Microsoft Excel 2019 ist ein mächtiges Werkzeug für die Datenanalyse und -verwaltung. Aber um das volle Potenzial Ihrer Tabellenkalkulationen auszuschöpfen, ist es entscheidend, dass Sie lernen, Ihre Daten effektiv zu sortieren. Eine richtig sortierte Tabelle ermöglicht es Ihnen, Trends zu erkennen, Informationen schneller zu finden und fundiertere Entscheidungen zu treffen. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über das Sortieren in Excel 2019 wissen müssen, von den Grundlagen bis hin zu fortgeschrittenen Techniken.
Die Grundlagen des Sortierens in Excel 2019
Bevor wir uns in komplexere Szenarien vertiefen, beginnen wir mit den Grundlagen. Das Sortieren in Excel ist im Grunde genommen das Anordnen Ihrer Daten in einer bestimmten Reihenfolge, entweder aufsteigend (von A nach Z oder von der kleinsten zur größten Zahl) oder absteigend (von Z nach A oder von der größten zur kleinsten Zahl).
Wie sortiere ich eine einfache Spalte?
- Wählen Sie den Bereich aus, den Sie sortieren möchten: Das kann eine einzelne Spalte, mehrere Spalten oder die gesamte Tabelle sein. Wenn Sie nur eine Spalte auswählen, wird Excel in der Regel versuchen, den Rest der Daten entsprechend anzupassen, damit die Zeilen intakt bleiben. Achten Sie darauf, die Überschrift nicht mit auszuwählen, wenn diese nicht mit sortiert werden soll.
- Gehen Sie zum Reiter „Daten”: In der Excel-Menüleiste finden Sie den Reiter „Daten”. Klicken Sie darauf.
- Finden Sie die Gruppe „Sortieren und Filtern”: Innerhalb des „Daten”-Reiters befindet sich eine Gruppe namens „Sortieren und Filtern”.
- Klicken Sie auf „Sortieren A bis Z” oder „Sortieren Z bis A”: „Sortieren A bis Z” sortiert Ihre Daten in aufsteigender Reihenfolge. „Sortieren Z bis A” sortiert sie in absteigender Reihenfolge. Wenn Ihre Spalte Zahlen enthält, werden diese entsprechend ihrer numerischen Werte sortiert.
Was tun, wenn Excel eine Warnung anzeigt?
Manchmal zeigt Excel eine Warnung an, wenn Sie eine Spalte sortieren. Dies liegt daran, dass Excel erkennt, dass Sie möglicherweise nur einen Teil Ihrer Daten sortieren und den Rest unberührt lassen könnten, was zu Datenfehlern führen würde. Die typischen Optionen sind:
- „Auswahl erweitern”: Diese Option (die in der Regel empfohlen wird) sortiert die gesamte Tabelle basierend auf der ausgewählten Spalte, wodurch sichergestellt wird, dass die Zeilen intakt bleiben.
- „Mit der aktuellen Auswahl fortfahren”: Diese Option sortiert nur die ausgewählte Spalte, ohne die anderen Spalten zu berücksichtigen. Seien Sie vorsichtig mit dieser Option, da sie Ihre Daten durcheinander bringen kann, wenn sie nicht richtig eingesetzt wird.
Wählen Sie in den meisten Fällen „Auswahl erweitern”, um Dateninkonsistenzen zu vermeiden.
Fortgeschrittene Sortiertechniken in Excel 2019
Nachdem Sie die Grundlagen beherrschen, ist es an der Zeit, sich fortgeschrittenen Sortierfunktionen zuzuwenden, die Ihnen noch mehr Kontrolle über Ihre Daten geben.
Sortieren nach mehreren Spalten
Oftmals möchten Sie Ihre Daten nicht nur nach einer, sondern nach mehreren Spalten sortieren. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie haben eine Liste von Kunden, die Sie zuerst nach Bundesland und dann innerhalb jedes Bundeslandes nach Nachnamen sortieren möchten.
- Wählen Sie den gesamten Datenbereich aus: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Spalten und Zeilen auswählen, die Sie sortieren möchten, einschließlich der Überschriften.
- Klicken Sie im „Daten”-Reiter auf „Sortieren”: Dadurch öffnet sich das Dialogfenster „Sortieren”.
- Fügen Sie Sortierebenen hinzu: Im Dialogfenster „Sortieren” können Sie bis zu 64 Sortierebenen hinzufügen.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Spalte” die erste Spalte aus, nach der Sie sortieren möchten (z. B. „Bundesland”).
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach” den Wert aus, nach dem sortiert werden soll (in der Regel „Zellenwerte”).
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Reihenfolge” die gewünschte Sortierreihenfolge aus (z. B. „A bis Z”).
- Klicken Sie auf „Ebene hinzufügen”, um eine weitere Sortierebene hinzuzufügen.
- Wiederholen Sie die Schritte, um die zusätzlichen Sortierebenen zu definieren (z. B. „Nachname”, „Zellenwerte”, „A bis Z”).
- Klicken Sie auf „OK”: Excel sortiert Ihre Daten nun basierend auf den von Ihnen angegebenen Kriterien.
Die Reihenfolge, in der Sie die Sortierebenen hinzufügen, ist entscheidend. Excel sortiert die Daten zuerst nach der obersten Ebene, dann innerhalb dieser Ergebnisse nach der nächsten Ebene usw.
