SharePoint Lists meistern: Wie Sie mehrere Auswahlspalten erstellen, die intelligent miteinander verknüpft sind

SharePoint Listen sind ein mächtiges Werkzeug zur Datenspeicherung und -verwaltung innerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Sie ermöglichen es Teams, Informationen zu organisieren, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Eine besonders nützliche Funktion ist die Verwendung von Auswahlspalten, die es Benutzern ermöglichen, vordefinierte Optionen auszuwählen, anstatt Freitext einzugeben. Dies fördert die Datenkonsistenz und vereinfacht die Analyse. Aber was passiert, wenn Sie mehrere Auswahlspalten benötigen, die voneinander abhängig sind? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mehrere verknüpfte Auswahlspalten in SharePoint Listen erstellen, um die Dateneingabe zu optimieren und die Genauigkeit zu erhöhen.

Warum verknüpfte Auswahlspalten verwenden?

Stellen Sie sich vor, Sie verwalten eine Liste für Produktanfragen. Sie könnten separate Spalten für Kategorie, Unterkategorie und spezifisches Produkt haben. Wenn ein Benutzer eine Kategorie auswählt, wäre es ideal, wenn die Optionen für die Unterkategorie automatisch auf die relevanten Optionen beschränkt würden. Das ist genau das, was verknüpfte Auswahlspalten ermöglichen. Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Verbesserte Datenqualität: Durch die Reduzierung der Auswahlmöglichkeiten basierend auf vorherigen Eingaben minimieren Sie das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen.
• Benutzerfreundlichere Dateneingabe: Die Benutzer müssen sich nicht durch eine lange Liste von Optionen wühlen, sondern sehen nur die relevanten.
• Effizientere Workflows: Die Beschleunigung der Dateneingabe spart Zeit und ermöglicht effizientere Geschäftsprozesse.
• Bessere Datenanalyse: Konsistente und strukturierte Daten erleichtern das Filtern, Sortieren und Analysieren.

Grundlagen: Die Standard-Auswahlspalte

Bevor wir uns mit der Verknüpfung von Spalten beschäftigen, ist es wichtig, die Grundlagen der Standard-Auswahlspalte zu verstehen. So erstellen Sie eine:

1. Navigieren Sie zu der SharePoint Liste, in der Sie die Spalte erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf „Spalte hinzufügen” oder das „+”-Symbol in der Listenansicht.
3. Wählen Sie „Auswahl” als Spaltentyp.
4. Geben Sie der Spalte einen Namen (z. B. „Kategorie”).
5. Geben Sie die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten in das Feld „Auswahlmöglichkeiten” ein, jede Option in einer separaten Zeile.
6. Konfigurieren Sie optional weitere Einstellungen wie „Mehrfachauswahl zulassen” oder „Standardwert”.
7. Klicken Sie auf „Speichern”.

Das ist der einfache Teil. Jetzt kommt die Herausforderung: Wie erstellen wir verknüpfte Auswahlspalten?

Methode 1: JavaScript und Client Side Rendering (CSR)

Diese Methode erfordert etwas Programmierkenntnisse, bietet aber die größte Flexibilität und Kontrolle. Wir werden JavaScript verwenden, um die Auswahlmöglichkeiten in der zweiten Spalte dynamisch zu filtern, basierend auf der Auswahl in der ersten Spalte. Dies wird über Client Side Rendering (CSR) erreicht, eine Technik, die es ermöglicht, das Rendering von SharePoint-Listenelementen auf Clientseite (im Browser) anzupassen.

1. Erstellen Sie die erforderlichen Spalten: Erstellen Sie zunächst alle Auswahlspalten, die Sie verknüpfen möchten (z. B. „Kategorie” und „Unterkategorie”). Füllen Sie jede Spalte mit allen möglichen Optionen aus.
2. Erstellen Sie eine JavaScript-Datei: Erstellen Sie eine neue JavaScript-Datei (z. B. „linkedDropdowns.js”) und speichern Sie sie in einer SharePoint Dokumentbibliothek (z. B. „Site Assets”).
3. Fügen Sie den JavaScript-Code hinzu: Fügen Sie den folgenden Code in Ihre JavaScript-Datei ein (passen Sie die Spaltennamen und Auswahlmöglichkeiten entsprechend an):

„`javascript
(function () {
// Kontext für Client Side Rendering (CSR) erstellen
var overrideCtx = {};
overrideCtx.Templates = {};

// Vor-Render-Funktion: Wird ausgeführt, bevor das Formular gerendert wird
overrideCtx.OnPreRender = function (ctx) {
// Hier können Sie das DOM manipulieren, bevor es angezeigt wird
};

// Post-Render-Funktion: Wird ausgeführt, nachdem das Formular gerendert wurde
overrideCtx.OnPostRender = function (ctx) {
var categoryField = document.querySelector(„select[title=’Kategorie’]”);
var subcategoryField = document.querySelector(„select[title=’Unterkategorie’]”);

// Funktion zum Aktualisieren der Unterkategorie-Optionen
function updateSubcategories() {
var selectedCategory = categoryField.value;
subcategoryField.innerHTML = „Bitte auswählen„; // Zurücksetzen der Unterkategorie

// Definieren Sie die Zuordnung zwischen Kategorien und Unterkategorien
var categorySubcategoryMap = {
„Kategorie A”: [„Unterkategorie A1”, „Unterkategorie A2”],
„Kategorie B”: [„Unterkategorie B1”, „Unterkategorie B2”],
„Kategorie C”: [„Unterkategorie C1”, „Unterkategorie C2”]
};

