Willkommen zu unserem umfassenden Leitfaden, der Ihnen zeigt, wie Sie Ihre Power Automate Desktop Flows mithilfe von Cloud Flows starten können. Diese Integration eröffnet Ihnen die Möglichkeit, Desktop-Automatisierungen nahtlos in komplexere, cloudbasierte Workflows zu integrieren und so Ihre Geschäftsprozesse noch effizienter zu gestalten. Wir beleuchten dabei nicht nur die technischen Aspekte, sondern klären auch die wichtigen Fragen rund um die benötigten Lizenzen.
Warum Desktop Flows durch Cloud Flows starten?
Die Kombination aus Desktop Flows und Cloud Flows bietet eine immense Flexibilität und Leistungsfähigkeit. Hier sind einige Vorteile:
- Orchestrierung komplexer Prozesse: Sie können Desktop Flows, die lokale Anwendungen automatisieren, mit Cloud Flows verknüpfen, die Daten aus verschiedenen Online-Diensten verarbeiten oder Entscheidungen treffen.
- Trigger-basierte Automatisierung: Starten Sie Desktop Flows basierend auf Ereignissen in der Cloud, wie z.B. dem Empfang einer E-Mail, dem Erstellen einer Datei in SharePoint oder dem Auslösen eines Alarms.
- Zentrale Steuerung und Überwachung: Cloud Flows ermöglichen eine zentrale Steuerung und Überwachung aller Ihrer Automatisierungen, sowohl cloud- als auch desktopbasiert.
- Erweiterte Datenausgabe: Die Daten, die von einem Desktop Flow erzeugt werden, können problemlos in Cloud Flows weiterverarbeitet oder an andere Systeme übermittelt werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Desktop Flow aus Cloud Flow starten
Lassen Sie uns nun konkret werden und die Schritte durchgehen, die erforderlich sind, um einen Desktop Flow aus einem Cloud Flow heraus zu starten.
1. Voraussetzungen
Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Power Automate Lizenzen: Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Lizenzen verfügen (dazu später mehr).
- Power Automate Desktop: Installieren und konfigurieren Sie Power Automate Desktop auf dem Computer, der den Desktop Flow ausführen soll. Stellen Sie sicher, dass die Maschine mit dem Internet verbunden und korrekt registriert ist.
- Power Platform Umgebung: Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihr Cloud Flow als auch Ihr Desktop Flow in derselben Power Platform Umgebung erstellt werden.
- Verbundenes Gerät: Ihr lokaler Computer (auf dem der Desktop Flow ausgeführt wird) muss mit der Power Platform Umgebung verbunden sein. Dies erfolgt in der Regel über die Power Automate Desktop App.
2. Erstellen eines Desktop Flows
Falls Sie noch keinen Desktop Flow haben, erstellen Sie einen. Dieser Flow sollte die Aufgaben automatisieren, die Sie lokal auf Ihrem Computer ausführen möchten. Achten Sie darauf, relevante Eingabe- und Ausgabevariablen zu definieren. Diese Variablen ermöglichen es dem Cloud Flow, Daten an den Desktop Flow zu übergeben und Ergebnisse zu empfangen.
3. Erstellen eines Cloud Flows
Navigieren Sie zum Power Automate Portal (make.powerautomate.com) und erstellen Sie einen neuen Cloud Flow. Wählen Sie den Trigger, der den Desktop Flow starten soll (z.B. „Wenn eine neue E-Mail eintrifft”).
4. Hinzufügen der Aktion „Desktop Flow ausführen”
Fügen Sie im Cloud Flow eine neue Aktion hinzu. Suchen Sie nach der Aktion „Desktop Flow ausführen”.
5. Konfigurieren der Aktion
Konfigurieren Sie die Aktion „Desktop Flow ausführen”:
- Desktop Flow: Wählen Sie den Desktop Flow aus, den Sie starten möchten.
- Ausführungsmodus: Wählen Sie entweder „Beaufsichtigt” (der Benutzer muss angemeldet sein und den Flow sehen) oder „Unbeaufsichtigt” (der Flow kann im Hintergrund ausgeführt werden, auch wenn der Benutzer nicht angemeldet ist). Unbeaufsichtigte Ausführung erfordert eine separate Lizenz (siehe unten).
- Verbindung: Wählen Sie die Verbindung zu Ihrem Computer aus. Wenn Sie keine Verbindung sehen, stellen Sie sicher, dass Power Automate Desktop auf Ihrem Computer ausgeführt wird und mit Ihrem Microsoft-Konto angemeldet ist.
- Eingabevariablen: Geben Sie die Werte für die Eingabevariablen des Desktop Flows an. Diese Werte können aus den Daten des Triggers oder anderen Aktionen im Cloud Flow stammen.
