Daten-Inkonsistenz: Warum wird mein Autowert bei einem Export aus SharePoint verändert und wie verhindere ich das?

Kennen Sie das Szenario? Sie pflegen in SharePoint sorgfältig eine Liste mit Ihren Fahrzeugen, inklusive detaillierter Angaben zum Autowert. Wochenlange, präzise Datenerfassung, alles scheint perfekt. Doch dann exportieren Sie diese Liste nach Excel, um eine Analyse durchzuführen oder einen Bericht zu erstellen – und plötzlich stimmen die Werte nicht mehr. Aus 10.000,00 Euro wird 1000000 Euro, oder Kommas und Punkte verschwinden auf mysteriöse Weise. Dieses Phänomen der Daten-Inkonsistenz ist frustrierend und kann weitreichende Konsequenzen haben, von falschen Finanzberichten bis hin zu Fehlentscheidungen. Aber keine Sorge, Sie sind nicht allein mit diesem Problem, und es gibt klare Gründe sowie effektive Lösungen dafür. In diesem umfassenden Artikel beleuchten wir die Ursachen dieser Datenverzerrung beim SharePoint-Export und zeigen Ihnen detailliert auf, wie Sie Ihre Datenintegrität schützen können.

Das Problem verstehen: Autowerte, die sich beim Export ändern

Bevor wir uns den Lösungen zuwenden, ist es entscheidend, das Problem genau zu verstehen. Wenn ein Autowert, der in SharePoint korrekt angezeigt wird, nach dem Export nach Excel oder in ein anderes Format plötzlich anders aussieht, liegt das fast immer an einer Fehlinterpretation der Daten während des Übergangs. Es ist selten, dass SharePoint die Daten selbst falsch speichert; vielmehr ist es die Art und Weise, wie die exportierte Datei (insbesondere CSV) interpretiert wird oder wie SharePoint seine Daten für verschiedene regionale Formate aufbereitet. Dies betrifft nicht nur Autowerte, sondern alle numerischen Daten, insbesondere solche mit Dezimalstellen oder Tausender-Trennzeichen.

Die häufigsten Symptome sind:

• Verschobene Dezimalstellen: Aus 10.000,00 € wird 1000000 €. Das Komma (Dezimaltrennzeichen) wurde als Tausender-Trennzeichen interpretiert oder komplett ignoriert.
• Falsche Tausender-Trennzeichen: Aus 10.000,00 € wird 10,00 €. Der Punkt (Tausender-Trennzeichen) wurde als Dezimaltrennzeichen interpretiert.
• Text statt Zahl: Die Zahl wird als Text exportiert und kann nicht direkt für Berechnungen verwendet werden, es sei denn, sie wird manuell konvertiert.
• Falsche Währungssymbole: Obwohl weniger kritisch für den Wert selbst, kann es zu Verwechslungen kommen, wenn € plötzlich zu $ wird.

Diese Fehler können zu erheblichen Mehrarbeiten, fehlerhaften Analysen und im schlimmsten Fall zu finanziellen Verlusten führen. Eine robuste Datenintegrität ist das Fundament jeder datengesteuerten Entscheidung, und SharePoint sollte dabei ein verlässlicher Partner sein.

Die Hauptursachen für Daten-Inkonsistenz

Es gibt mehrere miteinander verknüpfte Gründe, warum Ihre numerischen Daten beim Export aus SharePoint inkonsistent werden können. Das Verständnis dieser Ursachen ist der erste Schritt zur Problemlösung.

1. Regionale Einstellungen (Gebietsschema)

Dies ist die bei weitem häufigste Ursache. SharePoint-Sites, Ihre lokale Windows-Installation und sogar Excel selbst haben jeweils Regionale Einstellungen (auch bekannt als Gebietsschema), die definieren, wie Zahlen, Datumsangaben und Währungen formatiert werden. In vielen europäischen Ländern (z.B. Deutschland, Österreich) wird das Komma (,) als Dezimaltrennzeichen und der Punkt (.) als Tausender-Trennzeichen verwendet. In angelsächsischen Ländern (z.B. USA, Großbritannien) ist es genau umgekehrt: Der Punkt (.) ist das Dezimaltrennzeichen und das Komma (,) das Tausender-Trennzeichen.

