Neuer Anstrich für Ihre Seite: Wie Sie das SharePoint Design Ihrer Websites grundlegend verändern können

Haben Sie sich jemals gefragt, ob Ihre SharePoint Website mehr sein könnte als nur eine Ansammlung von Dokumenten und Listen? SharePoint ist weit mehr als nur ein Speicherort für Informationen; es ist ein mächtiges Werkzeug für Zusammenarbeit, Kommunikation und Prozessmanagement. Doch oft bleiben die visuellen Möglichkeiten ungenutzt, und Websites präsentieren sich im Standard-Look, der kaum die Identität oder die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens widerspiegelt. Wenn Sie bereit sind, Ihrer SharePoint-Umgebung einen echten „Neuanstrich“ zu verpassen und ihr eine einzigartige, funktionale und ansprechende Persönlichkeit zu verleihen, sind Sie hier genau richtig.

In diesem umfassenden Artikel tauchen wir tief in die Welt der SharePoint Design-Anpassungen ein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Erscheinungsbild Ihrer Seiten grundlegend transformieren können – von einfachen Theme-Anpassungen bis hin zu komplexen Entwickler-Lösungen. Ziel ist es, nicht nur die Ästhetik zu verbessern, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit, die Akzeptanz und letztlich die Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern.

Warum Design in SharePoint so wichtig ist

Ein ansprechendes und gut strukturiertes Design ist entscheidend für den Erfolg jeder digitalen Plattform, und SharePoint bildet da keine Ausnahme. Eine durchdachte Gestaltung:

• Steigert die Benutzerakzeptanz: Eine intuitive und optisch ansprechende Oberfläche ermutigt Mitarbeiter, SharePoint aktiv zu nutzen.
• Stärkt die Markenidentität: Ein einheitliches Branding über alle internen Plattformen hinweg fördert das Gefühl der Zugehörigkeit und Professionalität.
• Verbessert die Informationsfindung: Klare Layouts und Navigationen helfen Nutzern, benötigte Informationen schneller zu finden.
• Erhöht die Effizienz: Eine gut organisierte Seite mit visuellen Hinweisen optimiert Arbeitsabläufe und reduziert Frustration.

Verabschieden Sie sich von der Vorstellung, dass SharePoint immer gleich aussehen muss. Es ist Zeit, das Potenzial voll auszuschöpfen!

Modern SharePoint vs. Classic SharePoint: Der Ausgangspunkt

Bevor wir in die Details gehen, ist es wichtig, eine grundlegende Unterscheidung zu treffen: Modern SharePoint und Classic SharePoint. Die meisten Unternehmen, die SharePoint Online (als Teil von Microsoft 365) nutzen, arbeiten mit modernen Websites. Diese bieten eine viel größere Flexibilität bei der Gestaltung, sind von Haus aus responsiv (optimiert für Mobilgeräte) und legen den Fokus auf Webparts und Abschnitte. Wenn Sie noch auf einer Classic SharePoint-Seite sitzen, sind einige der hier beschriebenen Optionen möglicherweise nicht direkt anwendbar, und ein Upgrade auf Modern SharePoint sollte Ihre erste Überlegung sein.

Wir konzentrieren uns in diesem Artikel primär auf die Möglichkeiten in der modernen SharePoint-Welt, da diese die Zukunft der Plattform darstellt und die umfangreichsten Design-Anpassungen bietet.

Die Grundlagen der Designanpassung: Ein guter Startpunkt

Manchmal können schon kleine Änderungen eine große Wirkung erzielen. Bevor Sie sich in die Tiefe stürzen, nutzen Sie die integrierten Möglichkeiten:

1. Design und Themen (Themes)

SharePoint bietet eine Reihe von Standard-Themes an, die das Farbschema, die Schriftarten und einige andere visuelle Elemente Ihrer Website beeinflussen. Sie finden diese Einstellungen in den Website-Informationen (Zahnrad-Symbol > Website-Informationen > Website anzeigen > Zahnrad-Symbol > Website-Designs ändern).

• Standard-Themes: Wählen Sie aus vordefinierten Sets wie „Breeze”, „Forest” oder „Teal”.
• Benutzerdefinierte Themes erstellen: Der wahre Mehrwert liegt im Erstellen eigener Themes. Sie können die primären, sekundären und neutralen Farben Ihrer Marke definieren, sowie Schriftarten festlegen. Microsoft bietet hierfür Tools wie den Fluent UI Theme Designer an, mit dem Sie Farben interaktiv auswählen und den benötigten Code generieren können. Einmal erstellt, kann ein benutzerdefiniertes Theme über PowerShell (PnP PowerShell) auf Ihrer gesamten Tenant-Ebene bereitgestellt und dann von allen Websites genutzt werden. Dies ist der erste wichtige Schritt zu einem einheitlichen Corporate Design.