Benutzerdefinierte Sortierlisten
Manchmal möchten Sie Ihre Daten nicht alphabetisch oder numerisch sortieren, sondern nach einer benutzerdefinierten Reihenfolge. Excel ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Sortierlisten zu erstellen und zu verwenden.
- Gehen Sie zu „Datei” > „Optionen” > „Erweitert”: Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Allgemein” und klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Listen bearbeiten…”.
- Erstellen Sie eine neue Liste: Im Dialogfenster „Benutzerdefinierte Listen” können Sie eine neue Liste erstellen, indem Sie die gewünschten Einträge in der Reihenfolge eingeben, in der sie sortiert werden sollen. Trennen Sie die Einträge durch Kommas oder drücken Sie nach jedem Eintrag die Eingabetaste. Beispielsweise könnten Sie eine Liste mit den Namen von Quartalen erstellen: „Q1,Q2,Q3,Q4”.
- Klicken Sie auf „Hinzufügen” und dann auf „OK”: Ihre benutzerdefinierte Liste wird nun gespeichert.
- Sortieren Sie Ihre Daten mit der benutzerdefinierten Liste: Wählen Sie den Datenbereich aus, klicken Sie auf „Daten” > „Sortieren”, wählen Sie die Spalte aus, die Sie sortieren möchten, und wählen Sie dann im Dropdown-Menü „Reihenfolge” die Option „Benutzerdefinierte Liste…”. Wählen Sie im Dialogfenster die erstellte benutzerdefinierte Liste aus.
- Klicken Sie auf „OK”: Excel sortiert Ihre Daten nun basierend auf Ihrer benutzerdefinierten Liste.
Benutzerdefinierte Sortierlisten sind besonders nützlich, wenn Sie Daten haben, die nicht in einer offensichtlichen alphabetischen oder numerischen Reihenfolge liegen, z. B. Produktkategorien, Prioritätsstufen oder Mitarbeiterbewertungen.
Sortieren nach Farbe, Schriftart oder Zellensymbol
Excel bietet auch die Möglichkeit, Daten basierend auf der Farbe von Zellen, Schriftarten oder Zellensymbolen zu sortieren. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Ihre Daten visuell mit Farben oder Symbolen gekennzeichnet haben.
- Wählen Sie den Datenbereich aus: Wählen Sie den Bereich aus, den Sie sortieren möchten.
- Klicken Sie auf „Daten” > „Sortieren”: Öffnen Sie das Dialogfenster „Sortieren”.
- Wählen Sie die Spalte aus, die Sie sortieren möchten: Wählen Sie die Spalte mit den Farben, Schriftarten oder Symbolen aus.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sortieren nach” die Option „Zellenfarbe”, „Schriftfarbe” oder „Zellensymbol”: Die Optionen variieren je nachdem, ob Sie Farben, Schriftarten oder Symbole verwenden.
- Wählen Sie die Farbe, Schriftart oder das Symbol aus, nach dem Sie sortieren möchten: Wählen Sie die spezifische Farbe, Schriftart oder das Symbol aus, das Sie nach oben oder unten in der Sortierreihenfolge verschieben möchten.
- Wählen Sie die Reihenfolge aus: Wählen Sie, ob die ausgewählte Farbe, Schriftart oder das Symbol „oben” oder „unten” in der Sortierung angezeigt werden soll.
- Klicken Sie auf „OK”: Excel sortiert Ihre Daten basierend auf Ihren Farbsortierkriterien.
Tipps und Tricks für effektives Sortieren
Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Ihnen helfen, das Beste aus den Sortierfunktionen von Excel 2019 herauszuholen:
- Sichern Sie Ihre Daten vor dem Sortieren: Es ist immer eine gute Idee, eine Sicherungskopie Ihrer Tabelle zu erstellen, bevor Sie größere Sortieroperationen durchführen, insbesondere wenn Sie mit wichtigen Daten arbeiten.
- Überprüfen Sie Ihre Daten nach dem Sortieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten korrekt sortiert wurden und dass keine Fehler aufgetreten sind. Achten Sie besonders auf Datentypen. Excel interpretiert möglicherweise eine Spalte mit Zahlen als Text, was zu unerwarteten Ergebnissen führen kann.
- Verwenden Sie Filter in Kombination mit Sortieren: Filtern und Sortieren sind leistungsstarke Werkzeuge, die oft zusammen verwendet werden. Filtern Sie Ihre Daten, um sich auf einen bestimmten Teilbereich zu konzentrieren, und sortieren Sie sie dann, um die gewünschte Reihenfolge zu erhalten.
- Denken Sie an die Leistung: Beim Sortieren großer Tabellen kann es zu Leistungsproblemen kommen. Vermeiden Sie unnötige Sortierungen und filtern Sie Ihre Daten, bevor Sie sie sortieren, um die Verarbeitungszeit zu verkürzen.
Fazit
Das Sortieren in Excel 2019 ist eine grundlegende Fähigkeit, die Ihnen hilft, Ihre Daten besser zu verstehen und zu verwalten. Indem Sie die in diesem Artikel beschriebenen Techniken beherrschen, können Sie das volle Potenzial Ihrer Tabellenkalkulationen freisetzen und fundiertere Entscheidungen treffen. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Sortieroptionen und finden Sie heraus, welche am besten zu Ihren Bedürfnissen passen. Mit etwas Übung werden Sie bald ein Experte im Sortieren von Daten in Excel sein!