Ist es Sinn oder Unsinn, Archive scannen zu lassen? Eine Sicherheitsanalyse

Die Digitalisierung ist in nahezu allen Lebensbereichen angekommen – und macht auch vor unseren historischen und aktuellen Archiven nicht Halt. Die Idee, unzählige physische Dokumente, Karten, Fotos und andere Artefakte in digitale Form zu überführen, klingt verlockend: Eine Welt des einfachen Zugangs, der unbegrenzten Vervielfältigung und der scheinbar ewigen Konservierung. Doch hinter dieser glänzenden Vision verbergen sich komplexe Herausforderungen, insbesondere im Bereich der Sicherheit. Ist das Scannen von Archiven also ein Gebot der Stunde oder ein potenzieller Sicherheitsalbtraum? Dieser Artikel beleuchtet die vielschichtige Debatte um Sinn und Unsinn des Archivscannens aus einer detaillierten Sicherheitsanalyse.

### Der Reiz des Digitalen: Warum Archive scannen Sinn macht

Die Argumente für das Scannen von Archiven sind vielfältig und überzeugend:

1. **Verbesserte Zugänglichkeit und Nutzung:** Dies ist wohl der offensichtlichste Vorteil. Digitale Archive sind von jedem Ort mit Internetzugang aus abrufbar. Forscher, Historiker, Studenten und die breite Öffentlichkeit können auf Bestände zugreifen, ohne physisch anwesend sein zu müssen. Dies demokratisiert den Zugang zu Informationen und fördert die Wissensverbreitung.
2. **Erhöhte Konservierung und Schutz:** Physische Dokumente sind anfällig für Verfall durch Licht, Feuchtigkeit, Schädlinge und menschliche Berührung. Jede Handhabung birgt das Risiko von Beschädigung. Digitale Kopien dienen als Sicherung, die das Original schont und im Falle einer Katastrophe (Brand, Überschwemmung) einen Ersatz bietet. Die Langzeitarchivierung physischer Bestände ist teuer und aufwendig; Digitalisierung kann hier unterstützend wirken.
3. **Effizienz bei Recherche und Management:** Die Suche in digitalisierten Archiven ist exponentiell schneller als das manuelle Durchblättern. Volltextsuche, Metadaten-Filter und Verknüpfungen zu anderen Ressourcen revolutionieren die Recherche. Archivare können Bestände effizienter verwalten und neue Dienste anbieten.
4. **Monetarisierung und Öffentlichkeitsarbeit:** Digitalisierte Sammlungen können über Portale oder in speziellen Editionen vermarktet werden. Sie steigern die Sichtbarkeit der Institution und fördern das öffentliche Interesse an Kulturgütern. Bildungseinrichtungen können digitale Inhalte in Lehrpläne integrieren.
5. **Reduzierung physischen Speicherbedarfs:** Langfristig können weniger frequentierte Originale in weniger zugängliche oder externe Depots verlagert werden, was wertvollen Raum in Hauptgebäuden freisetzt.

### Die Schattenseiten der Digitalisierung: Wo der Unsinn lauern kann

Trotz der verlockenden Vorteile birgt das Scannen von Archiven eine Reihe von Herausforderungen und Risiken, die eine sorgfältige Abwägung erfordern. Hier kommt die Sicherheitsanalyse ins Spiel.

1. **Risiken für die Datenintegrität:**
* **Scanqualität:** Schlechte Scanqualität, fehlende Seiten, ungenaue Texterkennung (OCR) können den Wert der Digitalisierung mindern oder gar zu falschen Interpretationen führen. Ein digitales Dokument, das nicht dem Original entspricht, ist mehr als nutzlos – es ist irreführend.
* **Metadatenfehler:** Unzureichende oder fehlerhafte Metadaten machen digitale Bestände schwer auffindbar oder falsch kategorisiert.
* **Authentizität:** Wie kann sichergestellt werden, dass eine digitale Kopie eine exakte und unveränderte Wiedergabe des Originals ist? Fragen der Authentizität und Beweiskraft digitaler Dokumente sind entscheidend, insbesondere bei juristisch relevanten Archivalien.

