz ebenfalls gerechtfertigt.
Berücksichtigen Sie auch Mitarbeiter, die BYOD (Bring Your Own Device) nutzen. Auch diese Geräte benötigen eine Lizenz, wenn die Mitarbeiter Office-Anwendungen oder andere in Microsoft 365 Business Standard enthaltene Dienste nutzen.
Schritt 3: Die Funktionsanalyse – Welche Features werden benötigt?
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt alle Funktionen von Microsoft 365 Business Standard. Vielleicht nutzen einige Mitarbeiter hauptsächlich E-Mail und Teams, während andere intensiv mit Excel arbeiten. Überlegen Sie, ob es Mitarbeiter gibt, deren Bedürfnisse auch mit einer günstigeren Microsoft 365 Variante abgedeckt werden könnten. Es gibt auch spezialisiertere Lizenzen, die nur bestimmte Funktionen beinhalten. Vergleichen Sie die verschiedenen Optionen, um die kosteneffizienteste Lösung zu finden.
Hier eine kurze Übersicht über alternative Microsoft 365 Lizenzen:
- Microsoft 365 Business Basic: Enthält Web- und mobile Versionen der Office-Apps, Exchange Online, SharePoint Online und Microsoft Teams. Keine Desktop-Versionen der Office-Apps.
- Microsoft 365 Apps for Business: Enthält Desktop-, Web- und mobile Versionen der Office-Apps, aber keine Exchange Online, SharePoint Online oder Microsoft Teams.
- Microsoft 365 E3: Eine umfassendere Lizenz für größere Unternehmen mit erweiterten Sicherheits- und Compliance-Funktionen.
Schritt 4: Die Zukunftsplanung – Wachstum berücksichtigen!
Denken Sie nicht nur an den aktuellen Bedarf, sondern auch an das zukünftige Wachstum Ihres Unternehmens. Planen Sie Neueinstellungen in den nächsten Monaten oder Jahren? Es ist ratsam, einige zusätzliche Lizenzen zu erwerben, um Engpässe zu vermeiden und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Es ist einfacher, Lizenzen zu haben und sie nicht sofort zu nutzen, als schnellstmöglich neue Lizenzen beschaffen zu müssen, wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt.
Schritt 5: Die Testphase – Probieren geht über Studieren!
Bevor Sie sich endgültig für eine bestimmte Anzahl an Lizenzen entscheiden, nutzen Sie die Möglichkeit einer Testphase. Microsoft bietet oft kostenlose Testversionen von Microsoft 365 Business Standard an. Nutzen Sie diese, um die Software in Ihrem Unternehmen zu testen und herauszufinden, welche Funktionen Ihre Mitarbeiter wirklich benötigen und wie viele Lizenzen Sie tatsächlich benötigen.
Zusammenfassung: So ermitteln Sie die optimale Anzahl an Lizenzen
- Mitarbeiteranalyse: Wer benötigt unbedingt eine Lizenz?
- Geräteanalyse: Auf welchen Geräten wird gearbeitet?
- Funktionsanalyse: Welche Features werden tatsächlich genutzt?
- Zukunftsplanung: Wie wird sich Ihr Unternehmen entwickeln?
- Testphase: Nutzen Sie die Möglichkeit, die Software zu testen.
Mit diesen Schritten können Sie den Bedarf an Microsoft 365 Business Standard Lizenzen für Ihr Unternehmen realistisch einschätzen und unnötige Kosten vermeiden. Die richtige Anzahl an Lizenzen ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, produktiv und effizient zusammenzuarbeiten und trägt so zum Erfolg Ihres Unternehmens bei.
Denken Sie daran, dass dies nur eine allgemeine Anleitung ist. Die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens können variieren. Bei Fragen oder Unsicherheiten wenden Sie sich am besten an einen Microsoft Partner oder einen IT-Berater, der Ihnen bei der Lizenzplanung behilflich sein kann.