In der heutigen dynamischen Geschäftswelt sind starre Organisationsstrukturen zunehmend selten geworden. Unternehmen suchen ständig nach Wegen, Effizienz zu steigern, Synergien zu nutzen und die Agilität zu verbessern. Eine gängige Praxis, die sich daraus entwickelt hat, ist die Ernennung eines Abteilungsleiters, der die Verantwortung für zwei separate Abteilungen oder Teams übernimmt. Während dies aus strategischer Sicht oft sinnvoll ist, stellt es eine einzigartige Herausforderung dar, wenn es darum geht, diese komplexe Struktur in einem digitalen Organigramm darzustellen, insbesondere wenn SharePoint als primäre Plattform genutzt wird.
Ein genaues und aktuelles Organigramm ist weit mehr als nur eine nette Grafik. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug für das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Klärung von Zuständigkeiten, die Verbesserung der internen Kommunikation und die strategische Planung. Wenn die digitale Darstellung jedoch die Realität nicht korrekt widerspiegelt – zum Beispiel, weil ein Leiter zwei Abteilungen führt, dies aber im System nur unzureichend abgebildet wird – kann dies zu Verwirrung, Effizienzverlust und Missverständnissen führen. Dieser Artikel beleuchtet die spezifischen Herausforderungen von SharePoint in diesem Szenario und bietet umfassende Lösungsansätze, um sicherzustellen, dass Ihr Organigramm die wahre Struktur Ihres Unternehmens widerspiegelt.
Die SharePoint-Herausforderung: Ein Manager, zwei Abteilungen
Grundlegend basiert die Funktionalität vieler SharePoint-Komponenten, die zur Visualisierung von Organisationsstrukturen dienen, auf dem SharePoint User Profile Service (UPS), welcher wiederum oft Daten aus dem Active Directory (AD) bezieht. Im AD und im UPS gibt es standardmäßig ein Feld für den „Manager” oder „Vorgesetzten”. Dieses Feld ist in der Regel als eine „Many-to-One”-Beziehung konzipiert: Mehrere Mitarbeiter berichten an einen Manager. Das Problem entsteht, wenn ein einzelner Manager für zwei *separate* Abteilungen verantwortlich ist, die nicht hierarchisch untereinander angeordnet sind, sondern parallel existieren und beide direkt diesem Manager unterstellt sind.
Die out-of-the-box (OOTB) Organigramm-Webparts in SharePoint sind meist auf eine einfache, hierarchische Struktur ausgelegt. Sie lesen den Manager-Wert aus dem Benutzerprofil eines jeden Mitarbeiters und erstellen daraus eine Baumstruktur. Wenn ein Abteilungsleiter also für „Marketing” und „Vertrieb” zuständig ist, und diese als zwei unabhängige Abteilungen geführt werden, kann das Standard-Webpart dies nicht adäquat darstellen. Entweder wird der Manager nur der einen Abteilung zugeordnet, oder die zweite Abteilung erscheint fälschlicherweise als Unterabteilung der ersten, oder das System kann die doppelte Zuordnung überhaupt nicht verarbeiten und zeigt eine unvollständige oder fehlerhafte Struktur an.
Diese Einschränkung führt dazu, dass die Realität der Unternehmensstruktur – die oft komplexer und flexibler ist als ein einfaches, starres Baumdiagramm – nicht korrekt in SharePoint abgebildet werden kann. Dies untergräbt den Wert des Organigramms als Informationsquelle und kann zu Verwirrung über Verantwortlichkeiten, Berichtswege und interne Kommunikationskanäle führen. Mitarbeiter könnten unsicher sein, wem sie in bestimmten Situationen berichten sollen oder wer für welche Abteilung zuständig ist, selbst wenn die Führungskraft klar definiert ist.
