Kennen Sie das? Sie möchten ein wichtiges Dokument ausdrucken – vielleicht einen alten Brief, eine Rechnungsvorlage oder eine Diplomarbeit, die Sie vor Jahren erstellt haben. Sie klicken auf „Drucken“, hören das Geräusch des Druckers, und dann die Ernüchterung: Statt des Standardpapiers zieht das Gerät ein leeres Blatt aus dem manuellen Einzug, dem Fotopapierfach oder dem Fach für Umschläge. Das normale Papierfach bleibt unberührt. Frustrierend, zeitaufwändig und papierverschwendend! Dieses Phänomen tritt besonders häufig bei alten Word Dokumenten auf, aber auch neuere Versionen können betroffen sein.
In diesem umfassenden Artikel tauchen wir tief in die Ursachen dieses ärgerlichen Problems ein und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihren Drucker zur korrekten Zufuhr zwingen können. Schluss mit dem Papierfach-Chaos – übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Word-Druckeinstellungen!
Warum zieht mein Drucker das falsche Papierfach bei alten Word Dokumenten? Die Wurzel des Problems
Bevor wir uns den Lösungen widmen, ist es wichtig zu verstehen, warum dieses Problem überhaupt auftritt. Es gibt mehrere Gründe, die oft miteinander in Verbindung stehen:
1. Eingebettete Druckereinstellungen in alten Dokumenten (.doc)
Ältere Microsoft Word-Dokumente, insbesondere solche im Format .doc (Word 97-2003), neigten dazu, sehr spezifische Druckereinstellungen direkt im Dokument zu speichern. Dazu gehörten nicht nur Ränder und Papierformate, sondern eben auch die Papierzufuhr oder das Papierfach. Wenn das Dokument auf einem System mit einem bestimmten Drucker erstellt wurde, der beispielsweise über ein spezielles Fach für Briefpapier verfügte und dieses in den Dokumenteinstellungen vermerkt wurde, versucht Ihr aktueller Drucker – auch wenn er dieses Fach nicht hat oder es anders benannt ist – die Anweisung zu befolgen. Er greift dann oft auf das manuelle Einzugsfach oder das erstbeste andere Fach zurück, das nicht der Standard ist.
2. Standardeinstellungen des Druckertreibers vs. Dokumenteinstellungen
Ihr Druckertreiber (die Software, die die Kommunikation zwischen Computer und Drucker regelt) hat eigene Standardeinstellungen. Diese umfassen in der Regel das primäre Papierfach, das Papierformat und die Papierart. Wenn ein Word-Dokument alte oder widersprüchliche Fachangaben enthält, kann es zu einem Konflikt kommen: Der Drucker versucht, die Anweisung des Dokuments zu befolgen, während der Treiber möglicherweise andere Standardwerte vorgibt. Oft gewinnt die Einstellung im Dokument, oder der Drucker „interpretiert“ die alte Einstellung falsch und wählt ein unerwartetes Fach.
3. Die Rolle der Normal.dotm-Vorlage
Die Normal.dotm (oder Normal.dot bei älteren Word-Versionen) ist die Standardvorlage, auf der jedes neue leere Word-Dokument basiert. Wenn die Standard-Papierzufuhr in Ihrer Normal.dotm nicht korrekt konfiguriert ist oder im Laufe der Zeit durch einen fehlerhaften Druckvorgang überschrieben wurde, kann dies ebenfalls zu Problemen führen, selbst bei neuen Dokumenten. Dokumente, die auf dieser Vorlage basieren, erben deren Einstellungen.
4. Nicht übereinstimmende Papierformate
Manchmal ist nicht das Fach das Problem, sondern das im Dokument definierte Papierformat. Wenn ein Dokument beispielsweise auf „A4 quer“ eingestellt ist, Ihr Drucker dies aber nicht erkennt oder dafür ein spezielles Fach erwartet, kann er ebenfalls auf ein falsches Fach ausweichen oder eine Fehlermeldung ausgeben.
Sofortige Hilfe: Papierfach im Druckdialog manuell ändern
Die schnellste, aber leider nicht dauerhafte Lösung ist, das Papierfach bei jedem Druckvorgang manuell im Druckdialog zu ändern. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie ein Dokument nur einmal oder selten drucken müssen.