Wenn die Regionalen Einstellungen von SharePoint nicht mit denen des Computers übereinstimmen, auf dem Sie die Datei öffnen, kommt es zu Konflikten. SharePoint exportiert möglicherweise den Autowert im deutschen Format (z.B. „10.000,00”). Öffnet Excel auf einem Computer mit US-regionalen Einstellungen diese Datei, interpretiert es das Komma als Tausender-Trennzeichen und den Punkt als „gewöhnliches Zeichen” oder ignoriert ihn, was zu 1000000 (oder ähnlichem) führt. Im schlimmsten Fall wird die Zahl als Text interpretiert und verliert ihre numerische Funktionalität.

2. SharePoint Spaltentypen

Der in SharePoint gewählte Spaltentyp für Ihren Autowert spielt eine entscheidende Rolle. SharePoint bietet verschiedene Typen für numerische Daten:

• Einzeiliger Text: Wenn Sie Zahlen in einem Textfeld speichern, behandelt SharePoint sie wie jeden anderen Text. Beim Export gibt es keine garantierte numerische Interpretation, und Excel wird versuchen, den Text zu parsen, was oft schiefgeht.
• Zahl: Dieser Spaltentyp ist besser geeignet. Sie können Dezimalstellen und Tausender-Trennzeichen festlegen. Allerdings kann die Standardeinstellung oder die Übernahme von regionalen Einstellungen hier immer noch zu Problemen führen, wenn sie nicht synchron sind.
• Währung: Dies ist der idealste Spaltentyp für Autowert. Er ist speziell für finanzielle Werte konzipiert, unterstützt Dezimalstellen und berücksichtigt das Währungssymbol sowie die regionalen Einstellungen der SharePoint-Website.

Eine falsche Auswahl des Spaltentyps in SharePoint ist eine häufige Ursache für Daten-Inkonsistenz.

3. Exportformate und deren Interpretation

Die Art und Weise, wie Sie Daten exportieren, hat ebenfalls Auswirkungen:

• CSV (Comma Separated Values): Dies ist ein reines Textformat. Es speichert Daten ohne jegliche Typinformationen. Wenn Sie eine CSV-Datei in Excel öffnen, versucht Excel, die Daten anhand der System-Regionalen-Einstellungen zu interpretieren. Dies ist der häufigste Punkt für Fehler bei numerischen Werten, da Excel oft raten muss, was ein Komma und was ein Punkt bedeutet.
• „In Excel öffnen” (oder XLSX/XLS): Diese Option ist in der Regel zuverlässiger, da SharePoint versucht, die Daten bereits mit den korrekten Typinformationen im Excel-Format zu übergeben. Allerdings können auch hier noch regionale Unterschiede oder bestimmte Excel-Einstellungen die Darstellung beeinflussen, wenn die Quellen- und Zielsysteme stark voneinander abweichen.

4. Benutzereingabe und Datenvalidierung

Manchmal liegt die Ursache der Daten-Inkonsistenz bereits bei der Eingabe. Wenn Benutzer Freitextfelder verwenden oder nicht-numerische Zeichen in numerische Felder eingeben (z.B. „Zehntausend” statt „10000”), kann dies zu Fehlern führen. Eine fehlende oder unzureichende Datenvalidierung in SharePoint ermöglicht solche fehlerhaften Eingaben, die dann beim Export als Müll oder falsch interpretierte Werte erscheinen.

Schritt-für-Schritt-Lösungen: Wie Sie Daten-Inkonsistenzen vermeiden

Um die Datenintegrität Ihrer Autowerte und anderer numerischer Daten zu gewährleisten, müssen Sie proaktiv auf allen Ebenen agieren – von der SharePoint-Konfiguration bis zur Exportmethode.

1. SharePoint Spalten korrekt konfigurieren

Dies ist der erste und wichtigste Schritt:

• Verwenden Sie den Spaltentyp „Währung”: Für finanzielle Werte wie den Autowert ist der Typ „Währung” die beste Wahl. Gehen Sie zu Ihren Listeneinstellungen, wählen Sie die entsprechende Spalte aus und stellen Sie sicher, dass sie auf „Währung” eingestellt ist.
• Festlegen der Dezimalstellen: Wenn Sie den Spaltentyp „Währung” oder „Zahl” wählen, können Sie die Anzahl der Dezimalstellen festlegen (z.B. 2 für Cent-Beträge). Stellen Sie sicher, dass dies Ihren Anforderungen entspricht. SharePoint wird die Werte entsprechend runden oder abschneiden.
• Währungstyp anpassen: Im Feld „Währungstyp” können Sie das globale Standardwährungssymbol Ihrer SharePoint-Site oder ein spezifisches Währungssymbol auswählen. Dies beeinflusst, wie das Symbol angezeigt, aber nicht unbedingt, wie die Zahl selbst exportiert wird.
• Keine Formatierungs-Tags im Feld speichern: Stellen Sie sicher, dass die Daten in SharePoint selbst sauber sind, d.h. nur die Zahl und keine zusätzlichen Währungssymbole oder Tausender-Trennzeichen, die manuell eingegeben wurden. Der Spaltentyp „Währung” kümmert sich um die Formatierung.

2. Regionale Einstellungen synchronisieren

Die Synchronisierung der regionalen Einstellungen ist entscheidend, um Missverständnisse zwischen SharePoint und Ihrer lokalen Arbeitsumgebung zu vermeiden:

• SharePoint Website-Einstellungen prüfen:
  1. Gehen Sie zu Ihrer SharePoint-Website.
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und wählen Sie „Websiteinhalte” oder „Websiteeinstellungen”.
  3. Unter „Websiteverwaltung” finden Sie „Regionale Einstellungen”.
  4. Stellen Sie sicher, dass das „Gebietsschema” hier auf die Region eingestellt ist, die dem von Ihnen erwarteten Zahlenformat entspricht (z.B. „Deutsch (Deutschland)” für Komma als Dezimaltrennzeichen).

  Diese Einstellung definiert, wie SharePoint Zahlen, Datumsangaben und Währungen standardmäßig auf dieser Website anzeigt und auch wie es sie für Exporte vorbereitet.

• Benutzer-PC-Einstellungen (Windows/Office) anpassen:

  Stellen Sie sicher, dass die regionalen Einstellungen auf dem Computer, von dem aus Sie den Export durchführen und die Datei öffnen, ebenfalls mit dem SharePoint-Gebietsschema übereinstimmen. In Windows finden Sie dies unter „Systemsteuerung” > „Region” > „Zusätzliche Einstellungen”. Dies ist besonders wichtig für die korrekte Interpretation von CSV-Dateien durch Excel.

• Empfehlung: Einheitliches Gebietsschema wählen: Ideal ist es, wenn das SharePoint-Gebietsschema, das Excel-Gebietsschema und die Windows-Regionalen Einstellungen des Benutzers alle übereinstimmen. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit von Interpretationsfehlern.

3. Intelligentes Exportieren und Importieren

Die Wahl der richtigen Export- und Importmethode kann viele Probleme lösen:

• „In Excel öffnen” bevorzugen: Wenn verfügbar, nutzen Sie die Option „In Excel öffnen” direkt aus SharePoint. SharePoint versucht hier, ein XLSX-Format zu erstellen, das die Daten und deren Typen besser beibehält als ein generisches CSV.
• CSV-Import-Assistent in Excel nutzen: Wenn Sie keine andere Wahl haben, als eine CSV-Datei zu exportieren und zu öffnen, nutzen Sie den Excel-Import-Assistenten für Text-/CSV-Dateien (Registerkarte „Daten” > „Aus Text/CSV”). Hier können Sie manuell festlegen, welches Trennzeichen verwendet wird, und vor allem, welches Dezimaltrennzeichen und Tausender-Trennzeichen SharePoint in der CSV-Datei verwendet hat. Weisen Sie die Spalte explizit als „Zahl” oder „Währung” zu. Dies ist der sicherste Weg, um eine korrekte Interpretation zu erzwingen.
• Power Automate / Skripte für komplexe Szenarien: Für wiederkehrende oder hochkomplexe Exporte sollten Sie über den Einsatz von Power Automate (früher Microsoft Flow) oder PowerShell-Skripten nachdenken. Diese Tools ermöglichen eine präzisere Kontrolle über das Exportformat und die Datentypen, wodurch Sie die Daten genau so aufbereiten können, wie sie benötigt werden, bevor sie in eine Zieldatei geschrieben werden.