Warum diese Konstellation in modernen Organisationen so wichtig ist
Die Führung von zwei Abteilungen durch eine Person ist keine Seltenheit mehr. Viele Unternehmen setzen auf flachere Hierarchien, um Entscheidungswege zu verkürzen und die Zusammenarbeit zu fördern. Dies kann bedeuten, dass ein erfahrener Leiter zwei funktional ähnliche oder synergistische Bereiche übernimmt, um Redundanzen zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Beispiele hierfür sind oft: Marketing & Kommunikation, IT-Infrastruktur & IT-Support, oder auch Personal & Verwaltung.
Diese Organisationsmodelle bieten Vorteile wie:
- Effizienzsteigerung: Bessere Koordination und Nutzung von Ressourcen über Abteilungen hinweg.
- Kostenoptimierung: Reduzierung von Führungspositionen.
- Synergieeffekte: Förderung der Zusammenarbeit und des Wissenstransfers zwischen verwandten Bereichen.
- Agilität: Schnellere Anpassung an Marktveränderungen durch zentralisierte Entscheidungsfindung.
Da diese Strukturen immer häufiger werden, ist es entscheidend, dass die digitalen Werkzeuge, die zur Darstellung und Verwaltung dieser Strukturen verwendet werden, mithalten können. Ein fehlendes oder fehlerhaftes Organigramm kann die genannten Vorteile schnell zunichtemachen, indem es Unsicherheit schafft und die interne Orientierung erschwert.
Lösungsansätze und Strategien für das SharePoint-Organigramm
Um die Herausforderung eines Abteilungsleiters, der zwei Teams führt, in SharePoint adäquat darzustellen, gibt es verschiedene Ansätze. Die Wahl der besten Lösung hängt von Ihrem Budget, Ihren technischen Ressourcen und den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation ab.
1. SharePoint Out-of-the-Box (OOTB) mit Einschränkungen und Workarounds
Die direkten OOTB-Funktionen von SharePoint sind, wie bereits erwähnt, für dieses Szenario begrenzt. Dennoch gibt es minimale Workarounds, die jedoch mit erheblichen Nachteilen verbunden sind:
- Manuelle Grafik/Visio-Einbettung: Sie könnten ein manuell erstelltes Organigramm (z.B. in Visio oder einer Grafiksoftware) erstellen und dieses als Bild oder eingebettetes Dokument auf einer SharePoint-Seite anzeigen.
- Vorteil: Volle visuelle Kontrolle, einfache Erstellung für kleine, statische Strukturen.
- Nachteil: Extrem wartungsintensiv bei Personalwechseln oder Strukturänderungen. Nicht dynamisch, nicht durchsuchbar, kein Klick auf Profile. Schnell veraltet.
- Erweiterung der Benutzerprofile mit Freitextfeldern: Man könnte im UPS zusätzliche Freitextfelder wie „Zusätzliche Abteilung(en)” anlegen. Dies würde jedoch nur die Information speichern, aber nicht visuell im Organigramm abbilden.
- Vorteil: Speicherung der Information.
- Nachteil: Keine visuelle Darstellung im Standard-Organigramm, erfordert manuelle Auswertung.
Diese Methoden sind für dynamische und größere Organisationen nicht praktikabel und sollten nur als Notlösung für sehr kleine, stabile Umgebungen in Betracht gezogen werden.
2. Nutzung der Microsoft Power Platform: Die flexible Lösung
Die Microsoft Power Platform (bestehend aus Power Apps, Power Automate und Power BI) bietet eine äußerst flexible und leistungsstarke Lösung, um die Einschränkungen von SharePoint zu umgehen und komplexe Organigramme zu erstellen. Da viele Unternehmen bereits Microsoft 365 Lizenzen besitzen, sind die Tools oft schon verfügbar und können ohne zusätzliche Lizenzkosten (abgesehen von spezifischen Premium-Konnektoren) genutzt werden.
- Power Apps für die Benutzeroberfläche: Mit Power Apps können Sie eine maßgeschneiderte Anwendung entwickeln, die als Ihr Organigramm dient. Diese App kann Daten aus verschiedenen Quellen aggregieren:
- Active Directory (AD): Für primäre Mitarbeiterdaten und den direkten Vorgesetzten.
