In der heutigen digitalen Welt ist Ihre E-Mail-Kommunikation oft der erste Kontaktpunkt mit Kollegen, Kunden oder neuen Bekanntschaften. Der Absendername, der neben Ihrer E-Mail-Adresse erscheint, ist dabei Ihr digitaler Fingerabdruck. Er prägt den ersten Eindruck maßgeblich mit – sei es für berufliche Professionalität, persönliche Klarheit oder die Stärkung Ihrer Markenidentität. Doch mit der Einführung des „neuen Outlook 365” stellen sich viele Nutzer die Frage: „Wo zur Hölle finde ich die Einstellung, um meinen Absendernamen zu ändern?“
Die Verwirrung ist verständlich. Microsoft hat in den letzten Jahren eine Reihe von Änderungen an seiner Outlook-Produktsuite vorgenommen, was zu unterschiedlichen Oberflächen und Einstellungspfaden geführt hat. Dieser Artikel nimmt Sie an die Hand und führt Sie detailliert durch die verschiedenen Szenarien, wie Sie Ihren Absendernamen im neuen Outlook 365 anpassen können. Wir werden uns sowohl private Microsoft-Konten als auch Geschäfts- oder Schul-Konten ansehen und die Feinheiten der neuen Oberfläche beleuchten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails stets den gewünschten Eindruck hinterlassen.
Das „neue Outlook 365” verstehen: Eine notwendige Klarstellung
Bevor wir uns den Einstellungen widmen, ist es wichtig, zu definieren, was genau mit „neuem Outlook 365” gemeint ist. Microsoft hat eine neue Desktop-Anwendung veröffentlicht, die langfristig die integrierten „Mail” und „Kalender” Apps in Windows ersetzen soll. Diese neue App basiert im Wesentlichen auf der Outlook Web App (OWA), der Browser-Version von Outlook. Das bedeutet, dass viele der Einstellungen, die Sie im Browser finden, auch in der neuen Desktop-Anwendung gespiegelt werden. Dies ist ein entscheidender Punkt, da die Einstellungspfade oft anders sind als im klassischen „Desktop-Outlook” (Outlook für Microsoft 365, das Teil des Office-Pakets ist).
Der Hauptunterschied zum klassischen Outlook-Client ist, dass das neue Outlook viel stärker auf die Cloud und die Synchronisation mit den zugrunde liegenden Microsoft-Konten und Exchange Online ausgelegt ist. Es handelt sich quasi um einen Web-Client in einem Desktop-Container. Diese Architektur beeinflusst maßgeblich, wo und wie Sie Ihren Absendernamen ändern können.
Absendername ändern für private Microsoft-Konten (Outlook.com, Hotmail, Live)
Wenn Sie ein privates E-Mail-Konto von Microsoft verwenden (z. B. eine Adresse, die auf @outlook.com, @hotmail.com oder @live.com endet), liegt die Kontrolle über Ihren Absendernamen nicht direkt in den Outlook-Einstellungen selbst, sondern zentral in Ihrem Microsoft-Kontoprofil. Das neue Outlook 365 synchronisiert diesen Namen automatisch. Die Schritte sind wie folgt:
- Besuchen Sie das Microsoft-Kontocenter: Öffnen Sie Ihren Webbrowser und navigieren Sie zu account.microsoft.com.
- Anmelden: Melden Sie sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort Ihres Microsoft-Kontos an, für das Sie den Absendernamen ändern möchten.
- Ihre Informationen aufrufen: Nachdem Sie sich angemeldet haben, klicken Sie im oberen Navigationsbereich auf „Ihre Informationen” (oder „Your info”, je nach Spracheinstellung).
- Namen bearbeiten: Unter Ihrem Profilbild und Namen sehen Sie die Option „Namen bearbeiten” (oder „Edit name”). Klicken Sie darauf.
- Namen ändern und speichern: Geben Sie im Feld „Vorname” und „Nachname” den gewünschten neuen Absendernamen ein. Es ist ratsam, einen Namen zu wählen, der professionell und leicht erkennbar ist (z. B. „Max Mustermann” statt „MusterMax2023”). Zur Verifizierung müssen Sie möglicherweise noch eine CAPTCHA-Aufgabe lösen.
