Die Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten (MFA) oder in anderen Gesundheitsberufen ist eine spannende Zeit voller neuer Eindrücke und Herausforderungen. Eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie als Azubi meistern werden, ist der professionelle Umgang mit Neupatienten – insbesondere bei der Erstuntersuchung. In vielen modernen Praxen spielt dabei Doctolib eine zentrale Rolle. Dieser Guide nimmt Sie Schritt für Schritt an die Hand und zeigt Ihnen, wie Sie diese Aufgabe souverän bewältigen und dabei einen bleibenden positiven Eindruck hinterlassen.
Einführung: Warum der erste Eindruck zählt – und Doctolib hilft
Als Azubi sind Sie oft der erste Kontaktpunkt für Neupatienten in der Praxis. Der erste Eindruck, den ein Patient von der Praxis und ihren Mitarbeitern gewinnt, ist entscheidend für die weitere Bindung und das Vertrauen. Eine gut organisierte und empathische Erstbegegnung kann den Grundstein für eine langfristige Patientenbeziehung legen.
Moderne Arztpraxen nutzen digitale Tools wie Doctolib, um Termine zu verwalten, Patientendaten zu erfassen und die Kommunikation zu optimieren. Für Sie als Azubi bedeutet das, dass Sie sich nicht nur mit den Abläufen in der Praxis, sondern auch mit der Nutzung solcher Software vertraut machen müssen. Keine Sorge – das ist einfacher, als es klingt, und dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Aspekte zu verstehen und anzuwenden.
Wir teilen den Prozess der Erstuntersuchung eines Neupatienten in vier Phasen ein: Vorbereitung, Empfang, Begleitung während der Untersuchung und Nachbereitung.
Phase 1: Vorbereitung ist alles – Bevor der Patient eintrifft
Die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf legen Sie bereits, bevor der Patient die Praxis betritt. Eine gute Vorbereitung nimmt nicht nur Ihnen Stress, sondern vermittelt dem Patienten auch das Gefühl, willkommen und erwartet zu sein.
1.1 Terminmanagement mit Doctolib verstehen
Die meisten Neupatienten buchen ihren Termin heutzutage online über Doctolib. Ihre erste Aufgabe ist es daher, sich mit der Terminübersicht in Doctolib vertraut zu machen.
* Termine prüfen: Schauen Sie regelmäßig in den digitalen Kalender. Neupatienten sind in Doctolib oft speziell gekennzeichnet, beispielsweise durch ein „Neu“-Symbol oder eine entsprechende Notiz. Das hilft Ihnen, sie schnell zu identifizieren.
* Stammdaten checken: Doctolib fragt bei der Buchung bereits einige grundlegende Daten ab. Überprüfen Sie, ob Name, Geburtsdatum und Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail) vollständig und plausibel sind. Falls Informationen fehlen, können Sie diese später beim Empfang erfragen.
* Besonderheiten notieren: Manchmal hinterlassen Patienten bei der Online-Buchung eine Notiz zum Grund ihres Besuchs. Wenn der Arzt oder Ihre Ausbilderin diese Information benötigt, bereiten Sie diese vor oder machen Sie sich eine interne Notiz.
1.2 Patientenakte anlegen/vorbereiten
Bevor der Patient kommt, sollten Sie – wenn möglich und erlaubt – eine vorläufige Patientenakte anlegen oder zumindest alle notwendigen Formulare bereitlegen.
* Digitale Akte in der Praxis-EDV: Lernen Sie, wie Sie in Ihrer Praxissoftware einen neuen Patienten anlegen. Dazu gehören in der Regel Name, Geburtsdatum, Geschlecht und die Krankenversicherung. Die Daten aus Doctolib können hier oft direkt übertragen oder abgeglichen werden, was Tippfehler minimiert.
* Formulare bereitlegen: Für Neupatienten benötigen Sie in der Regel einen Anamnesebogen, eine Datenschutzerklärung und eventuell weitere spezifische Formulare (z.B. für besondere Behandlungen oder Vorsorgeuntersuchungen). Legen Sie diese griffbereit an den Empfang.
* Datenschutz beachten: Sensibilisieren Sie sich von Anfang an für den Datenschutz. Patientendaten sind streng vertraulich. Achten Sie darauf, dass Formulare nicht offen herumliegen und Bildschirme vor neugierigen Blicken geschützt sind.
1.3 Räumlichkeiten vorbereiten
Das Ambiente der Praxis trägt maßgeblich zum Wohlbefinden des Patienten bei. Als Azubi können Sie hier viel bewirken.
* Wartezimmer: Sorgen Sie für Ordnung und Sauberkeit. Sind Zeitschriften aktuell? Sind alle Informationsmaterialien (Flyer zu Leistungen, Notfallnummern) an ihrem Platz?
* Empfangsbereich: Halten Sie Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt. Ein übersichtlicher Empfangstresen wirkt professionell und einladend.
* Behandlungszimmer: Stellen Sie sicher, dass das Behandlungszimmer für die Erstuntersuchung vorbereitet ist. Dazu gehört die grundlegende Hygiene, die Bereitstellung von Untersuchungsmaterialien (z.B. Laken für die Liege, Desinfektionsmittel, Handschuhe) und die Funktionstüchtigkeit der Geräte. Fragen Sie hier immer nach, wenn Sie unsicher sind, was benötigt wird.
Phase 2: Der große Empfang – Ankunft des Neupatienten
Dies ist der Moment, in dem der Patient die Praxis betritt und Sie als erster Ansprechpartner wahrnimmt. Hier ist Ihre Freundlichkeit und Professionalität besonders gefragt.
2.1 Herzliches Willkommen
Ein Lächeln und eine freundliche Begrüßung machen einen großen Unterschied.
* Persönliche Ansprache: Wenn Sie den Namen des Patienten aus Doctolib kennen, begrüßen Sie ihn direkt mit „Guten Tag, Herr/Frau [Nachname], herzlich willkommen!”. Das vermittelt sofort Wertschätzung.
* Blickkontakt und Empathie: Schenken Sie dem Patienten Ihre volle Aufmerksamkeit. Erklären Sie kurz den Ablauf: „Haben Sie den Termin über Doctolib gebucht? Wunderbar! Wir benötigen kurz Ihre Versichertenkarte und ein paar Angaben auf unserem Anamnesebogen.”
* Wartezeit kommunizieren: Sollte es zu Wartezeiten kommen, informieren Sie den Patienten proaktiv und entschuldigen Sie sich kurz. „Der Arzt ist noch kurz im Gespräch, aber Sie sind gleich an der Reihe. Nehmen Sie doch bitte schon einmal im Wartezimmer Platz.”
2.2 Administrative Schritte am Empfang
Jetzt geht es ans Eingemachte – die Erfassung der Patientendaten.
* Versichertenkarte einlesen: Dies ist einer der ersten und wichtigsten Schritte. Bitten Sie den Patienten um seine elektronische Gesundheitskarte (eGK) und lesen Sie diese in das System ein. Überprüfen Sie, ob die Daten korrekt übernommen wurden und ob die Versicherung aktuell ist.
* Anamnesebogen aushändigen und erklären: Geben Sie den vorbereiteten Anamnesebogen aus. Erklären Sie kurz, warum er wichtig ist und welche Informationen benötigt werden (z.B. Vorerkrankungen, Medikamente, Allergien). Bieten Sie Hilfe an, falls Fragen auftauchen sollten.
* Einwilligungserklärungen: Informieren Sie über die Datenschutzerklärung und bitten Sie um Unterschrift. Eventuell sind weitere Einverständniserklärungen (z.B. für spezielle Untersuchungen) notwendig.
* Kontaktdaten überprüfen/ergänzen: Bestätigen Sie die in Doctolib hinterlegten Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) und fragen Sie nach der aktuellen Adresse. Dies ist wichtig für die weitere Kommunikation, z.B. für Erinnerungen an Folgetermine über Doctolib oder für die Zusendung von Befunden.
2.3 Umgang mit Fragen und Unsicherheiten
Neupatienten sind oft nervös oder haben viele Fragen. Ihre Rolle ist es, Ruhe auszustrahlen und Hilfestellung zu leisten.
* Geduld und Zuhören: Nehmen Sie sich die Zeit, um Fragen zu beantworten. Hören Sie aufmerksam zu.
* Kommunikationsfähigkeit: Erklären Sie komplexe Sachverhalte einfach und verständlich. Wenn Sie eine Frage nicht beantworten können, leiten Sie sie an eine erfahrene MFA oder den Arzt weiter. Sagen Sie dann: „Das ist eine gute Frage, die ich selbst nicht beantworten kann. Ich frage gerne meine Kollegin / den Arzt für Sie.”
* Empathie: Versetzen Sie sich in die Lage des Patienten. Ein Arztbesuch kann beängstigend sein. Ein beruhigendes Wort kann Wunder wirken.
Phase 3: Während der Untersuchung – Ihre unterstützende Rolle
Sobald die administrativen Schritte am Empfang erledigt sind, begleiten Sie den Patienten zur eigentlichen Untersuchung.
3.1 Begleitung ins Behandlungszimmer
Zeigen Sie dem Patienten den Weg und bereiten Sie den Arzt oder die erfahrene MFA vor.
* Wegweisung: Führen Sie den Patienten zum Behandlungszimmer. Achten Sie darauf, dass der Weg frei ist und keine Stolperfallen existieren.
* Kurze Übergabe: Informieren Sie den Arzt oder die MFA kurz über den Neupatienten, dessen Namen und ggf. den Grund des Besuchs. „Herr Müller ist der Neupatient für die Erstuntersuchung.”
* Aufenthaltsort erklären: Weisen Sie den Patienten an, wo er warten oder Platz nehmen soll. „Der Arzt kommt gleich zu Ihnen. Nehmen Sie bitte auf dem Stuhl Platz.”
3.2 Assistenz im Behandlungszimmer
Je nach Ausbildungsstand und den Anweisungen Ihrer Ausbilder werden Sie im Behandlungszimmer assistieren.
* Vor- und Nachbereitung: Helfen Sie bei der Vorbereitung des Patienten (z.B. Lagerung auf der Liege) und der benötigten Instrumente.
* Instrumente reichen: Lernen Sie, welche Instrumente für welche Untersuchung benötigt werden und reichen Sie diese dem Arzt oder der MFA an.
* Notizen machen: In manchen Praxen dürfen Azubis bereits erste Notizen in der Patientenakte vermerken, wie z.B. Vitalwerte (Blutdruck, Puls, Größe, Gewicht). Fragen Sie immer nach, ob dies gewünscht ist und wie die korrekte Dokumentation erfolgt.
* Hygiene: Achten Sie stets auf die Einhaltung der Hygienevorschriften, sowohl vor, während als auch nach der Untersuchung (Händedesinfektion, Handschuhe tragen, Oberflächen desinfizieren).
3.3 Dokumentation in der Patientenakte
Die lückenlose und korrekte Dokumentation ist ein essenzieller Bestandteil der Patientenversorgung und rechtlich relevant.
* Erfassung von Basisdaten: Stellen Sie sicher, dass alle Daten aus dem Anamnesebogen korrekt in die digitale Patientenakte übertragen werden. Dazu gehören Allergien, aktuelle Medikation, Vorerkrankungen und Familienanamnese.
* Ergebnisse der Erstuntersuchung: Notieren Sie alle Basisdaten und erste Befunde, die vom Arzt diktiert oder von Ihnen ermittelt wurden (z.B. Gewicht, Größe, Blutdruck).
* Nutzung der Praxis-EDV: Lernen Sie die Funktionen Ihrer Praxissoftware kennen, um effizient und fehlerfrei zu dokumentieren. Jede Eingabe ist wichtig.
Phase 4: Nach der Untersuchung – Die Weichen für die Zukunft stellen
Die Erstuntersuchung ist beendet, aber Ihre Aufgabe ist noch nicht ganz erledigt. Die Nachbereitung ist entscheidend für die weitere Patientenbindung.
4.1 Nachbereitung und Verabschiedung
Klären Sie die nächsten Schritte und verabschieden Sie den Patienten freundlich.
* Nächste Schritte klären: Hat der Arzt einen Folgetermin empfohlen? Wird eine Überweisung benötigt? Gibt es Anweisungen für den Patienten (z.B. Einnahme von Medikamenten, weitere Untersuchungen)? Fassen Sie die wichtigsten Informationen zusammen oder lassen Sie sich dies vom Arzt oder der erfahrenen MFA erklären.
* Terminvereinbarung über Doctolib: Vereinbaren Sie, falls notwendig, direkt einen Folgetermin mit dem Patienten. Nutzen Sie dazu wieder Doctolib. Erklären Sie dem Patienten kurz, wie er seine Termine über Doctolib einsehen und gegebenenfalls verschieben kann. Viele Praxen nutzen die automatischen Erinnerungsfunktionen von Doctolib per SMS oder E-Mail, was die Patiententreue erhöht.
* Positive Verabschiedung: Bedanken Sie sich für den Besuch und verabschieden Sie den Patienten mit einem freundlichen „Auf Wiedersehen!” oder „Gute Besserung!”.
4.2 Akte finalisieren
Nachdem der Patient die Praxis verlassen hat, gibt es noch administrative Aufgaben.
* Dokumente ablegen/scannen: Alle unterschriebenen Formulare (Anamnesebogen, Datenschutzerklärung) müssen gescannt und in der digitalen Patientenakte abgelegt werden. Die Originale werden datenschutzgerecht archiviert oder vernichtet.
* Abrechnungsrelevante Daten prüfen: Stellen Sie sicher, dass alle für die Abrechnung wichtigen Informationen in der Akte vermerkt sind (z.B. Besuchsgrund, durchgeführte Leistungen, evtl. Kostenübernahmen).
* ToDo-Listen abarbeiten: Gibt es weitere Aufgaben, die sich aus dem Besuch ergeben haben (z.B. Überweisungen erstellen, Befunde anfordern)? Erledigen Sie diese oder notieren Sie sie auf Ihrer ToDo-Liste.
4.3 Interner Austausch und Lernen
Nutzen Sie jede Gelegenheit, um zu lernen und sich zu verbessern.
* Rückmeldung an das Team: Geben Sie eine kurze Rückmeldung, wenn Ihnen etwas aufgefallen ist oder Sie Fragen haben. Das zeigt Ihr Engagement.
* Lernpunkte identifizieren: Überlegen Sie nach jedem Neupatienten-Management, was gut lief und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Fragen Sie aktiv nach Feedback von Ihrer Ausbilderin oder dem Arzt.
Wichtige Tipps für Azubis: Ihr Weg zum Erfolg
* Fragen Sie, fragen Sie, fragen Sie! Es gibt keine dummen Fragen. Es ist besser, einmal zu viel zu fragen, als Fehler zu machen, die sich auf die Patientenversorgung auswirken könnten.
* Führen Sie ein Protokoll: Schreiben Sie sich wichtige Abläufe, Abkürzungen und Besonderheiten Ihrer Praxis auf. Dies ist Ihr persönliches Nachschlagewerk.
* Seien Sie geduldig mit sich selbst: Aller Anfang ist schwer. Es braucht Zeit, um Routinen zu entwickeln und sicher im Umgang mit Patienten und Software wie Doctolib zu werden.
* Lernen Sie die Technik lieben: Je besser Sie Doctolib und Ihre Praxis-EDV beherrschen, desto effizienter können Sie arbeiten. Nehmen Sie an Schulungen teil und probieren Sie Funktionen im „Sandkasten”-Modus aus, wenn Ihre Praxis dies anbietet.
* Freundlichkeit ist Ihr größtes Kapital: Ein Lächeln und ein freundliches Wort können so viel bewirken. Es macht nicht nur den Patienten glücklicher, sondern auch Ihren Arbeitsalltag angenehmer.
* Teamwork: Sie sind Teil eines Teams. Scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten oder selbst Hilfe anzubieten.
Fazit: Als Azubi die Visitenkarte der Praxis sein
Das Management der Erstuntersuchung für einen Neupatienten ist eine komplexe, aber überaus wichtige Aufgabe. Sie erfordert nicht nur administrative Fähigkeiten und den sicheren Umgang mit Tools wie Doctolib, sondern auch ein hohes Maß an Empathie und Kommunikationsfähigkeit.
Als Azubi sind Sie dabei oft die erste Anlaufstelle und somit die „Visitenkarte” Ihrer Praxis. Nehmen Sie diese Rolle ernst, aber lassen Sie sich nicht entmutigen. Jede erfolgreich gemeisterte Situation bringt Sie in Ihrer Ausbildung weiter. Mit diesem Leitfaden und der Bereitschaft, zu lernen und sich einzubringen, werden Sie schnell zum unverzichtbaren Bestandteil Ihres Praxisteams und meistern jede Herausforderung rund um den Neupatienten und die Erstuntersuchung.