Terminal-Server-Dilemma: Printscreen in MS-Office 2016 und 2019 einfügen funktioniert nicht? Hier ist die Lösung

Kennen Sie das? Sie arbeiten auf einem Terminal Server, sei es über RDS (Remote Desktop Services) oder Citrix Virtual Apps and Desktops, und möchten schnell einen Screenshot erstellen, um ihn in einem MS Office Dokument (Word, Excel, PowerPoint) zu verwenden. Sie drücken die bewährte Druck-Taste (Print Screen / PrtSc) oder nutzen die praktische „Screenshot”-Funktion in Office 2016 oder 2019 – und dann die Ernüchterung: Nichts passiert, ein leeres Bild wird eingefügt, oder schlimmer noch, ein alter, irrelevanter Screenshot. Dieses Problem ist weit verbreitet und kann die Produktivität erheblich beeinträchtigen. Aber keine Sorge, Sie sind nicht allein, und es gibt umfassende Lösungen!

In diesem detaillierten Artikel beleuchten wir das „Terminal-Server-Dilemma” rund um die Bildschirmaufnahme in MS Office 2016 und 2019. Wir tauchen tief in die Ursachen ein und präsentieren Ihnen eine Reihe von praktischen Schritten und bewährten Lösungen, damit Sie zukünftig reibungslos Screenshots in Ihren Office-Anwendungen auf dem Terminal Server einfügen können.

Das Problem im Detail: Warum Printscreen im Terminal Server nicht funktioniert

Die Screenshot-Funktionalität in MS Office, insbesondere die integrierte „Screenshot”-Funktion unter „Einfügen” > „Screenshot” > „Bildschirmausschnitt”, aber auch das einfache Kopieren des Bildschirms mittels Druck-Taste und anschließendes Einfügen (Strg+V), kann in virtuellen Umgebungen wie Terminal Servern auf verschiedene Weisen fehlschlagen:

• Leere oder falsche Bilder: Die Office-Funktion zeigt zwar offene Fenster an, aber der eingefügte Ausschnitt ist leer, schwarz oder zeigt den falschen Bildschirm (z.B. den lokalen Desktop statt des Remote-Desktops).
• Alte Inhalte: Beim Einfügen über die Druck-Taste wird ein alter Inhalt des Zahlungsspeichers (Clipboard) eingefügt oder einfach gar nichts.
• Keine Reaktion: Die Office-Funktion reagiert überhaupt nicht, oder die Druck-Taste scheint keine Wirkung zu zeigen.

Diese Probleme treten besonders häufig in Umgebungen mit MS Office 2016 und 2019 auf, die auf Windows Server 2012 R2, 2016 oder 2019 als Terminal Server oder in Citrix-Sitzungen laufen. Die Komplexität entsteht durch die Interaktion zwischen dem lokalen Client, der Remote-Sitzung, dem Office-Programm und den zugrunde liegenden Protokollen wie RDP oder ICA/HDX.

Die Ursachenforschung: Warum das Dilemma entsteht

Um eine nachhaltige Lösung zu finden, müssen wir die potenziellen Ursachen verstehen. Meistens liegt das Problem an einer oder mehreren der folgenden Stellen:

1. Probleme mit der Zwischenablage (Clipboard Redirection)

Dies ist der häufigste Übeltäter. Die Zwischenablage muss zwischen Ihrem lokalen Computer und der Remote-Sitzung korrekt umgeleitet werden. Wenn diese Umleitung (Clipboard Redirection) nicht richtig konfiguriert ist oder durch Richtlinien blockiert wird, kann der Inhalt, den Sie auf dem Terminal Server kopieren, nicht lokal eingefügt werden und umgekehrt.

2. Office’s Screenshot-Funktion und virtuelle Desktops

Die eingebaute Office-Funktion „Screenshot” versucht, alle *sichtbaren* und *verfügbaren* Fenster des *aktuellen Desktops* zu erkennen und aufzulisten. In einer virtuellen Umgebung kann es vorkommen, dass Office die Fenster des lokalen Clients nicht korrekt „sieht” oder dass die Rendering-Informationen des Remote-Desktops für diese Funktion nicht korrekt interpretiert werden können. Sie „sieht” oft nur die Fenster innerhalb ihrer eigenen Remote-Sitzung, selbst wenn Sie einen lokalen Bildschirmausschnitt wünschen.

