Ihre Microsoft 365-Anfrage: Wie Sie die klassische Version von Outlook weiterhin nutzen können

Die digitale Arbeitswelt entwickelt sich ständig weiter, und mit ihr auch die Tools, auf die wir uns täglich verlassen. Eine der jüngsten und vielleicht am meisten diskutierten Änderungen im Microsoft-Ökosystem ist die Einführung des „neuen Outlook” für Windows, das als Nachfolger der seit langem etablierten klassischen Outlook-Version von Microsoft 365 positioniert wird. Für viele Nutzer, die an ihre gewohnte Arbeitsweise und die spezifischen Funktionen des traditionellen Clients gebunden sind, stellt sich jedoch die Frage: Wie kann ich die klassische Version von Outlook weiterhin nutzen, wenn Microsoft mich zum Wechsel auffordert?

Dieser Artikel beleuchtet die Gründe für diese Entwicklung, erklärt, warum viele Anwender am klassischen Outlook festhalten möchten und bietet detaillierte Anleitungen und Strategien, um die gewohnte E-Mail-Umgebung beizubehalten oder wiederherzustellen. Es ist eine Gratwanderung zwischen Innovation und Beständigkeit, und wir navigieren Sie durch dieses Terrain, damit Sie die Kontrolle über Ihr bevorzugtes E-Mail-Programm behalten.

Warum die Veränderung? Microsofts Vision vom neuen Outlook

Bevor wir uns den Lösungen widmen, ist es hilfreich zu verstehen, was das „neue Outlook” eigentlich ist und welche Ziele Microsoft damit verfolgt. Das neue Outlook für Windows ist im Wesentlichen eine Web-App, die auf der Benutzeroberfläche und den Funktionen von Outlook im Web (Outlook Web App – OWA) basiert. Es ist als eine einzige, konsistente Oberfläche für alle Ihre E-Mails, Kalender und Kontakte konzipiert, unabhängig davon, ob Sie ein privates Konto oder ein Geschäfts-/Schulkonto verwenden.

Microsofts Motivation ist vielschichtig:

• Vereinheitlichung der Benutzererfahrung: Ein einheitliches Look & Feel über verschiedene Plattformen hinweg (Web, Mac, Mobile).
• Schnellere Entwicklung und Bereitstellung von Funktionen: Als Web-App können Updates und neue Features wesentlich schneller ausgerollt werden, ohne dass eine vollständige Client-Installation auf jedem Gerät erforderlich ist.
• Cloud-native Architektur: Stärkere Integration mit Microsoft 365-Diensten und der Cloud, was Funktionen wie intelligente Vorschläge, verbesserte Suche und bessere Zusammenarbeit ermöglichen soll.
• Vereinfachung der Codebasis: Eine gemeinsame Codebasis reduziert den Wartungsaufwand und optimiert die Entwicklung.

Diese Vision klingt auf dem Papier vielversprechend, trifft jedoch oft auf die Realität und die etablierten Arbeitsweisen der Anwender, die über Jahre hinweg mit dem klassischen Outlook vertraut geworden sind.

Warum Anwender am klassischen Outlook festhalten

Die Treue zum klassischen Outlook ist nicht nur eine Frage der Gewohnheit. Vielmehr ist sie begründet in einer Reihe von Funktionen, Integrationen und Leistungsmerkmalen, die im neuen Outlook (noch) nicht oder nur eingeschränkt verfügbar sind. Hier sind einige der Hauptgründe, warum viele Nutzer zögern, den Wechsel vorzunehmen:

1. Feature-Parität und Funktionalität

Das klassische Outlook ist ein ausgereiftes Produkt, das über Jahrzehnte hinweg entwickelt wurde. Es bietet eine Fülle von Funktionen, die im neuen Outlook aktuell fehlen oder anders umgesetzt sind:

• Add-Ins und COM-Erweiterungen: Viele Unternehmen und Power-User verlassen sich auf spezifische Add-Ins von Drittanbietern (z.B. für CRM-Systeme, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung), die als COM-Add-Ins für das klassische Outlook entwickelt wurden. Das neue Outlook unterstützt primär webbasierte Add-Ins, was die Kompatibilität erheblich einschränkt.
• PST/OST-Dateiverwaltung: Die Möglichkeit, persönliche Ordnerdateien (PST) für die Archivierung oder lokale Speicherung von E-Mails zu verwenden, ist ein Kernmerkmal des klassischen Outlook. Auch das detaillierte Management von Offline-Datendateien (OST) ist hier tief integriert. Das neue Outlook setzt stärker auf Cloud-Speicher und bietet diese granularen lokalen Verwaltungsoptionen oft nicht.
• Freigegebene Postfächer und Kalender: Obwohl das neue Outlook freigegebene Ressourcen unterstützt, berichten Nutzer oft von unterschiedlichem Verhalten oder fehlenden erweiterten Optionen im Vergleich zur klassischen Version.
• Granulare Anpassungen und Regeln: Die Komplexität und Vielfalt der Regeln, Makros und Anpassungsmöglichkeiten (z.B. im VBA-Editor) sind im klassischen Outlook unübertroffen.
• Offline-Funktionalität: Während das neue Outlook auch Offline-Zugriff bietet, ist die Robustheit und die Verwaltung von offline verfügbaren Daten im klassischen Client oft als überlegener wahrgenommen.

2. Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung

Die Benutzeroberfläche des klassischen Outlook ist vielen Anwendern in Fleisch und Blut übergegangen. Muskelgedächtnis spielt eine große Rolle. Jahrelange Nutzung hat zu einer Effizienz geführt, die durch eine neue Oberfläche erst wieder erlernt werden muss. Kleine Änderungen in der Anordnung von Schaltflächen, der Navigation oder der Darstellung können den Arbeitsfluss erheblich stören.

3. Performance und Stabilität

Einige Nutzer empfinden die Performance des klassischen Outlook, insbesondere bei großen Postfächern oder komplexen Suchanfragen, als stabiler und reaktionsschneller. Webbasierte Anwendungen können manchmal von der Internetverbindung und der Serverauslastung abhängen, was zu variableren Erfahrungen führen kann.

4. Integrationen mit anderen Desktop-Anwendungen

Das klassische Outlook ist tief in das Windows-Betriebssystem und andere Office-Anwendungen integriert. Funktionen wie das Senden von Dokumenten direkt aus Word oder Excel, die Integration mit SharePoint oder die tiefergehende Verknüpfung mit dem Dateisystem sind oft nahtloser gelöst. Viele dieser Integrationen müssen im neuen Outlook erst noch reifen.

5. Datenkontrolle und Datenschutz

Die Fähigkeit, Daten lokal in PST-Dateien zu speichern, gibt einigen Nutzern ein größeres Gefühl der Kontrolle über ihre Daten. Obwohl Microsoft beteuert, dass Datenschutz im neuen Outlook gewährleistet ist, bevorzugen manche die traditionelle Methode der lokalen Datenhaltung.

Ihre aktuelle Outlook-Version identifizieren

Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, sollten Sie sicherstellen, welche Version von Outlook Sie gerade verwenden. Der einfachste Weg, dies zu überprüfen, ist das Vorhandensein des „Neues Outlook” Umschaltknopfes.

• Wenn Sie den Umschaltknopf „Neues Outlook” in der oberen rechten Ecke Ihres Outlook-Fensters sehen, verwenden Sie wahrscheinlich die klassische Version und die Option zum Wechsel wird Ihnen angeboten.
• Wenn Sie den Umschaltknopf nicht sehen, navigieren Sie zu „Datei” -> „Office-Konto”. Hier sehen Sie die genaue Produktinformation Ihrer Microsoft Office Suite. Das klassische Outlook ist in der Regel Teil des installierten Office-Pakets (z.B. Microsoft 365 Apps for Enterprise, Office Professional Plus etc.).
• Das neue Outlook erscheint oft als eigenständige App unter dem Namen „Outlook (neu)” oder „Outlook für Windows” in Ihrer App-Liste.

Strategien, um das klassische Outlook weiterhin zu nutzen

Glücklicherweise gibt es mehrere Wege, um dem Drang zum Wechsel zum neuen Outlook zu widerstehen oder sogar wieder zur klassischen Version zurückzukehren. Die Wirksamkeit dieser Methoden kann je nach Ihrer IT-Umgebung (privat, kleines Unternehmen, großes Unternehmen mit IT-Richtlinien) variieren.

1. Den „Neues Outlook” Umschaltknopf deaktivieren

Dies ist die einfachste und am häufigsten genutzte Methode, um die klassische Version beizubehalten, wenn Sie bereits die Aufforderung zum Wechsel erhalten haben oder versehentlich umgeschaltet haben:

1. Öffnen Sie Ihr klassisches Outlook.
2. Suchen Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters nach einem Umschaltknopf mit der Beschriftung „Neues Outlook” (manchmal auch als „Testen Sie das neue Outlook” oder ähnlich bezeichnet).
3. Stellen Sie sicher, dass dieser Schalter auf „Aus” steht. Wenn er auf „Ein” steht, klicken Sie darauf, um ihn zu deaktivieren. Sie werden möglicherweise aufgefordert, den Grund für Ihre Rückkehr anzugeben.