- Öffnen Sie das Dokument in Microsoft Word.
- Gehen Sie zu Datei > Drucken (oder drücken Sie Strg+P).
- Im Druckdialogfeld sehen Sie in der Regel eine Option für die Papierzufuhr oder das Papierfach. Diese befindet sich oft unter den „Druckereigenschaften” oder „Druckereinstellungen”.
- Klicken Sie auf Druckereigenschaften oder Drucker-Eigenschaften (der genaue Name kann je nach Drucker und Treiber variieren).
- Suchen Sie im sich öffnenden Fenster nach den Optionen für die Papierzufuhr, Medienquelle oder das Papierfach. Wählen Sie hier das gewünschte Fach (z.B. „Automatischer Einzug”, „Fach 1”, „Universalfach”) aus.
- Bestätigen Sie mit „OK” in den Druckereigenschaften und dann mit „Drucken” im Word-Druckdialog.
Nachteil: Sie müssen dies jedes Mal wiederholen, wenn Sie das Dokument drucken. Das ist keine dauerhafte Lösung für wiederkehrende Probleme.
Die Dauerhafte Lösung: Papierfach-Einstellungen direkt im Word-Dokument anpassen
Dies ist der Königsweg, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument immer aus dem richtigen Fach gedruckt wird, egal auf welchem Drucker. Die Einstellungen werden direkt im Dokument gespeichert.
Schritt 1: Papierfach-Einstellungen über das Seitenlayout-Menü anpassen
Jedes Word-Dokument hat Einstellungen für das Seitenlayout, die auch die Papierzufuhr steuern können. Hier können Sie explizit festlegen, welches Fach für die erste Seite und welche für die nachfolgenden Seiten verwendet werden soll.
- Öffnen Sie das betroffene Word-Dokument.
- Gehen Sie im Menüband zu Layout (oder Seitenlayout bei älteren Versionen).
- Klicken Sie in der Gruppe „Seite einrichten” auf den kleinen Pfeil unten rechts (das Dialogfeld-Startfeld). Dadurch öffnet sich das Fenster Seite einrichten.
- Wechseln Sie im Fenster „Seite einrichten” zum Reiter Papier.
- Hier finden Sie zwei Dropdown-Menüs:
- Erste Seite: Wählen Sie hier das gewünschte Papierfach für die erste Seite des Dokuments aus (z.B. „Standardfach (Automatische Auswahl)” oder das spezifische Fach wie „Fach 1”).
- Andere Seiten: Wählen Sie hier das gewünschte Papierfach für alle folgenden Seiten des Dokuments aus. In den meisten Fällen ist dies dasselbe Fach wie für die erste Seite.
Tipp: Achten Sie darauf, dass auch das Papierformat (z.B. A4) korrekt eingestellt ist.
- Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.
- Ganz wichtig: Speichern Sie das Dokument anschließend (Datei > Speichern oder Strg+S), damit die Änderungen dauerhaft im Dokument gespeichert werden.
Wenn Sie dieses Dokument nun drucken, sollte der Drucker die korrekte Papierzufuhr verwenden, da diese Anweisung direkt im Dokument verankert ist.
Schritt 2: Einstellungen für die Normal.dotm-Vorlage ändern (für alle zukünftigen Dokumente)
Wenn Sie dieses Problem häufig bei *neuen* Dokumenten haben oder möchten, dass alle zukünftigen Dokumente standardmäßig aus dem richtigen Fach gezogen werden, müssen Sie die Normal.dotm-Vorlage anpassen.
- Sichern Sie Ihre Normal.dotm: Bevor Sie Änderungen vornehmen, ist es ratsam, eine Sicherungskopie Ihrer bestehenden Normal.dotm-Datei zu erstellen. Sie finden sie normalerweise unter:
C:Users[IhrBenutzername]AppDataRoamingMicrosoftTemplates- Oder einfacher: In Word gehen Sie zu Datei > Optionen > Erweitert > Dateispeicherorte und dort finden Sie den Pfad zu „Benutzervorlagen”.
Kopieren Sie die Datei „Normal.dotm” an einen sicheren Ort.