- Änderungen übernehmen: Klicken Sie auf „Speichern”.
Wichtiger Hinweis: Nach dem Speichern kann es einen Moment dauern, bis die Änderung systemweit synchronisiert wird. Manchmal dauert es von wenigen Minuten bis zu mehreren Stunden, bis der neue Absendername in allen Microsoft-Diensten, einschließlich des neuen Outlook 365, korrekt angezeigt wird. Starten Sie das neue Outlook gegebenenfalls neu oder melden Sie sich ab und wieder an, um die Synchronisation zu erzwingen.
Absendername ändern für Geschäfts- oder Schul-Konten (Microsoft 365 Business/Exchange)
Bei Konten, die von einer Organisation (z. B. Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Bildungseinrichtung) verwaltet werden, ist die Situation etwas anders. Hier liegt die primäre Kontrolle über den Anzeigenamen (Display Name) in der Regel beim IT-Administrator. Der Administrator legt den Namen fest, der in allen Microsoft 365-Diensten, einschließlich Outlook, angezeigt wird.
Option 1: Wenn Sie Administratorrechte haben oder ein Administrator sind
Wenn Sie der Administrator für Ihre Microsoft 365-Organisation sind oder die entsprechenden Rechte besitzen, können Sie den Anzeigenamen für beliebige Benutzer direkt ändern:
- Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an: Gehen Sie zu admin.microsoft.com und melden Sie sich mit einem Administratorkonto an.
- Navigieren Sie zu den Benutzern: Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf „Benutzer” und dann auf „Aktive Benutzer”.
- Benutzer auswählen: Suchen Sie den Benutzer, dessen Namen Sie ändern möchten, und klicken Sie auf seinen Namen, um dessen Details zu öffnen.
- Anzeigenamen ändern: Im Detailbereich des Benutzers finden Sie eine Sektion wie „Kontaktinformationen” oder „Allgemein”. Klicken Sie dort auf „Namen bearbeiten” oder eine ähnliche Option neben dem Anzeigenamen.
- Neuen Namen eingeben und speichern: Geben Sie den gewünschten neuen Vornamen, Nachnamen und Anzeigenamen ein. Der Anzeigename ist der primäre Absendername, den andere sehen werden.
- Änderungen übernehmen: Klicken Sie auf „Änderungen speichern”.
Für komplexere Umgebungen oder spezifische Synchronisationsanforderungen kann der Name auch im Azure Active Directory (jetzt Microsoft Entra ID) verwaltet werden, insbesondere wenn Hybrid-Umgebungen (lokale AD-Synchronisation) zum Einsatz kommen.
Option 2: Als Endbenutzer (wenn vom Administrator erlaubt)
In einigen Organisationen haben Endbenutzer die Möglichkeit, ihren Absendernamen (oder zumindest einen Teil davon) selbst anzupassen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall und hängt von den Richtlinien Ihrer Organisation ab.
Im Outlook im Web (OWA)
Da das neue Outlook 365 stark auf OWA basiert, sind die Einstellungen dort oft maßgeblich:
- Melden Sie sich bei Outlook im Web an: Öffnen Sie Ihren Browser und gehen Sie zu outlook.office.com. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäfts- oder Schul-Konto an.
- Öffnen Sie die Einstellungen: Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
- Alle Outlook-Einstellungen anzeigen: Klicken Sie unten im Einstellungsfenster auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen”.
- E-Mail-Einstellungen: Navigieren Sie zu „E-Mail” und suchen Sie dort nach einer Option wie „E-Mail synchronisieren” oder „Verfassen und Antworten”.
- Absendername anpassen: In diesem Bereich gibt es manchmal ein Feld, in dem Sie den „Anzeigenamen” oder „Absendernamen” ändern können. Wenn diese Option sichtbar und bearbeitbar ist, können Sie Ihren Namen hier anpassen.
- Speichern: Speichern Sie Ihre Änderungen.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie in OWA keine Option zum Ändern des Absendernamens finden, bedeutet dies, dass Ihr Administrator diese Einstellung zentral verwaltet und Sie sich an die IT-Abteilung Ihrer Organisation wenden müssen, um eine Änderung zu beantragen.