Diese Methode ist in der Regel effektiv, um den Wechsel im Moment zu verhindern. Beachten Sie jedoch, dass Microsoft diese Aufforderung in Zukunft möglicherweise aggressiver gestaltet oder den Schalter ganz entfernt.

2. Rückkehr zum klassischen Outlook, wenn Sie bereits gewechselt sind

Haben Sie bereits zum neuen Outlook gewechselt und möchten nun zurück?

1. Öffnen Sie das neue Outlook für Windows.
2. Suchen Sie wieder in der oberen rechten Ecke des Fensters nach dem Umschaltknopf, der hier als „Klassisches Outlook” oder „Outlook (neu)” bezeichnet sein könnte.
3. Klicken Sie auf diesen Umschaltknopf, um zum klassischen Outlook zurückzukehren. Auch hier werden Sie möglicherweise nach Feedback gefragt.
4. Das klassische Outlook sollte sich anschließend öffnen oder kann über das Startmenü gestartet werden.

Wenn der Umschaltknopf im neuen Outlook fehlt, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass Ihre Organisation Richtlinien implementiert hat oder dass Sie eine Version des neuen Outlook verwenden, bei der diese Option nicht mehr leicht zugänglich ist. In diesem Fall fahren Sie mit den nächsten Schritten fort.

3. Das „neue Outlook” deinstallieren (wenn der Umschaltknopf fehlt)

Manchmal verschwindet der Umschaltknopf, oder das neue Outlook wird als separate Anwendung installiert, ohne dass die klassische Version überschrieben wird. In diesem Fall können Sie das neue Outlook einfach deinstallieren, während Ihr klassisches Outlook, das Teil Ihrer Microsoft 365-Installation ist, erhalten bleibt.

1. Gehen Sie zu „Einstellungen” (Windows-Taste + I) -> „Apps” -> „Installierte Apps” (oder „Apps & Features” bei älteren Windows-Versionen).
2. Suchen Sie in der Liste der installierten Programme nach „Microsoft Outlook (neu)”, „Outlook für Windows” oder einfach „Outlook” mit einem entsprechenden Symbol, das sich vom klassischen Outlook unterscheidet. Achten Sie darauf, nicht Ihr gesamtes Microsoft 365-Paket zu deinstallieren! Das „neue Outlook” ist oft eine kleinere, eigenständige Installation.
3. Klicken Sie auf die entsprechende App und wählen Sie „Deinstallieren”.
4. Nach der Deinstallation sollte Ihr klassisches Outlook wieder die Standardanwendung sein oder kann über das Startmenü gefunden und gestartet werden. Es ist oft unter dem Namen „Outlook” oder „Microsoft Outlook” mit dem typischen Office-Symbol gelistet.

4. Überprüfung und Reparatur der Office-Installation

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre klassische Outlook-Installation beschädigt wurde oder nicht mehr korrekt startet, können Sie eine Reparatur Ihrer gesamten Microsoft 365-Installation versuchen:

1. Gehen Sie zu „Einstellungen” (Windows-Taste + I) -> „Apps” -> „Installierte Apps”.
2. Suchen Sie nach Ihrer Microsoft 365- oder Office-Installation (z.B. „Microsoft 365 Apps for Enterprise” oder „Microsoft Office Home & Business 20XX”).
3. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Eintrag und wählen Sie „Ändern” (oder klicken Sie auf den Eintrag und wählen Sie „Ändern”).
4. Sie werden gefragt, welche Art von Reparatur Sie durchführen möchten. Wählen Sie zunächst die „Schnelle Reparatur”. Wenn diese nicht hilft, versuchen Sie die „Online-Reparatur” (diese dauert länger und erfordert eine Internetverbindung, da sie die Office-Dateien neu herunterlädt).
5. Starten Sie nach der Reparatur Ihren Computer neu und versuchen Sie, das klassische Outlook zu starten.

5. Registry-Anpassungen (für fortgeschrittene Benutzer und IT-Administratoren)

In Unternehmensumgebungen oder für technisch versierte Anwender gibt es Möglichkeiten, den Rollout des neuen Outlook über die Windows-Registrierung oder Gruppenrichtlinien zu steuern. Vorsicht: Bearbeitungen an der Registrierung sollten nur von erfahrenen Benutzern vorgenommen werden, da falsche Änderungen schwerwiegende Systemprobleme verursachen können.