3. Gruppenrichtlinien (GPOs) und Terminal Server Einstellungen

Administratoren konfigurieren oft Gruppenrichtlinien, um die Sicherheit und Leistung der Terminal Server zu gewährleisten. Dabei kann unbeabsichtigt die Umleitung der Zwischenablage deaktiviert werden, um beispielsweise den Datenaustausch zu kontrollieren.

4. Citrix / VMware Horizon Spezifika

In Citrix– oder VMware Horizon-Umgebungen spielen zusätzliche Client- und Server-Richtlinien eine Rolle, die die Leistung und Funktionalität der Zwischenablage und der Grafikumleitung beeinflussen können. Die HDX-Protokolle von Citrix oder die Blast/PCoIP-Protokolle von VMware haben eigene Einstellungen für diese Funktionen.

5. Lokale Client-Konfiguration

Manchmal liegt das Problem auch am lokalen RDP-Client oder der Citrix Workspace App/VMware Horizon Client, der nicht korrekt konfiguriert ist oder eine veraltete Version verwendet.

6. Software-Konflikte oder Office-Profilbeschädigungen

Weniger häufig, aber möglich sind Konflikte mit anderer Software auf dem Terminal Server oder ein beschädigtes Office-Benutzerprofil, das zu unerwartetem Verhalten führt.

Die umfassende Lösung: Schritt für Schritt zum funktionierenden Screenshot

Nachdem wir die möglichen Ursachen beleuchtet haben, kommen wir nun zu den praktischen Lösungen. Wir beginnen mit den einfachsten Prüfungen und arbeiten uns zu den komplexeren, administrativen Schritten vor.

1. Basische Prüfungen und erste Hilfe (Client-Seite)

Beginnen Sie immer mit diesen grundlegenden Schritten, bevor Sie tiefer in die Materie eintauchen:

• RDP-Client-Einstellungen überprüfen: Bevor Sie eine RDP-Sitzung starten, öffnen Sie den Remote Desktop Connection (mstsc.exe). Gehen Sie zu „Lokale Ressourcen” und stellen Sie sicher, dass unter „Geräte und Ressourcen” die Option „Zwischenablage” aktiviert ist.
• Citrix Workspace App / VMware Horizon Client prüfen: Stellen Sie sicher, dass die neueste Version Ihres Clients installiert ist. Überprüfen Sie in den Einstellungen des Clients, ob die Zwischenablage-Umleitung aktiviert ist. Manchmal hilft es, den Client neu zu installieren oder zu aktualisieren.
• Office-Anwendung neu starten: Manchmal reicht es aus, Word, Excel oder PowerPoint zu schließen und neu zu öffnen.
• RDP-Sitzung trennen und neu verbinden: Eine frische Sitzung kann temporäre Fehler beheben.
• Testen außerhalb von Office: Funktioniert die Druck-Taste und das Einfügen (Strg+V) in anderen Anwendungen auf dem Terminal Server (z.B. Paint, Editor, Snipping Tool)? Wenn ja, ist das Problem eher Office-spezifisch. Wenn nein, liegt es wahrscheinlich an der Zwischenablage-Umleitung der Sitzung.

2. Behebung von Zwischenablage-Umleitungsproblemen (Server-Seite – Administrativ)

Diese Schritte erfordern in der Regel administrative Rechte auf dem Terminal Server oder die Unterstützung Ihres IT-Administrators.

a) Überprüfung der Gruppenrichtlinien (GPOs)

Gruppenrichtlinien sind die häufigste Ursache für blockierte Zwischenablagen. Überprüfen Sie folgende GPOs auf den Terminal Servern (lokal oder Domänen-GPOs):

• Benutzerkonfiguration > Richtlinien > Administrative Vorlagen > Windows-Komponenten > Remotedesktopdienste > Remotedesktop-Sitzungshost > Geräte- und Ressourcenumleitung
  • Stellen Sie sicher, dass „Umleitung der Zwischenablage nicht zulassen” auf Deaktiviert oder Nicht konfiguriert steht.
• Computerkonfiguration > Richtlinien > Administrative Vorlagen > Windows-Komponenten > Remotedesktopdienste > Remotedesktop-Sitzungshost > Geräte- und Ressourcenumleitung
  • Stellen Sie hier ebenfalls sicher, dass „Umleitung der Zwischenablage nicht zulassen” auf Deaktiviert oder Nicht konfiguriert steht.

