Wie Sie den Dateinamen dynamisch in Ihre PowerPoint-Präsentation einfügen

Haben Sie sich jemals gefragt, wie Sie den Dateinamen Ihrer PowerPoint-Präsentation automatisch auf jeder Folie anzeigen lassen können? Dies ist eine praktische Funktion, besonders wenn Sie mit verschiedenen Versionen einer Präsentation arbeiten oder diese mit anderen teilen. Anstatt den Dateinamen manuell auf jeder Folie einzugeben und ihn jedes Mal zu aktualisieren, wenn er sich ändert, können Sie PowerPoint so einstellen, dass dies dynamisch geschieht. Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch verschiedene Methoden, um dieses Ziel zu erreichen.

Warum den Dateinamen dynamisch einfügen?

Es gibt mehrere überzeugende Gründe, warum es sinnvoll ist, den Dateinamen dynamisch in Ihre PowerPoint-Präsentationen einzufügen:

• Versionskontrolle: Wenn Sie an mehreren Versionen einer Präsentation arbeiten (z.B. „Präsentation_v1.pptx”, „Präsentation_final.pptx”, „Präsentation_endgültig.pptx”), hilft der angezeigte Dateiname, die richtige Version zu identifizieren.
• Organisation: Bei der Verteilung von Präsentationen hilft der Dateiname dem Empfänger, die Datei korrekt zu benennen und zu organisieren.
• Automatisierung: Sie sparen Zeit und Mühe, da der Dateiname automatisch aktualisiert wird, wenn Sie die Datei umbenennen oder speichern.
• Professionalität: Die dynamische Anzeige des Dateinamens zeigt, dass Sie mit den fortgeschrittenen Funktionen von PowerPoint vertraut sind.

Methode 1: Verwenden von Kopf- und Fußzeilen

Die einfachste und gängigste Methode, den Dateinamen dynamisch einzufügen, ist die Verwendung der Kopf- und Fußzeilenfunktion von PowerPoint. So geht’s:

1. Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation.
2. Gehen Sie zum Reiter „Einfügen” in der Menüleiste.
3. Klicken Sie im Bereich „Text” auf „Kopf- und Fußzeile”.
4. Im Dialogfeld „Kopf- und Fußzeile” aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Datum und Uhrzeit”, „Foliennummer” (optional) und vor allem „Fußzeile”.
5. Im Feld „Fußzeile” geben Sie den Text ein, den Sie zusammen mit dem Dateinamen anzeigen möchten (z.B. „Dateiname:”). Sie können dieses Feld auch leer lassen.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nicht auf Titelfolie anzeigen”, wenn Sie den Dateinamen nicht auf der ersten Folie Ihrer Präsentation sehen möchten.
7. Klicken Sie auf „Für alle übernehmen”.

An dieser Stelle wird noch nicht der Dateiname angezeigt. Um den Dateinamen dynamisch einzufügen, müssen wir einen sogenannten „Feldcode” verwenden.

8. Klicken Sie erneut auf „Einfügen” -> „Text” -> „Kopf- und Fußzeile”.
9. Markieren Sie im Feld „Fußzeile” den Text, den Sie gerade eingegeben haben (oder den leeren Bereich der Fußzeile).
10. Gehen Sie erneut zum Reiter „Einfügen”.
11. Klicken Sie im Bereich „Text” auf „Objekt”.
12. Wählen Sie im Dialogfeld „Objekt einfügen” den Reiter „Neu erstellen”.
13. Scrollen Sie in der Liste der Objekttypen nach unten und wählen Sie „Microsoft Word Dokument”. WICHTIG: Wählen Sie NICHT „Microsoft Word 97-2003 Dokument”.
14. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Als Symbol anzeigen”.
15. Klicken Sie auf „OK”.
16. Es öffnet sich nun ein kleines Word-Dokument direkt in Ihrer Fußzeile.
17. Klicken Sie in dieses Word-Dokument.
18. Gehen Sie im Word-Menü (das sich nun aktiviert hat) auf „Einfügen” -> „Schnellbausteine” -> „Feld…”.
19. Im Dialogfeld „Feld” wählen Sie in der Liste „Feldnamen” den Eintrag „FileName”.
20. Im Bereich „Feldoptionen” können Sie das Format auswählen (z.B. „Großbuchstaben”).
21. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Pfadnamen hinzufügen”, wenn Sie den vollständigen Pfad zum Dateinamen anzeigen möchten.
22. Klicken Sie auf „OK”.
23. Klicken Sie außerhalb des Word-Dokuments, um zur PowerPoint-Präsentation zurückzukehren.

