Viele Unternehmen und IT-Verantwortliche stehen vor einer verwirrenden Frage: **Verlangt OneNote On-Premise tatsächlich eine Office 365 Lizenz?** Diese Frage taucht immer wieder auf, sorgt für Unsicherheit und Spekulationen. Die Antwort ist, wie so oft bei Microsoft-Lizenzen, nicht ganz schwarz oder weiß, sondern nuanciert und von einer komplexen Entwicklungsgeschichte geprägt. In diesem Artikel tauchen wir tief in die Materie ein, beleuchten die Hintergründe, die verschiedenen OneNote-Versionen und klären, welche Lizenzierung für welche Nutzungsszenarien wirklich erforderlich ist. Unser Ziel ist es, Licht ins Dunkel zu bringen und Ihnen eine klare Orientierungshilfe zu bieten, damit Sie die richtige Entscheidung für Ihre Organisation treffen können.
Um die aktuelle Situation zu verstehen, müssen wir einen Blick in die Vergangenheit werfen. OneNote, das digitale Notizbuch von Microsoft, hat sich seit seiner Einführung im Jahr 2003 stetig weiterentwickelt. Ursprünglich war **OneNote ein integraler Bestandteil der Microsoft Office Suite** und wurde dementsprechend mit einer **perpetuellen Office Lizenz** erworben. Ob Sie Office 2007, 2010, 2013 oder 2016 gekauft haben, OneNote war immer dabei – eine Einzelplatzlizenz für die Desktop-Anwendung, die auf Ihrem lokalen Rechner installiert wurde. Diese Version erlaubte es, Notizbücher lokal zu speichern, auf Netzlaufwerken oder auf einem **SharePoint Server On-Premise**. Für viele Unternehmen, die ihre Daten aus Compliance- oder Sicherheitsgründen nicht in der Cloud speichern wollten, war dies die bevorzugte Lösung. Die Nutzung war klar: Lizenz kaufen, Software installieren, Notizbücher erstellen und verwalten. Es gab keine Notwendigkeit für eine wiederkehrende Gebühr oder eine Cloud-Verbindung für die Kernfunktionen.
Mit dem Aufkommen der Cloud und Microsofts massiver **Cloud-First-Strategie**, die sich in der Umbenennung von Office 365 in **Microsoft 365** manifestierte, begann sich die Landschaft zu verändern. Microsoft begann, seine Produkte verstärkt auf Cloud-Dienste auszurichten und wollte eine einheitliche Benutzererfahrung über alle Plattformen hinweg schaffen. Ein wichtiger Schritt in dieser Strategie war die Einführung von **OneNote für Windows 10**, einer Universal Windows Platform (UWP) App. Diese App war schlanker, moderner und von Grund auf für die Synchronisation mit **OneDrive** und **SharePoint Online** konzipiert. Sie bot eine intuitive, touch-optimierte Oberfläche und war kostenlos im Windows Store verfügbar.
Im Rahmen dieser Umstellung traf Microsoft eine kontroverse Entscheidung: Ab Office 2019 wurde die traditionelle **OneNote Desktop-Anwendung (damals oft als OneNote 2016 bezeichnet)** nicht mehr standardmäßig mit der Office Suite installiert. Stattdessen wurde OneNote für Windows 10 als die primäre OneNote-Erfahrung auf Windows-Geräten positioniert. Diese UWP-App setzte jedoch stark auf Cloud-Speicherorte und bot keine native Unterstützung für lokale Notizbücher oder **SharePoint On-Premise Server**. Zwar gab es Workarounds, doch die Benutzerfreundlichkeit war stark eingeschränkt. Das war der Punkt, an dem die Verwirrung ihren Anfang nahm und die Frage aufkam, ob OneNote nun eine **Office 365 Lizenz** benötigen würde, um überhaupt noch sinnvoll genutzt werden zu können, insbesondere für Unternehmen, die ihre Infrastruktur vor Ort betrieben.
Die Trennung zwischen der „alten” und der „neuen” OneNote-Erfahrung führte zu erheblicher Frustration bei Nutzern, insbesondere im Unternehmensumfeld. Die bewährte Desktop-App bot Funktionen, die in der UWP-Version fehlten, wie z.B. Add-Ins, eine komplexere Notizbuchstruktur, tiefere Integration mit anderen Office-Anwendungen (wie Outlook für Besprechungsnotizen) und eben die Unterstützung für On-Premise-Speicher. Microsoft hörte auf das Feedback seiner Nutzer, die die Leistungsfähigkeit und Flexibilität der vollwertigen Desktop-Anwendung vermissten.
