Ihr Microsoft Forms Formular lässt sich nicht in eine zweite Sprache übersetzen, weil der Menupunkt fehlt? Hier ist die Lösung!

Kennen Sie das? Sie möchten ein Microsoft Forms Formular in einer zweiten oder gar dritten Sprache anbieten, haben aber keine Ahnung, wie Sie die Übersetzungsfunktion aktivieren sollen. Der entsprechende Menüpunkt scheint einfach zu fehlen! Diese Situation ist frustrierend und leider weit verbreitet. Viele Nutzer suchen verzweifelt nach der Option „Mehrsprachigkeit” oder „Übersetzen”, die in Anleitungen oder Tutorials oft als selbstverständlich dargestellt wird, nur um festzustellen, dass sie bei ihnen nicht vorhanden ist. Doch keine Sorge, Sie sind nicht allein, und es gibt fast immer eine Lösung. Dieser umfassende Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch die Gründe, warum der Menüpunkt fehlen könnte, und zeigt Ihnen konkrete Wege auf, wie Sie Ihr Formular dennoch mehrsprachig gestalten können – sei es durch die Aktivierung der versteckten Funktion oder durch clevere Workarounds.

Einleitung: Das Mysterium des fehlenden Übersetzungs-Menüpunkts

Microsoft Forms ist ein mächtiges Tool zum Erstellen von Umfragen, Quizzen und Formularen. Besonders im Bildungsbereich, in Unternehmen oder bei internationalen Projekten ist die Möglichkeit, ein Formular in mehreren Sprachen anzubieten, unerlässlich. Standardmäßig bietet Forms eine integrierte Funktion zur Sprachübersetzung, die es dem Ersteller ermöglicht, eine oder mehrere Zielsprachen hinzuzufügen und den Inhalt entweder automatisch übersetzen zu lassen oder manuell anzupassen. Die Theorie klingt einfach: Man öffnet das Formular, klickt auf die „…”-Optionen am oberen Rand und wählt „Mehrsprachigkeit” (oder „Multilingual” in der englischen Version). Doch genau dieser Menüpunkt fehlt bei vielen Nutzern, was zu Verwirrung und vergeudeter Zeit führt.

Die gute Nachricht ist: In den meisten Fällen ist der fehlende Menüpunkt kein Bug, sondern hat spezifische Ursachen, die sich beheben lassen. In einigen wenigen Fällen, wenn die Funktion wirklich nicht verfügbar ist, gibt es dennoch effektive Alternativen, um Ihr Ziel zu erreichen. Wir tauchen tief in dieses Problem ein und geben Ihnen die nötigen Informationen, um Ihre Microsoft Forms Formulare erfolgreich zu übersetzen.

Grundlagen: Wie die Übersetzung in Microsoft Forms eigentlich funktionieren sollte

Bevor wir uns den Lösungen widmen, werfen wir einen kurzen Blick darauf, wie der ideale Prozess der Formularübersetzung in Microsoft Forms abläuft – für den Fall, dass der Menüpunkt vorhanden ist:

1. Öffnen Sie Ihr Formular in Microsoft Forms.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte (…) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
3. Im Dropdown-Menü sollte eine Option namens „Mehrsprachigkeit” oder „Multilingual” erscheinen.
4. Nach Auswahl dieser Option öffnet sich ein Bereich, in dem Sie die Primärsprache Ihres Formulars festlegen und weitere Zielsprachen hinzufügen können.
5. Für jede hinzugefügte Zielsprache können Sie dann auf ein Stift-Symbol klicken, um die Übersetzung zu bearbeiten. Forms bietet oft eine automatische Übersetzung als Ausgangspunkt an, die Sie anschließend manuell verfeinern können.
6. Sobald die Übersetzungen gespeichert sind, sehen die Benutzer Ihres Formulars in der oberen rechten Ecke ein Dropdown-Menü, über das sie die Sprache des Formulars auswählen können.

Wenn dieser Ablauf für Sie wie Science-Fiction klingt, weil der entscheidende „Mehrsprachigkeit”-Punkt fehlt, dann sind Sie hier genau richtig. Lassen Sie uns die möglichen Ursachen erkunden.

