In der heutigen digitalen Welt sind PDF-Dokumente (Portable Document Format) allgegenwärtig. Sie sind die bevorzugte Wahl, wenn es darum geht, Dokumente plattformunabhängig, konsistent und sicher weiterzugeben. Ob Bewerbungsunterlagen, Rechnungen, Präsentationen oder Berichte – das PDF-Format gewährleistet, dass Ihr Dokument auf jedem Gerät und in jeder Umgebung genauso aussieht, wie Sie es erstellt haben.
Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Dokumente einfach in ein PDF umzuwandeln, ohne dafür spezielle Software kaufen zu müssen. Microsoft hat diese Notwendigkeit erkannt und bietet seit Windows 10 eine integrierte Funktion namens „Microsoft Print to PDF” an. Doch was ist, wenn Sie noch Windows 8.1 nutzen und Ihre tägliche Arbeit mit Office 2013 verrichten? Viele Nutzer suchen nach dieser komfortablen Funktion, stellen aber fest, dass sie auf ihrem System nicht direkt verfügbar ist.
Keine Sorge! Obwohl „Microsoft Print to PDF” in Windows 8.1 nicht als Standardfunktion enthalten ist, gibt es hervorragende Alternativen und Lösungen, um Ihre Dokumente aus Office 2013 mühelos in professionelle PDF-Dateien zu verwandeln. Diese Anleitung führt Sie detailliert durch die besten Methoden, damit Sie Ihre Dokumente effizient und zuverlässig in das gewünschte Format bringen können.
Was ist „Microsoft Print to PDF”? Eine wichtige Klarstellung für Windows 8.1
Bevor wir in die praktischen Schritte eintauchen, ist es entscheidend, eine wichtige Unterscheidung zu treffen. „Microsoft Print to PDF” ist ein virtueller Druckertreiber, der fester Bestandteil von Windows 10 und neueren Versionen des Betriebssystems ist. Er ermöglicht es Ihnen, aus jeder Anwendung heraus, die eine Druckfunktion besitzt, ein Dokument direkt als PDF-Datei zu speichern, anstatt es auf Papier zu drucken.
Auf Windows 8.1 ist dieser spezielle Treiber von Microsoft nicht standardmäßig vorinstalliert oder verfügbar. Dies bedeutet, dass Sie ihn nicht einfach über die Windows-Funktionen hinzufügen können, wie es bei späteren Windows-Versionen der Fall wäre. Wenn Sie also explizit nach „Microsoft Print to PDF” unter Windows 8.1 suchen, werden Sie feststellen, dass es diese Option in den Druckdialogen Ihres Systems nicht gibt. Der Wunsch danach ist jedoch verständlich, da er eine einfache und schnelle PDF-Erstellung verspricht.
Doch lassen Sie sich davon nicht entmutigen! Microsoft bietet für Office 2013 eine eigene, sehr leistungsfähige Methode zur PDF-Erstellung an, die denselben Zweck erfüllt. Darüber hinaus gibt es bewährte Drittanbieter-Lösungen, die die Funktionalität eines virtuellen PDF-Druckers nahtlos auf Ihr Windows 8.1-System bringen. Wir werden beide Ansätze detailliert beleuchten, um sicherzustellen, dass Sie die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse finden.
Die integrierte Microsoft-Lösung: Speichern als PDF in Office 2013
Die eleganteste und oft unterschätzte Methode, um Dokumente aus Office 2013 in PDF umzuwandeln, ist die integrierte „Speichern als PDF”-Funktion. Diese ist direkt in Anwendungen wie Word 2013, Excel 2013 und PowerPoint 2013 enthalten und erfordert keine zusätzliche Installation oder Konfiguration. Sie ist quasi das „Microsoft Print to PDF” im Kleinen, speziell für die Office-Welt unter Windows 8.1.
Anleitung: So speichern Sie Office 2013-Dokumente als PDF
Der Vorgang ist für alle Office 2013-Anwendungen nahezu identisch. Wir zeigen ihn exemplarisch anhand von Microsoft Word 2013:
- Öffnen Sie Ihr Dokument: Starten Sie die gewünschte Office-Anwendung (z.B. Word 2013) und öffnen Sie das Dokument, das Sie in eine PDF-Datei umwandeln möchten. Stellen Sie sicher, dass alle Inhalte korrekt formatiert sind.
- Gehen Sie zum Menü „Datei”: Klicken Sie in der oberen linken Ecke des Fensters auf den Reiter „Datei”.
- Wählen Sie „Speichern unter”: Im Menü, das sich öffnet, wählen Sie die Option „Speichern unter”.
- Wählen Sie den Speicherort: Klicken Sie auf „Durchsuchen” (oder den gewünschten Ordner), um den Speicherort auf Ihrem Computer auszuwählen, an dem Sie die PDF-Datei ablegen möchten. Es öffnet sich das Dialogfeld „Speichern unter”.
- Wählen Sie das PDF-Format: Im Dialogfeld „Speichern unter” finden Sie ein Dropdown-Menü namens „Dateityp”. Klicken Sie darauf und wählen Sie aus der Liste die Option „PDF (*.pdf)” aus.
- Optimierung und Optionen (Optional):
- Unter dem Feld „Dateityp” sehen Sie zwei Optionsfelder:
- „Standard (Onlineveröffentlichung und Druck)”: Dies ist die empfohlene Einstellung für die meisten Zwecke, da sie eine gute Balance zwischen Dateigröße und Qualität bietet.
- „Minimale Größe (Onlineveröffentlichung)”: Diese Option reduziert die Dateigröße, was manchmal zu einer geringeren Bildqualität führen kann. Ideal für PDFs, die hauptsächlich online angesehen werden sollen und bei denen die Dateigröße kritisch ist.
- Klicken Sie auf „Optionen…”: Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen, zum Beispiel:
- Seitenbereich: Wählen Sie, ob Sie alle Seiten, eine bestimmte Auswahl oder nur die aktuelle Seite in die PDF umwandeln möchten.
- Dokumenteigenschaften: Festlegen, ob Dokumentinformationen wie Autor, Titel und Tags im PDF enthalten sein sollen.
- PDF/A-Kompatibilität: Eine Option für die Langzeitarchivierung von Dokumenten.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK”.
- Unter dem Feld „Dateityp” sehen Sie zwei Optionsfelder:
- Speichern Sie die PDF-Datei: Geben Sie im Feld „Dateiname” einen geeigneten Namen für Ihre PDF-Datei ein und klicken Sie dann auf „Speichern”.
Ihr Office 2013-Dokument wird nun in eine PDF-Datei umgewandelt und am gewählten Speicherort abgelegt. Die Qualität ist in der Regel ausgezeichnet, und die Dateigröße ist für die meisten Anwendungsfälle optimiert.
Vorteile dieser Microsoft-Lösung:
- Integrierte Funktionalität: Keine zusätzliche Software oder Installation notwendig. Die Funktion ist bereits in Office 2013 enthalten.
- Hohe Qualität: Die generierten PDFs sind von hoher Qualität und behalten die ursprüngliche Formatierung bei.
- Benutzerfreundlich: Der Prozess ist intuitiv und leicht zu erlernen.
- Zuverlässigkeit: Da es sich um eine Microsoft-eigene Funktion handelt, ist die Kompatibilität mit Office-Dokumenten optimal.
Nachteile:
- Anwendungsspezifisch: Diese Methode funktioniert nur innerhalb der Office 2013-Anwendungen. Sie können damit keine PDFs aus anderen Programmen (z.B. einem Webbrowser, Bildbearbeitungsprogrammen oder Notiz-Apps) erstellen. Hierfür wäre ein virtueller Druckertreiber notwendig.
Die universelle Lösung: Virtuelle PDF-Drucker von Drittanbietern
Wenn Sie eine Lösung benötigen, die über die reinen Office-Anwendungen hinausgeht – also eine echte „Print to PDF”-Funktionalität für jede Anwendung unter Windows 8.1, die eine Druckfunktion bietet – dann sind virtuelle PDF-Drucker von Drittanbietern die Antwort. Diese Software installiert sich als ein regulärer Drucker in Ihrem System, der jedoch nicht auf Papier druckt, sondern eine PDF-Datei erzeugt.
Es gibt zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige virtuelle PDF-Drucker. Hier sind einige der beliebtesten und vertrauenswürdigsten Optionen, die gut mit Windows 8.1 funktionieren:
- PDFCreator: Eine sehr beliebte und funktionsreiche kostenlose Option. Bietet viele Einstellungsmöglichkeiten für die PDF-Erstellung.
- doPDF: Eine weitere kostenlose und benutzerfreundliche Alternative, die sich auf das Wesentliche konzentriert.
- CutePDF Writer: Ein einfacher und effektiver kostenloser PDF-Drucker.
- Foxit Reader (mit PDF Printer): Der Foxit Reader ist nicht nur ein PDF-Betrachter, sondern installiert oft auch einen virtuellen PDF-Drucker.
Die Installation und Nutzung dieser Tools ist im Allgemeinen unkompliziert. Wir führen Sie durch einen typischen Ablauf, der für die meisten dieser Programme ähnlich ist.
Anleitung: Installation und Nutzung eines virtuellen PDF-Druckers (Beispiel PDFCreator)
Schritt 1: Download und Installation
- Wählen Sie Ihre Software: Entscheiden Sie sich für einen virtuellen PDF-Drucker Ihrer Wahl (z.B. PDFCreator). Es ist ratsam, die Software direkt von der offiziellen Website des Anbieters herunterzuladen, um sicherzustellen, dass Sie die neueste Version erhalten und keine unerwünschte Bloatware oder Malware installieren. Suchen Sie einfach im Web nach „PDFCreator download” oder „doPDF download”.
- Führen Sie die Installationsdatei aus: Nachdem der Download abgeschlossen ist, doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Datei (meist eine .exe-Datei), um den Installationsprozess zu starten.
- Befolgen Sie den Installationsassistenten:
- Der Installationsassistent führt Sie durch die notwendigen Schritte. Achten Sie genau auf die angezeigten Optionen.
- Sprachauswahl: Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache.
- Lizenzvereinbarung: Akzeptieren Sie die Lizenzbedingungen.
- Installationstyp: Wählen Sie meist die „Standardinstallation”.
- Zusätzliche Software: SEHR WICHTIG! Viele kostenlose Programme versuchen, während der Installation zusätzliche Software (wie Browser-Toolbars, Antiviren-Scanner oder andere unnötige Programme) anzubieten. Achten Sie auf Optionen wie „Benutzerdefinierte Installation” oder „Erweiterte Optionen” und DEAKTIVIEREN Sie alle unerwünschten Zusätze, indem Sie entsprechende Häkchen entfernen. Lesen Sie jede Seite des Installationsassistenten sorgfältig durch.
- Starten der Installation: Klicken Sie auf „Installieren” oder „Weiter”, um den Vorgang abzuschließen. Möglicherweise müssen Sie Ihren Computer neu starten, damit der neue Druckertreiber vollständig integriert wird.
Nach erfolgreicher Installation sollte der virtuelle PDF-Drucker in Ihrer Liste der verfügbaren Drucker unter „Systemsteuerung” -> „Geräte und Drucker” erscheinen.
Schritt 2: Nutzung des virtuellen PDF-Druckers
Die Nutzung eines virtuellen PDF-Druckers ist denkbar einfach, da er sich wie jeder andere Drucker verhält:
- Öffnen Sie ein beliebiges Dokument oder eine Webseite: Dies kann ein Dokument aus Word 2013, eine Excel-Tabelle, eine Webseite in Ihrem Browser, eine E-Mail oder jede andere Datei sein, die Sie normalerweise drucken könnten.
- Gehen Sie zur Druckfunktion:
- In den meisten Anwendungen finden Sie diese Option unter „Datei” > „Drucken” (oder drücken Sie die Tastenkombination Strg + P).
- Es öffnet sich das Druckdialogfeld Ihrer Anwendung.
- Wählen Sie den virtuellen PDF-Drucker aus: Im Druckdialogfeld sehen Sie eine Liste der installierten Drucker. Wählen Sie hier den Namen Ihres neu installierten virtuellen PDF-Druckers (z.B. „PDFCreator” oder „doPDF vX”) aus der Liste aus.
- Passen Sie die Druckeinstellungen an (Optional): Je nach Anwendung und PDF-Drucker können Sie hier Seitenbereiche, Layouts, Papierformate oder Qualitätseinstellungen anpassen. Klicken Sie gegebenenfalls auf „Druckereigenschaften” oder „Einstellungen”, um detailliertere Optionen des PDF-Druckers (wie Komprimierung, Verschlüsselung, Metadaten) zu konfigurieren.
- Starten Sie den „Druckvorgang”: Klicken Sie auf „Drucken”.
- Speichern Sie die PDF-Datei: Anstatt eines Ausdrucks öffnet sich nun ein Dialogfeld des virtuellen PDF-Druckers. Hier werden Sie aufgefordert, einen Speicherort für die PDF-Datei zu wählen und einen Dateinamen einzugeben. Je nach Software können Sie hier auch noch letzte Einstellungen vornehmen.
- Bestätigen Sie den Speichervorgang: Klicken Sie auf „Speichern” oder „PDF erstellen”.
Ihr Dokument wird nun in eine PDF-Datei umgewandelt und am von Ihnen gewählten Speicherort abgelegt.
Vorteile von virtuellen PDF-Druckern:
- Universelle Anwendbarkeit: Kann aus jeder Anwendung verwendet werden, die eine Druckfunktion besitzt, was ihn zu einem echten Ersatz für „Microsoft Print to PDF” macht.
- Erweiterte Funktionen: Viele Programme bieten zusätzliche Optionen wie Passwortschutz, Zusammenführen von PDFs, digitale Signaturen oder Konvertierung in andere Formate.
- Flexibilität: Ideal für Situationen, in denen Sie nicht nur Office-Dokumente, sondern auch Webseiten, Bilder oder andere Dateitypen in PDF umwandeln müssen.
Nachteile:
- Separate Installation: Erfordert das Herunterladen und Installieren einer zusätzlichen Software.
- Unerwünschte Beigaben: Bei kostenlosen Versionen besteht die Gefahr, während der Installation unbeabsichtigt Bloatware zu installieren, wenn man nicht aufmerksam ist.
- Nicht „Microsoft”: Obwohl sie die Funktionalität nachbilden, handelt es sich nicht um ein offizielles Microsoft-Produkt.
Die Zukunft: Upgrade auf Windows 10 (oder höher)
Wenn Sie die volle, native Funktionalität von „Microsoft Print to PDF” nutzen möchten, ist der einfachste und sicherste Weg ein Upgrade Ihres Betriebssystems auf Windows 10 oder eine neuere Version. In diesen Systemen ist der Druckertreiber fest integriert und sofort einsatzbereit, ohne dass zusätzliche Installationen oder Drittanbieter-Software erforderlich sind. Dies wäre die endgültige Lösung, um die im Artikelnamen gewünschte Funktion *natürlich* zu erhalten.
SEO-Tipps für Ihre PDF-Dokumente
Auch wenn es nicht direkt um die Installation geht, sind einige SEO-Tipps für die erstellten PDFs relevant, wenn diese online gestellt werden sollen:
- Dateinamen optimieren: Verwenden Sie beschreibende, relevante Schlüsselwörter im Dateinamen (z.B. „Anleitung-Print-to-PDF-Windows-8-1-Office-2013.pdf” statt „Dokument1.pdf”).
- Metadaten pflegen: Nutzen Sie die Optionen des PDF-Generators (oder eines PDF-Editors), um Titel, Autor, Betreff und Schlagwörter in den Dokumenteigenschaften zu hinterlegen. Dies hilft Suchmaschinen, den Inhalt besser zu verstehen.
- Barrierefreiheit: Achten Sie auf gut strukturierte Überschriften und Alternativtexte für Bilder, um Ihre PDFs barrierefrei und suchmaschinenfreundlicher zu gestalten.
Fazit
Obwohl der spezifische Treiber „Microsoft Print to PDF” unter Windows 8.1 nicht nativ verfügbar ist, gibt es für Nutzer von Office 2013 hervorragende Möglichkeiten, ihre Dokumente in das beliebte PDF-Format umzuwandeln.
Für die schnelle und zuverlässige PDF-Erstellung direkt aus Word, Excel oder PowerPoint ist die integrierte „Speichern als PDF”-Funktion von Office 2013 die erste und oft beste Wahl. Sie ist von Microsoft entwickelt, bietet hohe Qualität und ist ohne zusätzliche Installationen sofort nutzbar.
Benötigen Sie jedoch eine universelle Lösung, die Ihnen erlaubt, aus jeder beliebigen Anwendung heraus eine PDF zu „drucken”, dann sind virtuelle PDF-Drucker von Drittanbietern wie PDFCreator oder doPDF die richtige Wahl. Diese Programme simulieren einen physischen Drucker und bieten oft erweiterte Funktionen, erfordern aber eine sorgfältige Installation.
Letztlich hängt die Wahl der Methode von Ihren spezifischen Anforderungen ab. Beide Wege ermöglichen Ihnen, unter Windows 8.1 mit Office 2013 professionelle PDF-Dokumente zu erstellen und so von den Vorteilen dieses vielseitigen Formats zu profitieren. Falls Sie irgendwann auf Windows 10 oder eine neuere Version umsteigen, werden Sie die native „Microsoft Print to PDF”-Funktion direkt vorfinden und nahtlos nutzen können.