Kennen Sie das? Sie arbeiten konzentriert in Ihrer SharePoint Dokumentenbibliothek, möchten eine neue Spalte hinzufügen oder eine bestehende ein- oder ausblenden, um die Ansicht zu optimieren – und plötzlich reagiert SharePoint nicht wie erwartet. Die Änderungen werden nicht übernommen, oder die Option zum Anpassen der Spalten ist gar nicht erst sichtbar. Dieses Szenario ist frustrierend, aber keineswegs selten. In diesem umfassenden Leitfaden tauchen wir tief in die möglichen Ursachen ein und präsentieren Ihnen eine Reihe bewährter Lösungsansätze, damit Ihre Dokumentenbibliothek wieder so funktioniert, wie Sie es sich vorstellen.
Das Problem verstehen: Warum Spalten nicht immer gehorchen
Bevor wir uns den Lösungen widmen, ist es hilfreich, die möglichen Ursachen für dieses hartnäckige Problem zu verstehen. SharePoint ist ein komplexes System, und eine Vielzahl von Faktoren kann das Verhalten von Spalten beeinflussen. Dazu gehören:
- Browser-Caching und clientseitige Probleme
- Unzureichende Benutzerberechtigungen
- Fehlkonfigurationen in den Ansichtseinstellungen
- Besonderheiten von modernen vs. klassischen Erfahrungen
- Einfluss von Inhaltstypen und deren Spaltendefinitionen
- Manchmal auch komplexere serverseitige oder administrative Themen
In den meisten Fällen liegt die Ursache jedoch in den ersten drei Punkten, die wir im Detail beleuchten werden.
Die grundlegenden Prüfungen: Bevor Sie tiefer graben
Beginnen Sie immer mit den einfachsten Schritten. Oft lässt sich das Problem bereits hier lösen, bevor Sie sich durch komplexe Einstellungen kämpfen müssen.
1. Browser-Cache leeren und Cookies löschen
Ihr Webbrowser speichert Daten (Cache, Cookies) von besuchten Websites, um diese schneller laden zu können. Manchmal können diese gespeicherten Daten veraltet sein oder Korruptionen aufweisen, die zu unerklärlichem Verhalten auf SharePoint-Seiten führen. Dies ist eine der häufigsten Ursachen für Anzeigeprobleme.
- Vorgehensweise: Gehen Sie in die Einstellungen Ihres Browsers (z. B. Chrome, Firefox, Edge), suchen Sie nach „Browserdaten löschen” oder „Verlauf löschen” und wählen Sie die Optionen für „Cache” und „Cookies” aus. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Zeitraum auswählen, der die letzte Nutzung von SharePoint abdeckt (am besten „Gesamte Zeit” für eine gründliche Reinigung). Starten Sie den Browser danach neu.
2. Inkognito-Modus oder ein anderer Browser
Um auszuschließen, dass Add-ons, Erweiterungen oder spezifische Browsereinstellungen das Problem verursachen, versuchen Sie, SharePoint im Inkognito- oder privaten Modus Ihres Browsers zu öffnen. Alternativ testen Sie einen komplett anderen Browser (z. B. wenn Sie Chrome verwenden, versuchen Sie Edge oder Firefox).
- Vorgehensweise: Öffnen Sie ein neues Inkognito-Fenster (Strg+Umschalt+N in Chrome/Edge, Strg+Umschalt+P in Firefox) oder einen anderen Browser und navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Bibliothek. Versuchen Sie erneut, die Spalten einzublenden.
3. Seite neu laden und einfache Aktualisierung
Manchmal sind es die einfachsten Dinge, die helfen. Eine einfache Aktualisierung der Seite kann ausreichen, um temporäre Anzeigefehler zu beheben.
- Vorgehensweise: Drücken Sie F5 (Windows) oder Cmd+R (Mac) auf Ihrer SharePoint-Seite.
- Tipp: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie gleichzeitig auf den Aktualisieren-Button im Browser (Strg + F5), um einen „Hard Refresh” zu erzwingen, der oft auch den Browser-Cache für diese Seite umgeht.
