PDF als dauerhaftes Format beim Speichern von Worddokumenten festlegen – geht das überhaupt?

Die Frage, ob man Microsoft Word dazu bringen kann, Dokumente standardmäßig als PDF zu speichern, beschäftigt viele Nutzer. Schließlich ist das PDF-Format ein etablierter Standard für den Austausch und die Archivierung von Dokumenten. Es gewährleistet, dass das Dokument auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen gleich aussieht, unabhängig von den installierten Schriftarten oder der verwendeten Software. Doch lässt sich Word wirklich so konfigurieren, dass es PDF als bevorzugtes Speicherformat behandelt? In diesem Artikel gehen wir dieser Frage auf den Grund und beleuchten die verschiedenen Möglichkeiten und Workarounds.

Warum überhaupt PDF als Standard?

Bevor wir uns den technischen Aspekten widmen, ist es wichtig zu verstehen, warum so viele Anwender eine PDF-Standardeinstellung in Word wünschen. Die Gründe dafür sind vielfältig:

• Kompatibilität: PDFs sind auf nahezu jedem Gerät lesbar, sei es ein Computer, ein Smartphone oder ein Tablet. Spezielle Software ist in der Regel nicht erforderlich, da die meisten Betriebssysteme über integrierte PDF-Reader verfügen.
• Darstellung: Im Gegensatz zu Word-Dokumenten, die sich je nach verwendetem Programm oder installierten Schriftarten unterschiedlich darstellen können, bleibt das Layout eines PDFs unverändert. Dies ist besonders wichtig, wenn das Dokument professionell aussehen soll oder wichtige Informationen enthält, die nicht verschoben oder verzerrt werden dürfen.
• Archivierung: PDF/A ist ein spezieller PDF-Standard, der speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Dokumente im PDF/A-Format sind selbstständig und enthalten alle notwendigen Informationen, um auch in Zukunft korrekt dargestellt zu werden.
• Sicherheit: PDFs können mit Passwörtern geschützt und mit digitalen Signaturen versehen werden, um die Integrität und Authentizität des Dokuments zu gewährleisten.
• Reduzierte Dateigröße: Oft sind PDFs kleiner als Word-Dokumente, was den Versand per E-Mail erleichtert und Speicherplatz spart.

Die kurze Antwort: Nein, aber…

Die kurze und direkte Antwort auf die Frage, ob man Word dazu bringen kann, Dokumente standardmäßig als PDF zu speichern, lautet: **Nein, das geht nicht direkt.** Microsoft Word bietet keine integrierte Option, um PDF als voreingestelltes Speicherformat festzulegen. Standardmäßig speichert Word Dokumente im .docx-Format.

Allerdings gibt es verschiedene Workarounds und alternative Ansätze, um den Prozess der PDF-Erstellung zu vereinfachen und zu automatisieren. Diese Methoden sind zwar nicht perfekt, können aber den Workflow deutlich beschleunigen und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass man vergisst, ein Dokument als PDF zu speichern.

Workarounds und alternative Methoden

Hier sind einige der gängigsten Methoden, um den PDF-Speicherprozess in Word zu optimieren:

1. Der „Speichern unter”-Trick

Die einfachste, wenn auch nicht die eleganteste Lösung, ist, jedes Mal beim Speichern eines Dokuments den Dateityp manuell auf PDF zu ändern. Dies mag offensichtlich erscheinen, ist aber dennoch die Basis für alle anderen Automatisierungsversuche. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf „Datei” und dann auf „Speichern unter”.
2. Wählen Sie einen Speicherort für Ihr Dokument.
3. Im Dropdown-Menü „Dateityp” wählen Sie „PDF (*.pdf)”.
4. Klicken Sie auf „Speichern”.

Dieser Ansatz ist zwar manuell, aber er stellt sicher, dass Sie jedes Mal daran erinnert werden, das Dokument als PDF zu speichern.