Einige der bekannten Registry-Pfade, die den Wechsel steuern können, sind (können sich ändern):

• HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice16.0OutlookOptionsGeneral
• Hier könnte ein DWORD-Wert namens DisablePreviewOutlook mit dem Wert 1 erstellt oder geändert werden, um den Schalter zu entfernen.

Für IT-Administratoren in Unternehmen sind Gruppenrichtlinien (Group Policy) oder Konfigurationen über das Microsoft 365 Admin Center oder Microsoft Intune die bevorzugte Methode, um den Zugriff auf das neue Outlook unternehmensweit zu steuern. Es gibt spezifische administrative Vorlagen und Einstellungen, die es ermöglichen, den Umschaltknopf zu unterdrücken oder die Installation des neuen Outlook zu verhindern. Wenn Sie in einer Organisation arbeiten, sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung.

6. Standard-App-Einstellungen überprüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihr klassisches Outlook als Standard-Anwendung für E-Mails, Kalender und Kontakte eingestellt ist.

1. Gehen Sie zu „Einstellungen” (Windows-Taste + I) -> „Apps” -> „Standard-Apps”.
2. Suchen Sie unter „E-Mail” nach der Option und stellen Sie sicher, dass Ihr klassisches Outlook (oft einfach als „Outlook” mit dem Standard-Office-Symbol) ausgewählt ist.

Der Blick in die Zukunft: Das Ende des klassischen Outlook?

Es ist wichtig zu erkennen, dass die Bestrebungen von Microsoft, eine einheitliche, cloud-native E-Mail-Plattform zu schaffen, unaufhaltsam sind. Das klassische Outlook, wie wir es kennen, wird irgendwann ein End-of-Life erreichen. Microsoft hat noch keinen festen Termin genannt, aber die Anzeichen für einen schrittweisen Übergang sind klar.

Das bedeutet nicht, dass Sie sofort wechseln müssen. Die oben genannten Methoden geben Ihnen Zeit. Aber es ist ratsam, sich mental und praktisch auf den Übergang vorzubereiten:

• Informieren Sie sich: Bleiben Sie auf dem Laufenden über die Entwicklungen im neuen Outlook. Microsoft fügt ständig neue Funktionen hinzu und schließt Lücken zum klassischen Client.
• Geben Sie Feedback: Nutzen Sie die Feedback-Kanäle in Outlook, um Microsoft mitzuteilen, welche Funktionen Ihnen im neuen Client fehlen oder welche Probleme Sie haben. Je mehr Feedback gesammelt wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass wichtige Features integriert werden.
• Testen Sie gelegentlich: Nehmen Sie sich bewusst Zeit, um das neue Outlook zu testen und sich mit der Oberfläche vertraut zu machen. Vielleicht sind einige Ihrer Bedenken bereits behoben, oder Sie entdecken neue, nützliche Funktionen.
• Evaluieren Sie Alternativen: Wenn das neue Outlook trotz aller Updates und Anpassungen Ihre Anforderungen nicht erfüllt, müssen Sie möglicherweise langfristig Alternativen in Betracht ziehen, die eine ähnliche Funktionalität bieten.

Fazit

Die Umstellung von der klassischen Version von Outlook auf das „neue Outlook” ist ein signifikanter Schritt in der Evolution der Microsoft 365-Plattform. Während Microsoft auf Innovation, Vereinheitlichung und Cloud-Integration setzt, schätzen viele Nutzer die Robustheit, die umfangreichen Funktionen und die vertraute Benutzeroberfläche des traditionellen Clients.

Dieser Artikel hat Ihnen verschiedene Strategien an die Hand gegeben, um das klassische Outlook weiterhin nutzen zu können, sei es durch das einfache Deaktivieren des Umschaltknopfes, die Deinstallation der neuen Version oder fortgeschrittenere Methoden für IT-Administratoren. Denken Sie daran, dass Sie in den meisten Fällen die Kontrolle haben und nicht sofort wechseln müssen.

Nutzen Sie die gewonnene Zeit, um sich auf eine eventuell unvermeidliche Zukunft vorzubereiten. Bleiben Sie informiert, geben Sie konstruktives Feedback und passen Sie sich in Ihrem eigenen Tempo an. So können Sie sicherstellen, dass Ihr E-Mail-Erlebnis auch weiterhin Ihren Anforderungen entspricht, während die digitale Welt um Sie herum weiter voranschreitet.