- Öffnen Sie die Normal.dotm-Vorlage:
- Öffnen Sie in Word ein leeres Dokument.
- Gehen Sie zu Datei > Öffnen > Durchsuchen.
- Navigieren Sie zum oben genannten Vorlagenordner.
- Wählen Sie im Dateityp-Dropdown-Menü „Alle Word-Vorlagen (*.dotx, *.dotm, *.dot)” aus.
- Wählen Sie die Datei „Normal.dotm” aus und klicken Sie auf „Öffnen”.
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorlage und nicht ein neues Dokument basierend auf der Vorlage geöffnet haben. In der Titelleiste von Word sollte „Normal.dotm” stehen.
- Passen Sie die Papierfacheinstellungen an:
- Gehen Sie wie in „Schritt 1: Papierfach-Einstellungen über das Seitenlayout-Menü anpassen” beschrieben vor (Layout > Seiten einrichten > Papier).
- Wählen Sie unter „Erste Seite” und „Andere Seiten” das gewünschte Standardpapierfach aus.
- Als Standard festlegen: Unten links im Fenster „Seite einrichten” finden Sie eine Schaltfläche Als Standard festlegen. Klicken Sie darauf. Word wird Sie fragen, ob Sie die Änderungen an der Normal.dotm-Vorlage speichern möchten. Bestätigen Sie mit „Ja”.
- Speichern und schließen: Speichern und schließen Sie die Normal.dotm-Datei.
Von nun an sollten alle neuen, leeren Dokumente, die Sie erstellen, diese Standard-Papierfach-Einstellungen erben.
Schritt 3: Spezifische Einstellungen in Formatvorlagen prüfen
Manchmal können auch in den Word-Formatvorlagen (Styles) papierbezogene Einstellungen hinterlegt sein. Dies ist seltener, aber möglich, insbesondere wenn Sie benutzerdefinierte Vorlagen verwenden oder Dokumente mit komplexen Formatierungen erhalten haben.
Um dies zu prüfen:
- Gehen Sie im Menüband zu Start > Formatvorlagen (klicken Sie auf den kleinen Pfeil unten rechts, um den Aufgabenbereich zu öffnen).
- Wählen Sie eine Formatvorlage aus (z.B. „Standard”) und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil > Ändern…
- Klicken Sie im Dialogfeld „Formatvorlage ändern” auf Format > Absatz… oder Format > Rahmen… oder Format > Nummerierung… – es gibt hier keine direkte Papierfach-Einstellung, aber indirekte Auswirkungen durch Seitenumbruch-Optionen können manchmal auftreten.
- Direkter ist es oft, über Format > Seitenlayout… in diesem Dialogfeld zu gehen, um zu prüfen, ob die Formatvorlage spezifische Seitenlayout-Einstellungen (einschließlich Papierzufuhr) überschreibt. Dies ist aber eine sehr seltene Konfiguration.
Im Normalfall reicht die Anpassung über das Seitenlayout für das Dokument selbst oder die Normal.dotm.
Alternative Lösungsansätze und Troubleshooting
Sollten die oben genannten Schritte nicht zum Erfolg führen, gibt es weitere Möglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen können:
1. Den Drucker umgehen: Drucken als PDF
Ein eleganter Workaround, der oft Wunder wirkt, ist das Drucken des Dokuments in eine PDF-Datei. Fast jeder moderne Computer hat einen integrierten PDF-Drucker („Microsoft Print to PDF” oder ähnliche). Wenn Sie das Word-Dokument zuerst in eine PDF-Datei konvertieren und dann die PDF-Datei ausdrucken, umgehen Sie die komplexen und manchmal fehlerhaften Interaktionen zwischen Word und dem Druckertreiber.
- Öffnen Sie das Word-Dokument.
- Gehen Sie zu Datei > Drucken.
- Wählen Sie unter „Drucker” die Option Microsoft Print to PDF (oder einen anderen installierten PDF-Drucker wie „Adobe PDF”, „CutePDF Writer” etc.).
- Klicken Sie auf „Drucken” und speichern Sie die PDF-Datei an einem Ort Ihrer Wahl.