- SharePoint-Listen: Hier können Sie eine benutzerdefinierte Liste erstellen, die „Zusätzliche Abteilungsleitungen” speichert. Zum Beispiel: Mitarbeiter-ID des Abteilungsleiters | Name der zusätzlichen Abteilung | Rolle.
- Andere HR-Systeme: Wenn Sie eine zentrale HR-Datenbank haben, kann Power Apps auch darauf zugreifen.
In der Power App können Sie dann die Logik implementieren, um zu erkennen, dass ein Abteilungsleiter in zwei (oder mehr) Abteilungen als Leiter fungiert, und dies visuell entsprechend darstellen. Dies könnte durch separate Zweige unter dem Namen des Leiters, spezielle Symbole oder unterschiedliche Linienfarben geschehen.
- Power Automate für die Datenintegration und -aktualisierung: Power Automate kann verwendet werden, um die Datenintegrität sicherzustellen und die verschiedenen Datenquellen synchron zu halten.
- Automatisches Auslesen von AD-Änderungen und Aktualisierung der SharePoint-Listen.
- Genehmigungsworkflows für Änderungen in den „Zusätzliche Abteilungsleitungen”-Listen.
- Regelmäßige Synchronisation zwischen HR-Systemen und SharePoint/AD.
- Power BI für erweiterte Visualisierungen: Wenn Sie interaktive und detailliertere Organigramme benötigen, ist Power BI die ideale Wahl.
- Sie können ein Power BI-Dashboard erstellen, das die aggregierten Daten als dynamisches Organigramm darstellt.
- Möglichkeit, verschiedene Ansichten zu erstellen (z.B. eine Ansicht nach primärer Abteilung, eine andere nach funktioneller Rolle).
- Filter- und Drill-Down-Funktionen ermöglichen es Benutzern, spezifische Bereiche zu erkunden.
- Visuelle Indikatoren (z.B. Farbkodierung, spezifische Symbole) können verwendet werden, um Abteilungsleiter mit doppelter Funktion hervorzuheben.
Die Power Platform ist eine leistungsstarke Option für Organisationen, die eine hohe Anpassungsfähigkeit und Kontrolle über ihre Organigramm-Darstellung wünschen, ohne auf externe Tools angewiesen zu sein.
3. Drittanbieter-Tools und SharePoint-Add-ins
Es gibt eine Reihe von Drittanbieter-Lösungen und SharePoint-Add-ins, die speziell für die Erstellung von Organigrammen entwickelt wurden. Diese Tools sind oft darauf spezialisiert, komplexe Hierarchien und Berichtsstrukturen abzubilden, die über die Standardfunktionen von SharePoint hinausgehen. Viele dieser Lösungen integrieren sich nahtlos in SharePoint oder Microsoft 365.
- Vorteile:
- Oft umfassendere Funktionen und bessere Visualisierungen out-of-the-box.
- Spezielle Funktionen für Matrixorganisationen, temporäre Projekte und alternative Berichtsstrukturen.
- Weniger Entwicklungsaufwand für Ihr Team, da die Lösung vorgefertigt ist.
- Nachteile:
- Zusätzliche Lizenzkosten.
- Abhängigkeit vom Anbieter und dessen Produktentwicklung.
- Potenzieller Integrationsaufwand, je nach Tool.
- Möglicherweise nicht perfekt auf Ihre spezifischen, einzigartigen Anforderungen zugeschnitten.
Bei der Auswahl eines Drittanbieter-Tools sollten Sie sorgfältig die Funktionen, Kosten, Support und die Integrationsfähigkeit mit Ihrer bestehenden SharePoint-/M365-Umgebung prüfen.
4. Benutzerdefinierte Entwicklung mit SharePoint Framework (SPFx)
Für Organisationen mit sehr spezifischen oder einzigartigen Anforderungen, die keine der Standardlösungen oder Power Platform-Möglichkeiten abdecken können, ist die benutzerdefinierte Entwicklung mit dem SharePoint Framework (SPFx) eine Option. Dies erfordert interne oder externe Entwicklungsressourcen.
- Vorteile:
- Maximale Flexibilität und Kontrolle über Design und Funktionalität.