Nachdem Sie Änderungen an GPOs vorgenommen haben, führen Sie auf dem Server gpupdate /force aus und starten Sie die betroffenen Benutzer-Sitzungen oder den Server neu, damit die Änderungen wirksam werden.

b) Prüfen des RDP-Registry-Eintrags

Als schnelle temporäre Lösung oder wenn GPOs nicht angewendet werden, können Sie den folgenden Registrierungseintrag prüfen (Vorsicht bei manuellen Registry-Änderungen!):

• Navigieren Sie zu: HKEY_LOCAL_MACHINESYSTEMCurrentControlSetControlTerminal ServerWinstationsRDP-Tcp
• Suchen Sie nach dem DWORD-Wert fDisableClip.
• Wenn dieser Wert auf 1 gesetzt ist, ist die Zwischenablage deaktiviert. Ändern Sie ihn auf 0, um die Zwischenablage-Umleitung zu aktivieren.
• Ein Neustart des Servers ist erforderlich, damit diese Änderung wirksam wird.

c) Neustarten des rdpclip.exe Prozesses

Manchmal hängt die Zwischenablage-Umleitung einfach. Der Prozess rdpclip.exe ist für die Zwischenablage-Synchronisation zuständig. Sie können ihn manuell neustarten:

• Öffnen Sie den Task-Manager auf dem Terminal Server (in der Remote-Sitzung).
• Gehen Sie zum Reiter „Details” (oder „Prozesse” bei älteren Windows-Versionen).
• Suchen Sie nach rdpclip.exe.
• Rechtsklick darauf und „Task beenden”.
• Gehen Sie zu „Datei” > „Neuen Task ausführen” und geben Sie rdpclip.exe ein, um den Prozess neu zu starten.

Versuchen Sie danach erneut, einen Screenshot zu machen.

3. Workarounds und alternative Screenshot-Methoden

Auch wenn die Umleitung der Zwischenablage korrekt funktioniert, kann die integrierte Office „Screenshot”-Funktion auf Terminal Servern weiterhin problematisch sein. Hier sind zuverlässige Alternativen:

a) Das Snipping Tool / Ausschneiden und Skizzieren (Innerhalb der Remote-Sitzung)

Dies ist oft die beste und zuverlässigste Methode:

• Starten Sie das Tool auf dem Terminal Server:
  • Für Windows Server 2016/2019 (oder Windows 10/11): Drücken Sie Windows-Taste + Shift + S, um „Ausschneiden und Skizzieren” zu starten.
  • Für ältere Server-Versionen: Suchen Sie im Startmenü nach „Snipping Tool” oder „Ausschneiden und Skizzieren” und starten Sie es.
• Wählen Sie den gewünschten Ausschnitt auf dem Remote-Desktop.
• Das Bild wird in die Zwischenablage der Remote-Sitzung kopiert.
• Wechseln Sie zu Ihrem Office-Dokument und fügen Sie den Screenshot mit Strg+V ein.

Da das Tool direkt auf dem Server läuft, „sieht” es auch nur den Server-Desktop und legt den Screenshot korrekt in die Server-Zwischenablage, die dann wiederum per RDP-Umleitung zum Office-Programm gelangt.

b) Alt + Druck-Taste für aktives Fenster (Innerhalb der Remote-Sitzung)

Wenn Sie nur das aktive Fenster der Remote-Sitzung erfassen möchten, drücken Sie Alt + Druck. Dies kopiert einen Screenshot des aktiven Remote-Fensters in die Zwischenablage der Remote-Sitzung, der dann in Office eingefügt werden kann.

c) Screenshots auf dem lokalen PC erstellen und übertragen

Als letzte Notlösung, wenn alle Stricke reißen:

• Erstellen Sie den Screenshot mit der Druck-Taste oder einem lokalen Tool (z.B. Snip & Sketch) auf Ihrem lokalen Computer.
• Speichern Sie den Screenshot als Bilddatei (z.B. JPG oder PNG) auf Ihrem lokalen PC.
• Übertragen Sie die Datei auf den Terminal Server:
  • Wenn Client-Laufwerksumleitung aktiviert ist, können Sie die Datei einfach über die zugeordneten Laufwerke auf den Terminal Server kopieren.
  • Alternativ können Sie die Bilddatei manchmal direkt von Ihrem lokalen Explorer in den Explorer der Remote-Sitzung kopieren und einfügen (abhängig von der Zwischenablage-Richtlinie für Dateien).
  • Fügen Sie das Bild dann in Office über „Einfügen” > „Bilder” ein.

