Die digitale Arbeitswelt ist im ständigen Wandel, und kaum ein Unternehmen prägt diesen Wandel so stark wie Microsoft. Mit der Umbenennung von „Office” in „Microsoft 365” und der Einführung neuer Arbeitsweisen sind viele Nutzer verunsichert: Wie kann ich neuerdings Excel oder Word direkt aus der Software heraus anwenden? Die Frage ist berechtigt, denn die Art und Weise, wie wir auf unsere liebsten Produktivitäts-Tools zugreifen, hat sich subtil, aber fundamental verändert. Dieser Artikel beleuchtet die Ursachen der Verwirrung und bietet eine umfassende Anleitung, wie Sie Microsoft 365 optimal nutzen.
Ein Namenswechsel, viele Fragen: Von Office zu Microsoft 365
Lange Zeit war „Microsoft Office” der Inbegriff für Bürosoftware. Word, Excel, PowerPoint und Outlook waren feste Größen auf jedem Arbeitsrechner. Doch mit der Verlagerung vieler Dienste in die Cloud und der Einführung von Abo-Modellen vollzog Microsoft eine strategische Neuausrichtung. Aus dem einmaligen Softwarekauf wurde ein Abonnementdienst, der nicht nur die bekannten Anwendungen, sondern auch Cloud-Speicher, erweiterte Sicherheitsfunktionen und Online-Versionen der Programme umfasste. So entstand Microsoft 365.
Diese Umstellung brachte jedoch eine gewisse Unklarheit mit sich. Ist Microsoft 365 dasselbe wie Office? Habe ich die Desktop-Programme noch, wenn ich Microsoft 365 abonniere? Und was ist mit der kostenlosen „Office App”, die plötzlich auftauchte? Die Antwort ist komplex, aber im Grunde einfach: Microsoft 365 ist der Überbegriff für ein Servicepaket, das – je nach Abo – die klassischen Office-Desktop-Anwendungen (wie Word, Excel), Cloud-Dienste (OneDrive), E-Mail (Outlook) und weitere Services umfasst. Office als eigenständige, einmalig gekaufte Version existiert weiterhin (z.B. Office Home & Student 2021), bietet aber nicht die gleichen Cloud-Vorteile und Funktionsupdates wie Microsoft 365.
Die „Office App” – Was ist das und warum ist sie jetzt die „Microsoft 365 App”?
Ein zentraler Punkt der Verwirrung war die Einführung der sogenannten „Office App”. Ursprünglich als zentraler Hub gedacht, um alle Office-Dokumente und -Anwendungen an einem Ort zu bündeln, war sie für viele Nutzer ein zusätzliches Puzzleteil. War dies der neue Weg, um Excel oder Word zu starten? Ja und nein. Im Sommer 2022 wurde die „Office App” dann konsequenterweise in Microsoft 365 App umbenannt, um die Markenkonsistenz zu wahren. Aber was genau ist diese App?
Die Microsoft 365 App ist im Wesentlichen ein Startportal und eine Dokumentenverwaltung. Sie ist nicht die Desktop-Version von Word oder Excel selbst, sondern ein übergeordnetes Tool, das Ihnen Folgendes ermöglicht:
- Schnellen Zugriff auf Ihre zuletzt verwendeten Dokumente, unabhängig davon, ob sie lokal gespeichert oder in der Cloud (OneDrive, SharePoint) liegen.
- Starten der installierten Desktop-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und anderen Office-Programmen mit einem Klick.
- Zugriff auf die Web-Versionen der Office-Anwendungen, die direkt im Browser laufen und für grundlegende Bearbeitungen ideal sind.
- Entdecken von Vorlagen und neuen Funktionen.
- Verwaltung Ihres Microsoft 365-Abonnements.
Die Microsoft 365 App ist also eine Art „Cockpit” für Ihre Produktivität. Sie ersetzt nicht die einzelnen Programme, sondern bietet einen alternativen, oft bequemeren Einstiegspunkt.
Der klassische Weg: Direkter Start der Desktop-Anwendungen
Bevor wir uns den „neuen” Wegen widmen, sei versichert: Die traditionelle Methode, Ihre bevorzugten Anwendungen zu starten, funktioniert weiterhin einwandfrei und ist für viele Nutzer nach wie vor die bevorzugte Option.
1. Über das Startmenü
Dies ist der wahrscheinlich bekannteste Weg. Klicken Sie auf das Startmenü (Windows-Symbol unten links) und suchen Sie in der alphabetischen Liste nach den gewünschten Anwendungen. Sie finden dort Einträge wie „Excel”, „Word”, „PowerPoint” usw. Ein Klick darauf startet die entsprechende Desktop-Anwendung direkt.