4. Benutzerberechtigungen prüfen
Um Spalten in einer Dokumentenbibliothek bearbeiten, hinzufügen oder entfernen zu können, benötigen Sie mindestens Bearbeitungsberechtigungen für die Bibliothek. Wenn Sie nur Leserechte haben, können Sie keine Änderungen an der Struktur vornehmen.
- Vorgehensweise: Überprüfen Sie Ihre Berechtigungsstufe. Navigieren Sie zu den Bibliothekseinstellungen (über das Zahnrad-Symbol -> Bibliothekseinstellungen), dann unter „Berechtigungen und Verwaltung” zu „Berechtigungen für diese Dokumentenbibliothek”. Hier können Sie sehen, welche Berechtigungen Sie oder Ihre Gruppe haben. Wenn Sie unsicher sind, wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator.
SharePoint-spezifische Lösungsansätze: Die Ansichten und Spalten im Fokus
Nachdem die grundlegenden Prüfungen erfolgt sind, konzentrieren wir uns auf die Einstellungen innerhalb von SharePoint selbst.
5. Ansichtseinstellungen überprüfen und anpassen
Die Art und Weise, wie Spalten in Ihrer Dokumentenbibliothek angezeigt werden, wird maßgeblich durch die sogenannte Ansicht gesteuert. Jede Bibliothek kann mehrere Ansichten haben, und jede Ansicht kann spezifisch konfigurierte Spalten haben.
5.1. Die aktuelle Ansicht bearbeiten (Moderne Erfahrung)
In der modernen SharePoint-Oberfläche ist die Spaltenverwaltung intuitiver geworden.
- Vorgehensweise:
- Navigieren Sie zu Ihrer Dokumentenbibliothek.
- In der Befehlsleiste sehen Sie in der Regel „Alle Dokumente” (oder den Namen Ihrer aktuellen Ansicht). Klicken Sie darauf.
- Wählen Sie „Aktuelle Ansicht bearbeiten” oder „Spalten ein-/ausblenden”.
- Ein Seitenbereich öffnet sich. Hier sehen Sie eine Liste aller verfügbaren Spalten. Stellen Sie sicher, dass die gewünschten Spalten aktiviert sind. Verwenden Sie die Pfeiltasten, um die Reihenfolge der Spalten anzupassen.
- Klicken Sie auf „Übernehmen” oder „Speichern”.
- Wenn „Spalten ein-/ausblenden” fehlt oder nicht funktioniert: Dies könnte ein Zeichen für tiefere Probleme sein (z. B. Berechtigungen oder einen Browser-Fehler). Prüfen Sie dann die Berechtigungen nochmals sorgfältig und versuchen Sie die oben genannten Browser-Tricks.
5.2. Die aktuelle Ansicht bearbeiten (Klassische Erfahrung)
Sollten Sie noch die klassische SharePoint-Oberfläche nutzen, ist der Weg etwas anders.
- Vorgehensweise:
- Navigieren Sie zu Ihrer Dokumentenbibliothek.
- Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol für die Einstellungen und wählen Sie „Bibliothekseinstellungen”.
- Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Ansichten” und klicken Sie auf den Namen der Ansicht, die Sie bearbeiten möchten (z. B. „Alle Dokumente”).
- Auf der Ansichtsseite sehen Sie eine Sektion „Spalten”. Hier können Sie Häkchen bei den Spalten setzen oder entfernen, die Sie anzeigen möchten. Sie können auch die Reihenfolge der Spalten über die Dropdown-Menüs anpassen.
- Klicken Sie am unteren Ende der Seite auf „OK”, um die Änderungen zu speichern.
5.3. Eine neue Ansicht erstellen
Wenn die Bearbeitung der bestehenden Ansicht Probleme bereitet oder die Änderungen nicht persistent sind, kann das Erstellen einer brandneuen Ansicht eine effektive Lösung sein. Dies zwingt SharePoint, die Spaltendefinitionen von Grund auf neu zu interpretieren.
- Vorgehensweise (Moderne Erfahrung):
- Klicken Sie in der Befehlsleiste auf den Namen der aktuellen Ansicht (z. B. „Alle Dokumente”).
- Wählen Sie „Ansicht speichern unter”.