Im neuen Outlook 365 Desktop-Client (der Nachfolger von Mail & Kalender)
Die Einstellungen im neuen Desktop-Client spiegeln oft die von OWA wider. So finden Sie die relevanten Stellen:
- Öffnen Sie das neue Outlook: Starten Sie die Anwendung „Outlook (neu)” auf Ihrem Computer.
- Öffnen Sie die Einstellungen: Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen.
- Kontoeinstellungen aufrufen: Wählen Sie im linken Menü „Konten” und dann „E-Mail-Konten” aus.
- Konto auswählen: Klicken Sie auf das spezifische E-Mail-Konto, dessen Absendernamen Sie ändern möchten.
- Anzeigenamen suchen: Suchen Sie im Detailbereich des Kontos nach Feldern wie „Kontoname”, „Anzeigename” oder „Ihr Name”. Im neuen Outlook Desktop-Client ist diese Option oft eher für die interne Anzeige des Kontos im Client gedacht und nicht für den externen Absendernamen, der an den Empfänger gesendet wird. Der externe Absendername wird meist vom zugrunde liegenden Microsoft-Konto oder den Exchange-Einstellungen (Administrator/OWA) bezogen.
- Änderungen vornehmen (falls möglich): Wenn ein Feld zum Ändern des Namens vorhanden und bearbeitbar ist, geben Sie den gewünschten Namen ein und speichern Sie.
Erneut zu betonen: Für Geschäfts- und Schul-Konten ist es sehr wahrscheinlich, dass der primäre Absendername vom IT-Administrator festgelegt wird. Wenn Sie keine direkte Bearbeitungsoption in OWA oder im neuen Outlook-Client finden, ist der Gang zum Administrator der richtige Weg.
Absendername für verbundene Konten (IMAP/POP, z.B. Gmail, Yahoo) im neuen Outlook
Das „neue Outlook” konzentriert sich primär auf die Integration von Microsoft 365, Exchange und Outlook.com-Konten. Die volle Unterstützung für IMAP- und POP3-Konten von Drittanbietern (wie Gmail, Yahoo, GMX etc.) ist noch im Aufbau oder wird anders gehandhabt als im klassischen Outlook.
Grundsätzlich gilt: Wenn Sie ein IMAP- oder POP3-Konto in Outlook hinzufügen, zieht Outlook den Absendernamen in der Regel aus den Einstellungen des Quellkontos. Das bedeutet, um den Absendernamen für ein Gmail-Konto zu ändern, müssten Sie dies in den Gmail-Einstellungen vornehmen, nicht direkt in Outlook. Ebenso für Yahoo oder andere Anbieter.
Sollte das neue Outlook 365 zukünftig eine robustere Unterstützung für Drittanbieter-IMAP/POP-Konten bieten, suchen Sie in den Kontoeinstellungen des spezifischen Kontos im neuen Outlook-Client nach einer Option wie „Ihr Name” oder „Anzeigename”, ähnlich den Schritten, die unter „Im neuen Outlook 365 Desktop-Client” beschrieben wurden. Es ist jedoch wahrscheinlicher, dass Sie die Einstellung beim E-Mail-Anbieter selbst vornehmen müssen.
Schritt-für-Schritt: Die spezifische Suche im neuen Outlook 365 Desktop-Client
Lassen Sie uns die am wahrscheinlichsten zutreffenden Schritte für den Endnutzer im neuen Outlook 365 Desktop-Client noch einmal zusammenfassen, um die Verwirrung zu minimieren:
- Öffnen Sie das neue Outlook: Suchen Sie nach dem Icon mit dem blauen „O“ und der Aufschrift „Outlook (neu)“.
- Zugang zu den Haupteinstellungen: Oben rechts im Fenster sehen Sie ein Zahnrad-Symbol (Einstellungen). Klicken Sie darauf.
- Navigieren Sie zu den Kontoeinstellungen: Im aufklappenden Menü klicken Sie auf „Konten” und dann auf „E-Mail-Konten”.
- Wählen Sie das zu ändernde Konto: Eine Liste Ihrer konfigurierten Konten wird angezeigt. Klicken Sie auf das Konto, dessen Absendernamen Sie ändern möchten.
- Suchen Sie die relevante Option: Hier ist der kritische Punkt. Suchen Sie nach einem Feld, das „Kontoname”, „Anzeigename” oder „Ihr Name” lautet.