Im Jahr 2019 kündigte Microsoft an, die **Desktop-Anwendung von OneNote** (die zuvor als OneNote 2016 bekannt war) wieder in die Office-Suiten zu integrieren. Diese Version wurde einfach nur noch „OneNote” genannt und löste damit die UWP-App als primäre Desktop-Erfahrung ab. Seitdem ist die bewährte OneNote Desktop-App wieder **Teil von Office 2019 und Office 2021** und wird auch mit einer **Microsoft 365/Office 365 Abonnementlizenz** bereitgestellt. Die OneNote für Windows 10 App wird zwar weiterhin unterstützt, erhält aber keine neuen Features mehr und wird voraussichtlich im Oktober 2025 ihr End-of-Life erreichen. Dies bedeutet, dass die Desktop-App wieder die bevorzugte und voll funktionsfähige Version ist.
Dieser Schritt war entscheidend für alle, die auf lokale Speicherung und spezifische Funktionen angewiesen waren. Er bedeutete, dass die Desktop-App, die seit jeher On-Premise-Funktionen unterstützte, wieder standardmäßig verfügbar war, wodurch die Notwendigkeit für separate Downloads oder komplizierte Workarounds entfiel.
Kommen wir nun zur Kernfrage: **Braucht die OneNote Desktop-App, um On-Premise Notizbücher zu verwalten, eine Office 365 Lizenz?**
Die klare Antwort lautet: **Nein, nicht zwingend für die grundlegende On-Premise-Nutzung.**
Die OneNote Desktop-App, die Sie heute mit Office 2019 oder Office 2021 erwerben, kann weiterhin **Notizbücher auf einem lokalen Dateisystem oder einem SharePoint Server On-Premise speichern und bearbeiten**. Sie benötigen dafür lediglich eine gültige **perpetuelle Lizenz für Office 2019 oder Office 2021** (die OneNote als Bestandteil enthält) oder eine entsprechende **Volumenlizenz** für Ihr Unternehmen. Für die grundlegende Funktionalität – also das Erstellen, Bearbeiten und Speichern von Notizbüchern auf Ihrer eigenen Infrastruktur – ist keine **Office 365 Abonnementlizenz** erforderlich.
**Woher kommt dann die anhaltende Verwirrung und der Mythos?**
1. **Die Übergangsphase:** Die Zeit, in der OneNote 2016 aus den Installationen entfernt wurde und OneNote für Windows 10 als primäre App propagiert wurde, hat viel Verwirrung gestiftet. Viele nahmen an, dass dies eine dauerhafte Strategie wäre, OneNote ausschließlich an die Cloud zu binden.
2. **Microsofts Cloud-Druck:** Microsoft kommuniziert sehr stark die Vorteile der Cloud und bewirbt aktiv seine **Microsoft 365-Abonnements**. Viele Funktionen und die nahtloseste Integration sind tatsächlich nur mit einer Cloud-Lizenz verfügbar. Dies kann den Eindruck erwecken, dass die Cloud die *einzige* Option ist.
3. **Synchronisation und Kollaboration:** Während die Desktop-App On-Premise Notizbücher öffnen und bearbeiten kann, sind Funktionen wie die **Echtzeit-Synchronisation über mehrere Geräte** oder die **gleichzeitige Zusammenarbeit mehrerer Benutzer (Co-Authoring)** am selben Notizbuch oft auf Cloud-Dienste wie OneDrive oder **SharePoint Online** angewiesen. Wenn Sie diese erweiterten Kollaborationsfunktionen nutzen möchten, dann führt tatsächlich kaum ein Weg an einer **Office 365 Lizenz** vorbei, da diese die Integration in die Microsoft 365 Cloud-Dienste ermöglicht.
4. **Feature-Parität:** Bestimmte neuere Funktionen, intelligente Dienste oder Add-ins könnten exklusiv für **Microsoft 365 Abonnenten** reserviert sein, da Microsoft ständig neue Features zuerst in der Cloud bereitstellt und Cloud-Umgebungen die notwendige Rechenleistung und Datenanalyse für diese Dienste bereitstellen können.
Um die Lizenzierung besser zu verstehen, betrachten wir verschiedene Nutzungsszenarien und ihre Auswirkungen:
1. **Reine On-Premise-Nutzung (lokal oder SharePoint Server):**
* **Was Sie brauchen:** Eine **perpetuelle Lizenz für Office 2019 oder Office 2021**, die die OneNote Desktop-App enthält.
* **Funktionalität:** Erstellen, Bearbeiten und Speichern von Notizbüchern auf Ihrem lokalen PC, einem Netzlaufwerk oder einem **SharePoint Server On-Premise**. Sie haben volle Kontrolle über Ihre Daten und Speicherorte.
* **Einschränkungen:** Keine Echtzeit-Synchronisation über verschiedene Geräte hinweg ohne manuelle Dateikopie. Kollaboration ist eingeschränkt (z.B. nur über freigegebene Netzlaufwerke, was zu Dateikonflikten und fehlenden Echtzeit-Updates führen kann). Keine native Integration mit Cloud-Diensten wie Teams, Planner etc. Updates erfolgen nur über Service Packs oder neue Office-Versionen.