- Öffnen Sie die gespeicherte PDF-Datei mit einem PDF-Viewer (z.B. Adobe Acrobat Reader, Browser) und drucken Sie sie von dort aus. PDF-Viewer bieten oft klarere Optionen für die Papierzufuhr.
2. Druckertreiber aktualisieren oder neu installieren
Ein veralteter oder beschädigter Druckertreiber ist eine häufige Ursache für Druckprobleme aller Art, einschließlich falscher Papierfachwahl. Besuchen Sie die offizielle Website des Herstellers Ihres Druckers und suchen Sie nach dem neuesten Treiber für Ihr spezifisches Modell und Betriebssystem. Laden Sie ihn herunter und installieren Sie ihn. Manchmal kann auch eine komplette Neuinstallation des Treibers (inkl. Deinstallation des alten Treibers) erforderlich sein.
3. Firmware des Druckers aktualisieren
Manche Druckerhersteller bieten auch Firmware-Updates für die Druckerhardware selbst an. Dies ist seltener, kann aber spezifische Bugs beheben, die die Papierhandhabung betreffen.
4. Überprüfung der Druckereinstellungen im Betriebssystem
Manchmal können die Probleme auch in den globalen Druckereinstellungen Ihres Betriebssystems liegen. Unter Windows können Sie die Standardeinstellungen für Ihren Drucker anpassen:
- Gehen Sie zu Start > Einstellungen > Geräte > Drucker & Scanner.
- Wählen Sie Ihren Drucker aus und klicken Sie auf Verwalten.
- Klicken Sie auf Druckereigenschaften (nicht „Druckeinstellungen”).
- Suchen Sie in den verschiedenen Reitern (z.B. „Geräteeinstellungen”, „Papiereingabe”, „Erweitert”) nach Optionen für die Standard-Papierzufuhr oder die Medienquelle. Stellen Sie sicher, dass hier das gewünschte Fach als Standard festgelegt ist.
5. Spezifische Papiertypen definieren (Fortgeschritten)
Für sehr spezielle Anforderungen oder wenn Sie häufig verschiedene Papierarten verwenden, können Sie in den Druckereinstellungen des Betriebssystems auch benutzerdefinierte Papiertypen definieren und ihnen bestimmte Fächer zuweisen. Dies ist ein fortgeschrittener Schritt und hängt stark vom Druckermodell und -treiber ab.
6. Dokumentformat konvertieren (von .doc zu .docx)
Wenn Sie immer noch alte .doc-Dokumente verwenden, kann es hilfreich sein, diese in das modernere .docx-Format zu konvertieren. Dieses Format ist weniger anfällig für die Speicherung veralteter oder problematischer Druckereinstellungen.
- Öffnen Sie das
.doc-Dokument in Word. - Gehen Sie zu Datei > Speichern unter.
- Wählen Sie als Dateityp Word-Dokument (*.docx) aus.
- Speichern Sie das Dokument unter einem neuen Namen oder überschreiben Sie das alte (nachdem Sie eine Sicherungskopie erstellt haben).
Dies zwingt Word, das Dokument in das neue Format zu überführen, was oft dazu führt, dass veraltete oder fehlerhafte Einstellungen bereinigt werden.
Fazit: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Druckaufträge!
Das Problem des falschen Papierfachs bei alten Word-Dokumenten ist ein häufiger Ärger, der jedoch mit den richtigen Schritten gelöst werden kann. Das Verständnis, wie Word und Ihr Drucker mit den Papierzufuhr-Einstellungen umgehen, ist der Schlüssel zur Behebung.
Beginnen Sie immer mit der Überprüfung der Seitenlayout-Einstellungen direkt im Dokument und stellen Sie sicher, dass diese korrekt gespeichert werden. Wenn Sie viele Dokumente betroffen sind oder zukünftige Probleme vermeiden möchten, ist die Anpassung Ihrer Normal.dotm-Vorlage unerlässlich. Und vergessen Sie nicht die grundlegenden Schritte wie die Aktualisierung Ihres Druckertreibers. Mit diesen umfassenden Anleitungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente immer so gedruckt werden, wie Sie es beabsichtigen – aus dem richtigen Papierfach!