Jeder kennt das: Man loggt sich in Microsoft Teams ein und wird von einer Flut an alten Organisationen und Teams begrüßt, die man längst nicht mehr benötigt. Projekte sind abgeschlossen, Jobs gewechselt oder Testumgebungen vergessen worden. Das Ergebnis ist eine unübersichtliche Startseite, die die tägliche Arbeit unnötig erschwert. Höchste Zeit für einen digitalen Frühjahrsputz! In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre MS Teams-Startseite endlich von Altlasten befreien und für mehr Übersichtlichkeit sorgen.
Das Problem: Die unaufgeräumte MS Teams-Startseite
Die MS Teams-Plattform ist ein mächtiges Werkzeug für die Zusammenarbeit, aber je länger man sie nutzt, desto mehr Teams und Organisationen sammeln sich an. Das Problem dabei ist, dass Teams, denen man beigetreten ist oder die man selbst erstellt hat, nicht automatisch verschwinden, auch wenn sie längst inaktiv sind. Diese alten „Leichen“ verstopfen die Startseite, erschweren die Navigation und lenken von den wirklich wichtigen Dingen ab.
* **Unübersichtlichkeit:** Eine überladene Startseite macht es schwierig, die relevanten Teams und Kanäle schnell zu finden.
* **Ablenkung:** Alte Projekte lenken von aktuellen Aufgaben ab und können die Konzentration beeinträchtigen.
* **Zeitverschwendung:** Die Suche nach dem richtigen Team kostet unnötig Zeit und Energie.
* **Datenschutzbedenken:** Inaktive Teams könnten sensible Daten enthalten, die nicht mehr aktiv gepflegt werden.
Es ist also höchste Zeit, aktiv zu werden und für Ordnung zu sorgen!
Die Lösung: Teams ausblenden und verlassen
Es gibt zwei Hauptmethoden, um alte Teams und Organisationen aus der MS Teams-Ansicht zu entfernen: **Ausblenden** und **Verlassen**. Beide Optionen haben unterschiedliche Auswirkungen und sind für verschiedene Situationen geeignet.
1. Teams ausblenden: Die schnelle Lösung für inaktive Projekte
Das **Ausblenden eines Teams** ist die einfachste und schnellste Methode, um es von der Startseite zu entfernen. Dabei wird das Team nicht gelöscht oder verlassen, sondern lediglich aus der aktiven Ansicht ausgeblendet. Das Team bleibt weiterhin zugänglich, falls man es später noch einmal benötigt.
**So blenden Sie ein Team aus:**
1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Team, das Sie ausblenden möchten.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte (…).
3. Wählen Sie die Option „Ausblenden”.
Das Team wird nun in der Liste ausgeblendeter Teams angezeigt. Um es wieder sichtbar zu machen, scrollen Sie in der Teamliste ganz nach unten und klicken Sie auf „Ausgeblendete Teams”. Suchen Sie das entsprechende Team und klicken Sie auf die drei Punkte (…), um die Option „Einblenden” auszuwählen.
**Wann ist das Ausblenden sinnvoll?**
* Bei Teams, die vorübergehend inaktiv sind, aber möglicherweise in Zukunft wieder benötigt werden.
* Bei Teams, in denen Sie nur eine passive Rolle gespielt haben und keine aktiven Benachrichtigungen mehr erhalten möchten.
* Bei Teams, die Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit einfach „parken” möchten.
**Vorteile des Ausblendens:**
* Schnelle und einfache Methode.
* Team bleibt erhalten und jederzeit zugänglich.
* Keine Auswirkungen auf andere Mitglieder des Teams.
**Nachteile des Ausblendens:**
* Das Team verschwindet nicht vollständig, sondern bleibt im Hintergrund vorhanden.
* Die Liste der ausgeblendeten Teams kann ebenfalls unübersichtlich werden.
2. Teams verlassen: Der endgültige Schnitt für unnötige Mitgliedschaften
Das **Verlassen eines Teams** ist die konsequentere Methode, um es aus der MS Teams-Ansicht zu entfernen. Dabei wird man als Mitglied aus dem Team entfernt und erhält keine Benachrichtigungen mehr. Das Team bleibt für andere Mitglieder weiterhin bestehen, aber man selbst hat keinen Zugriff mehr, es sei denn, man wird erneut eingeladen.