2. **Hybrid-Nutzung (On-Premise Notizbücher mit einigen Cloud-Funktionen):**
* **Was Sie brauchen:** Eine **perpetuelle Office Lizenz** für die OneNote Desktop-App *und* gegebenenfalls separate Lizenzen für bestimmte Cloud-Dienste, falls Sie diese nutzen möchten (z.B. Exchange Online für E-Mails, aber Notizbücher On-Premise). Eine **Microsoft 365/Office 365 Abonnementlizenz** wäre hier die elegantere Lösung, da sie alles integriert.
* **Funktionalität:** Sie können weiterhin Notizbücher auf Ihrem **SharePoint Server** speichern. Zusätzlich können Sie von den erweiterten Funktionen der Desktop-App profitieren, die sich aus der Integration mit Microsoft 365 ergeben, z.B. nahtlose Anmeldung, Zugang zu Add-Ins, die eine Cloud-Verbindung erfordern (sofern die Basis-Office-App dies zulässt).
* **Einschränkungen:** Notizbücher, die auf **SharePoint On-Premise** gespeichert sind, profitieren nicht von der Cloud-Synchronisation oder erweiterten Kollaborationsfunktionen von OneDrive/SharePoint Online. Es handelt sich um zwei getrennte Welten, deren Nutzung parallel läuft, aber nicht nativ miteinander verschmilzt.
3. **Vollständige Cloud-Nutzung (Notizbücher in OneDrive/SharePoint Online):**
* **Was Sie brauchen:** Eine **Microsoft 365/Office 365 Abonnementlizenz**.
* **Funktionalität:** Voller Funktionsumfang der OneNote Desktop-App und der Web-Apps. Notizbücher werden in **OneDrive** oder **SharePoint Online** gespeichert. **Echtzeit-Synchronisation** über alle Geräte (PC, Mac, Web, iOS, Android). **Echtzeit-Co-Authoring** mit mehreren Benutzern. Nahtlose Integration in **Microsoft Teams**, Outlook, To Do, Planner und andere Microsoft 365 Dienste. Verbesserte Sicherheit und Compliance-Funktionen der Cloud.
* **Vorteile:** Maximale Flexibilität, Skalierbarkeit und Kollaboration. Immer die aktuellsten Features und Sicherheitsupdates. Keine lokalen Server für Notizbücher.
Es gibt unbestreitbare Vorteile, die eine **Microsoft 365 Lizenz** für die Nutzung von OneNote mit sich bringt und die Microsoft aktiv bewirbt:
* **Nahtlose Synchronisation:** Ihre Notizbücher sind auf allen Ihren Geräten (PC, Laptop, Tablet, Smartphone) immer aktuell. Änderungen werden sofort übernommen, egal wo Sie sich befinden.
* **Echtzeit-Kollaboration:** Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Notizbuch arbeiten. Änderungen erscheinen sofort, was besonders in Teams und Projekten unschätzbar ist und die Produktivität erheblich steigert.
* **Zugriff von überall:** Solange Sie eine Internetverbindung haben, können Sie auf Ihre Notizbücher zugreifen und diese bearbeiten. Die Web-Version von OneNote bietet zudem umfangreiche Funktionen im Browser.
* **Tiefe Integration:** Die tiefe Integration mit anderen Microsoft 365 Diensten wie **Microsoft Teams**, Outlook (z.B. Senden von E-Mails an OneNote, Besprechungsnotizen erstellen), To Do und SharePoint Online verbessert den Workflow und die Effizienz erheblich.
* **Automatische Updates:** Sie erhalten stets die neuesten Funktionen, Leistungsverbesserungen und Sicherheitsupdates, ohne manuelle Installationen oder große Upgrade-Projekte.
* **Enterprise-Grade Datensicherheit und Compliance:** Microsoft investiert massiv in die Sicherheit seiner Cloud-Infrastruktur und bietet umfassende Compliance-Zertifizierungen (z.B. DSGVO, ISO 27001), die für viele Unternehmen von Vorteil sind und den eigenen Aufwand reduzieren.
Trotz der offensichtlichen Vorteile der Cloud gibt es berechtigte Gründe, warum Unternehmen weiterhin auf On-Premise-Lösungen setzen, insbesondere im Hinblick auf OneNote:
* **Datenhoheit und Compliance:** Für einige Branchen oder Länder sind strenge Vorschriften zur Datenspeicherung und -verarbeitung maßgeblich, die eine Speicherung außerhalb der eigenen Infrastruktur erschweren oder verbieten. Die vollständige Kontrolle über die eigenen Server und Daten ist hier ausschlaggebend, oft sogar gesetzlich vorgeschrieben.
