Nincs több felesleges keresgélés: Excel automatikus keresés szövegbeíráskor

Valljuk be, ki ne töltött volna már órákat azzal, hogy egy hatalmas Excel táblázatban egy adott adatot próbáljon megtalálni? A végtelen görgetés, a Ctrl+F gomb folyamatos nyomogatása – mindez frusztráló és időrabló. De mi lenne, ha azt mondanám, hogy ennek vége? Létezik egy módszer, amellyel az Excel automatikusan keres, ahogy Te gépelsz. Kényelmes, nem?

Miért jó az automatikus keresés?

Az automatikus keresés egy olyan funkció, amely megkönnyíti az életünket azáltal, hogy valós időben szűri az adatokat, miközben beírjuk a keresett kifejezést. Ez azt jelenti, hogy nem kell külön keresőmezőbe írni és enterrel jóváhagyni a lekérdezést. Egyszerűen csak elkezdünk gépelni, és az Excel rögtön mutatja a releváns találatokat.

• Időt takarít meg: Nem kell hosszas keresésekkel bajlódni.
• Növeli a hatékonyságot: Gyorsabban találjuk meg a szükséges információt.
• Csökkenti a frusztrációt: A keresés nem lesz többé nyűg.
• Minimalizálja a hibákat: Könnyebben észrevehetjük, ha valamit rosszul írtunk be.

Én magam is rengeteg időt spóroltam meg azzal, hogy bevezettem ezt a módszert a munkám során. Korábban, amikor a vevőim adatait kerestem a nagy Excel táblámban, sokszor elcsúsztam a sorok között, vagy rosszul írtam be a nevet, ami azt eredményezte, hogy még több időt kellett a keresésre fordítanom. Az automatikus kereséssel viszont sokkal gyorsabban és pontosabban dolgozom.

Hogyan állítsd be az automatikus keresést Excelben?

Többféle módon is elérhetjük a kívánt eredményt. Nézzük a legnépszerűbbeket:

1. Szűrés (Filter) funkció használata

Ez a legegyszerűbb és leggyakrabban használt módszer. A szűrés bekapcsolásával minden oszlop tetején megjelenik egy legördülő menü, amely lehetővé teszi az adatok szűrését.

1. Jelöld ki azokat az oszlopokat, amelyekben keresni szeretnél.
2. A „Adatok” (Data) fülön kattints a „Szűrés” (Filter) gombra.
3. Az oszlopfejlécben megjelenő nyílra kattintva válaszd a „Szövegszűrők” (Text Filters) lehetőséget.
4. Itt kiválaszthatod, hogy a keresés pontosan egyezzen, tartalmazza, ne tartalmazza, vagy valamilyen más feltételnek feleljen meg. A „Tartalmazza” (Contains) opció a leggyakrabban használt, ha automatikus keresést szeretnél.

Ezután, amikor elkezdesz gépelni a szűrő mezőbe, az Excel azonnal szűri az adatokat, és csak azokat a sorokat mutatja, amelyek tartalmazzák a beírt szöveget.

2. INDEX és SEARCH függvények kombinálása

Ez a módszer kicsit bonyolultabb, de nagyobb rugalmasságot biztosít. Létrehozhatsz egy külön cellát, ahova a keresett kifejezést beírod, és az Excel automatikusan kilistázza a találatokat egy másik területen.

1. Hozd létre a keresőmezőt (pl. az A1 cellában).
2. Írj egy képletet, amely az INDEX és SEARCH függvényeket kombinálja. Például, ha az adataid a B2:B100 tartományban vannak, a következő képletet használhatod (a képletet egy üres cellába írd):
   =INDEX($B$2:$B$100,SMALL(IF(ISNUMBER(SEARCH($A$1,$B$2:$B$100)),ROW($B$2:$B$100)-ROW($B$2)+1),ROW(1:1)))
3. Ez egy tömbképlet, ezért a beírás után nyomd meg a Ctrl+Shift+Enter billentyűkombinációt (ez kapcsos zárójeleket fog a képlet köré tenni).
4. Húzd le a képletet lefelé, hogy több találatot is meg tudjon jeleníteni. Ha nincs több találat, a #SZÁM! hibát fogja mutatni. Ezt elrejtheted az IFERROR függvénnyel: =IFERROR(INDEX($B$2:$B$100,SMALL(IF(ISNUMBER(SEARCH($A$1,$B$2:$B$100)),ROW($B$2:$B$100)-ROW($B$2)+1),ROW(1:1))),"")

Ez a képlet megkeresi az A1 cellában beírt szöveget a B2:B100 tartományban, és ha talál egyezést, akkor visszaadja a megfelelő sort.