2. Über die Taskleiste oder den Desktop
Wenn Sie Word oder Excel häufig nutzen, können Sie die Symbole an die Taskleiste anheften oder Verknüpfungen auf dem Desktop erstellen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das App-Symbol im Startmenü und wählen Sie „An Taskleiste anheften” oder „Weitere” > „Dateispeicherort öffnen”, um eine Desktop-Verknüpfung zu erstellen.
3. Durch Öffnen einer Datei
Der wohl häufigste Anwendungsfall: Sie doppelklicken auf eine .docx-Datei, und Word öffnet sich automatisch. Dasselbe gilt für .xlsx-Dateien mit Excel oder .pptx-Dateien mit PowerPoint. Solange die jeweiligen Programme auf Ihrem System installiert sind, ist dies der schnellste Weg, um mit der Arbeit an einem bestehenden Dokument zu beginnen.
Der neue Weg: Excel oder Word direkt aus der Microsoft 365 App starten
Nun zur Kernfrage des Artikels: Wie nutze ich die neue zentrale App, um meine Programme zu starten? Die Microsoft 365 App ist auf vielen neuen Windows-Installationen bereits vorinstalliert oder kann kostenlos aus dem Microsoft Store heruntergeladen werden.
- Suchen und Starten der Microsoft 365 App:
- Klicken Sie auf das Startmenü.
- Suchen Sie nach „Microsoft 365” oder „Office” (falls sie noch nicht umbenannt wurde) und klicken Sie auf das Symbol. Es hat in der Regel ein orange-rotes Quadrat mit einem weißen Quadrat und dem Microsoft 365-Logo.
- Alternativ finden Sie sie oft auch als Kachel im Startmenü oder in der Taskleiste.
- Wählen der gewünschten Anwendung:
Sobald die Microsoft 365 App geöffnet ist, sehen Sie eine Übersichtsseite. Im linken Navigationsbereich oder manchmal auch prominent auf der Startseite finden Sie Symbole für die verschiedenen Office-Anwendungen:
- Klicken Sie auf das Excel-Symbol, um Excel zu starten.
- Klicken Sie auf das Word-Symbol, um Word zu starten.
- Ähnlich verfahren Sie für PowerPoint, Outlook, OneNote usw.
In den meisten Fällen wird dadurch die auf Ihrem Computer installierte Desktop-Version der Anwendung geöffnet. Wenn Sie keine Desktop-Version installiert haben oder die App nicht richtig konfiguriert ist, kann es vorkommen, dass stattdessen die Web-Version im Browser gestartet wird. Dies ist jedoch die Ausnahme und kein Standardverhalten, wenn die Desktop-Apps vorhanden sind.
- Dokumente direkt öffnen oder neu erstellen:
Die Microsoft 365 App bietet auch die Möglichkeit, direkt aus der App heraus neue Dokumente zu erstellen oder zuletzt verwendete zu öffnen:
- Unter dem Abschnitt „Neu erstellen” können Sie eine neue leere Arbeitsmappe (Excel), ein neues leeres Dokument (Word) oder eine Vorlage auswählen.
- Im Bereich „Zuletzt verwendet” sehen Sie Ihre letzten Dateien. Ein Klick darauf öffnet die Datei in der entsprechenden Desktop-Anwendung (sofern installiert und zugeordnet).
Die Cloud-Alternative: Web-Versionen von Word und Excel
Für Nutzer, die keine Desktop-Version installiert haben oder plattformunabhängig arbeiten möchten, sind die Web-Versionen von Word und Excel eine hervorragende Option. Diese sind über jeden modernen Webbrowser zugänglich und erfordern lediglich ein Microsoft-Konto. Sie sind in der Funktionalität zwar leicht eingeschränkt, bieten aber die wichtigsten Bearbeitungswerkzeuge.
So starten Sie die Web-Versionen:
- Über die Microsoft 365 App: Wenn Sie in der Microsoft 365 App auf ein Anwendungs-Symbol klicken und keine Desktop-Version gefunden wird, oder wenn Sie bewusst die Option „Web” wählen, öffnet sich die entsprechende Anwendung direkt in Ihrem Standardbrowser.
- Direkt über den Browser:
- Öffnen Sie Ihren Webbrowser.
- Navigieren Sie zu office.com (wird auf microsoft365.com umgeleitet).
- Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an.
- Auf der linken Seite finden Sie die Symbole für Word, Excel, PowerPoint und andere Anwendungen. Ein Klick darauf öffnet die Web-Version im Browser.
Die Web-Versionen sind besonders praktisch, wenn Sie unterwegs sind, an einem fremden Computer arbeiten oder einfach nur schnelle Bearbeitungen ohne Softwareinstallation durchführen möchten. Sie sind auch der Schlüssel zur Zusammenarbeit in Echtzeit, da mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können.