* **Kosten:** Während Abonnements planbare monatliche oder jährliche Kosten verursachen, sind **perpetuelle Lizenzen** eine einmalige Investition. Für Unternehmen, die eine langfristige Planung ohne wiederkehrende Kosten bevorzugen, kann dies ein wichtiger Faktor sein. Allerdings müssen hier die Kosten für Server-Wartung, Updates, Hardware und ggf. Lizenzupgrades für **SharePoint Server On-Premise** berücksichtigt werden. Die TCO (Total Cost of Ownership) muss genau kalkuliert werden.
* **Internetabhängigkeit:** Eine reine Cloud-Lösung ist immer auf eine stabile und performante Internetverbindung angewiesen. Bei On-Premise-Speicherung können Notizbücher auch offline bearbeitet werden, wobei die Synchronisation mit dem **SharePoint Server** natürlich erst bei erneuter Netzwerkverbindung stattfindet. In Umgebungen mit eingeschränkter Bandbreite oder intermittierender Konnektivität kann dies ein relevanter Punkt sein.
* **IT-Infrastruktur:** Bestehende Investitionen in eine robuste On-Premise-Infrastruktur, einschließlich **SharePoint Server**, können dazu führen, dass Unternehmen den Wechsel in die Cloud vermeiden wollen, um diese Investitionen weiterhin zu nutzen.
Microsofts strategische Ausrichtung auf die Cloud ist kein Geheimnis. Es gibt mehrere Gründe für diesen starken Fokus:
* **Skalierbarkeit und Innovation:** Die Cloud ermöglicht es Microsoft, neue Funktionen schneller zu entwickeln und bereitzustellen, da die Softwarezentral auf den Servern von Microsoft läuft und weltweit verteilt werden kann. Kunden profitieren von ständigen Innovationen, ohne auf große Versions-Upgrades warten zu müssen.
* **Geschäftsmodell:** Das Abonnementmodell schafft eine stabilere und vorhersehbarere Einnahmequelle im Vergleich zu einmaligen Softwareverkäufen, was langfristige Investitionen in Forschung und Entwicklung sichert.
* **KI und intelligente Dienste:** Viele der fortschrittlichsten Funktionen, insbesondere im Bereich der Künstlichen Intelligenz (z.B. intelligente Suche, Transkription, Inhaltsanalyse), benötigen die immense Rechenleistung und Datenanalysefähigkeiten der Cloud, die lokal nicht effizient bereitgestellt werden können.
* **Sicherheit und Wartung:** Die Cloud entlastet Unternehmen von der Bürde der Serverwartung, Patching, physischen Sicherheit der Infrastruktur und des Managements von Backups und Disaster Recovery.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Aussage „OneNote On-Premise verlangt eine Office 365 Lizenz” **im Allgemeinen nicht zutrifft**, wenn es um die *grundsätzliche Nutzung* der Desktop-Anwendung mit lokalen oder **SharePoint On-Premise Notizbüchern** geht. Die **OneNote Desktop-App ist integraler Bestandteil der perpetual Office 2019 und Office 2021 Lizenzen** und kann auch in solchen Umgebungen eingesetzt werden, ohne dass eine **Office 365 Lizenz** erforderlich ist.
Die Verwirrung entstand durch Microsofts zwischenzeitliche Strategieänderung und den starken Fokus auf die Cloud. Wenn Sie jedoch die **erweiterten Kollaborationsfunktionen, die nahtlose Synchronisation, den Zugriff von überall und die tiefe Integration mit anderen Microsoft 365 Diensten** nutzen möchten, dann ist eine **Microsoft 365/Office 365 Abonnementlizenz** die absolut empfohlene Wahl und bietet den größten Mehrwert für die moderne Arbeitswelt.
Für Unternehmen, die aus Gründen der **Datenhoheit**, spezifischen Compliance-Anforderungen oder bestehender Infrastruktur strikt On-Premise bleiben müssen, gibt es weiterhin die Möglichkeit, OneNote mit einer **perpetual Office-Lizenz** zu nutzen und Notizbücher auf einem **SharePoint Server On-Premise** zu speichern. Sie müssen sich jedoch bewusst sein, dass dies mit Einschränkungen in Bezug auf die Echtzeit-Synchronisation und die Kollaboration einhergeht, die in der Cloud standardmäßig und ohne zusätzlichen Aufwand verfügbar sind.
Es ist entscheidend, die eigenen Anforderungen genau zu analysieren, die Vor- und Nachteile abzuwägen und dann zu entscheiden, welche Lizenzstrategie am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. OneNote ist flexibel und passt sich verschiedenen Umgebungen an, aber der volle Leistungsumfang und die nahtlose User Experience entfalten sich zweifellos in der Cloud mit einer **Microsoft 365 Lizenz**.