Tabellen sind ein unverzichtbares Werkzeug, um Daten in Word-Dokumenten übersichtlich und verständlich darzustellen. Ob du nun eine einfache Preisliste, eine komplexe Vergleichsübersicht oder eine strukturierte Auflistung präsentieren möchtest, eine gut gestaltete Tabelle kann den Unterschied zwischen einem professionellen und einem unübersichtlichen Dokument ausmachen. Ein entscheidender Faktor für die Klarheit und Ästhetik deiner Tabellen ist die Formatvorlage. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du die verwendete Formatvorlage bei Tabellen in Word ändern kannst, um ein einheitliches und ansprechendes Design zu erzielen.
Warum die Formatvorlage bei Tabellen ändern?
Die Standard-Formatvorlagen von Word sind zwar funktional, aber oft wenig inspirierend. Sie passen möglicherweise nicht zum Corporate Design deines Unternehmens oder zum Stil deines Dokuments. Eine Änderung der Formatvorlage bietet dir folgende Vorteile:
- Einheitliches Design: Sorge für ein konsistentes Erscheinungsbild aller Tabellen in deinem Dokument oder in einer ganzen Dokumentenreihe.
- Professionelles Aussehen: Hebe deine Dokumente durch ein ansprechendes und individuelles Design hervor.
- Verbesserte Lesbarkeit: Passe die Farben, Schriftarten und Rahmen an, um die Lesbarkeit und das Verständnis der Daten zu optimieren.
- Anpassung an Corporate Design: Integriere die Farben und Schriftarten deines Unternehmens in die Tabellen.
- Zeitersparnis: Erstelle benutzerdefinierte Formatvorlagen, die du immer wieder verwenden kannst, anstatt jede Tabelle einzeln zu formatieren.
Die Grundlagen: Tabellen in Word erstellen und auswählen
Bevor wir uns mit der Änderung der Formatvorlage befassen, stellen wir sicher, dass du die Grundlagen der Tabellenerstellung und -auswahl in Word beherrschst.
Tabellen erstellen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Tabelle in Word zu erstellen:
- Einfügen-Menü: Gehe zum Reiter „Einfügen” und klicke auf „Tabelle”. Du kannst entweder die Anzahl der Zeilen und Spalten direkt auswählen oder „Tabelle einfügen” wählen, um die gewünschte Größe manuell einzugeben.
- Zeichnen-Funktion: Im „Einfügen”-Menü unter „Tabelle” findest du auch die Option „Tabelle zeichnen”. Hiermit kannst du die Tabelle manuell auf dem Blatt zeichnen und die Größe der Zellen festlegen.
- Schnelltabellen: Word bietet eine Auswahl an vordefinierten Tabellenlayouts unter „Schnelltabellen” im „Einfügen”-Menü.
- Text in Tabelle umwandeln: Du kannst auch vorhandenen Text, der durch Tabulatoren oder andere Trennzeichen strukturiert ist, in eine Tabelle umwandeln. Markiere den Text und wähle im „Einfügen”-Menü unter „Tabelle” die Option „Text in Tabelle umwandeln”.
Tabellen auswählen
Um eine Tabelle auszuwählen, kannst du:
- Mit der Maus auf das Tabellensymbol klicken, das in der oberen linken Ecke der Tabelle erscheint, wenn du den Mauszeiger darüber bewegst.
- Einen Zellbereich in der Tabelle markieren.
- Die gesamte Tabelle mit der Tastenkombination Strg+A auswählen, wenn sich der Cursor innerhalb der Tabelle befindet.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Die Formatvorlage ändern
Nachdem du deine Tabelle erstellt und ausgewählt hast, kannst du die Formatvorlage ändern. Word bietet verschiedene Methoden, um das Aussehen deiner Tabelle anzupassen.
Methode 1: Vordefinierte Tabellenformate verwenden
Word bietet eine Vielzahl vordefinierter Tabellenformate, die du schnell und einfach anwenden kannst. So geht’s:
- Wähle die Tabelle aus, die du formatieren möchtest.
- Gehe zum Reiter „Tabellentools” (der erscheint, sobald du eine Tabelle auswählst) und klicke auf „Entwurf”.
- Im Bereich „Tabellenformatvorlagen” findest du eine Galerie mit verschiedenen Designs. Bewege den Mauszeiger über die verschiedenen Vorlagen, um eine Live-Vorschau zu sehen.
- Klicke auf die gewünschte Formatvorlage, um sie auf deine Tabelle anzuwenden.
- Optional: Aktiviere oder deaktiviere die Kontrollkästchen in der Gruppe „Optionen für Tabellenformatvorlagen” (z.B. „Überschriftzeile”, „Gesamtzeile”, „Erste Spalte”, „Letzte Spalte”, „Gebänderte Zeilen”, „Gebänderte Spalten”), um bestimmte Formatierungen hervorzuheben oder auszublenden.
Methode 2: Benutzerdefinierte Tabellenformate erstellen und anwenden
Wenn die vordefinierten Formatvorlagen nicht deinen Vorstellungen entsprechen, kannst du auch eigene Tabellenformate erstellen. Dies bietet dir maximale Flexibilität und Kontrolle über das Design.
- Wähle die Tabelle aus, die du als Grundlage für dein neues Format verwenden möchtest. Du kannst auch eine neue Tabelle erstellen und sie nach deinen Wünschen formatieren.
