So können Sie im MS Planner eine benutzerdefinierte Spalte in der Ansicht „Meine Aufgaben” ergänzen

Die Fähigkeit, Aufgaben effizient zu verwalten, ist der Grundpfeiler jedes erfolgreichen Projekts. Microsoft Planner hat sich als ein beliebtes Tool für die einfache Projekt- und Aufgabenverwaltung in Teams etabliert, insbesondere durch seine Integration in Microsoft 365. Eine Funktion, die sich viele Nutzer oft wünschen, ist die Möglichkeit, **benutzerdefinierte Spalten** direkt in der persönlichen **”Meine Aufgaben”-Ansicht** zu ergänzen. Dies würde eine tiefere Personalisierung und einen schnelleren Überblick über spezifische Informationen ermöglichen, die für ihre individuelle Arbeitsweise entscheidend sind. Doch die Realität ist komplexer, als es auf den ersten Blick scheint.

In diesem umfassenden Artikel tauchen wir tief in das Thema ein. Wir werden beleuchten, warum die direkte Hinzufügung benutzerdefinierter Spalten in der „Meine Aufgaben”-Ansicht im MS Planner nicht standardmässig möglich ist und welche effektiven **Workarounds und Alternativen** existieren, um dennoch die gewünschte Klarheit und Kontrolle über Ihre Aufgaben zu erlangen. Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, MS Planner optimal zu nutzen und Ihre Produktivität zu steigern.

### Die „Meine Aufgaben”-Ansicht verstehen: Eine aggregierte Perspektive

Bevor wir über benutzerdefinierte Spalten sprechen, ist es entscheidend zu verstehen, was die **”Meine Aufgaben”-Ansicht** im MS Planner eigentlich darstellt. Im Gegensatz zu einer spezifischen Plan-Ansicht, die Details eines einzelnen Projekts anzeigt, ist „Meine Aufgaben” eine **personalisierte, aggregierte Übersicht**. Sie sammelt alle Aufgaben, die Ihnen aus *verschiedenen* Plänen zugewiesen wurden, an einem zentralen Ort.

Diese Ansicht soll Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre gesamte Arbeitslast geben, unabhängig davon, in welchem Projekt oder Team diese Aufgaben beheimatet sind. Sie zeigt standardmässig Felder wie den Aufgabennamen, den Plan, dem die Aufgabe zugeordnet ist, den Fortschritt, das Fälligkeitsdatum und die Priorität. Die Stärke dieser Ansicht liegt in ihrer Einfachheit und ihrer Fähigkeit, eine persönliche To-Do-Liste aus der Fülle der Team-Projekte zu extrahieren.

### Die Herausforderung: Warum native benutzerdefinierte Spalten in „Meine Aufgaben” fehlen

Nun zum Kern der Sache: Die direkte Ergänzung einer **benutzerdefinierten Spalte** in der „Meine Aufgaben”-Ansicht ist in Microsoft Planner **nicht nativ vorgesehen**. Dies hat mehrere technische und konzeptionelle Gründe:

1. **Daten-Aggregation:** Wie bereits erwähnt, zieht „Meine Aufgaben” Daten aus *verschiedenen* Plänen. Jeder Plan kann potenziell seine eigenen, einzigartigen benutzerdefinierten Felder haben. Wenn Sie nun eine benutzerdefinierte Spalte in „Meine Aufgaben” hinzufügen würden, müsste diese Spalte Daten aus allen zugrundeliegenden Plänen konsolidieren – selbst wenn diese Pläne diese spezifische Spalte gar nicht besitzen. Das würde zu leeren Feldern oder einer inkonsistenten Datenanzeige führen.
2. **Standardisierung vs. Individualisierung:** Die „Meine Aufgaben”-Ansicht ist darauf ausgelegt, eine standardisierte Übersicht über die wichtigsten Aufgabenattribute zu bieten, die in *allen* Plänen universell sind. Dazu gehören Fälligkeitsdatum, Priorität und Fortschritt. Benutzerdefinierte Felder sind per Definition *spezifisch* für einen bestimmten Plan und nicht für eine übergreifende Ansicht gedacht.
3. **Architektur von Planner:** Planner ist als leichtgewichtiges Tool konzipiert. Die Tiefe der Anpassung von Datenmodellen ist auf die Ebene einzelner Pläne beschränkt. Für fortgeschrittene Anforderungen an Datenaggregation und benutzerdefinierte Ansichten bietet Microsoft andere Tools an (dazu später mehr).

Die Frustration ist verständlich, da viele Nutzer spezifische Informationen direkt in ihrer Aufgabenübersicht sehen möchten, sei es eine Projekt-ID, ein spezifischer Status, eine Kategorie oder eine Kostenstelle. Glücklicherweise gibt es Ansätze, die Ihnen helfen können, ähnliche Ziele zu erreichen.

### Wo benutzerdefinierte Spalten *unterstützt* werden: Innerhalb eines Plans

Es ist wichtig zu betonen, dass **benutzerdefinierte Felder** sehr wohl eine Funktion von Microsoft Planner sind – allerdings auf der Ebene eines **individuellen Plans**.

So fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld (als „Label” oder „Beschriftung” bekannt) innerhalb eines spezifischen Plans hinzu:

1. Öffnen Sie den gewünschten **Plan** in Microsoft Planner.
2. Klicken Sie auf eine beliebige **Aufgabe**, um deren Details zu öffnen.
3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt **”Beschriftungen”**. Sie sehen dort mehrere farbige Beschriftungen, die standardmässig „Beschriftung 1”, „Beschriftung 2” usw. heissen.
4. Klicken Sie auf den **Namen einer Beschriftung**, um sie umzubenennen (z.B. in „Projekt-ID”, „Kategorie”, „Abteilung”).
5. Weisen Sie diese **Beschriftungen** den entsprechenden Aufgaben zu. Sie können bis zu 25 verschiedene Beschriftungen pro Plan definieren und aktivieren.

Diese Beschriftungen sind äusserst nützlich für die Kategorisierung und Filterung *innerhalb eines Plans*. Sie werden auch in der „Meine Aufgaben”-Ansicht angezeigt, allerdings nicht als separate Spalte, sondern als Teil der Aufgabenkarte. Hier können Sie Aufgaben dann nach diesen Beschriftungen filtern.

### Effektive Workarounds und Alternativen für eine „benutzerdefinierte Spalten”-Erfahrung in „Meine Aufgaben”

Da die direkte Lösung nicht existiert, müssen wir kreativ werden. Hier sind verschiedene Strategien, um die benötigten Informationen in Ihrer „Meine Aufgaben”-Ansicht sichtbar und handhabbar zu machen:

1. **Intelligente Nutzung vorhandener Felder:**
* **Priorität:** Nutzen Sie die Prioritätsstufen (Dringend, Wichtig, Mittel, Niedrig) nicht nur für die Dringlichkeit, sondern auch, um bestimmte Aufgabentypen hervorzuheben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
* **Fälligkeitsdatum:** Das Fälligkeitsdatum ist eine der wichtigsten Spalten. Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben ein realistisches Fälligkeitsdatum haben, um in „Meine Aufgaben” effektiv nach Zeitplan filtern zu können.
* **Fortschritt:** Nutzen Sie die Status „Nicht begonnen”, „In Bearbeitung” und „Abgeschlossen” konsistent.

2. **Umfassende Nutzung von Beschriftungen (Labels):**
Die 25 **Beschriftungen** pro Plan sind Ihr mächtigstes Werkzeug, um eine „Pseudo-benutzerdefinierte Spalte” zu simulieren.
* **Konsistenz ist der Schlüssel:** Vereinbaren Sie innerhalb Ihres Teams, bestimmte Beschriftungen (z.B. „Kategorie: Marketing”, „Kunde: XYZ”, „Status: Genehmigung erforderlich”) planübergreifend einheitlich zu verwenden. Wenn alle Pläne eine Beschriftung namens „Projekt-ID” verwenden, können Sie diese Information in Ihrer „Meine Aufgaben”-Ansicht zumindest visuell identifizieren und danach filtern.
* **Filterung in „Meine Aufgaben”:** Wenn Sie eine Aufgabe in „Meine Aufgaben” anklicken, sehen Sie die zugewiesenen Beschriftungen. Noch wichtiger: Sie können in der „Meine Aufgaben”-Ansicht über das **Filter-Symbol** nach Beschriftungen filtern. Dies ist der direkteste Weg, um Ihre Aufgaben nach selbstdefinierten Kriterien zu durchsuchen.

3. **Strategische Nutzung von Aufgaben-Titeln und Beschreibungen:**
* **Präfixe im Titel:** Fügen Sie kurze, konsistente Präfixe zu Ihren Aufgabentiteln hinzu, um wichtige Informationen sofort sichtbar zu machen, z.B. „[Kunde A] Website Redesign”, „[Dringend] Bugfix Login”. Dies erfordert Disziplin, aber die Information ist ohne Klick sofort ersichtlich.
* **Wichtige Details in der Beschreibung:** Nutzen Sie das Beschreibungsfeld jeder Aufgabe für detailliertere Informationen, die nicht direkt in der Hauptansicht angezeigt werden müssen, aber bei Bedarf schnell zugänglich sind.

4. **Einheitliche Benennung von Buckets:**
* Obwohl Buckets in der „Meine Aufgaben”-Ansicht nicht direkt als Spalte erscheinen, sind sie ein essenzielles Organisationswerkzeug *innerhalb eines Plans*. Wenn Sie Buckets wie „Backlog”, „In Bearbeitung”, „Tests” oder „Review” verwenden, erhalten Sie eine klare Struktur im jeweiligen Plan. Die Gruppierung in „Meine Aufgaben” kann nach „Plan”, „Fortschritt”, „Fälligkeitsdatum” oder „Priorität” erfolgen, aber nicht direkt nach Buckets. Die Information, in welchem Bucket sich eine Aufgabe befindet, ist jedoch auf der Aufgabenkarte ersichtlich.

