Du hast stundenlang an Deiner neuen Power App gearbeitet, sie perfektioniert und bist stolz auf das Ergebnis. Endlich ist der Moment gekommen, sie zu veröffentlichen und mit Deinen Kollegen, Kunden oder der ganzen Welt zu teilen. Doch dann die Ernüchterung: Nur Du kannst die App sehen und nutzen! Was ist passiert? Und wie kannst Du dieses frustrierende Problem lösen?
Keine Panik! Dieses Problem ist weit verbreitet und in den meisten Fällen relativ einfach zu beheben. In diesem Artikel tauchen wir tief in die möglichen Ursachen ein, warum Deine Power App nach der Veröffentlichung nur für Dich sichtbar ist, und zeigen Dir Schritt für Schritt, wie Du die Sichtbarkeit für andere Nutzer freigeben kannst. Wir werden uns mit verschiedenen Aspekten befassen, von grundlegenden Berechtigungen bis hin zu komplexeren Szenarien mit Dataverse und SharePoint.
Die häufigsten Ursachen für die eingeschränkte Sichtbarkeit
Bevor wir uns den Lösungen widmen, ist es wichtig, die häufigsten Gründe zu verstehen, warum Deine Power App nur für Dich sichtbar ist. Hier sind die wahrscheinlichsten Ursachen:
- Fehlende Freigabe der App: Dies ist der häufigste Grund. Du musst die App explizit für die Nutzer oder Gruppen freigeben, die sie verwenden sollen.
- Unzureichende Berechtigungen für die verwendeten Datenquellen: Deine App greift wahrscheinlich auf Datenquellen wie SharePoint-Listen, Excel-Tabellen oder Dataverse-Tabellen zu. Nutzer benötigen Berechtigungen für diese Datenquellen, um die App nutzen zu können.
- Lizenzierungsprobleme: Power Apps erfordert für die meisten Anwendungsfälle eine entsprechende Lizenz. Nutzer ohne die korrekte Lizenz können die App möglicherweise nicht nutzen.
- Umgebungsprobleme: Die Umgebung, in der Deine App erstellt wurde, kann Einfluss auf die Sichtbarkeit haben. Falsche Umgebungseinstellungen können dazu führen, dass die App nur für Dich sichtbar ist.
- Probleme mit dem verwendeten Connector: Wenn Du einen benutzerdefinierten Connector verwendest, kann es sein, dass dieser nicht korrekt konfiguriert ist und die Nutzer keine Verbindung herstellen können.
- Cache-Probleme: Manchmal kann der Browser-Cache oder die Power Apps Mobile App zu Problemen führen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Freigabe Deiner Power App
Nachdem wir die potenziellen Ursachen kennen, gehen wir nun die Lösungen durch. Der erste und wichtigste Schritt ist die Freigabe Deiner Power App:
- Öffne Power Apps Studio: Gehe zu make.powerapps.com und melde Dich mit Deinem Microsoft-Konto an.
- Wähle die App aus: Suche die App, die Du freigeben möchtest, in der Liste der Apps und klicke auf die Ellipse (drei Punkte) neben dem App-Namen.
- Klicke auf „Freigeben”: Wähle die Option „Freigeben” aus dem Menü.
- Gib die Namen oder E-Mail-Adressen der Nutzer ein: In dem sich öffnenden Fenster kannst Du die Namen oder E-Mail-Adressen der Nutzer eingeben, denen Du die App freigeben möchtest. Du kannst auch ganze Gruppen (z.B. Microsoft 365 Gruppen) hinzufügen.
- Wähle die Berechtigungsstufe: Hier kannst Du zwischen zwei Optionen wählen:
- Kann verwenden: Die Nutzer können die App verwenden, aber keine Änderungen daran vornehmen. Dies ist die empfohlene Option für die meisten Anwendungsfälle.
- Kann mitbearbeiten: Die Nutzer können die App bearbeiten und Änderungen vornehmen. Diese Option solltest Du nur ausgewählten Personen geben, die aktiv an der Weiterentwicklung der App beteiligt sind.
- Datenquellenberechtigungen verwalten: Unterhalb der Benutzerliste siehst du eine Liste der Datenquellen, die deine App verwendet. Stelle sicher, dass alle Benutzer, denen du die App freigibst, auch Zugriff auf diese Datenquellen haben. Klicke auf das Stiftsymbol neben jeder Datenquelle, um die Berechtigungen zu verwalten.
- Sende eine Einladung (optional): Du kannst optional eine E-Mail-Einladung an die Nutzer senden, die die App verwenden sollen. Diese E-Mail enthält einen Link zur App.
- Klicke auf „Freigeben”: Nachdem Du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke auf die Schaltfläche „Freigeben”.
Berechtigungen für Datenquellen konfigurieren
Die Freigabe der App ist nur der erste Schritt. Wie bereits erwähnt, benötigen die Nutzer auch Zugriff auf die Datenquellen, die die App verwendet. Hier sind die gängigsten Datenquellen und wie Du die Berechtigungen konfigurieren kannst:
SharePoint-Listen und -Bibliotheken
Wenn Deine Power App auf SharePoint-Listen oder -Bibliotheken zugreift, musst Du sicherstellen, dass die Nutzer die entsprechenden Berechtigungen für die SharePoint-Site und die jeweiligen Listen/Bibliotheken haben. Du kannst dies über die SharePoint-Website selbst konfigurieren:
- Navigiere zur SharePoint-Site: Öffne die SharePoint-Site, auf der sich die Listen oder Bibliotheken befinden.
