Mehr Speicherplatz benötigt? So beantragen Sie die Erhöhung Ihres OneDrive for Business auf 25 TB

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt explodieren die Datenmengen förmlich. Projektdateien werden größer, Multimedia-Inhalte sind allgegenwärtig und die Notwendigkeit, Informationen zugänglich und sicher zu speichern, wächst exponentiell. OneDrive for Business, als zentraler Bestandteil von Microsoft 365, bietet eine robuste Lösung für die persönliche Cloud-Speicherung. Doch was passiert, wenn die standardmäßigen Gigabytes nicht mehr ausreichen? Wenn die 5 TB Grenze erreicht ist und Sie oder Ihre Mitarbeiter dringend mehr Platz benötigen?

Die gute Nachricht: Microsoft hat dies erkannt und bietet die Möglichkeit, den individuellen OneDrive-Speicherplatz auf beeindruckende 25 TB zu erhöhen. Dies ist kein einfacher Klick, sondern erfordert das Verständnis bestimmter Voraussetzungen und, falls die automatische Erweiterung nicht greift, eine gezielte Vorgehensweise als Administrator. Dieser umfassende Artikel führt Sie detailliert durch den gesamten Prozess, damit Ihr Unternehmen nie wieder an Speicherplatzmangel leidet.

Warum 25 TB OneDrive-Speicherplatz? – Der Bedarf im modernen Geschäftsumfeld

Der Gedanke an 25 Terabyte persönlichen Speicherplatz mag auf den ersten Blick übertrieben wirken, doch in vielen Branchen ist dieser Bedarf real und dringend. Hier sind einige Gründe, warum Unternehmen und einzelne Benutzer diese immense Kapazität benötigen:

• Umgang mit großen Dateien: Kreativagenturen, Ingenieurbüros und Architekten arbeiten mit riesigen Dateien wie hochauflösenden Bildern, Video-Renderings, CAD-Modellen oder 3D-Designs. Diese Dateigrößen können schnell Hunderte von Gigabyte pro Projekt erreichen.
• Forschung und Entwicklung: Wissenschaftliche Daten, Simulationen und Forschungsunterlagen können enorme Mengen an Speicherplatz beanspruchen und müssen oft über lange Zeiträume archiviert werden.
• Medien und Marketing: Unternehmen, die viel mit Marketingkampagnen, Produktvideos, Bildmaterial und Präsentationen arbeiten, sammeln schnell Terabytes an Medieninhalten an.
• Datenarchivierung und Compliance: Für bestimmte Branchen ist es unerlässlich, große Mengen an E-Mails, Dokumenten und Kommunikationen über Jahre hinweg zu archivieren, um Compliance-Vorschriften zu erfüllen. Obwohl SharePoint-Teamwebsites oft für gemeinsame Archive genutzt werden, können auch individuelle OneDrives für persönliche Archive eine Rolle spielen.
• Dezentrales Arbeiten: Mit der Zunahme des Remote-Arbeitens speichern Mitarbeiter oft mehr Daten lokal oder in ihren persönlichen Cloud-Speichern, um offline arbeiten zu können oder einfach den Zugriff auf ihre gesamte Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Ein großzügiger OneDrive-Speicherplatz ermöglicht es Mitarbeitern, ihre gesamten Arbeitsdaten zentral, sicher und von überall zugänglich zu halten. Dies fördert die Produktivität, vereinfacht die Zusammenarbeit (durch die Nutzung von Freigabefunktionen) und reduziert das Risiko von Datenverlusten.

Die Standard-OneDrive-Limits verstehen

Bevor wir uns der Erhöhung widmen, ist es wichtig, die standardmäßigen Speicherplatzlimits von OneDrive for Business zu verstehen. In den meisten Microsoft 365 Enterprise-Lizenzen (z.B. E3, E5) oder Standalone-OneDrive-Plänen erhalten Benutzer zunächst 1 TB Speicherplatz. Dieser wird jedoch oft automatisch auf 5 TB erweitert, sobald der Benutzer eine bestimmte Menge des Speichers verbraucht hat und der Administrator keine niedrigere Grenze festgelegt hat.