5. **Integration mit Microsoft To Do:**
* Alle Ihnen in Planner zugewiesenen Aufgaben erscheinen automatisch auch in **Microsoft To Do** unter der Liste „Zugewiesen”. To Do ist eine persönliche Aufgabenverwaltung und bietet *nicht* mehr Flexibilität bei benutzerdefinierten Spalten für Planner-Aufgaben. Es erlaubt Ihnen jedoch, zusätzliche Schritte, Erinnerungen und Dateien zu einer Aufgabe hinzuzufügen. Für eine persönliche Sichtweise kann To Do eine wertvolle Ergänzung sein, um die Planner-Aufgaben in einen breiteren Kontext Ihrer persönlichen To-Do-Liste zu integrieren.

6. **Erweiterte Lösungen für komplexe Anforderungen (Jenseits von Planner):**
Wenn die obigen Workarounds nicht ausreichen und Sie wirklich tiefergehende, aggregierte Ansichten mit vollständig anpassbaren Spalten über mehrere Projekte hinweg benötigen, müssen Sie möglicherweise über den reinen Planner hinausblicken:
* **Microsoft Lists (SharePoint Listen):** Für Teams, die eine robuste Aufgabenverwaltung mit vollständig anpassbaren Spalten, Ansichten und Automatisierungen benötigen, sind Microsoft Lists eine hervorragende Option. Sie können hier jede gewünschte Spalte (Text, Zahl, Datum, Auswahl, Nachschlagefeld etc.) erstellen und Listen aus verschiedenen Quellen aggregieren. Eine Aufgabe in Planner könnte über Power Automate mit einem Eintrag in einer Liste synchronisiert werden, wo Sie die benötigten benutzerdefinierten Felder pflegen.
* **Microsoft Project for the Web / Project Online:** Für professionelles Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen, Ressourcenmanagement und umfassenden benutzerdefinierten Feldern bieten diese Tools weitaus mehr Möglichkeiten als Planner. Sie sind jedoch auch komplexer und für grössere, komplexere Projekte gedacht.
* **Power Automate (Flow):** Dies ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um Planner mit anderen Microsoft-Diensten zu verbinden. Sie könnten einen Flow erstellen, der bei jeder Erstellung oder Änderung einer Aufgabe in Planner bestimmte Informationen extrahiert und diese in eine **SharePoint-Liste** oder ein **Excel Online-Sheet** schreibt, wo Sie dann Ihre benutzerdefinierten Spalten verwalten können. Dies erfordert jedoch technische Kenntnisse und erzeugt eine zusätzliche Datenquelle, die gepflegt werden muss.

### Best Practices für die Verwaltung von Aufgaben mit „Pseudo-benutzerdefinierten Spalten”

Um die genannten Workarounds optimal zu nutzen, empfehlen wir die folgenden Best Practices:

* **Standardisierung von Labels:** Definieren Sie teamweit eine klare Konvention für die Benennung und Verwendung von Beschriftungen über alle Pläne hinweg. Dies erleichtert die planübergreifende Filterung in „Meine Aufgaben”.
* **Klare Aufgabenbeschreibungen:** Stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe eine prägnante Beschreibung hat, die den Zweck und die Erwartungen klar kommuniziert.
* **Regelmässige Überprüfung:** Nehmen Sie sich regelmässig Zeit, Ihre „Meine Aufgaben”-Ansicht zu überprüfen und zu organisieren. Nutzen Sie die Filter- und Gruppierungsoptionen, um den Überblick zu behalten.
* **Schulung des Teams:** Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder wissen, wie sie die Labels, Beschreibungen und Titel konsistent verwenden, um die Effektivität der „Pseudo-Spalten” zu maximieren.
* **Feedback an Microsoft:** Wenn die Notwendigkeit für native benutzerdefinierte Spalten in „Meine Aufgaben” bei Ihnen und Ihrem Team gross ist, reichen Sie Feedback bei Microsoft ein. Je mehr Stimmen sich melden, desto wahrscheinlicher ist es, dass diese Funktion in zukünftigen Updates berücksichtigt wird.

### Fazit: Agilität trotz Einschränkungen

Die Tatsache, dass Microsoft Planner keine direkten **benutzerdefinierten Spalten** in der **”Meine Aufgaben”-Ansicht** anbietet, mag auf den ersten Blick enttäuschend sein. Doch wie wir gesehen haben, gibt es eine Vielzahl von intelligenten Ansätzen und **Alternativen**, um dennoch die gewünschten Informationen sichtbar und handhabbar zu machen.

Indem Sie die vorhandenen Funktionen wie **Beschriftungen (Labels)**, Aufgaben-Titel und -Beschreibungen strategisch einsetzen und gegebenenfalls auf erweiterte Tools wie Microsoft Lists oder Power Automate zurückgreifen, können Sie Ihre Aufgaben in Planner effektiv personalisieren und verwalten. Es geht darum, die Stärken von Planner zu nutzen und seine Grenzen mit cleveren Workarounds zu überwinden, um eine massgeschneiderte und produktive Arbeitsweise zu ermöglichen. Die Zukunft der Aufgabenverwaltung ist agil – und mit den richtigen Strategien können Sie auch mit den aktuellen Werkzeugen Ihre Ziele erreichen.