2. **Herausforderungen der Datensicherheit:**
* **Cyberbedrohungen:** Digitale Archive sind attraktive Ziele für Hacker, Cyberkriminelle und staatlich unterstützte Akteure. Datenlecks, Ransomware-Angriffe, Sabotage oder der Diebstahl sensibler Informationen können katastrophale Folgen haben.
* **Unautorisierter Zugriff:** Selbst ohne externe Angriffe besteht das Risiko, dass interne Mitarbeiter oder Dienstleister unbefugten Zugriff auf sensible Daten erhalten.
* **Datenverlust:** Obwohl Digitalisierung zur Sicherung beiträgt, sind digitale Daten nicht unverwundbar. Hardwaredefekte, Softwarefehler, menschliches Versagen oder unzureichende Backup-Strategien können zu irreversiblem Datenverlust führen.
* **Abhängigkeit von Technologie:** Dateiformate können obsolet werden, Software kann nicht mehr unterstützt werden, Hardware kann versagen. Die langfristige Lesbarkeit und Nutzbarkeit digitaler Daten erfordert eine ständige Migration und Pflege.

3. **Herausforderungen des Datenschutzes:**
* **Sensible Inhalte:** Archive enthalten oft hochsensible personenbezogene Daten über lebende oder erst kürzlich verstorbene Personen, die unter strenge Datenschutzgesetze fallen (z.B. DSGVO in Europa). Die Digitalisierung dieser Daten erhöht das Risiko einer ungewollten Offenlegung erheblich.
* **Anonymisierung/Pseudonymisierung:** Die Notwendigkeit, personenbezogene Daten vor der Veröffentlichung zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, ist komplex und fehleranfällig, aber unerlässlich, um Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
* **Rechtliche Grauzonen:** Nationale und internationale Gesetze zum Datenschutz, Urheberrecht und zur Informationsfreiheit können sich widersprechen oder unklar sein, was die rechtliche Compliance erschwert.

4. **Kosten und Ressourcen:**
* **Initialkosten:** Das Scannen selbst ist teuer – nicht nur die Geräte, sondern auch qualifiziertes Personal, Vorbereitung der Dokumente, Qualitätskontrolle und Metadatenerfassung.
* **Infrastruktur:** Der Aufbau und die Pflege einer robusten digitalen Infrastruktur (Server, Speicher, Netzwerke, Sicherheitssoftware) sind kostenintensiv und erfordern spezialisiertes IT-Personal.
* **Langzeitkosten:** Die digitale Langzeitarchivierung ist kein einmaliger Prozess, sondern erfordert kontinuierliche Investitionen in Datenmigration, Formatkonvertierung und Sicherheitsupdates.

### Die Sicherheitsanalyse im Detail: Wie Risiken minimiert werden können

Um das Scannen von Archiven zu einem sicheren und nachhaltigen Unterfangen zu machen, ist eine umfassende Sicherheitsanalyse und ein proaktives Risikomanagement unerlässlich.

1. **Strategische Planung und Risikobewertung:**
* **Inventarisierung und Klassifizierung:** Bevor ein einziges Dokument gescannt wird, muss der Bestand genau analysiert werden. Welche Dokumente enthalten sensible Daten? Welche haben rechtliche oder historische Bedeutung? Eine Klassifizierung hilft, Prioritäten zu setzen und angemessene Schutzmaßnahmen zu definieren.
* **Ziele definieren:** Was soll mit der Digitalisierung erreicht werden? Nur bestimmte Teile des Archivs digitalisieren? Vollständige Digitalisierung? Nur für internen Gebrauch oder öffentliche Zugänglichkeit? Klare Ziele leiten die Sicherheitsstrategie.
* **Rechtliche Prüfung:** Eine gründliche Prüfung aller relevanten Datenschutz-, Urheberrechts- und Archivgesetze ist zwingend. Dies beinhaltet auch die Klärung der Beweiskraft digitaler Kopien.

2. **Sichere Scanprozesse und Dienstleisterauswahl:**
* **Intern oder Extern:** Die Entscheidung, ob das Scannen intern oder durch externe Dienstleister erfolgt, hat erhebliche Sicherheitsimplikationen. Externe Dienstleister müssen strengen Sicherheits- und Vertraulichkeitsanforderungen genügen.
* **Vertragsgestaltung:** Verträge mit Dienstleistern müssen detaillierte Vereinbarungen zu Datenhandling, Zugriffsberechtigungen, Sicherheitsstandards, Haftung und Datenschutz enthalten. Auditrechte sollten festgeschrieben werden.
* **Physische Sicherheit:** Während des Scannens müssen die Originaldokumente und die entstehenden digitalen Daten physisch und elektronisch geschützt sein (z.B. gesicherte Räumlichkeiten, Zutrittskontrollen, Kameraüberwachung).
* **Qualitätskontrolle:** Um die Datenintegrität zu gewährleisten, sind strenge Qualitätskontrollen während und nach dem Scanprozess erforderlich (z.B. Vergleich von Original und Scan, Metadaten-Validierung).