Die 5 TB sind für die meisten Anwendungsfälle bereits sehr großzügig bemessen. Sie reichen für Tausende von Office-Dokumenten, unzählige Fotos und sogar viele Stunden Videomaterial. Doch wie oben beschrieben, gibt es Szenarien, in denen selbst 5 TB nicht ausreichen. Hier kommt die Option der Erhöhung auf 25 TB ins Spiel.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese 25 TB als individuelle Obergrenze für den persönlichen OneDrive eines Benutzers gedacht sind. Für extrem große, kollaborative Datensätze, die weit über 25 TB hinausgehen, sind SharePoint-Teamwebsites oder andere spezifische Cloud-Speicherlösungen oft die bessere Wahl.

Voraussetzungen für die Erhöhung auf 25 TB

Die Erhöhung des OneDrive for Business-Speicherplatzes auf 25 TB ist an bestimmte Bedingungen geknüpft. Das Verständnis dieser Voraussetzungen ist entscheidend, um den Prozess reibungslos zu gestalten und unnötige Frustration zu vermeiden.

1. Qualifizierte Microsoft 365 Lizenz: Der Benutzer, dessen Speicherplatz erhöht werden soll, muss über eine entsprechende Microsoft 365 Lizenz verfügen, die diese Option unterstützt. Dazu gehören in der Regel Enterprise-Pläne wie Microsoft 365 E3, E5 oder Business Premium, sowie der Standalone-Plan OneDrive for Business Plan 2. Kleinere Business Basic oder Standard Pläne bieten in der Regel weniger Standard-Speicherplatz und die 25 TB Option ist hier oft nicht direkt verfügbar. Überprüfen Sie die genauen Lizenzdetails in Ihrem Microsoft 365 Admin Center.
2. Aktuelle Speichernutzung: Dies ist der kritischste Punkt. Der Benutzer muss seinen derzeitigen OneDrive-Speicherplatz zu mindestens 90 % auslasten. Das bedeutet, wenn der Benutzer derzeit 5 TB zugewiesen hat, muss er mindestens 4,5 TB davon belegt haben, bevor die automatische Erweiterung auf 25 TB in Betracht gezogen wird oder eine Anfrage über den Support Sinn macht. Microsoft möchte sicherstellen, dass der zusätzliche Speicherplatz tatsächlich benötigt wird.
3. Administratorrechte: Die Überprüfung der Einstellungen und die Einreichung eines Support-Tickets kann nur von einem globalen Administrator oder einem SharePoint-Administrator in Ihrem Microsoft 365-Tenant durchgeführt werden. Normale Benutzer haben nicht die Berechtigung, diese Änderungen vorzunehmen oder Anfragen zu stellen.
4. Keine Admin-eingestellte Beschränkung: Ein Administrator in Ihrem Tenant darf keine niedrigere standardmäßige OneDrive-Speicherplatzbegrenzung im SharePoint Admin Center festgelegt haben, die die automatische Erweiterung auf 25 TB blockiert. Ist eine tenantweite Grenze von beispielsweise 2 TB festgelegt, wird der OneDrive des Benutzers diese Grenze nicht überschreiten, selbst wenn die 90%-Regel der 5 TB erfüllt ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So beantragen Sie die Erhöhung des OneDrive-Speicherplatzes auf 25 TB

Die Erhöhung auf 25 TB erfolgt idealerweise automatisch, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind. Sollte dies nicht der Fall sein oder Sie möchten die Einstellungen überprüfen, folgen Sie dieser Anleitung:

Schritt 1: Überprüfen der Lizenz und des aktuellen Speicherverbrauchs (Benutzer und Admin)

Für den Benutzer:

1. Öffnen Sie Ihren Webbrowser und melden Sie sich bei OneDrive for Business (onedrive.live.com/about/business) an.
2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „OneDrive-Einstellungen”.
3. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf „Mehr Einstellungen” und dann unter „Speichermetriken” auf „Speicherplatzmetriken”. Hier sehen Sie, wie viel Speicherplatz Sie derzeit belegt haben und wie viel Ihnen insgesamt zur Verfügung steht. Stellen Sie sicher, dass Sie nah an der 90%-Marke Ihrer aktuellen Zuweisung sind (z.B. 4,5 TB von 5 TB).

