Geht nicht, gibt’s nicht: Wie Sie einen Index bei Word ganz einfach NICHT alphabetisch erstellen

Haben Sie sich jemals die Haare gerauft, weil Microsoft Word Ihnen vorschreibt, dass Ihr Index gefälligst alphabetisch zu sein hat? Ein Stichwortverzeichnis ist unglaublich nützlich, um schnell Informationen in einem langen Dokument zu finden. Doch was, wenn die chronologische Reihenfolge, die thematische Gliederung oder die Wichtigkeit der Einträge viel relevanter wäre als die sture ABC-Ordnung? Die gute Nachricht ist: Was auf den ersten Blick unmöglich scheint, ist es nicht! Das Motto „Geht nicht, gibt’s nicht” trifft hier voll zu. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen Word-Index nicht alphabetisch erstellen – mit einem cleveren Trick, der die vermeintlichen Grenzen von Word sprengt.

Das Dilemma: Warum Word so stur ist (und warum das oft nicht passt)

Standardmäßig ist das Erstellen eines Index in Word eine ziemlich geradlinige Angelegenheit: Sie markieren Ihre Einträge, und Word spuckt eine wohlgeordnete, alphabetische Liste mit Seitenzahlen aus. Für viele Anwendungsfälle ist das ideal – man denke an ein Glossar oder ein klassisches Sachregister. Aber stellen Sie sich vor, Sie schreiben ein technisches Handbuch, in dem die Reihenfolge der Schritte entscheidend ist, oder eine historische Abhandlung, in der Ereignisse chronologisch aufgeführt werden sollen. Oder vielleicht möchten Sie bestimmte „Hauptkapitel” im Index vor anderen, weniger wichtigen Begriffen anzeigen, unabhängig von deren Anfangsbuchstaben.

In solchen Szenarien ist ein alphabetischer Index nicht nur unpraktisch, sondern kann die Informationsfindung sogar erschweren. Word bietet keine direkte Option im Menü, um die Sortierreihenfolge des gesamten Index zu ändern. Doch wie so oft bei komplexeren Word-Funktionen liegt die Lösung nicht im offensichtlichen Klick, sondern in der cleveren Umnutzung bestehender Werkzeuge. Wir werden das System ein wenig austricksen, indem wir eine andere, mächtige Funktion von Word für unsere Zwecke zweckentfremden: das Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle.

Die geheime Waffe: Das Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle (TOA) neu gedacht

Das „Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle” (im Englischen: Table of Authorities, kurz TOA) ist eine Funktion, die primär für juristische Dokumente gedacht ist, um Gesetze, Gerichtsurteile und andere Referenzen zu zitieren und zu listen. Das Besondere daran: Es erlaubt Ihnen, Zitationen in verschiedenen Kategorien zu organisieren (z.B. „Gesetze”, „Fälle”, „Verordnungen”) und diese Kategorien dann in einer festgelegten Reihenfolge im Verzeichnis anzuzeigen. Und genau das ist unser Schlüssel zur nicht-alphabetischen Sortierung! Während die Einträge *innerhalb* jeder Kategorie alphabetisch geordnet sind, ist die Reihenfolge der *Kategorien selbst* von Ihnen frei definierbar. Damit können Sie die übergeordnete Struktur Ihres Index nach Belieben gestalten.

Bevor wir loslegen, sei darauf hingewiesen, dass dieser Ansatz etwas mehr manuelle Vorarbeit erfordert als der Standard-Index. Aber die Kontrolle, die Sie über die Struktur und die Benutzerfreundlichkeit Ihres Dokuments gewinnen, ist es absolut wert. Machen Sie sich bereit, die Macht über Ihren Word-Index zu übernehmen!

Schritt für Schritt zur nicht-alphabetischen Magie

1. Vorbereitung: Die geheimen Kategorien definieren

Der erste Schritt ist die Definition der Kategorien, die die übergeordnete Struktur Ihres nicht-alphabetischen Index bilden sollen. Dies könnten thematische Gruppen, chronologische Abschnitte oder Prioritätsstufen sein. Die Reihenfolge, in der Sie diese Kategorien hier festlegen, ist entscheidend, denn genau in dieser Reihenfolge werden sie später im Verzeichnis erscheinen.