Microsoft 365 vs. Office: Der Unterschied für Ihren Startweg
Die Art und Weise, wie Sie Excel und Word starten, hängt auch von Ihrer Lizenz ab. Bei einem Microsoft 365-Abonnement (Personal, Family, Business Standard etc.) erhalten Sie in der Regel die Berechtigung zur Installation der vollwertigen Desktop-Anwendungen. Diese werden dann auch regelmäßig mit den neuesten Funktionen aktualisiert. Die Microsoft 365 App und die nahtlose Integration mit OneDrive sind hierbei Kernbestandteile des Erlebnisses.
Wenn Sie eine einmalig gekaufte Office-Version (z.B. Office Home & Student 2021) besitzen, haben Sie ebenfalls die Desktop-Anwendungen. Die Microsoft 365 App kann hier zwar auch als Hub dienen, die Cloud-Integration und die ständigen Funktionsupdates sind jedoch eingeschränkt oder nicht vorhanden. Die Web-Versionen sind mit einem Microsoft-Konto zwar nutzbar, aber das Zusammenspiel ist weniger tiefgreifend.
Vorteile und Nachteile der verschiedenen Startmethoden
Jeder Weg, Excel oder Word zu starten, hat seine eigenen Vor- und Nachteile:
Direkter Start (Startmenü, Desktop, Taskleiste):
- Vorteile: Schnell und direkt, vertraut für Langzeitnutzer, volle Funktionalität der Desktop-Anwendungen, keine Internetverbindung für Grundfunktionen nötig.
- Nachteile: Erfordert Softwareinstallation, ggf. manuelle Aktualisierung bei Einmalkauf.
Start über die Microsoft 365 App:
- Vorteile: Zentraler Hub für Dokumente und Apps, leichter Überblick über alle Projekte, schnelle Erstellung neuer Dateien aus Vorlagen, nahtloser Übergang zwischen lokalen und Cloud-Dokumenten.
- Nachteile: Ein zusätzlicher Schritt, kann für Puristen überflüssig wirken.
Start über die Web-Versionen (Browser):
- Vorteile: Keine Installation erforderlich, zugänglich von jedem Gerät mit Internetverbindung, ideal für Echtzeit-Zusammenarbeit, automatische Speicherung in der Cloud.
- Nachteile: Eingeschränkte Funktionalität im Vergleich zu den Desktop-Anwendungen, erfordert konstante Internetverbindung, kann bei komplexen Dokumenten an Grenzen stoßen.
Tipps für einen reibungslosen Workflow
- Anpassen an Ihre Gewohnheiten: Wenn Sie lieber direkt starten, nutzen Sie weiterhin das Startmenü oder angeheftete Symbole. Wenn Sie einen zentralen Überblick schätzen, integrieren Sie die Microsoft 365 App in Ihren Workflow.
- Cloud-Synchronisation nutzen: Speichern Sie Ihre Dokumente standardmäßig in OneDrive. Dies ermöglicht den nahtlosen Zugriff von überall, die automatische Versionierung und die Zusammenarbeit mit anderen, unabhängig davon, ob Sie die Desktop- oder Web-Version nutzen.
- Aktualisierungen im Blick behalten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Microsoft 365-Apps auf dem neuesten Stand sind. Bei einem Abo geschieht dies meist automatisch, bei einmalig gekauften Versionen müssen Sie dies eventuell manuell anstoßen.
- Die richtige Version für den Job: Für komplexe Datenanalysen in Excel oder umfangreiche Textarbeiten in Word greifen Sie zur Desktop-Anwendung. Für schnelle Änderungen, das Teilen von Dokumenten oder die Arbeit am Tablet sind die Web-Versionen oft ausreichend.
Fazit: Weniger Verwirrung, mehr Möglichkeiten
Die Verwirrung um Microsoft 365, Office und die neue App ist verständlich. Microsoft hat sein Produktportfolio erweitert und die Benennung angepasst, um die Cloud-Komponente stärker hervorzuheben. Doch letztlich geht es darum, Ihnen mehr Flexibilität und Möglichkeiten zu bieten.
Sie sind nicht gezwungen, die Microsoft 365 App als primären Startpunkt zu verwenden, wenn Ihnen der direkte Weg lieber ist. Sie ist eine Ergänzung, ein hilfreicher Hub, der das Ökosystem zusammenführt. Verstehen Sie sie als eine Schaltzentrale, von der aus Sie entscheiden können: Möchten Sie die volle Power der installierten Desktop-Anwendung nutzen, schnell eine Datei im Browser bearbeiten oder einfach nur einen Überblick über Ihre aktuellen Projekte erhalten?
Indem Sie die verschiedenen Startwege kennen und verstehen, können Sie Ihre Arbeit mit Word, Excel und Co. effizienter gestalten und sich die Vorteile der modernen Produktivitätstools von Microsoft optimal zunutze machen. Die Entscheidung liegt bei Ihnen – und sie ist flexibler denn je.