Für den Administrator:

1. Melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center (admin.microsoft.com) an.
2. Gehen Sie zu „Benutzer” > „Aktive Benutzer”.
3. Suchen Sie den betreffenden Benutzer und klicken Sie auf seinen Namen.
4. Im Detailbereich sehen Sie unter „Lizenzen und Apps”, welche Lizenzen dem Benutzer zugewiesen sind. Vergewissern Sie sich, dass eine qualifizierte Lizenz (z.B. Microsoft 365 E3/E5, OneDrive for Business Plan 2) vorhanden ist.

Schritt 2: Überprüfung und Anpassung der Administrator-Einstellungen (Für Administratoren)

Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass keine tenantweiten Richtlinien die automatische Erweiterung blockieren.

1. Melden Sie sich erneut beim Microsoft 365 Admin Center an.
2. Navigieren Sie zu „Alle anzeigen” und dann zu „SharePoint” (Dies öffnet das SharePoint Admin Center in einem neuen Tab).
3. Im SharePoint Admin Center wählen Sie im linken Navigationsbereich „Einstellungen”.
4. Suchen Sie nach der Einstellung „OneDrive-Speicherplatzlimit” (oder ähnlich). Hier sollte der Standardwert auf einen hohen Wert (z.B. 25600 GB oder 25 TB) oder auf „Unbegrenzt” eingestellt sein, um die automatische Erweiterung zu ermöglichen. Wenn hier ein niedrigerer Wert eingestellt ist (z.B. 1024 GB oder 5120 GB), überschreibt dies die potenziell automatische Erweiterung auf 25 TB. Passen Sie diesen Wert bei Bedarf an.
5. Alternative (für einzelne Benutzer): Wenn Sie nur für einen bestimmten Benutzer eine höhere Grenze setzen möchten, ohne die tenantweite Einstellung zu ändern, navigieren Sie im SharePoint Admin Center zu „Mehr Funktionen” > „Benutzerprofile” > „Benutzerprofile verwalten”. Suchen Sie den Benutzer, klicken Sie auf das Pfeilsymbol neben dem Kontonamen und wählen Sie „Profil bearbeiten”. Suchen Sie das Feld „OneDrive-Kontingent” und ändern Sie den Wert auf 25600 (MB) oder den gewünschten Wert.

Nachdem Sie diese Einstellungen überprüft oder angepasst haben, geben Sie dem System etwas Zeit (bis zu 24 Stunden), um die Änderungen zu verarbeiten und die automatische Erweiterung auszulösen, sofern der Benutzer die 90%-Auslastungsgrenze erreicht hat.

Schritt 3: Erhöhung beantragen (Wenn die automatische Erweiterung nicht stattfindet)

Sollten Sie alle oben genannten Schritte überprüft und sichergestellt haben, dass die Voraussetzungen erfüllt sind, der Benutzer die 90%-Marke überschritten hat und die OneDrive-Größe sich immer noch nicht auf 25 TB erhöht hat, ist es an der Zeit, ein Support-Ticket bei Microsoft zu eröffnen.