Warum fehlt der Menüpunkt „Übersetzen” überhaupt? Die häufigsten Ursachen

Das Fehlen der Übersetzungsoption kann verschiedene Gründe haben. Die meisten davon sind auf bestimmte Konfigurationen oder Lizenztypen zurückzuführen. Hier sind die gängigsten Erklärungen:

1. Lizenzierung und Kontotyp

Dies ist oft der Hauptgrund. Die erweiterte Übersetzungsfunktion in Microsoft Forms ist in der Regel nur für Konten verfügbar, die Teil einer Microsoft 365 Business, Enterprise oder Education Lizenz sind. Wenn Sie Microsoft Forms mit einem persönlichen Microsoft-Konto (z.B. Outlook.com, Hotmail.com) verwenden, stehen Ihnen viele der fortgeschrittenen Funktionen, einschließlich der Mehrsprachigkeitsoption, möglicherweise nicht zur Verfügung. In solchen Fällen ist Ihr Zugang zu Forms eingeschränkter.

2. Organisationseinstellungen (Admin-Konfiguration)

Selbst wenn Sie über eine geeignete Microsoft 365 Lizenz verfügen, können Administratoren Ihrer Organisation bestimmte Funktionen global deaktivieren oder einschränken. Es ist möglich, dass die Mehrsprachigkeitsfunktion von Microsoft Forms im Microsoft 365 Admin Center nicht aktiviert ist. Dies ist eine Einstellung, die nur von einem IT-Administrator vorgenommen werden kann und außerhalb Ihrer direkten Kontrolle liegt.

3. Formular-Typ oder -Besitz

• Quiz vs. Formular: In einigen älteren Versionen oder spezifischen Tenant-Konfigurationen kann es vorkommen, dass die Übersetzungsfunktion primär für „Formulare” und nicht für „Quizze” (die Bewertungsfunktionen enthalten) verfügbar ist. Überprüfen Sie, ob Ihr Dokument tatsächlich als „Formular” und nicht als „Quiz” erstellt wurde.
• Besitz und Berechtigungen: Wenn Sie an einem Formular mitarbeiten, das von jemand anderem erstellt wurde, haben Sie möglicherweise nicht die vollen Bearbeitungsrechte, die für das Hinzufügen von Sprachen erforderlich sind. Stellen Sie sicher, dass Sie der Besitzer des Formulars sind oder über entsprechende Berechtigungen verfügen.

4. Geografische Verfügbarkeit oder Rollout-Phasen

Microsoft rollt neue Funktionen und Updates schrittweise aus. Es ist denkbar, dass die Mehrsprachigkeitsfunktion in Ihrem spezifischen geografischen Bereich oder Ihrem Tenant noch nicht vollständig verfügbar ist. Solche Rollouts können Zeit in Anspruch nehmen, und es gibt keine Garantie, dass alle Funktionen sofort für jeden Nutzer gleichzeitig freigeschaltet werden.

5. Browser-Cache oder temporäre Fehler

Obwohl seltener, können auch temporäre Probleme mit Ihrem Webbrowser oder dem Forms-Dienst selbst dazu führen, dass Menüpunkte nicht korrekt angezeigt werden. Ein veralteter Browser-Cache oder ein kurzzeitiger Glitch kann hier eine Rolle spielen.

Die direkte Lösung: So finden und aktivieren Sie den Übersetzungs-Menüpunkt

Um das Problem zu beheben, gehen Sie am besten systematisch vor. Hier ist der empfohlene Lösungsweg:

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihren Kontotyp und Ihre Lizenz

Der erste und wichtigste Schritt: Melden Sie sich bei Microsoft Forms mit dem Konto an, das Sie normalerweise für Ihre Arbeit oder Bildungseinrichtung nutzen. Überprüfen Sie, ob es sich um ein Konto handelt, das zu einer Microsoft 365 Business, Enterprise oder Education Lizenz gehört. Wenn Sie ein persönliches Konto verwenden, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Funktion aus Lizenzgründen nicht verfügbar ist. In diesem Fall müssen Sie entweder zu einem Organisationskonto wechseln oder auf die Workarounds ausweichen.

Schritt 2: Admin-Check – Organisationseinstellungen überprüfen (Wichtig!)

Wenn Sie ein Organisationskonto verwenden und der Menüpunkt immer noch fehlt, liegt die Ursache höchstwahrscheinlich bei den Administrator-Einstellungen. Wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator und bitten Sie ihn, die folgenden Punkte zu überprüfen:

1. Der Administrator muss sich im Microsoft 365 Admin Center anmelden.
2. Dort navigiert er zu den Einstellungen für Microsoft Forms. Die genaue Pfad kann variieren, ist aber oft unter „Einstellungen” > „Organisations-Einstellungen” oder „Dienste & Add-Ins” zu finden.
3. Der Administrator sollte nach einer Einstellung suchen, die sich auf „Multilingual Support”, „Mehrsprachigkeit”, „Übersetzung” oder ähnliche Begriffe bezieht und sicherstellen, dass diese aktiviert ist.
4. Nach der Aktivierung kann es einige Minuten oder sogar Stunden dauern, bis die Änderung systemweit wirksam wird. Versuchen Sie es anschließend erneut.