2. Makros zur Automatisierung

Für fortgeschrittene Benutzer bietet Word die Möglichkeit, Makros zu erstellen. Ein Makro ist eine kleine Programmroutine, die wiederkehrende Aufgaben automatisiert. Sie können ein Makro erstellen, das automatisch ein Dokument als PDF speichert, sobald es erstellt oder bearbeitet wurde. Hier ist ein Beispiel für ein einfaches Makro:

Sub SaveAsPDF()
  Dim strFilename As String
  strFilename = ActiveDocument.FullName
  strFilename = Left(strFilename, InStrRev(strFilename, ".", -1, vbTextCompare) - 1) & ".pdf"
  ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=strFilename, _
  ExportFormat:=wdExportFormatPDF, OpenAfterExport:=False, OptimizeFor:= _
  wdExportOptimizeForPrint, Range:=wdExportAllDocument, Item:= _
  wdExportDocumentContent, IncludeDocProps:=True, KeepIRM:=True, _
  CreateBookmarks:=wdExportCreateNoBookmarks, DocStructureTags:=True, _
  BitmapMissingFonts:=True, UseISO19005_1:=False
End Sub

So erstellen Sie dieses Makro:

1. Drücken Sie Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
2. Im VBA-Editor klicken Sie auf „Einfügen” und dann auf „Modul”.
3. Kopieren Sie den oben stehenden Code in das Modul.
4. Schließen Sie den VBA-Editor.
5. Um das Makro auszuführen, drücken Sie Alt + F8, wählen Sie „SaveAsPDF” aus der Liste und klicken Sie auf „Ausführen”.

Sie können dieses Makro auch einer Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zuweisen, um es noch einfacher zu machen.

Wichtig: Makros können auch Sicherheitsrisiken bergen. Achten Sie darauf, dass Sie nur Makros aus vertrauenswürdigen Quellen verwenden.

3. Verwendung von Drittanbieter-Tools

Es gibt zahlreiche Drittanbieter-Tools und Add-Ins für Word, die den PDF-Speicherprozess erleichtern. Einige dieser Tools bieten die Möglichkeit, PDF als Standardformat festzulegen oder automatische PDF-Konvertierungen durchzuführen. Beispiele hierfür sind:

• PDF-Drucker: Programme wie „CutePDF Writer” oder „Bullzip PDF Printer” installieren einen virtuellen Drucker auf Ihrem System. Anstatt ein Dokument zu drucken, wählen Sie diesen Drucker aus, und das Dokument wird als PDF gespeichert.
• Kommerzielle PDF-Editoren: Software wie Adobe Acrobat Pro oder Nitro PDF bieten umfangreiche Funktionen zur PDF-Erstellung und -Bearbeitung, einschließlich der Möglichkeit, PDF als Standardformat für bestimmte Aktionen festzulegen.
• Word Add-Ins: Es gibt verschiedene Add-Ins, die speziell für die PDF-Erstellung in Word entwickelt wurden und zusätzliche Funktionen bieten, wie z.B. die automatische Erstellung von PDFs beim Speichern von Word-Dokumenten.

Die Wahl des richtigen Tools hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen und Ihrem Budget ab.

4. Gruppieren der Dateierstellung mit Batch-Konvertierung

Wenn viele Word-Dateien auf einmal in PDF umgewandelt werden sollen, ist eine Batch-Konvertierung die effizienteste Methode. Viele PDF-Programme oder Online-Konverter ermöglichen das Hochladen einer Vielzahl von Word-Dateien, die dann automatisch in PDFs umgewandelt werden.

5. Cloud-Speicher mit integrierter PDF-Konvertierung

Einige Cloud-Speicherdienste wie Google Drive oder Dropbox bieten eine integrierte Funktion zur Konvertierung von Word-Dokumenten in PDFs. Laden Sie einfach Ihr Word-Dokument in den Cloud-Speicher hoch und wählen Sie die Option „Als PDF speichern”. Dies kann eine bequeme Lösung sein, wenn Sie Ihre Dokumente ohnehin in der Cloud speichern.

Fazit: PDF als Standard – nicht direkt, aber machbar

Auch wenn Word selbst keine direkte Option bietet, um PDF als Standard-Speicherformat festzulegen, gibt es eine Vielzahl von Workarounds und alternativen Methoden, um den PDF-Erstellungsprozess zu vereinfachen und zu automatisieren. Von einfachen manuellen Schritten bis hin zu komplexen Makros und Drittanbieter-Tools – es gibt für jeden Anwender eine passende Lösung. Die Wahl der richtigen Methode hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen, Ihrem Kenntnisstand und Ihrem Budget ab. Mit ein wenig Aufwand können Sie sicherstellen, dass Ihre Word-Dokumente immer im sicheren und kompatiblen PDF-Format gespeichert werden.

Zusätzliche Tipps

• Überlegen Sie sich einen klaren Workflow für die PDF-Erstellung. Definieren Sie, wann und wie Sie Ihre Dokumente als PDF speichern möchten.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den verschiedenen Methoden zur PDF-Erstellung.
• Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre PDF-Konvertierungstools und -Methoden noch aktuell und sicher sind.