- Perfekte Anpassung an alle spezifischen Anforderungen.
- Tiefste Integration in SharePoint.
- Nachteile:
- Höchste Anfangsinvestition in Entwicklung und Wartung.
- Benötigt spezialisiertes technisches Know-how.
- Längere Entwicklungszeit.
- Potenzielle Wartungsherausforderungen bei SharePoint-Updates.
SPFx sollte in der Regel nur in Betracht gezogen werden, wenn andere, kostengünstigere und wartungsärmere Lösungen (wie die Power Platform oder Drittanbieter-Tools) nicht ausreichen.
Best Practices für die Implementierung und Pflege
Unabhängig davon, welchen Lösungsansatz Sie wählen, gibt es einige Best Practices, die Sie beachten sollten, um den Erfolg Ihres Organigramm-Projekts sicherzustellen:
- Klare Datenquellen-Strategie: Definieren Sie, wo die „Quelle der Wahrheit” für Ihre Organisationsdaten liegt (z.B. HR-System, Active Directory, spezifische SharePoint-Liste). Stellen Sie sicher, dass alle Änderungen an der Organisationsstruktur zuerst an dieser Quelle vorgenommen werden.
- Datenmodellierung für Dual-Rollen: Legen Sie fest, wie die Information über Abteilungsleiter mit doppelter Funktion gespeichert wird. Ob als zusätzliches Attribut im AD, als benutzerdefiniertes Feld im SharePoint User Profile Service oder in einer dedizierten SharePoint-Liste – die Konsistenz ist entscheidend.
- Visuelles Design und Benutzerfreundlichkeit: Gestalten Sie das Organigramm so, dass die doppelten Verantwortlichkeiten klar und intuitiv erkennbar sind. Verwenden Sie klare visuelle Hinweise wie spezielle Symbole, unterschiedliche Verbindungslinien oder Farbcodes. Das Organigramm sollte leicht navigierbar und verständlich sein.
- Regelmäßige Aktualisierung und Governance: Implementieren Sie einen Prozess für die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Organigramms. Wer ist für die Pflege der Daten verantwortlich? Wie werden Änderungen gemeldet und genehmigt? Ein veraltetes Organigramm ist nutzlos.
- Kommunikation und Schulung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über das neue Organigramm und wie es zu lesen ist, insbesondere im Hinblick auf die Darstellung von Doppelrollen. Bieten Sie bei Bedarf Schulungen an.
- Skalierbarkeit und Flexibilität: Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann und flexibel genug ist, um zukünftige Änderungen in der Organisationsstruktur (z.B. Matrixstrukturen, Projektteams) abzubilden.
Fazit
Die Darstellung eines Organigramms in SharePoint, insbesondere wenn ein Abteilungsleiter die Verantwortung für zwei Abteilungen trägt, ist eine gängige Herausforderung in modernen Organisationen. Während die out-of-the-box Funktionen von SharePoint hier an ihre Grenzen stoßen, gibt es leistungsstarke Alternativen und Ergänzungen, die diese Komplexität nicht nur bewältigen, sondern auch nutzbar machen können.
Die Microsoft Power Platform bietet eine flexible, kostengünstige und hochgradig anpassbare Möglichkeit, maßgeschneiderte Organigramme zu erstellen, die die Realität Ihrer Organisationsstruktur präzise widerspiegeln. Alternativ können spezialisierte Drittanbieter-Tools schnelle, funktionsreiche Lösungen bieten, während die benutzerdefinierte Entwicklung mit SPFx für einzigartige Anforderungen die ultimative Kontrolle ermöglicht.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer sorgfältigen Planung, der Auswahl der richtigen Technologie und einer klaren Strategie für Datenmanagement und Governance. Ein präzises, stets aktuelles Organigramm ist ein entscheidender Faktor für die Klarheit, Effizienz und Kommunikation in jedem Unternehmen. Nehmen Sie die SharePoint-Herausforderung an und verwandeln Sie sie in eine Chance, Ihre interne Organisation optimal abzubilden und zu unterstützen.