- Für private Microsoft-Konten (@outlook.com, @hotmail.com): Oft ist dieses Feld nicht direkt bearbeitbar oder ändert nur die interne Anzeige im Client. Die Änderung muss, wie oben beschrieben, unter account.microsoft.com erfolgen.
- Für Geschäfts- oder Schul-Konten (Microsoft 365/Exchange): Auch hier ist das Feld im Client oft nicht primär für den Absendernamen zuständig. Wenn Sie Glück haben und Ihr Administrator es zulässt, finden Sie die Einstellung eher in der Outlook Web App (OWA) unter Einstellungen > E-Mail > E-Mail synchronisieren. Ansonsten ist der Administrator die richtige Anlaufstelle.
- Überprüfen und speichern: Wenn Sie die Option finden und ändern können, stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungen speichern.
Die Kernbotschaft für das neue Outlook ist: Wenn Sie den Namen nicht direkt im Client unter „E-Mail-Konten” ändern können, dann wird der Absendername vom zugrunde liegenden Microsoft-Kontoprofil (für persönliche Konten) oder von den Microsoft 365-Administratoreinstellungen bzw. der Outlook Web App (für Geschäfts-/Schul-Konten) bezogen.
Häufige Probleme und Lösungen
- Änderungen werden nicht sofort übernommen: Dies ist das häufigste Problem. Microsoft-Dienste benötigen Zeit für die Synchronisation. Warten Sie einige Minuten bis Stunden. Ein Neustart des neuen Outlook, das Ab- und erneute Anmelden oder das Löschen des Browser-Caches (wenn Sie OWA verwenden) kann den Prozess beschleunigen.
- Keine Option zum Ändern sichtbar: Bei Geschäfts- oder Schul-Konten ist dies fast immer ein Zeichen dafür, dass der Administrator die Kontrolle über den Anzeigenamen hat. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre IT-Abteilung.
- Falscher Name wird nur in bestimmten E-Mails angezeigt: Manchmal kann es vorkommen, dass veraltete Informationen in einem lokalen Cache oder auf dem Server verbleiben. Erzwingen Sie die Aktualisierung, indem Sie die Schritte zur Namensänderung wiederholen und die genannten Wartezeiten und Neustarts beachten.
Best Practices für Ihren Absendernamen
Unabhängig davon, wie Sie Ihren Absendernamen ändern, gibt es einige bewährte Methoden, die Sie beachten sollten:
- Professionalität und Konsistenz: Verwenden Sie einen Namen, der professionell klingt und konsistent über alle Ihre Kommunikationskanäle hinweg ist.
- Klarheit: „Vorname Nachname” ist die gängigste und klarste Form. Vermeiden Sie Spitznamen, Akronyme oder übermäßig kreative Namen, insbesondere in der Geschäftskommunikation.
- Markenrichtlinien: Wenn Sie Teil einer Organisation sind, stellen Sie sicher, dass Ihr Absendername den internen Marken- und Kommunikationsrichtlinien entspricht.
- Wiedererkennungswert: Ihr Absendername sollte es den Empfängern leicht machen, zu erkennen, wer die E-Mail gesendet hat.
Fazit
Die Möglichkeit, den Absendernamen im neuen Outlook 365 zu ändern, ist von entscheidender Bedeutung für Ihren digitalen Auftritt. Obwohl die Pfade je nach Kontotyp und der spezifischen Outlook-Version variieren können, ist die zugrunde liegende Logik, dass der Name entweder direkt über Ihr Microsoft-Kontoprofil oder durch die administrativen Einstellungen Ihrer Organisation gesteuert wird. Das „neue Outlook” als Desktop-Client spiegelt dabei die Einstellungen der zugrunde liegenden Cloud-Dienste wider.
Nehmen Sie sich die Zeit, die für Sie relevanten Schritte zu befolgen. Ein korrekt konfigurierter Absendername stärkt Ihre Professionalität, vermeidet Missverständnisse und sorgt dafür, dass Ihre Nachrichten immer den bestmöglichen ersten Eindruck hinterlassen. Sollten Sie Schwierigkeiten haben, scheuen Sie sich nicht, die Microsoft-Dokumentation zu konsultieren oder Ihre IT-Abteilung um Hilfe zu bitten.