- Geben Sie einen neuen Namen ein und wählen Sie aus, ob die Ansicht öffentlich oder privat sein soll.
- Bearbeiten Sie dann die Spalten dieser neuen Ansicht, wie unter 5.1 beschrieben.
- Vorgehensweise (Klassische Erfahrung):
- Gehen Sie zu den Bibliothekseinstellungen.
- Unter „Ansichten” klicken Sie auf „Ansicht erstellen”.
- Wählen Sie eine der Optionen (z. B. „Standardansicht”).
- Geben Sie der Ansicht einen Namen und wählen Sie aus, welche Spalten angezeigt werden sollen und in welcher Reihenfolge.
- Klicken Sie auf „OK”. Wechseln Sie dann in Ihrer Bibliothek zu dieser neuen Ansicht, um zu prüfen, ob die Spalten korrekt angezeigt werden.
6. Überprüfen der Spalten auf Bibliotheksebene
Manchmal ist eine Spalte auf der Ebene der Bibliothek oder des Inhaltstyps „versteckt” und kann daher nicht ohne Weiteres über die Ansichtseinstellungen sichtbar gemacht werden.
6.1. Spalten in den Bibliothekseinstellungen überprüfen
- Vorgehensweise:
- Navigieren Sie zu den Bibliothekseinstellungen.
- Scrollen Sie zum Abschnitt „Spalten”. Hier finden Sie eine Liste aller Spalten, die der Bibliothek direkt zugeordnet sind.
- Klicken Sie auf den Namen der Spalte, die Probleme bereitet.
- Stellen Sie sicher, dass unter „Spalteneinstellungen” die Option „Diese Spalte ist in den Standardansichten verfügbar.” ausgewählt ist, wenn Sie sie anzeigen möchten. Überprüfen Sie auch, ob die Spalte als „Optional” oder „Erforderlich” markiert ist. Eine „Ausgeblendete” Spalte wird ohne weitere Maßnahmen nicht angezeigt.
- Klicken Sie auf „OK”, um Änderungen zu speichern.
6.2. Inhaltstypen und ihre Spalten
Wenn Ihre Dokumentenbibliothek Inhaltstypen verwendet (was oft der Fall ist, insbesondere in komplexeren Umgebungen), können die Spaltendefinitionen von diesen Inhaltstypen stammen. Ein Inhaltstyp definiert die Metadaten (Spalten) für bestimmte Dokumentarten.
- Vorgehensweise:
- Gehen Sie zu den Bibliothekseinstellungen.
- Klicken Sie unter „Inhaltstypen” auf den Namen des Inhaltstyps, der das Problem verursacht (z. B. „Dokument”).
- Auf der Seite des Inhaltstyps finden Sie eine Liste der Spalten. Hier können Sie für jede Spalte festlegen, ob sie „Optional”, „Erforderlich” oder „Ausgeblendet” ist.
- Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor und klicken Sie auf „OK”. Beachten Sie, dass Änderungen an einem Inhaltstyp an alle Bibliotheken und Listen vererbt werden, die diesen Inhaltstyp verwenden.
- Kehren Sie danach zu den Ansichtseinstellungen zurück und versuchen Sie erneut, die Spalte einzublenden. Manchmal erfordert dies auch eine Aktualisierung des Browser-Caches.
- Wichtiger Hinweis: Wenn eine Spalte auf der Inhaltstypebene als „Ausgeblendet” markiert ist, kann sie in der Regel nicht über die Ansichtseinstellungen sichtbar gemacht werden. Sie müssen zuerst die Einstellung im Inhaltstyp ändern.
7. Wechsel zwischen moderner und klassischer Erfahrung
Obwohl die moderne Erfahrung standardmäßig aktiv ist, kann es in seltenen Fällen vorkommen, dass bestimmte Ansichten oder Bibliotheken auf die klassische Oberfläche zurückfallen oder dass die Umschaltung das Problem löst. Wenn Sie Probleme in der modernen Ansicht haben, versuchen Sie, temporär zur klassischen Ansicht zu wechseln und umgekehrt, um zu sehen, ob das Problem dort weiterhin besteht.
- Vorgehensweise: In der modernen SharePoint-Oberfläche finden Sie am unteren linken Rand die Option „Zurück zur klassischen SharePoint-Ansicht”. In der klassischen Ansicht können Sie über die Bibliothekseinstellungen oder die SharePoint-Admin-Zentrale festlegen, ob die Bibliothek die moderne Oberfläche verwenden soll.
Spezialfälle und erweiterte Lösungsansätze (für Administratoren)
Wenn alle bisherigen Schritte nicht zum Erfolg geführt haben, könnten komplexere Probleme vorliegen, die möglicherweise administrative Rechte erfordern.
8. Überprüfung der SharePoint-Dienste und -Features
In seltenen Fällen könnten site-weite Features oder Dienste die Spaltenanzeige beeinflussen. Dies ist jedoch äußerst unwahrscheinlich für das einfache Ein- und Ausblenden von Spalten.
- Für Administratoren: Überprüfen Sie die „Websitefeatures” (Websiteeinstellungen -> Websitefeatures). Stellen Sie sicher, dass keine ungewöhnlichen Features aktiviert sind, die das Standardverhalten von Listen und Bibliotheken überschreiben könnten.
9. SharePoint Designer oder benutzerdefinierter Code
Wenn Ihre SharePoint-Umgebung stark angepasst ist oder ältere Lösungen verwendet, könnte benutzerdefinierter Code (z.B. JavaScript, SharePoint Designer Workflows oder Webparts) die Standardfunktionalität beeinträchtigen. Dies ist besonders relevant, wenn die gesamte Benutzeroberfläche für die Spaltenverwaltung nicht reagiert.
- Für Administratoren: Suchen Sie nach kundenspezifischen Lösungen, Script-Editor-Webparts oder Inhalts-Editor-Webparts auf der Seite, die JavaScript ausführen könnten. Testen Sie gegebenenfalls die Seite ohne diese Anpassungen. Bei SharePoint Online wird die Verwendung des SharePoint Designers für moderne Seiten nicht empfohlen.
10. Microsoft Support kontaktieren
Wenn alle Stricke reißen und Sie ein Abonnement für SharePoint Online (Microsoft 365) haben, zögern Sie nicht, den Microsoft Support zu kontaktieren. Es könnte ein zugrunde liegendes Serviceproblem oder ein Bug sein, der nur durch Microsoft behoben werden kann.
Best Practices, um zukünftige Probleme zu vermeiden
- Regelmäßige Browserwartung: Leeren Sie Ihren Browser-Cache und Ihre Cookies regelmäßig, um Probleme durch veraltete Daten zu vermeiden.
- Verständnis für Ansichten und Inhaltstypen: Machen Sie sich mit der Funktionsweise von SharePoint-Ansichten und Inhaltstypen vertraut. Ein klares Verständnis hilft, Probleme proaktiv zu vermeiden.
- Sorgfältige Spaltenverwaltung: Überlegen Sie genau, welche Spalten Sie wirklich benötigen. Eine überladene Bibliothek mit zu vielen Spalten kann die Performance beeinträchtigen und die Übersichtlichkeit mindern.
- Testen in kontrollierter Umgebung: Wenn Sie größere Änderungen an Spalten oder Inhaltstypen vornehmen, testen Sie diese zuerst in einer Testumgebung, bevor Sie sie in der Produktivumgebung implementieren.
Fazit
Probleme beim Ein- und Ausblenden von Spalten in SharePoint-Dokumentenbibliotheken können ärgerlich sein, sind aber mit einer systematischen Fehlerbehebung in den meisten Fällen lösbar. Beginnen Sie immer mit den einfachen Schritten wie dem Löschen des Browser-Caches und der Überprüfung Ihrer Berechtigungen. Arbeiten Sie sich dann durch die SharePoint-spezifischen Einstellungen für Ansichten und Inhaltstypen. Mit dieser umfassenden Anleitung haben Sie nun das nötige Wissen und die Werkzeuge, um Ihre SharePoint-Dokumentenbibliotheken wieder vollständig unter Kontrolle zu bringen und die Produktivität Ihres Teams zu gewährleisten. Viel Erfolg beim Troubleshooting!