- Klicke auf „Websiteberechtigungen”: Im Einstellungsmenü (Zahnradsymbol) findest Du die Option „Websiteberechtigungen”.
- Nutzer hinzufügen oder Berechtigungen anpassen: Füge die Nutzer oder Gruppen hinzu, denen Du Zugriff gewähren möchtest, oder passe die Berechtigungsstufen bestehender Nutzer an. Stelle sicher, dass sie mindestens die Berechtigungsstufe „Lesen” haben, um die Daten in der App anzuzeigen. Für Schreibzugriff ist die Berechtigungsstufe „Bearbeiten” erforderlich.
- Listen- und Bibliotheksberechtigungen überprüfen: Gehe zu den einzelnen Listen und Bibliotheken und überprüfe, ob die Berechtigungen von der Site vererbt werden oder ob benutzerdefinierte Berechtigungen festgelegt wurden. Passe die Berechtigungen bei Bedarf an.
Dataverse
Wenn Deine Power App Dataverse verwendet, ist die Berechtigungsverwaltung etwas komplexer. Du musst Rollen und Team-Mitgliedschaften konfigurieren:
- Öffne das Power Platform Admin Center: Gehe zu admin.powerplatform.microsoft.com und melde Dich mit Deinem Administratorkonto an.
- Wähle die Umgebung aus: Wähle die Umgebung aus, in der sich Deine Dataverse-Datenbank befindet.
- Gehe zu „Sicherheit” > „Sicherheitsrollen”: Hier kannst Du vordefinierte Rollen verwenden oder benutzerdefinierte Rollen erstellen.
- Rollen anpassen: Passe die Rollen an, um den Zugriff auf bestimmte Tabellen, Spalten und Datensätze zu steuern. Stelle sicher, dass die Nutzer die erforderlichen Berechtigungen zum Lesen, Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Daten haben.
- Teams erstellen und Rollen zuweisen: Erstelle Teams und weise ihnen die entsprechenden Rollen zu. Füge die Nutzer den Teams hinzu.
- App-Berechtigungen in Dataverse verwalten: Gehe zu deiner App in Power Apps Studio und überprüfe im Bereich „Details”, welche Dataverse-Tabellen verwendet werden. Stelle sicher, dass die freigegebenen Benutzer (oder die Teams, in denen sie Mitglied sind) die erforderlichen Berechtigungen für diese Tabellen haben.
Excel-Tabellen
Wenn Deine Power App auf Excel-Tabellen zugreift, die in OneDrive oder SharePoint gespeichert sind, musst Du die Dateien mit den Nutzern teilen:
- Navigiere zur Excel-Datei: Öffne OneDrive oder SharePoint, wo die Excel-Datei gespeichert ist.
- Klicke auf „Freigeben”: Klicke auf die Ellipse (drei Punkte) neben der Datei und wähle die Option „Freigeben”.
- Gib die Namen oder E-Mail-Adressen der Nutzer ein: Gib die Namen oder E-Mail-Adressen der Nutzer ein, denen Du Zugriff gewähren möchtest.
- Wähle die Berechtigungsstufe: Wähle die Berechtigungsstufe „Kann anzeigen” (Leseberechtigung) oder „Kann bearbeiten” (Schreibberechtigung).
Lizenzierungsprobleme beheben
Auch wenn die App freigegeben und die Datenquellenberechtigungen korrekt konfiguriert sind, kann ein fehlendes oder unzureichendes Power Apps-Lizenz dazu führen, dass die App für andere nicht funktioniert. Es gibt verschiedene Arten von Power Apps-Lizenzen, darunter:
- Power Apps pro Benutzer: Ermöglicht einem einzelnen Benutzer die Nutzung einer unbegrenzten Anzahl von Apps.
- Power Apps pro App: Ermöglicht einem einzelnen Benutzer die Nutzung einer einzelnen App.
- Power Apps inbegriffen in Microsoft 365: Diese Lizenz bietet eingeschränkte Funktionalität und ist in bestimmten Microsoft 365-Plänen enthalten. Sie ist oft ausreichend für einfache Apps, die nur auf Standard-Connectoren zugreifen.
Stelle sicher, dass die Nutzer, die die App verwenden sollen, über die korrekte Lizenz verfügen. Überprüfe dies im Microsoft 365 Admin Center.
Weitere Tipps und Tricks zur Fehlerbehebung
Hier sind einige zusätzliche Tipps und Tricks, die Dir bei der Fehlerbehebung helfen können:
- Browser-Cache leeren: Manchmal kann der Browser-Cache zu Problemen führen. Leere den Cache Deines Browsers und versuche es erneut.
- Power Apps Mobile App aktualisieren: Stelle sicher, dass die Power Apps Mobile App auf dem neuesten Stand ist.
- App erneut veröffentlichen: Manchmal kann es helfen, die App erneut zu veröffentlichen.
- Power Apps Checker verwenden: Der Power Apps Checker kann potenzielle Probleme in Deiner App erkennen. Verwende ihn, um nach Fehlern zu suchen.
- Support kontaktieren: Wenn Du alle oben genannten Schritte ausprobiert hast und das Problem weiterhin besteht, wende Dich an den Microsoft Support.
Indem Du diese Schritte befolgst und die verschiedenen Aspekte der Freigabe und Berechtigungsverwaltung berücksichtigst, solltest Du in der Lage sein, das Problem zu beheben, dass Deine Power App nach der Veröffentlichung nur für Dich sichtbar ist. Viel Erfolg!