1. Öffnen Sie Ihr Word-Dokument.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte „Referenzen” im Word-Menüband.
3. Suchen Sie in der Gruppe „Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle” die Option „Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle einfügen” und klicken Sie darauf. Ein Dialogfeld wird geöffnet.
4. Im Dialogfeld klicken Sie auf die Schaltfläche „Kategorie…”.
5. Sie sehen nun eine Liste von Standardkategorien (z.B. „Fälle”, „Verordnungen”, „Sonstiges”). Diese können Sie umbenennen oder eigene hinzufügen. Wählen Sie eine ungenutzte Kategorie (z.B. „11 Sonstiges”) und klicken Sie auf „Kategorie umbenennen”.
6. Geben Sie den Namen Ihrer ersten gewünschten Index-Kategorie ein (z.B. „Wichtige Konzepte”, „Chronologische Entwicklung”, „Teil A: Grundlagen”). Bestätigen Sie mit „OK”.
7. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Kategorien, die Sie benötigen. Achten Sie dabei genau auf die Reihenfolge, in der Sie die Kategorien in der Liste anordnen. Wenn Sie eine Kategorie an einer bestimmten Position haben möchten, müssen Sie sie eventuell einer ungenutzten Zahl in der Liste zuweisen. Word nummeriert diese intern, aber die Anzeige im Dialog ist die maßgebliche Sortierhilfe für die spätere Ausgabe. Merken Sie sich die Nummer Ihrer Kategorien (z.B. 1 für „Wichtige Konzepte”, 2 für „Chronologische Entwicklung” usw.).
8. Klicken Sie auf „Schließen”, um zum vorherigen Dialogfeld zurückzukehren, und dann nochmals auf „Schließen” im Hauptdialogfeld des Inhaltsverzeichnisses der Rechtsfälle.

Dieser Schritt ist das Fundament Ihrer individuellen Indexstruktur. Nehmen Sie sich hier genug Zeit, um eine sinnvolle Gliederung zu entwickeln.

2. Einträge markieren – Der Schlüssel zur Ordnung

Nachdem Ihre Kategorien definiert sind, können Sie nun beginnen, die Begriffe in Ihrem Dokument zu markieren. Jeder markierte Begriff wird einer der zuvor definierten Kategorien zugewiesen.

1. Navigieren Sie zu dem Begriff oder der Phrase in Ihrem Dokument, die Sie in Ihren Index aufnehmen möchten. Markieren Sie den Text.
2. Wechseln Sie erneut zur Registerkarte „Referenzen”.
3. Klicken Sie in der Gruppe „Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle” auf „Zitation markieren”.
4. Es öffnet sich das Dialogfeld „Zitation markieren”.
5. Im Feld „Ausgewählter Text” sehen Sie den von Ihnen markierten Begriff.
6. Im Feld „Langer Zitationsname” können Sie eine ausführlichere Version des Eintrags für den Index eingeben, falls der markierte Text zu kurz ist oder Sie eine spezifische Formulierung wünschen. Dies ist der Text, der später im Index erscheinen wird.
7. Der wichtigste Schritt: Wählen Sie im Dropdown-Menü „Kategorie” die entsprechende nicht-alphabetische Kategorie aus, der dieser Eintrag zugeordnet werden soll (z.B. „Wichtige Konzepte”).
8. Wählen Sie aus, ob die Seite als Nummer oder als Bereich angezeigt werden soll („Seite” oder „Bereich”).
9. Klicken Sie auf „Markieren”, um nur diesen einen Eintrag zu markieren, oder auf „Alle markieren”, wenn der gleiche Begriff mehrfach im Dokument vorkommt und Sie alle Instanzen markieren möchten. Word fügt hinter dem markierten Text ein verstecktes Feld ein (erkennbar als { TA l "Langer Zitationsname" s "Kurzer Name" c "KategorieNummer" }, wenn Sie die Feldfunktionen anzeigen).
10. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Begriffe, die Sie in Ihren nicht-alphabetischen Index aufnehmen möchten. Es ist hilfreich, sich eine Liste Ihrer Begriffe und ihrer zugehörigen Kategorien zu machen.

Vergessen Sie nicht, die Absatzmarken und ausgeblendeten Formatierungszeichen (auf der Registerkarte „Start” unter „Absatz”) anzuzeigen, um die markierten Zitationen besser sehen und gegebenenfalls bearbeiten zu können. Diese sehen aus wie { TA l "Mein Eintrag" c 1 }.

3. Das nicht-alphabetische Verzeichnis erstellen und anpassen

Nachdem alle Einträge markiert und kategorisiert sind, ist es Zeit, Ihr einzigartiges Verzeichnis zu erstellen.

1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle im Dokument, wo Ihr nicht-alphabetischer Index erscheinen soll – typischerweise am Ende des Dokuments oder in einem eigenen Abschnitt.
2. Gehen Sie erneut zur Registerkarte „Referenzen”.
3. Klicken Sie in der Gruppe „Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle” auf „Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle einfügen”.
4. Im Dialogfeld „Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle einfügen” haben Sie verschiedene Optionen zur Formatierung:
   • „Kategorie”: Stellen Sie sicher, dass hier „Alle” ausgewählt ist. Nur so werden alle Ihre benutzerdefinierten Kategorien in der festgelegten Reihenfolge angezeigt. Alternativ könnten Sie auch nur eine spezifische Kategorie anzeigen, wenn Sie mehrere unabhängige, nicht-alphabetische Listen erstellen wollen.
   • „Format”: Wählen Sie ein vorgefertigtes Format, das Ihnen optisch zusagt. Sie können auch „Aus Vorlage” wählen und später über „Ändern…” die Formatierung anpassen (Schriftart, -größe, Absätze etc.).
   • „Tabstoppfüllzeichen”: Wählen Sie, ob Punkte, Striche oder nichts zwischen dem Eintrag und der Seitenzahl angezeigt werden soll.
   • „Seitenzahlen rechtsbündig”: Aktivieren Sie diese Option für ein sauberes Layout.
5. Klicken Sie auf „OK”.

Word generiert nun Ihr Verzeichnis. Sie werden feststellen, dass die Überschriften der Kategorien (z.B. „Wichtige Konzepte”, „Chronologische Entwicklung”) in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge erscheinen. Unter jeder Kategorie sind die jeweiligen Einträge alphabetisch sortiert – dies ist die einzige verbleibende Alphabetisierung. Doch die übergeordnete Struktur ist exakt das, was Sie sich gewünscht haben: ein Word-Index, der nicht alphabetisch geordnet ist!

4. Feinschliff und Aktualisierung

Wie bei allen automatisch generierten Verzeichnissen in Word ist auch Ihr nicht-alphabetischer Index dynamisch. Wenn Sie Änderungen an Ihrem Dokument vornehmen (neue Einträge hinzufügen, bestehende löschen, Seitenzahlen verschieben sich), müssen Sie das Verzeichnis aktualisieren:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle innerhalb des generierten Index.
2. Wählen Sie im Kontextmenü „Felder aktualisieren”.
3. Word aktualisiert dann alle Einträge und Seitenzahlen entsprechend den neuesten Änderungen in Ihrem Dokument.

Sie können auch die Formatierung des gesamten Verzeichnisses anpassen, indem Sie die entsprechenden Formatvorlagen für die Überschrift der Kategorie (z.B. „TOA-Kopfzeile”) und die Einträge (z.B. „TOA-Eintrag”) ändern.

Alternative Ansätze und wann sie Sinn machen

Obwohl das Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle die eleganteste Lösung für einen *übergeordnet* nicht-alphabetischen Index ist, gibt es noch andere (weniger ideale) Wege, die je nach Anwendungsfall nützlich sein könnten:

Mehrere Indexfelder mit Kategorien

Sie könnten auch den Standard-Index ({ INDEX }) verwenden, indem Sie Einträge mit dem c-Schalter kategorisieren (z.B. { XE "Mein Eintrag" c "Kategorie A" }) und dann *mehrere* separate Indexfelder in Ihrem Dokument einfügen, jeweils gefiltert nach einer Kategorie.
Beispiel:

{ INDEX c "Kategorie A" }
{ INDEX c "Kategorie B" }
{ INDEX c "Kategorie C" }

Sie platzieren diese Felder dann in der gewünschten Reihenfolge. Der Nachteil ist, dass jedes dieser Felder eine eigene Überschrift benötigt und das Ganze weniger kohärent wirkt als die TOA-Lösung, die speziell für diese Art der Kategorisierung und Darstellung gedacht ist.

Manuelle Sortierung nach Konvertierung zu Text

Eine weitere (sehr unpraktische und nicht empfohlene) Methode wäre, den Standard-Index zu erstellen, das gesamte Indexfeld in reinen Text zu konvertieren (Strg+Umschalt+F9 oder Cmd+Shift+F9 auf Mac) und ihn dann manuell oder mit externen Tools (Excel, Texteditor) zu sortieren. Der Haken: Der Index ist dann nicht mehr dynamisch. Jede Änderung im Dokument würde bedeuten, den gesamten Prozess zu wiederholen – ein Albtraum für größere Projekte.

Für die meisten Anwendungsfälle, bei denen eine übergeordnete nicht-alphabetische Struktur gewünscht ist, ist die Methode mit dem Inhaltsverzeichnis der Rechtsfälle (TOA) die überlegene Lösung, da sie die Dynamik des Index beibehält und die Organisation von Kategorien ermöglicht.

Best Practices für Ihren individuellen Index

• Planung ist alles: Bevor Sie mit dem Markieren beginnen, überlegen Sie sich genau, welche Kategorien Sie benötigen und in welcher Reihenfolge sie erscheinen sollen. Eine gute Struktur spart später viel Arbeit.
• Konsistenz: Achten Sie darauf, dass Ihre Kategorienamen und die „Langen Zitationsnamen” der Einträge konsistent sind. Dies erhöht die Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit Ihres Index.
• Leserführung: Denken Sie aus Sicht des Lesers. Macht die nicht-alphabetische Anordnung wirklich Sinn für ihn? Chronologische oder thematische Indices sind dann nützlich, wenn der Leser einem bestimmten Verlauf folgen oder sich zu einem Oberthema informieren möchte.
• Testen: Erstellen Sie eine Testversion Ihres Index, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert, bevor Sie alle Einträge markieren.
• Dokumentation: Wenn Sie mit anderen an dem Dokument arbeiten, dokumentieren Sie, wie der Index erstellt wurde, da dies keine Standardmethode ist.

SEO-Vorteile eines gut strukturierten Dokuments

Auch wenn wir hier nicht von Web-SEO sprechen, hat ein gut strukturierter und leicht navigierbarer Dokumenten-Index enorme Vorteile für die „interne” Suchmaschinenoptimierung Ihres Dokuments:

• Verbesserte Lesererfahrung: Ein logisch aufgebauter Index, der die Informationssuche erleichtert, führt zu einer höheren Zufriedenheit des Lesers. Sie finden schneller, was sie suchen, und können das Dokument effektiver nutzen.
• Professioneller Eindruck: Ein durchdachtes und maßgeschneidertes Verzeichnis signalisiert Sorgfalt und Professionalität. Es zeigt, dass Sie sich Gedanken über die Dokumentenstruktur und die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe gemacht haben.
• Effizientere Informationsbeschaffung: In sehr langen oder komplexen Dokumenten ist ein gut strukturierter Index entscheidend für die effiziente Informationsbeschaffung. Nutzer können sich auf die Themen konzentrieren, die für sie am relevantesten sind, ohne sich durch eine alphabetische Liste kämpfen zu müssen, die ihre Gliederung nicht widerspiegelt.

Fazit: Ihr Word-Index, Ihre Regeln!

Der Glaube, ein Word-Index müsse immer alphabetisch sein, ist ein weit verbreiteter Irrtum. Wie wir gesehen haben, gibt es durchaus Wege, diese Beschränkung zu umgehen und ein Stichwortverzeichnis zu erstellen, das perfekt auf die spezifischen Anforderungen Ihres Dokuments zugeschnitten ist. Die Umfunktionierung des „Inhaltsverzeichnisses der Rechtsfälle” mag auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen, ist aber eine mächtige und dynamische Methode, um die Kontrolle über die Sortierreihenfolge Ihrer Kategorien zu erlangen.

Denken Sie daran: Bei Word geht es oft darum, die eingebauten Funktionen kreativ zu nutzen. Mit ein wenig Experimentierfreude können Sie nahezu jede gewünschte Dokumentenstruktur umsetzen. Also, lassen Sie sich nicht länger vom Alphabet einschränken. Erstellen Sie Ihren Word-Index genau so, wie Sie ihn brauchen – nicht alphabetisch und absolut benutzerfreundlich! Es ging doch, nicht wahr?