// Füllen Sie die Unterkategorie-Optionen basierend auf der ausgewählten Kategorie
if (categorySubcategoryMap[selectedCategory]) {
categorySubcategoryMap[selectedCategory].forEach(function (subcategory) {
var option = document.createElement(„option”);
option.value = subcategory;
option.text = subcategory;
subcategoryField.appendChild(option);
});
}
}

// Initialisieren Sie die Unterkategorien beim Laden der Seite
updateSubcategories();

// Überwachen Sie Änderungen in der Kategorie-Auswahl
categoryField.addEventListener(„change”, updateSubcategories);
};

// Spaltennamen-Overriding für das Rendern
overrideCtx.Templates.Fields = {
„Kategorie”: { „NewForm”: overrideCtx },
„Unterkategorie”: { „NewForm”: overrideCtx }
};

// CSR-Kontext registrieren
SPClientTemplates.TemplateManager.RegisterTemplateOverrides(overrideCtx);
})();
„`

• Ersetzen Sie `”select[title=’Kategorie’]”` und `”select[title=’Unterkategorie’]”` durch die tatsächlichen Titel Ihrer Spalten.
• Passen Sie die `categorySubcategoryMap` an Ihre spezifischen Kategorien und Unterkategorien an.

1. Bearbeiten Sie die Seite, auf der die Liste angezeigt wird.
2. Fügen Sie ein „Skript-Editor”-Webpart hinzu. Wenn Sie keinen „Skript-Editor” zur Auswahl haben, müssen Sie ihn im SharePoint Admin Center aktivieren.
3. Fügen Sie den folgenden Code in das „Skript-Editor”-Webpart ein (ersetzen Sie „/sites/IhreSite/SiteAssets/linkedDropdowns.js” durch den tatsächlichen Pfad zu Ihrer JavaScript-Datei):

„`html

„`

Diese Methode erfordert etwas Einarbeitung in JavaScript und CSR, bietet aber die größte Flexibilität, um komplexe Abhängigkeiten zwischen Auswahlspalten zu implementieren.

Methode 2: Power Apps (Low-Code)

Eine einfachere, aber dennoch leistungsstarke Alternative ist die Verwendung von Power Apps. Mit Power Apps können Sie benutzerdefinierte Formulare für Ihre SharePoint Liste erstellen, die dynamische Filterung basierend auf Benutzereingaben ermöglichen. Diese Methode erfordert keine tiefgreifenden Programmierkenntnisse, sondern nutzt die Low-Code-Plattform von Power Apps.

1. Anpassen des Formulars mit Power Apps: Navigieren Sie zu Ihrer SharePoint Liste und wählen Sie „In Power Apps anpassen”. Dadurch wird ein neues Power Apps-Formular erstellt, das mit Ihrer Liste verbunden ist.
2. Hinzufügen einer abhängigen Dropdown-Liste: Fügen Sie dem Formular zwei Dropdown-Steuerelemente hinzu, eines für „Kategorie” und eines für „Unterkategorie”.
3. Konfigurieren der Dropdown-Listen:
   • Für das „Kategorie”-Dropdown-Steuerelement legen Sie die `Items`-Eigenschaft auf die Liste der Kategorien fest (z. B. `[„Kategorie A”, „Kategorie B”, „Kategorie C”]`).
   • Für das „Unterkategorie”-Dropdown-Steuerelement legen Sie die `Items`-Eigenschaft auf eine Formel fest, die die Unterkategorien basierend auf der ausgewählten Kategorie filtert. Zum Beispiel:

„`powerapps
Switch(
Dropdown1.Selected.Value, //Dropdown1 ist das Kategorie Dropdown
„Kategorie A”, [„Unterkategorie A1”, „Unterkategorie A2”],
„Kategorie B”, [„Unterkategorie B1”, „Unterkategorie B2”],
„Kategorie C”, [„Unterkategorie C1”, „Unterkategorie C2”],
[] //Standardmäßig leere Liste, falls keine Kategorie ausgewählt ist
)
„`

4. Veröffentlichen des Formulars: Speichern und veröffentlichen Sie das Power Apps-Formular. Dieses Formular ersetzt nun das Standardformular für die Dateneingabe in Ihrer SharePoint Liste.

Diese Methode ist einfacher als die Verwendung von JavaScript, bietet aber dennoch eine hohe Flexibilität bei der Anpassung von Formularen und der Implementierung von verknüpften Auswahlspalten. Es ist ein hervorragender Ansatz für Benutzer, die keine Programmiererfahrung haben, aber trotzdem dynamische Formulare erstellen möchten.

Fazit

Das Erstellen von verknüpften Auswahlspalten in SharePoint Listen ist eine hervorragende Möglichkeit, die Datenqualität zu verbessern, die Dateneingabe zu vereinfachen und die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse zu steigern. Ob Sie sich für die flexible, aber anspruchsvolle JavaScript-Methode oder die benutzerfreundliche Power Apps-Methode entscheiden, hängt von Ihren spezifischen Anforderungen und Ihren technischen Fähigkeiten ab. Beide Ansätze ermöglichen es Ihnen, Ihre SharePoint Listen zu optimieren und das volle Potenzial von Microsoft 365 auszuschöpfen. Experimentieren Sie mit beiden Methoden, um herauszufinden, welche für Ihre Situation am besten geeignet ist. Denken Sie daran, die Spaltennamen und Zuordnungen im Code entsprechend Ihren spezifischen Datenstrukturen anzupassen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Viel Erfolg!