Dieser Schritt ist der häufigste Problemlöser und oft die einzige Möglichkeit, die Funktion freizuschalten.

Schritt 3: Formular-Typ und Besitz überprüfen

Stellen Sie sicher, dass es sich um ein „Formular” und nicht um ein „Quiz” handelt (obwohl die Funktion auch für Quizze verfügbar sein sollte, gab es in der Vergangenheit Unterschiede). Vergewissern Sie sich zudem, dass Sie der primäre Besitzer des Forms-Dokuments sind. Wenn Sie als Co-Autor hinzugefügt wurden, kann es sein, dass Sie nicht alle administrativen Funktionen wie die Sprachverwaltung nutzen können.

Schritt 4: Den Menüpunkt finden (der idealerweise jetzt da ist!)

Nachdem die oberen Schritte abgearbeitet wurden, versuchen Sie es erneut:

1. Öffnen Sie Ihr Formular.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte (…) in der oberen rechten Ecke.
3. Der Menüpunkt „Mehrsprachigkeit” (oder „Multilingual”) sollte nun sichtbar sein.
4. Klicken Sie darauf, um die Primärsprache zu bestätigen und Zielsprachen hinzuzufügen.
5. Für jede Zielsprache können Sie nun die Fragen und Antwortoptionen bearbeiten. Forms bietet die Möglichkeit, eine automatische Übersetzung zu generieren, die Sie anschließend prüfen und anpassen können.
6. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Ihr Formular ist jetzt mehrsprachig, und Benutzer können ihre bevorzugte Sprache über ein Dropdown-Menü im Formular auswählen.

Workarounds und Alternativen: Wenn der Menüpunkt hartnäckig fehlt

Was, wenn trotz aller Bemühungen der Übersetzungs-Menüpunkt einfach nicht auftaucht oder Sie ein persönliches Microsoft-Konto verwenden, das diese Funktion nicht bietet? Keine Sorge, es gibt immer noch Wege, Ihre Formulare mehrsprachig zu gestalten. Diese Optionen erfordern zwar etwas mehr manuellen Aufwand, sind aber effektiv:

Option 1: Mehrere Formulare für jede Sprache erstellen

Dies ist die einfachste, wenn auch aufwendigste Methode:

1. Erstellen Sie Ihr Formular in der Primärsprache vollständig.
2. Duplizieren Sie das Formular für jede weitere benötigte Sprache. Gehen Sie dazu zu Ihrer Forms-Übersicht, klicken Sie auf die drei Punkte des Formulars und wählen Sie „Kopieren”.
3. Benennen Sie jede Kopie klar mit der jeweiligen Sprache (z.B. „Umfrage Deutsch”, „Survey English”).
4. Öffnen Sie jede Kopie und übersetzen Sie alle Fragen und Antwortoptionen manuell in die entsprechende Zielsprache.
5. Stellen Sie sicher, dass jede Formularversion auf eine separate Excel-Tabelle zur Datensammlung exportiert werden kann, um eine saubere Datenhaltung zu gewährleisten.
6. Verlinkung: Um Benutzern die Sprachauswahl zu ermöglichen, könnten Sie eine einfache Webseite, ein SharePoint-Webpart oder sogar ein „Eingangsformular” erstellen, das lediglich die Frage „Bitte wählen Sie Ihre Sprache” stellt und dann Links zu den verschiedenen Sprachversionen des Formulars anbietet.

Vorteile: Volle Kontrolle über jede Übersetzung, keine Abhängigkeit von Forms-internen Funktionen.
Nachteile: Höherer Verwaltungsaufwand, separate Datensätze, kein zentraler Link für alle Sprachen.

Option 2: Die Fragen selbst mehrsprachig formulieren

Diese Methode integriert alle Sprachen in ein einziges Formular, kann aber das Design überladen:

1. Formulieren Sie jede Frage und jede Antwortoption direkt in allen benötigten Sprachen.
2. Beispiel: Statt „Ihr Name:”, schreiben Sie „Ihr Name / Your Name:„. Für Multiple-Choice-Optionen: „Ja / Yes”, „Nein / No”.
3. Fügen Sie am Anfang des Formulars eine klare Anweisung hinzu, die besagt, dass das Formular mehrsprachig ist und die Benutzer die für sie zutreffenden Teile beantworten sollen.
4. Optional könnten Sie Verzweigungslogik (Branching) verwenden, um basierend auf einer initialen Sprachauswahl nur die relevanten Sprachversionen der Fragen anzuzeigen. Dies ist aufwendiger, macht das Formular aber benutzerfreundlicher.