3. **Robuste IT-Sicherheitsarchitektur:**
* **Verschlüsselung:** Alle digitalisierten Daten sollten sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung (ruhende Daten) verschlüsselt sein.
* **Zugriffsmanagement:** Ein detailliertes Berechtigungskonzept ist entscheidend. Nur autorisiertes Personal darf auf bestimmte Daten zugreifen, und dies nur im Rahmen seiner Aufgaben (Need-to-know-Prinzip). Starke Authentifizierungsmechanismen (z.B. Multi-Faktor-Authentifizierung) sind Pflicht.
* **Netzwerksicherheit:** Firewalls, Intrusion Detection/Prevention Systeme und Segmentierung des Netzwerks sind Standardmaßnahmen, um Angriffe abzuwehren.
* **Sicherheitsupdates und Patches:** Alle Systeme müssen stets auf dem neuesten Stand gehalten werden, um bekannte Schwachstellen zu schließen.
* **Regelmäßige Audits und Penetrationstests:** Externe Sicherheitsexperten sollten regelmäßig die IT-Infrastruktur auf Schwachstellen überprüfen.

4. **Datenspeicherung und Langzeitarchivierung:**
* **Redundante Speicherung und Backups:** Daten sollten niemals nur an einem Ort gespeichert werden. Mehrfache, geografisch verteilte Backups sind essenziell, um Datenverlust vorzubeugen. Eine 3-2-1-Backup-Strategie ist hier bewährt.
* **Wahl des Speicherortes:** Cloud-Speicher bieten Skalierbarkeit und oft hohe Sicherheitsstandards, bergen aber Risiken bezüglich der Datenhoheit und Compliance. On-Premise-Lösungen bieten mehr Kontrolle, erfordern aber hohe interne Investitionen und Fachwissen. Eine hybride Lösung kann die Vorteile beider Ansätze kombinieren.
* **Datenintegritätsprüfung:** Regelmäßige Prüfungen der Daten auf Korruption oder Manipulation sind notwendig (z.B. Prüfsummen).
* **Formatmigration:** Aktive Langzeitarchivierungsstrategien beinhalten die regelmäßige Migration der Daten in aktuelle, offene und standardisierte Dateiformate, um die Lesbarkeit über Jahrzehnte hinweg zu gewährleisten.

5. **Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter:**
* Der Faktor Mensch ist oft die größte Schwachstelle in jeder Sicherheitskette. Regelmäßige Schulungen zum Umgang mit sensiblen Daten, zur Erkennung von Phishing-Angriffen und zur Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien sind unerlässlich.
* Eine Kultur des Sicherheitsbewusstseins muss im gesamten Archivteam verankert werden.

### Fazit: Eine Frage der Strategie und Sorgfalt

Die Frage, ob das Scannen von Archiven Sinn oder Unsinn ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es ist kein binärer Zustand, sondern ein Spektrum von Möglichkeiten und Risiken. Die Digitalisierung bietet unbestreitbar enorme Vorteile für Zugänglichkeit, Konservierung und Effizienz. Diese Potenziale können jedoch nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn sie mit einer tiefgreifenden und proaktiven Sicherheitsstrategie einhergehen.

Unüberlegtes, ungesichertes Scannen ist definitiv Unsinn und birgt das Risiko von Datenlecks, Verlust der Authentizität und irreversiblen Schäden am kulturellen Erbe und der Reputation der Institution. Gut geplante, ressourcenstarke und sicherheitsbewusste Digitalisierungsprojekte sind hingegen von immensem Wert und ein Sinn stiftender Schritt in die Zukunft.

Es ist eine Investition – nicht nur in Technologie, sondern auch in Sicherheitsprotokolle, Mitarbeiterschulung und langfristige Pflege. Nur durch diese umfassende Herangehensweise kann das digitale Archiv zu einem sicheren, zugänglichen und vertrauenswürdigen Gedächtnis unserer Gesellschaft werden. Die Zukunft unserer Archive ist digital, aber sie muss vor allem sicher sein.