Nun sollte der Dateiname (und optional der Pfad) in der Fußzeile jeder Folie angezeigt werden. Wenn Sie die Datei umbenennen, wird der Dateiname automatisch aktualisiert, wenn Sie die Präsentation das nächste Mal öffnen. Beachten Sie, dass diese Methode ein eingebettetes Word-Dokument verwendet. Dies kann die Dateigröße geringfügig erhöhen.

Methode 2: Verwenden von VBA (Visual Basic for Applications)

Für fortgeschrittene Benutzer bietet VBA eine flexiblere Möglichkeit, den Dateinamen in eine PowerPoint-Präsentation einzufügen. Mit VBA können Sie den Dateinamen an einer beliebigen Stelle auf der Folie platzieren und das Format individuell anpassen.

1. Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation.
2. Drücken Sie „Alt + F11”, um den VBA-Editor zu öffnen.
3. Im VBA-Editor gehen Sie zu „Einfügen” -> „Modul”.
4. Fügen Sie den folgenden VBA-Code in das Modul ein:

Sub InsertFileName()

Dim sld As Slide
Dim shp As Shape
Dim strFileName As String

strFileName = ActivePresentation.Name

For Each sld In ActivePresentation.Slides
    Set shp = sld.Shapes.AddTextbox(msoTextOrientationHorizontal, 10, 10, 500, 20) 'Position und Größe anpassen
    shp.TextFrame.TextRange.Text = strFileName
    shp.Name = "FileNameShape" 'Optional: Benennen Sie die Form für spätere Bearbeitung
Next sld

End Sub

5. Passen Sie die Position und Größe der Textbox (Zeile mit `AddTextbox`) an Ihre Bedürfnisse an.
6. Schließen Sie den VBA-Editor.
7. Gehen Sie in PowerPoint zum Reiter „Ansicht” und klicken Sie auf „Makros”.
8. Wählen Sie das Makro „InsertFileName” aus und klicken Sie auf „Ausführen”.

Dieses Makro fügt den Dateinamen in eine Textbox auf jeder Folie ein. Sie können den Code anpassen, um den Dateinamen in der Kopfzeile, Fußzeile oder an einer beliebigen anderen Position auf der Folie anzuzeigen. Um den Pfad zum Dateinamen hinzuzufügen, ersetzen Sie `strFileName = ActivePresentation.Name` durch `strFileName = ActivePresentation.FullName`. Um das Makro automatisch auszuführen, wenn die Präsentation geöffnet wird, können Sie den Code in das `Presentation_Open()`-Ereignis einfügen.

Hinweis: Aktivieren Sie Makros in Ihren PowerPoint-Sicherheitseinstellungen, damit der VBA-Code ausgeführt werden kann. Gehen Sie zu „Datei” -> „Optionen” -> „Trust Center” -> „Einstellungen für das Trust Center” -> „Einstellungen für Makros” und wählen Sie „Alle Makros aktivieren” (nicht empfohlen) oder „Benachrichtigungen für digital signierte Makros. Alle anderen Makros deaktivieren”. Es ist ratsam, Ihre Präsentation digital zu signieren, um die Sicherheit zu gewährleisten.

Methode 3: Verwenden von Add-Ins

Es gibt auch verschiedene PowerPoint-Add-Ins, die Ihnen helfen können, den Dateinamen und andere Informationen dynamisch in Ihre Präsentationen einzufügen. Diese Add-Ins bieten oft zusätzliche Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.

Suchen Sie im Microsoft Office Store nach Add-Ins, die sich auf „PowerPoint Automatisierung”, „PowerPoint Add-ins” oder „PowerPoint Presentation Tools” beziehen. Lesen Sie die Bewertungen und Beschreibungen sorgfältig durch, bevor Sie ein Add-In installieren.

Schlussfolgerung

Das dynamische Einfügen des Dateinamens in Ihre PowerPoint-Präsentationen ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Präsentationen zu organisieren, die Versionskontrolle zu verbessern und Zeit zu sparen. Egal, ob Sie die Kopf- und Fußzeilenfunktion, VBA oder ein Add-In verwenden, die Möglichkeiten sind vielfältig. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Kenntnisstand passt. Experimentieren Sie mit den verschiedenen Optionen, um die perfekte Lösung für Ihre Präsentationen zu finden.