2. Website-Header und Footer

Der Header (Kopfzeile) und der Footer (Fußzeile) sind essenzielle Branding-Elemente. In Modern SharePoint können Sie:

• Logo hinzufügen: Platzieren Sie Ihr Firmenlogo im Header.
• Header-Layout anpassen: Wählen Sie zwischen verschiedenen Layouts (Standard, Kompakt, Minimal, Erweitert), um die Größe und Position des Logos und der Website-Navigation zu steuern.
• Hintergrundfarben anpassen: Der Header kann eine eigene Hintergrundfarbe erhalten, die sich vom Rest der Seite abhebt oder nahtlos integriert.
• Footer hinzufügen: Aktivieren Sie einen Footer, um wichtige Links (z.B. Impressum, Datenschutz, Kontakt) oder zusätzliche Navigationspunkte bereitzustellen. Der Footer kann ebenfalls mit Ihrem Branding versehen werden.

3. Navigation und Menüs

Eine intuitive Navigation ist das Rückgrat jeder guten Website. SharePoint bietet hierfür verschiedene Optionen:

• Hub-Navigation: Wenn Sie Hub-Sites verwenden, können Sie eine konsistente Navigation über mehrere verknüpfte Sites hinweg bereitstellen. Dies ist ideal, um Unternehmensbereiche oder Projekte miteinander zu verbinden und Nutzern eine klare Orientierung zu bieten.
• Mega-Menüs: Für Hauptnavigationen sind Mega-Menüs eine ausgezeichnete Wahl. Sie ermöglichen es, viele Links in einer gut strukturierten, visuellen Form darzustellen und Hierarchien klar zu gliedern.
• Schnellstartleiste (Quick Links): Die linke Navigation kann für Unterseiten oder schnell zugängliche Ressourcen genutzt werden.

Ein Schritt weiter: Fundamentale Änderungen durch Struktur und Automatisierung

Um das Design *grundlegend* zu verändern und über das bloße Farbschema hinauszugehen, müssen Sie sich mit den Strukturierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten von SharePoint beschäftigen. Hier kommen mächtigere Werkzeuge ins Spiel:

1. Website-Designs (Site Designs) und Website-Skripts (Site Scripts)

Dies ist eine der Schlüsseltechnologien, um das Aussehen und die Funktionalität neuer Websites im großen Stil zu steuern und zu standardisieren. Ein Site Design ist eine vordefinierte Struktur, die beim Erstellen einer neuen Website angewendet wird. Es kann folgendes umfassen:

• Anwenden eines benutzerdefinierten Themes: Jede neue Seite erhält sofort Ihr Firmen-Branding.
• Bereitstellen von Listen und Bibliotheken: Erstellen Sie automatisch bestimmte Listen (z.B. Projekt-Aufgaben, Meeting-Protokolle) oder Dokumentenbibliotheken mit vordefinierten Spalten und Ansichten.
• Anwenden von Berechtigungen: Standardmäßige Berechtigungsgruppen können automatisch zugewiesen werden.
• Hinzufügen von Navigationselementen: Bestimmte Links können automatisch zur Navigation hinzugefügt werden.
• Festlegen von Seitenlayouts: Obwohl es in Modern SharePoint keine „klassischen” Seitenvorlagen gibt, können Sie mithilfe von Website-Skripten Platzhalter-Seiten mit spezifischen Webparts und Layouts erstellen (z.B. eine Homepage mit einem Hero Webpart und zwei Text-Webparts).
• Automatisierung weiterer Aktionen: Über Microsoft Flow (Power Automate) können komplexere Workflows angestoßen werden.

Website-Designs werden mit JSON-basierten Skripten definiert und dann im SharePoint Admin Center oder per PowerShell (PnP PowerShell) hochgeladen. Sie ermöglichen eine konsistente, reproduzierbare Bereitstellung von Websites und sind unerlässlich, wenn Sie ein einheitliches Aussehen und eine gleiche Grundfunktionalität für verschiedene Projekte oder Abteilungen gewährleisten möchten.