3. VBA (Visual Basic for Applications) makró használata

A VBA makrók segítségével teljesen egyedi keresési funkciókat hozhatsz létre. Ez a legfejlettebb módszer, amely lehetővé teszi a keresés testreszabását a saját igényeid szerint. Például, a találatok formázását, vagy a találatok helyének kijelölését.

1. Nyomd meg az Alt+F11 billentyűkombinációt a VBA szerkesztő megnyitásához.
2. A „Beszúrás” (Insert) menüben válaszd a „Modul” (Module) lehetőséget.
3. Írd be a következő kódot a modulba (a kódban cseréld ki a „Sheet1”-et a munkalapod nevére, a „A1”-et a keresőmezőre és a „B2:B100”-at a keresendő tartományra):

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Target.Address = "$A$1" Then ' Keresőmező
        Dim ws As Worksheet
        Dim lastRow As Long
        Dim i As Long
        Dim searchText As String

        Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") ' Munkalap neve
        searchText = ws.Range("A1").Value ' Keresett szöveg
        lastRow = ws.Cells(Rows.Count, "B").End(xlUp).Row ' Utolsó sor a B oszlopban

        ws.Range("B2:B100").Interior.ColorIndex = xlNone ' Előző találatok jelölésének törlése

        If searchText  "" Then
            For i = 2 To lastRow
                If InStr(1, ws.Cells(i, "B").Value, searchText, vbTextCompare) > 0 Then
                    ws.Cells(i, "B").Interior.ColorIndex = 6 ' Találatok jelölése (sárga)
                End If
            Next i
        End If
    End If
End Sub

4. Zárd be a VBA szerkesztőt.

Ez a kód automatikusan lefut, amikor a keresőmezőben (A1) változás történik. A kód megkeresi a keresett szöveget a B2:B100 tartományban, és ha talál egyezést, akkor sárgával kiemeli a cella hátterét.

Tippek és trükkök az automatikus kereséshez

• Használj joker karaktereket: A * (csillag) karaktert használhatod helyettesítő karakterként, ha nem vagy biztos a pontos keresési kifejezésben. Például a „kovács*” megtalálja a „kovács”, „kovácsolt”, „kovács János” stb. szavakat is.
• Nagybetűk és kisbetűk: Az Excel alapértelmezés szerint nem tesz különbséget a nagybetűk és a kisbetűk között. Ha pontos egyezést szeretnél, akkor használd a EXACT függvényt.
• Formázás: Az automatikus keresés nem csak a szövegre, hanem a számokra és a dátumokra is alkalmazható.
• Teljesítmény: Nagy táblázatok esetén az automatikus keresés lassíthatja az Excel működését. Ebben az esetben érdemes lehet a VBA makrót használni, amely hatékonyabban kezeli a keresést.

Vélemény

Az Excel automatikus keresés funkciója egy hatalmas segítség a mindennapi munkában. Nem számít, hogy tapasztalt Excel felhasználó vagy, vagy csak most ismerkedsz a programmal, ez a funkció jelentősen megkönnyítheti az életed. A különféle módszerek közül választhatod azt, amelyik a legjobban megfelel az igényeidnek és a tudásodnak. Én személy szerint a szűrés funkciót használom a legtöbbet a gyorsaság és az egyszerűség miatt, de a VBA makrók is nagyon hasznosak lehetnek, ha egyedi megoldásra van szükség.

Ne hagyd, hogy a felesleges keresgélés elrabolja az idődet! Próbáld ki az automatikus keresést az Excelben, és tapasztald meg a különbséget!