- Formatiere die Tabelle nach deinen Vorstellungen. Ändere Schriftarten, Farben, Rahmen, Füllmuster und andere Eigenschaften.
- Sobald du mit dem Design zufrieden bist, klicke erneut auf den Reiter „Tabellentools” > „Entwurf”.
- Klicke im Bereich „Tabellenformatvorlagen” auf den kleinen Pfeil nach unten rechts (Mehr-Button).
- Wähle „Neue Tabellenformatvorlage” aus.
- Im Dialogfeld „Neue Formatvorlage aus Formatierung erstellen” kannst du deiner Formatvorlage einen Namen geben (z.B. „MeinFirmenstandard”).
- Passe die Formatierungseinstellungen im Dialogfeld weiter an. Du kannst festlegen, auf welche Bereiche der Tabelle die Formatierung angewendet werden soll (z.B. „Gesamte Tabelle”, „Überschriftzeile”, „Datenbereich”).
- Lege fest, ob die Formatvorlage nur im aktuellen Dokument verfügbar sein soll oder in allen neuen Dokumenten (durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Diese Formatvorlage auf neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage
„). - Klicke auf „OK”, um deine neue Formatvorlage zu speichern.
Um deine benutzerdefinierte Formatvorlage auf andere Tabellen anzuwenden, wähle einfach die Tabelle aus und klicke im Bereich „Tabellenformatvorlagen” auf den Pfeil nach unten, um die Galerie zu erweitern. Deine benutzerdefinierte Formatvorlage sollte nun unter „Benutzerdefiniert” angezeigt werden. Klicke darauf, um sie anzuwenden.
Methode 3: Einzelne Tabellenelemente manuell formatieren
Wenn du nur geringfügige Änderungen an einer bestehenden Formatvorlage vornehmen oder einzelne Zellen oder Bereiche der Tabelle hervorheben möchtest, kannst du die Formatierung auch manuell anpassen.
Hier sind einige Beispiele:
- Schriftart und -größe ändern: Wähle die Zellen aus, deren Schriftart du ändern möchtest, und verwende die Formatierungsoptionen im Reiter „Start” (Schriftart, Schriftgröße, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Farbe).
- Zellenfarbe ändern: Wähle die Zellen aus, deren Farbe du ändern möchtest, und klicke im Reiter „Tabellentools” > „Entwurf” auf das Symbol „Schattierung”. Wähle eine Farbe aus der Palette oder klicke auf „Weitere Farben”, um eine benutzerdefinierte Farbe zu definieren.
- Rahmen anpassen: Wähle die Zellen aus, deren Rahmen du anpassen möchtest, und klicke im Reiter „Tabellentools” > „Entwurf” auf das Symbol „Rahmen”. Wähle eine vordefinierte Rahmenart aus oder klicke auf „Rahmen und Schattierung”, um detailliertere Einstellungen vorzunehmen (Rahmenstil, -farbe, -breite).
- Zellausrichtung ändern: Wähle die Zellen aus, deren Ausrichtung du ändern möchtest, und verwende die Ausrichtungsoptionen im Reiter „Tabellentools” > „Layout” (oben, mittig, unten; links, zentriert, rechts).
- Zellengröße anpassen: Wähle die Spalten oder Zeilen aus, deren Größe du ändern möchtest, und ziehe die Trennlinien zwischen den Spalten oder Zeilen, um die Größe manuell anzupassen. Alternativ kannst du im Reiter „Tabellentools” > „Layout” die Optionen „Zellenhöhe” und „Zellenbreite” verwenden, um präzise Werte einzugeben.
Tipps und Tricks für die perfekte Tabellenformatierung
- Weniger ist mehr: Vermeide übermäßige Formatierungen. Eine einfache und übersichtliche Tabelle ist oft effektiver als eine überladene.
- Kontrastreiche Farben: Verwende Farben, die einen guten Kontrast zum Text aufweisen, um die Lesbarkeit zu verbessern.
- Einheitliche Schriftarten: Verwende in allen Tabellen die gleichen Schriftarten, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten.
- Kopfzeilen hervorheben: Hebe die Kopfzeilen der Tabelle hervor, um die Spaltenbeschreibungen deutlich zu kennzeichnen.
- Gebänderte Zeilen oder Spalten: Verwende gebänderte Zeilen oder Spalten, um die Lesbarkeit von großen Tabellen zu verbessern.
- Überprüfe die Formatierung auf verschiedenen Bildschirmen: Stelle sicher, dass deine Tabelle auch auf anderen Bildschirmen und in gedruckter Form gut aussieht.
Fazit
Die Änderung der Formatvorlage bei Tabellen in Word ist ein einfacher, aber effektiver Weg, um deine Dokumente professioneller und übersichtlicher zu gestalten. Ob du nun vordefinierte Tabellenformate verwendest, eigene Designs erstellst oder einzelne Tabellenelemente manuell anpasst, die Möglichkeiten sind vielfältig. Experimentiere mit verschiedenen Optionen, um den Look zu finden, der am besten zu deinen Bedürfnissen und Zielen passt. Mit den hier vorgestellten Tipps und Tricks kannst du deine Tabellen in Word optimal gestalten und deine Daten effektiv präsentieren.