6. Speichern und Testen des Cloud Flows
Speichern Sie Ihren Cloud Flow und testen Sie ihn. Stellen Sie sicher, dass der Desktop Flow erfolgreich gestartet wird und die erwarteten Ergebnisse liefert. Überprüfen Sie die Ausführungsprotokolle im Power Automate Portal, um eventuelle Fehler zu diagnostizieren.
Lizenzanforderungen
Die korrekte Lizenzierung ist entscheidend, um Power Automate Desktop Flows über Cloud Flows auszuführen. Die Lizenzanforderungen hängen vom Ausführungsmodus und der Art der Nutzung ab.
Beaufsichtigte Ausführung
Für die beaufsichtigte Ausführung (wo ein Benutzer angemeldet sein und den Flow sehen muss) benötigen Sie:
- Power Automate Premium (ehemals Power Automate pro Benutzer mit beaufsichtigtem RPA): Diese Lizenz ermöglicht die Erstellung und Ausführung sowohl von Cloud Flows als auch von Desktop Flows im beaufsichtigten Modus.
- Alternativ: Eine Office 365 oder Dynamics 365 Lizenz, die Power Automate Nutzungsrechte beinhaltet, *kann* in bestimmten Fällen ausreichen, aber dies hängt stark von den spezifischen Bedingungen und der Art der verwendeten Konnektoren ab. Überprüfen Sie unbedingt die aktuellen Microsoft-Lizenzbedingungen, um sicherzustellen, dass Ihre Lizenz die Desktop Flow-Funktionalität abdeckt.
Unbeaufsichtigte Ausführung
Für die unbeaufsichtigte Ausführung (wo der Flow im Hintergrund ausgeführt wird, auch wenn kein Benutzer angemeldet ist) benötigen Sie zusätzlich zur oben genannten Basis-Lizenz:
- Power Automate Unattended RPA Add-on: Diese Zusatzlizenz ist *unerlässlich* für die unbeaufsichtigte Ausführung von Desktop Flows. Sie wird pro Bot (also pro Maschine, auf der der Desktop Flow ausgeführt wird) lizenziert.
Wichtige Hinweise zur Lizenzierung
- Lizenzprüfung: Power Automate überprüft die Lizenzen zur Laufzeit. Wenn die erforderlichen Lizenzen fehlen, schlägt die Ausführung des Desktop Flows fehl.
- Testumgebungen: Für Testumgebungen können Sie in der Regel kostenlose Testlizenzen verwenden, um die Funktionalität zu testen, bevor Sie produktive Lizenzen erwerben.
- Dokumentation: Die Microsoft-Dokumentation zu Power Automate Lizenzen ist der maßgebliche Referenzpunkt. Überprüfen Sie diese regelmäßig, da sich die Lizenzbedingungen ändern können.
- Power Automate Pro Benutzer Lizenz (eingestellt): Die alte „Power Automate Pro Benutzer” Lizenz ist inzwischen eingestellt worden und wurde durch „Power Automate Premium” ersetzt.
Tipps und Tricks
Hier sind einige zusätzliche Tipps und Tricks, um Ihre Desktop Flow- und Cloud Flow-Integration zu optimieren:
- Fehlerbehandlung: Implementieren Sie eine robuste Fehlerbehandlung in Ihren Desktop Flows und Cloud Flows, um unerwartete Fehler abzufangen und zu protokollieren.
- Protokollierung: Verwenden Sie die Protokollierungsfunktionen von Power Automate Desktop und Cloud Flows, um detaillierte Informationen über die Ausführung Ihrer Automatisierungen zu sammeln. Dies hilft bei der Fehlersuche und Optimierung.
- Sicherheit: Achten Sie auf die Sicherheit Ihrer Daten und Zugangsdaten. Verwenden Sie sichere Verbindungen und vermeiden Sie es, sensible Informationen in Klartext zu speichern.
- Variablennamen: Verwenden Sie aussagekräftige Variablennamen, um die Lesbarkeit und Wartbarkeit Ihrer Flows zu verbessern.
- Modularisierung: Teilen Sie komplexe Flows in kleinere, wiederverwendbare Module auf. Dies erleichtert die Wartung und Wiederverwendung.
Fazit
Die Integration von Power Automate Desktop Flows und Cloud Flows ist eine mächtige Kombination, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Geschäftsprozesse umfassend zu automatisieren. Durch die korrekte Konfiguration und Lizenzierung können Sie die Vorteile dieser Technologie voll ausschöpfen und Ihre Produktivität steigern. Denken Sie daran, die Microsoft-Dokumentation zu konsultieren, um stets über die neuesten Lizenzbedingungen informiert zu sein. Mit den hier beschriebenen Schritten und Tipps sind Sie bestens gerüstet, um Ihre eigenen Automatisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen.