Sie möchten Ihre gescannten Dokumente direkt per E-Mail versenden? Mit der HP Scan2Mail Funktion, einer Fritzbox und Ihrem Web.de-Konto ist das kein Problem! Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess, damit Sie Ihre Dokumente schnell und unkompliziert versenden können.
Was Sie benötigen
Bevor wir loslegen, stellen Sie sicher, dass Sie folgende Dinge zur Hand haben:
- Einen HP Drucker mit Scan2Mail Funktion (prüfen Sie die Kompatibilität in der Bedienungsanleitung Ihres Druckers)
- Eine Fritzbox mit Internetzugang
- Ein Web.de E-Mail-Konto
- Einen Computer oder ein Smartphone/Tablet mit Zugriff auf das Fritzbox-Webinterface
- Die Zugangsdaten für Ihr Web.de E-Mail-Konto (E-Mail-Adresse und Passwort)
Schritt 1: Vorbereitung – Web.de für den E-Mail-Versand vorbereiten
Web.de verwendet für den E-Mail-Versand bestimmte Sicherheitseinstellungen. Daher müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Ihr Web.de-Konto für den Versand über externe Geräte, wie Ihren HP Drucker, konfiguriert ist. Dies geschieht in zwei Schritten:
Aktivieren von IMAP/POP3 und SMTP in Ihrem Web.de-Konto
Web.de bietet verschiedene Protokolle für den E-Mail-Zugriff an. Für den Versand über den Drucker benötigen wir SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). In den meisten Fällen ist es sinnvoll, auch IMAP (Internet Message Access Protocol) oder POP3 (Post Office Protocol Version 3) zu aktivieren, um eventuelle Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. So geht’s:
- Loggen Sie sich in Ihr Web.de-Konto ein.
- Klicken Sie auf „Einstellungen” (meist ein Zahnrad-Symbol).
- Suchen Sie nach den „POP3/IMAP-Zugang” oder ähnlichen Einstellungen.
- Aktivieren Sie die Optionen für IMAP und/oder POP3.
- Hinweis: Web.de bietet oft die Option „Sicheres POP3/IMAP” an. Aktivieren Sie diese Option, falls verfügbar.
- Suchen Sie die Einstellungen für den „SMTP-Server” oder „E-Mail Versand”.
- Aktivieren Sie die Option „SMTP-Authentifizierung erforderlich”.
- Aktivieren Sie die Option „TLS/SSL verwenden”.
- Speichern Sie die Änderungen.
Anpassen der Sicherheitseinstellungen (Falls erforderlich)
In manchen Fällen blockiert Web.de standardmäßig den Versand von E-Mails von unbekannten Geräten. Überprüfen Sie Ihre Sicherheitseinstellungen und passen Sie diese gegebenenfalls an. Suchen Sie in den Einstellungen nach Optionen wie „App-Passwörter” oder „Zugriff von Drittanbietern”. Wenn möglich, erstellen Sie ein App-Passwort speziell für Ihren HP Drucker. Dies erhöht die Sicherheit, da Sie Ihr Hauptpasswort nicht direkt im Drucker speichern müssen.
Schritt 2: Fritzbox als SMTP-Relay konfigurieren
Die Fritzbox kann als SMTP-Relay fungieren, d.h. sie nimmt die E-Mails von Ihrem Drucker entgegen und leitet sie an den Web.de-Server weiter. Dies ist oft die stabilste Lösung, da die Fritzbox eine zuverlässige Internetverbindung hat und die Authentifizierung übernimmt. So richten Sie die Fritzbox ein:
- Öffnen Sie die Fritzbox-Oberfläche in Ihrem Browser. Geben Sie dazu in der Adressleiste „fritz.box” ein.
- Loggen Sie sich mit Ihrem Fritzbox-Passwort ein.
- Klicken Sie im Menü auf „Internet” und dann auf „E-Mail”.
- Klicken Sie auf „E-Mail-Konto hinzufügen”.
- Wählen Sie „Anderer E-Mail-Anbieter”.
- Geben Sie folgende Daten ein:
- E-Mail-Adresse: Ihre Web.de E-Mail-Adresse.
- Benutzername: Ihre Web.de E-Mail-Adresse.
- Passwort: Ihr Web.de Passwort (oder das zuvor erstellte App-Passwort).
- SMTP-Server: mail.web.de
- Port: 587 (oft verwendet, kann aber auch 465 oder 25 sein, je nach Web.de-Konfiguration)
- Sicherheit: STARTTLS (oder SSL/TLS, falls STARTTLS nicht funktioniert)
- Aktivieren Sie die Option „Server erfordert Authentifizierung”.
- Klicken Sie auf „OK”, um die Einstellungen zu speichern.
- Testen Sie die E-Mail-Funktion, indem Sie eine Test-E-Mail an sich selbst senden.
Schritt 3: HP Scan2Mail konfigurieren
Nachdem Sie Web.de und die Fritzbox vorbereitet haben, müssen Sie nun die Scan2Mail Funktion Ihres HP Druckers konfigurieren. Die genaue Vorgehensweise kann je nach Druckermodell variieren, aber die grundlegenden Schritte sind ähnlich:
- Öffnen Sie das Bedienfeld Ihres HP Druckers.
- Suchen Sie nach der Option „Scan” oder „Scannen”.
- Wählen Sie „Scan to E-mail” oder „Scan2Mail”.
- Klicken Sie auf „Einstellungen” oder „Setup”.
- Wählen Sie „Neue E-Mail-Adresse hinzufügen” oder „Neuen Absender hinzufügen”.
- Geben Sie folgende Informationen ein:
- E-Mail-Adresse: Ihre Web.de E-Mail-Adresse.
- Absendername: Ihr Name oder eine Bezeichnung für den Drucker (z.B. „HP Drucker Büro”).
- SMTP-Server: Die IP-Adresse Ihrer Fritzbox (meistens 192.168.178.1).
- Port: 25 (der Standard-Port für SMTP, wenn die Fritzbox als Relay verwendet wird).
- Authentifizierung: Wählen Sie „Keine Authentifizierung” oder „Anonym”, da die Fritzbox die Authentifizierung übernimmt.
- Speichern Sie die Einstellungen.
- Testen Sie die Konfiguration, indem Sie ein Dokument scannen und per E-Mail versenden.
Fehlerbehebung
Sollte der E-Mail-Versand nicht funktionieren, überprüfen Sie folgende Punkte:
- Sind IMAP/POP3 und SMTP in Ihrem Web.de-Konto aktiviert?
- Haben Sie das richtige Passwort für Ihr Web.de-Konto eingegeben? (Prüfen Sie ggf. das App-Passwort)
- Ist die IP-Adresse der Fritzbox korrekt im Drucker hinterlegt?
- Ist der Port 25 im Drucker korrekt eingestellt?
- Verfügt die Fritzbox über eine funktionierende Internetverbindung?
- Überprüfen Sie die Ereignisprotokolle der Fritzbox und des Druckers auf Fehlermeldungen.
- Starten Sie die Fritzbox und den Drucker neu.
- Kontaktieren Sie den Kundensupport von HP oder Web.de, falls das Problem weiterhin besteht.
Alternative Konfigurationen
Anstatt die Fritzbox als Relay zu verwenden, können Sie den Drucker auch direkt mit den Web.de SMTP-Servern verbinden. In diesem Fall müssen Sie die Authentifizierungsdaten (Benutzername und Passwort) direkt im Drucker hinterlegen. Beachten Sie jedoch, dass dies aus Sicherheitsgründen nicht die empfohlene Vorgehensweise ist.
Fazit
Die Einrichtung von HP Scan2Mail mit einer Fritzbox und Web.de erfordert etwas Konfiguration, aber mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung sollte es Ihnen gelingen, Ihre Dokumente schnell und einfach per E-Mail zu versenden. Nutzen Sie die Vorteile der direkten Scan-to-Email Funktion und sparen Sie Zeit und Papier!