2. Benutzerdefinierte Seitenvorlagen und Layouts (durch Webparts und Sektionen)

Moderne SharePoint-Seiten werden aus Abschnitten (Sektionen) und Webparts aufgebaut. Obwohl es keine „klassischen” Master Pages oder Page Layouts mehr gibt, können Sie dennoch sehr spezifische und wiederverwendbare Layouts erstellen:

• Sektionen: Nutzen Sie Sektionen mit verschiedenen Spaltenlayouts (eine, zwei, drei Spalten etc.) und Hintergrundfarben, um Ihre Inhalte visuell zu gliedern.
• Webparts: Platzieren Sie die zahlreichen Standard-Webparts (Hero, Text, Bild, Quick Links, News, Events etc.) strategisch, um ansprechende und informative Seiten zu gestalten.
• „Speichern als Vorlage”: Wenn Sie eine Seite mit einem idealen Layout und einer bestimmten Anordnung von Webparts erstellt haben, können Sie diese Seite als Vorlage speichern. Beim Erstellen einer neuen Seite können Sie dann diese Vorlage auswählen und so das Layout schnell reproduzieren. Dies ist die moderne Antwort auf Seitenvorlagen.
• PnP Provisioning: Für noch komplexere Layouts und die Bereitstellung ganzer Seitenstrukturen können Sie das PnP Provisioning Framework nutzen. Damit lassen sich detaillierte Vorlagen erstellen, die nicht nur das Design, sondern auch die Inhalte und die Struktur von Seiten umfassen.

3. Konsistente Branding-Elemente

Neben Farben und Logos gibt es weitere Elemente, die zu einem einheitlichen Erscheinungsbild beitragen:

• Schriftarten: Während SharePoint die Schriftarten der Fluent UI verwendet, können Sie mit benutzerdefinierten Themes eine gewisse Kontrolle über die primären und sekundären Schriftarten ausüben. Für eine noch granularere Kontrolle wäre SPFx erforderlich.
• Icons: Nutzen Sie die integrierte Sammlung von Icons, um die Navigation oder Schnelllinks visuell ansprechender zu gestalten.
• Bilder und Grafiken: Verwenden Sie hochauflösende, markenkonforme Bilder in Hero-Webparts, Bildgalerien oder als Abschnittshintergründe, um eine professionelle Ästhetik zu gewährleisten.

Entwickler-Optionen für maximale Flexibilität: SharePoint Framework (SPFx)

Wenn die integrierten Optionen und Website-Designs nicht ausreichen, um Ihre Vision umzusetzen, ist das SharePoint Framework (SPFx) der Weg zu wirklich grundlegenden und maßgeschneiderten Designänderungen. SPFx ist ein modernes Client-Side-Entwicklungsmodell, das es Entwicklern ermöglicht, eigene Webparts, Erweiterungen und Bibliotheken zu erstellen, die nahtlos in SharePoint integriert werden.

Mit SPFx können Sie:

• Benutzerdefinierte Webparts erstellen: Entwickeln Sie Webparts, die genau die Funktionalität und das Design bieten, das Sie benötigen und das mit den Standard-Webparts nicht umsetzbar ist. Von komplexen Dashboards über interaktive Formulare bis hin zu speziellen Inhaltsanzeigen – alles ist möglich.
• Anwendungs-Customizer (Application Customizers) entwickeln: Diese Erweiterungen können in den Kopf- oder Fußzeilen aller Seiten einer Website (oder des gesamten Tenants) benutzerdefinierten Code injizieren. Damit können Sie globale JavaScript-Bibliotheken laden, CSS-Styles anwenden, um das Aussehen von Standard-Elementen zu ändern, oder sogar einen benutzerdefinierten Footer/Header implementieren, der über die Standardfunktionen hinausgeht. Dies ist der mächtigste Weg, um ein unternehmensweites, einheitliches Design durchzusetzen, das über die Theme-Anpassungen hinausgeht.
• Feld-Customizer (Field Customizers) erstellen: Verändern Sie die Darstellung von Feldern in Listen und Bibliotheken. Zum Beispiel können Sie Statusfelder mit Ampelfarben oder Fortschrittsbalken visualisieren.
• Befehlssätze (Command Sets) hinzufügen: Erweitern Sie die Menüs von Listen und Bibliotheken mit benutzerdefinierten Aktionen.

Die Entwicklung mit SPFx erfordert Programmierkenntnisse (JavaScript, TypeScript, React oder Angular), bietet aber im Gegenzug unbegrenzte Möglichkeiten, das SharePoint Design auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuzuschneiden. Es ist die ultimative Option für ein einzigartiges, funktionsreiches und voll integriertes Benutzererlebnis.