4. Datenbereinigung nach dem Export (falls nötig)

Auch wenn Sie alle vorbeugenden Maßnahmen ergriffen haben, kann es in seltenen Fällen vorkommen, dass eine manuelle Bereinigung in Excel notwendig ist. Hier sind einige nützliche Tricks:

• Text in Spalten-Funktion: Wenn Zahlen als Text importiert wurden, wählen Sie die Spalte aus und gehen Sie zu „Daten” > „Text in Spalten”. Wählen Sie „Getrennt” und im nächsten Schritt können Sie angeben, wie die Daten formatiert sind (z.B. Komma als Dezimaltrennzeichen, Punkt als Tausender-Trennzeichen).
• Suchen und Ersetzen: Eine schnelle Lösung für falsch interpretierte Trennzeichen. Wenn „10.000,00” als „10.00000” importiert wurde, können Sie alle Punkte durch nichts ersetzen und dann alle Kommas durch Punkte ersetzen (oder umgekehrt, je nach Ausgangslage). Danach konvertieren Sie die Spalte in eine Zahl.
• Funktion WERT() in Excel: Wenn Zahlen als Text vorliegen (z.B. „10.000,00”), können Sie in einer Hilfsspalte die Formel =WERT(WECHSELN(WECHSELN(A1;".";"");",";".")) verwenden (für deutsche Zahlen, die in US-Zahlen konvertiert werden sollen). Diese Formel entfernt zuerst die Tausender-Punkte und ersetzt dann das Dezimal-Komma durch einen Dezimal-Punkt, sodass Excel die Zelle als Zahl erkennt.

5. Robuste Datenvalidierung in SharePoint

Die beste Verteidigung gegen Daten-Inkonsistenz ist, Fehler gar nicht erst entstehen zu lassen. Nutzen Sie SharePoints Validierungsfunktionen:

• Spaltenvalidierung: In den Spalteneinstellungen können Sie Validierungsformeln hinterlegen. Für eine Währungsspalte könnten Sie beispielsweise sicherstellen, dass nur positive Zahlen eingegeben werden oder dass die Zahl innerhalb eines bestimmten Bereichs liegt.
• Listenvalidierung: Für komplexere Szenarien können Sie Validierungsformeln auf Listenebene definieren, die mehrere Spalten berücksichtigen.
• Schulung der Endnutzer: Informieren Sie Ihre Benutzer über die korrekte Eingabe von Zahlen und die Bedeutung der gewählten Spaltentypen. Eine gut geschulte Nutzerschaft ist ein wichtiger Faktor für die Datenintegrität.

Best Practices für eine konsistente Datenverwaltung

Um das Problem der Daten-Inkonsistenz langfristig zu eliminieren, sollten Sie einige Best Practices in Ihrem SharePoint-Umfeld etablieren:

• Standardisierung: Legen Sie organisationsweit ein einheitliches Gebietsschema für SharePoint-Sites und ggf. auch für Ihre Office-Anwendungen fest.
• Dokumentation: Dokumentieren Sie die Konfiguration Ihrer kritischen SharePoint-Listen und deren Spaltentypen, insbesondere für numerische und finanzielle Felder.
• Regelmäßige Überprüfung: Führen Sie stichprobenartige Exporte durch, um die Konsistenz der Daten regelmäßig zu überprüfen.
• Automatisierung wo möglich: Nutzen Sie Tools wie Power Automate, um Exporte zu automatisieren und dabei die Datenformate explizit zu steuern.

Fazit

Die Daten-Inkonsistenz beim Export von Autowerten oder anderen numerischen Daten aus SharePoint ist ein weit verbreitetes Problem, das jedoch mit dem richtigen Wissen und den entsprechenden Maßnahmen vollständig gelöst werden kann. Die Hauptursachen liegen in den Regionalen Einstellungen, der Wahl der SharePoint Spaltentypen und der Art des Exports. Indem Sie diese Faktoren proaktiv verwalten und synchronisieren, können Sie die Datenintegrität Ihrer Informationen sicherstellen.

Investieren Sie Zeit in die korrekte Konfiguration Ihrer SharePoint-Listen und -Spalten, passen Sie Ihre Exportstrategien an und schulen Sie Ihre Benutzer. Mit diesen Schritten verwandeln Sie Frustration in Vertrauen und stellen sicher, dass Ihre Autowerte (und alle anderen wichtigen Zahlen) genau das widerspiegeln, was sie sollen – jederzeit und überall.