Dies ist umständlicher, funktioniert aber immer.

d) Drittanbieter-Screenshot-Tools (Innerhalb der Remote-Sitzung)

Tools wie Greenshot oder ShareX können auf dem Terminal Server installiert werden (sofern administrativ erlaubt). Diese bieten erweiterte Funktionen und sind oft robuster als die nativen Office-Funktionen.

4. Office- und Server-Konfigurationen

a) Office-Updates

Stellen Sie sicher, dass Ihre MS Office 2016 oder 2019 Installationen auf dem Terminal Server vollständig auf dem neuesten Stand sind. Microsoft veröffentlicht regelmäßig Updates, die Fehler beheben können.

b) Hardwaregrafikbeschleunigung in Office

In seltenen Fällen kann die Hardwaregrafikbeschleunigung Probleme verursachen. Dies ist unwahrscheinlich für Zwischenablage-Probleme, aber wenn Sie andere Anzeigeprobleme haben, kann es einen Versuch wert sein, diese zu deaktivieren:

• Öffnen Sie eine Office-Anwendung (z.B. Word).
• Gehen Sie zu „Datei” > „Optionen” > „Erweitert”.
• Scrollen Sie zum Abschnitt „Anzeige” und aktivieren Sie die Option „Hardwaregrafikbeschleunigung deaktivieren”.
• Starten Sie Office neu.

c) Benutzerprofil neu erstellen

Wenn nur ein einzelner Benutzer von dem Problem betroffen ist und alle anderen Lösungen fehlschlagen, könnte ein beschädigtes Office-Benutzerprofil die Ursache sein. Das Löschen und Neuerstellen des Benutzerprofils auf dem Terminal Server (oder nur des Office-Profils) kann eine Lösung sein, ist aber ein drastischer Schritt und sollte nur als letztes Mittel mit Vorsicht und Datensicherung erfolgen.

5. Citrix / VMware Horizon Spezifische Lösungen

Für Umgebungen, die auf Citrix oder VMware basieren, gibt es zusätzliche Punkte zu prüfen:

• Citrix HDX/ICA Richtlinien: Überprüfen Sie die Citrix Studio-Richtlinien für die Zwischenablage-Umleitung. Stellen Sie sicher, dass „Client-Zwischenablageumleitung” auf „Zugelassen” oder „Zweiweg” gesetzt ist. Auch Richtlinien, die die Bandbreite oder Bildqualität beeinflussen, können indirekt Auswirkungen haben.
• VMware Horizon GPOs: In VMware Horizon können spezifische GPOs (z.B. über die Horizon Agent-Vorlagen) die Umleitung der Zwischenablage steuern. Stellen Sie sicher, dass diese nicht restriktiv konfiguriert sind.
• Aktualisierung des Agenten: Stellen Sie sicher, dass der Citrix Virtual Delivery Agent (VDA) oder der VMware Horizon Agent auf den Terminal Servern auf dem neuesten Stand ist.

Fazit: Systematisch vorgehen führt zum Erfolg

Das Terminal-Server-Dilemma mit der Screenshot-Funktion in MS Office 2016 und 2019 kann frustrierend sein, ist aber in den meisten Fällen lösbar. Der Schlüssel liegt in einem systematischen Vorgehen: Beginnen Sie mit den einfachen Client-seitigen Prüfungen, untersuchen Sie dann die serverseitigen Zwischenablage-Umleitungsrichtlinien und greifen Sie, falls nötig, auf bewährte Workarounds wie das Snipping Tool oder „Ausschneiden und Skizzieren” zurück.

Oftmals ist es die richtige Konfiguration der Zwischenablage-Umleitung über GPOs oder die Nutzung des nativen Snipping Tools innerhalb der Remote-Sitzung, die den Durchbruch bringt. Mit den hier vorgestellten Schritten sollten Sie in der Lage sein, Ihre Produktivität wiederherzustellen und Screenshots ohne Kopfzerbrechen in Ihre Office-Dokumente einzufügen. Geben Sie nicht auf – die Lösung ist meist näher, als man denkt!