**So verlassen Sie ein Team:**
1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Team, das Sie verlassen möchten.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte (…).
3. Wählen Sie die Option „Team verlassen”.
4. Bestätigen Sie Ihre Entscheidung.
**Wichtig:** Sie können ein Team, das Sie erstellt haben, nicht einfach verlassen, solange Sie der einzige Besitzer sind. Sie müssen zuerst einen anderen Benutzer zum Besitzer ernennen, bevor Sie das Team verlassen können.
**Wann ist das Verlassen sinnvoll?**
* Bei Teams, die Sie definitiv nicht mehr benötigen und in denen Sie keine Rolle mehr spielen.
* Bei Teams, die bereits archiviert oder gelöscht wurden (aber noch in Ihrer Ansicht angezeigt werden).
* Bei Teams, in denen Sie versehentlich Mitglied geworden sind und keine aktive Rolle spielen möchten.
**Vorteile des Verlassens:**
* Endgültige Entfernung aus dem Team.
* Keine Benachrichtigungen mehr aus dem Team.
* Deutliche Reduzierung der Unübersichtlichkeit.
**Nachteile des Verlassens:**
* Man verliert den Zugriff auf alle Inhalte und Konversationen des Teams.
* Man muss erneut eingeladen werden, um wieder Mitglied zu werden.
* Das Verlassen eines Teams kann nicht rückgängig gemacht werden (es sei denn, man wird erneut eingeladen).
Best Practices für den digitalen Frühjahrsputz in MS Teams
Um den digitalen Frühjahrsputz in MS Teams effektiv durchzuführen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:
* **Regelmäßigkeit:** Führen Sie den Frühjahrsputz regelmäßig durch, idealerweise alle paar Monate.
* **Priorisierung:** Beginnen Sie mit den ältesten und inaktivsten Teams.
* **Kommunikation:** Informieren Sie die anderen Mitglieder des Teams, bevor Sie es verlassen (insbesondere bei Teams, in denen Sie eine aktive Rolle gespielt haben).
* **Archivierung:** Archivieren Sie abgeschlossene Projekte, bevor Sie die Teams verlassen. Dies ermöglicht einen späteren Zugriff auf die Inhalte, falls erforderlich.
* **Naming Conventions:** Verwenden Sie klare und einheitliche Namenskonventionen für Teams, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Beispielsweise können Sie „[Archiviert] Projektname” verwenden, um Teams zu kennzeichnen, die abgeschlossen sind.
* **Team-Richtlinien:** Erstellen Sie Team-Richtlinien, die festlegen, wie mit inaktiven Teams umgegangen werden soll.
* **Training:** Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit MS Teams und den Möglichkeiten zur Organisation und Verwaltung ihrer Teams.
Archivierung: Der sichere Weg, alte Projekte zu bewahren
Die **Archivierung eines Teams** ist eine weitere wichtige Funktion, die bei der Organisation von MS Teams hilft. Durch die Archivierung wird ein Team in einen schreibgeschützten Modus versetzt. Die Mitglieder können die Inhalte weiterhin einsehen, aber keine neuen Nachrichten oder Dateien mehr hinzufügen. Die Archivierung ist ideal für abgeschlossene Projekte, die man aufbewahren möchte, ohne dass sie die aktive Teamarbeit beeinträchtigen.
**So archivieren Sie ein Team:**
1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Team, das Sie archivieren möchten.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte (…).
3. Wählen Sie die Option „Team archivieren”.
4. Bestätigen Sie Ihre Entscheidung.
Archivierte Teams werden in der Liste der Teams als „Archiviert” gekennzeichnet. Sie können archivierte Teams jederzeit wiederherstellen, falls erforderlich.
Fazit: Mehr Produktivität durch Ordnung in MS Teams
Ein aufgeräumtes Microsoft Teams ist die Grundlage für eine effiziente und produktive Zusammenarbeit. Durch das Ausblenden und Verlassen unnötiger Teams sowie die konsequente Archivierung abgeschlossener Projekte schaffen Sie eine übersichtliche Arbeitsumgebung, die die Konzentration fördert und die Zeitverschwendung reduziert. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für den digitalen Frühjahrsputz und profitieren Sie von einer optimierten MS Teams-Erfahrung! Indem Sie die oben genannten Best Practices befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Team-Organisation immer auf dem neuesten Stand ist und Ihnen und Ihrem Team hilft, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.