Vorteile: Ein Formular, ein Datensatz, keine Duplikation.
Nachteile: Kann visuell unordentlich wirken, besonders bei vielen Fragen oder Sprachen. Benutzer müssen ggf. scrollen und die relevanten Abschnitte finden.

Option 3: Browser-interne Übersetzungsfunktionen nutzen (für den Ausfüller)

Dies ist keine Lösung für den Formularersteller, sondern eine Möglichkeit für den Benutzer, das Formular in seiner bevorzugten Sprache zu lesen:

Moderne Browser wie Google Chrome, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox bieten oft integrierte Übersetzungsfunktionen. Wenn ein Benutzer Ihr Formular öffnet, kann er mit einem Rechtsklick oder über die Browser-Menüoptionen die Seite automatisch übersetzen lassen. Die Qualität dieser Übersetzungen variiert, aber sie kann eine schnelle Hilfe für den Ausfüller sein.

Vorteile: Kein Mehraufwand für den Formularersteller.
Nachteile: Abhängig von den Browser-Einstellungen des Benutzers, Übersetzungsqualität nicht garantiert, keine offizielle oder dauerhafte Lösung.

Option 4: Externe Übersetzungstools und Copy-Paste

Nutzen Sie professionelle oder kostenlose Übersetzungstools wie DeepL oder Google Translate, um Ihre Texte vorab zu übersetzen. Dann kopieren Sie die übersetzten Inhalte manuell in die einzelnen Fragen Ihrer duplizierten Formulare (Option 1) oder in die mehrsprachigen Fragen (Option 2).

Tipp: Wenn Sie viele Formulare oder sehr lange Texte haben, kann der Einsatz von Excel für die Übersetzung der Fragen und Antworten helfen. Exportieren Sie die Fragen, übersetzen Sie sie in Excel und kopieren Sie sie dann zurück. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mit professionellen Übersetzern zusammenarbeiten.

Best Practices für mehrsprachige Microsoft Forms

Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, hier sind einige bewährte Verfahren, um Ihre mehrsprachigen Microsoft Forms Formulare effektiv zu gestalten:

• Klare Anweisungen: Geben Sie zu Beginn des Formulars (oder der Landingpage) klare Anweisungen zur Sprachauswahl.
• Gründliches Testen: Testen Sie jedes Formular in jeder Sprache, um sicherzustellen, dass alle Fragen, Optionen und die Logik korrekt angezeigt werden und funktionieren.
• Konsistenz: Achten Sie auf eine konsistente Terminologie über alle Sprachen und Formulare hinweg.
• Kulturelle Sensibilität: Berücksichtigen Sie kulturelle Unterschiede. Direkte Übersetzungen sind nicht immer ausreichend; passen Sie gegebenenfalls Formulierungen an, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Kurze, prägnante Formulierungen: Je einfacher und kürzer die Fragen, desto leichter und genauer lassen sie sich übersetzen.
• Datenschutzhinweise: Wenn Ihr Formular Datenschutzhinweise enthält, stellen Sie sicher, dass diese ebenfalls korrekt in allen Sprachen übersetzt und angepasst sind.

Fazit: Geduld und die richtige Herangehensweise führen zum Ziel

Der fehlende Übersetzungs-Menüpunkt in Microsoft Forms kann anfangs sehr irritierend sein, ist aber in den meisten Fällen durch die Überprüfung der Lizenzierung oder – noch wichtiger – durch die Aktivierung durch Ihren IT-Administrator lösbar. Es lohnt sich immer, zuerst diesen Weg zu gehen, da die integrierte Funktion die eleganteste Lösung für mehrsprachige Formulare bietet. Sollte dies nicht möglich sein, bieten die manuellen Workarounds praktikable Alternativen, die zwar mehr Aufwand erfordern, aber dennoch zum gewünschten Ergebnis führen.

Die Fähigkeit, Informationen in der bevorzugten Sprache der Zielgruppe zu sammeln, ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Umfragen und Feedback-Prozessen. Mit den hier vorgestellten Lösungen sind Sie bestens gerüstet, um diese Herausforderung zu meistern und Ihre Microsoft Forms Formulare weltweit zugänglich zu machen. Bleiben Sie geduldig, gehen Sie die Schritte systematisch durch, und bald werden Sie Ihre mehrsprachigen Formulare problemlos erstellen können.