Best Practices und wichtige Überlegungen

Ein grundlegender Anstrich Ihrer SharePoint-Seiten ist ein Projekt, das sorgfältige Planung erfordert. Beachten Sie folgende Best Practices:

• Konsistenz ist der Schlüssel: Stellen Sie sicher, dass Ihr Branding über alle Websites hinweg einheitlich ist. Nutzen Sie Site Designs und benutzerdefinierte Themes, um dies zu gewährleisten.
• Benutzerfreundlichkeit (UX) zuerst: Ein schickes Design ist nutzlos, wenn es die Bedienung erschwert. Achten Sie auf intuitive Navigation, klare Hierarchien und gute Lesbarkeit. Testen Sie das Design mit echten Nutzern.
• Responsive Design: Moderne SharePoint-Seiten sind von Haus aus responsiv. Stellen Sie jedoch sicher, dass auch Ihre Anpassungen und benutzerdefinierten Webparts auf allen Geräten (Desktop, Tablet, Smartphone) gut aussehen und funktionieren.
• Leistung im Auge behalten: Zu viele große Bilder, komplexe Skripte oder schlecht optimierte Webparts können die Ladezeiten Ihrer Seiten erheblich beeinträchtigen. Priorisieren Sie eine schnelle Performance.
• Wartbarkeit und Governance: Überlegen Sie, wie Ihre Anpassungen in Zukunft gewartet und aktualisiert werden können. Dokumentieren Sie Ihre Designentscheidungen und -implementierungen. Etablieren Sie Governance-Regeln, wer welche Designänderungen vornehmen darf.
• Barrierefreiheit (Accessibility): Stellen Sie sicher, dass Ihre Websites für alle Nutzer zugänglich sind, auch für solche mit Beeinträchtigungen. Achten Sie auf ausreichende Farbkontraste, alternative Texte für Bilder und eine logische Struktur.
• Schrittweiser Ansatz: Überfordern Sie sich nicht. Beginnen Sie mit grundlegenden Theme-Anpassungen, erweitern Sie dann mit Site Designs und ziehen Sie Entwickler-Optionen erst in Betracht, wenn Ihre spezifischen Anforderungen dies erfordern.

Ihr Weg zum neuen SharePoint-Look: Ein Workflow

1. Analyse und Konzeption: Was sind Ihre Ziele? Welche Markenrichtlinien gibt es? Wer ist Ihre Zielgruppe? Erstellen Sie Wireframes oder Mockups.
2. Theme-Anpassung: Definieren Sie Ihre Unternehmensfarben und Schriftarten und erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Theme.
3. Header & Footer Branding: Passen Sie Logo, Layout und Farben der Kopf- und Fußzeile an.
4. Navigation planen: Entwickeln Sie eine Hub-Navigation und Mega-Menüs für eine klare Struktur.
5. Site Designs einsetzen: Erstellen Sie Site Designs, um neue Websites automatisch mit Ihrem Branding und grundlegenden Strukturen zu versehen.
6. Seitenvorlagen nutzen: Erstellen Sie exemplarische Seiten mit optimalen Webpart-Layouts und speichern Sie diese als Vorlagen.
7. SPFx-Entwicklung (optional): Wenn nötig, entwickeln Sie benutzerdefinierte Webparts oder Application Customizers für erweiterte Funktionen oder globale Design-Anpassungen.
8. Testen und Feedback: Lassen Sie Ihre Nutzer das neue Design testen und sammeln Sie Feedback.
9. Rollout und Dokumentation: Implementieren Sie die Änderungen und dokumentieren Sie den Prozess und die getroffenen Entscheidungen.

Fazit: Ihr SharePoint, Ihre Identität

Das Design Ihrer SharePoint-Seiten hat einen direkten Einfluss auf die Produktivität, die Benutzerzufriedenheit und die Integration in Ihre gesamte Microsoft 365-Umgebung. Von der einfachen Anpassung von Farben bis hin zur Entwicklung maßgeschneiderter Komponenten mit SPFx – SharePoint bietet eine Fülle von Möglichkeiten, Ihre Plattform nicht nur funktional, sondern auch visuell zu optimieren.

Nehmen Sie die Gestaltung Ihrer SharePoint-Umgebung selbst in die Hand. Verleihen Sie ihr einen einzigartigen, professionellen und benutzerfreundlichen Charakter, der Ihre Unternehmenskultur widerspiegelt und die Zusammenarbeit Ihrer Teams maßgeblich fördert. Der „neue Anstrich” ist mehr als nur Kosmetik; er ist eine Investition in eine effizientere und ansprechendere digitale Arbeitswelt.