1. Melden Sie sich als globaler Administrator oder SharePoint-Administrator beim Microsoft 365 Admin Center an.
2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf „Support” > „Neue Serviceanfrage”.
3. Beschreiben Sie Ihr Problem: Geben Sie eine präzise Beschreibung ein, z.B. „OneDrive for Business Speichererhöhung auf 25 TB nicht erfolgt”.
4. Geben Sie detaillierte Informationen an:
   • Der vollständige Benutzerprinzipalname (UPN) des betroffenen Benutzers (z.B. [email protected]).
   • Der aktuelle belegte Speicherplatz des Benutzers (z.B. „4,7 TB von 5 TB belegt”).
   • Bestätigung, dass der Benutzer über eine qualifizierte Lizenz (z.B. Microsoft 365 E3/E5) verfügt.
   • Bestätigung, dass die tenantweiten OneDrive-Speichereinstellungen im SharePoint Admin Center die Erhöhung zulassen oder auf den Standardwert gesetzt sind.
   • Die Beobachtung, dass die automatische Erweiterung nicht stattgefunden hat, obwohl alle Kriterien erfüllt sind.
5. Kontaktinformationen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktdaten korrekt sind, damit Microsoft Sie erreichen kann.
6. Senden Sie die Anfrage ab. Microsoft wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen, um das Problem zu untersuchen und die manuelle Erhöhung des OneDrive-Speicherplatzes vorzunehmen. Die Bearbeitungszeit kann variieren, aber in der Regel erhalten Sie innerhalb weniger Stunden eine erste Rückmeldung.

Wichtige Überlegungen und Best Practices

Die Erhöhung auf 25 TB ist eine mächtige Funktion, bringt aber auch Verantwortung mit sich. Hier sind einige Überlegungen für Administratoren und Benutzer:

• Zweckmäßigkeit hinterfragen: Ist 25 TB der beste Ort für diese Daten? Für große Mengen an kollaborativen oder archivierungsrelevanten Daten sind oft SharePoint-Teamwebsites die geeignetere Lösung, da sie bessere Governance- und Freigabemechanismen bieten. OneDrive ist primär für persönliche Arbeitsdokumente gedacht.
• Governance und Compliance: Überlegen Sie, wie 25 TB persönliche Daten in Ihre Backup-, Retention- und Compliance-Strategien passen. Müssen diese Daten gesichert, archiviert oder nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden?
• Synchronisierungs-Performance: Das Synchronisieren von 25 TB Daten auf ein lokales Gerät kann erhebliche Auswirkungen auf die Netzwerkleistung und den lokalen Speicherplatz haben. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer die „Dateien bei Bedarf”-Funktion (Files On-Demand) von OneDrive verstehen und nutzen, um nur benötigte Dateien lokal zu speichern.
• Sicherheit: Die Daten in OneDrive sind durch die Microsoft 365 Sicherheitsfunktionen geschützt. Stellen Sie sicher, dass Benutzer wissen, wie sie Daten sicher freigeben und sensible Informationen handhaben.
• Benutzer-Schulung: Klären Sie Ihre Benutzer über die verfügbaren Speicheroptionen, die beste Nutzung von OneDrive versus SharePoint und die effektive Verwaltung ihrer Daten auf.
• Regelmäßige Überprüfung: Behalten Sie die Speichernutzung im Auge. Auch wenn 25 TB viel sind, ist es gut zu wissen, welche Benutzer den meisten Speicherplatz beanspruchen und warum.

Fazit

Die Möglichkeit, den OneDrive for Business-Speicherplatz auf 25 TB zu erhöhen, ist eine wichtige Funktion für Unternehmen mit hohem Datenaufkommen. Sie stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter die notwendigen Ressourcen haben, um ihre Arbeit effizient zu erledigen, ohne sich Gedanken über Speicherplatzgrenzen machen zu müssen.

Durch das Verständnis der Voraussetzungen, die Überprüfung der Administrator-Einstellungen und, falls nötig, die zielgerichtete Kontaktaufnahme mit dem Microsoft Support, können Sie diesen Prozess reibungslos gestalten. Denken Sie immer daran, die erweiterten Kapazitäten im Kontext Ihrer gesamten Datenstrategie zu betrachten, um die Vorteile optimal zu nutzen und gleichzeitig Governance und Sicherheit zu gewährleisten. Mit diesen Schritten sind Sie bestens gerüstet, um den Speicherplatzanforderungen Ihrer Organisation gerecht zu werden und die Produktivität Ihrer Teams zu maximieren.